Архив по личному составу
Работодатели обязаны хранить оригиналы кадровых документов в течение установленного нормативными актами сроков хранения согласно ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Эта обязанность касается как организаций, так и ИП, у которых есть наемные работники. Рассказываем в статье, что такое архив по личному составу и что в него входит; как подготовить кадровые документы к хранению и правильно передать их в архив.
|
Таблица сроков и норм хранения кадровых документов |
Нормативные документы по организации архива дел по личному составу
Архивное делопроизводство в кадровой службе ведут в соответствии с требованиями:
- Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле…»;
- Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Федерального закона от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — Правил № 77);
- Перечня типовых документов, образующихся в управленческой деятельности, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечня № 236);
- Инструкции по применению Перечня №236, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237;
- Положения об архиве организации, разработанного в соответствии с п. 3 Правил № 77.
Вы можете также использовать Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций, разработанные ВНИИДАД. Но они не носят обязательного характера.
Что входит в архив по личному составу
|
Класс документации |
Состав документации |
|
Документы о трудовой деятельности работников:
|
Приказы по личному составу
Трудовые договоры или служебные контракты
Протоколы проверки знаний |
|
Документы по учету кадров |
Личные карточки работников
Личные дела
Трудовые книжки
Невостребованные личные документы |
|
Документы по расчетам заработной платы и другим выплатам |
Табели учета рабочего времени
Лицевые счета
Платежные и расчетно-платежные ведомости
Акты выполненных работ и др. |
|
Документы по охране труда, в том числе подтверждающие право на льготы |
Списки работающих на производстве с вредными и/или опасными условиями труда
Результаты специальной оценки условий труда и оценки профессиональных рисков
Наряды-допуски
Путевые листы
Акты, заключения о расследовании несчастных случаев на производстве, микротравм и др. |
В таблице приведена примерная классификация разделов архива по личному составу в соответствии с Методическими рекомендациями. В Перечне № 236 указана другая структура, но состав документации совпадает.
Как определить сроки хранения кадровых документов
Документы по личному составу согласно ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ хранят:
- 75 лет, если они завершены делопроизводством до 1 января 2003 года;
- 50 лет в остальных случаях.
После того, как эти сроки выйдут, государственные и муниципальные архивы проводят экспертизу ценности документов (ЭЦД). Это процедура, при которой определяется дальнейший период хранения и необходимость передачи бумаг в Архивный фонд РФ.
Правило не действует, если Перечнем № 236 установлен иной срок хранения. Поэтому по каждой кадровой записи сверяйтесь с этим списком: найдите документ по его виду и посмотрите требования.
Скачайте памятку «Сроки хранения кадровых документов» по ссылке
|
Пример
Срок хранения личных дел работников, приказов по личному составу по Перечню — 50 или 75 лет. Он совпадает с правилом в Законе № 125-ФЗ. А вот срок хранения заявлений работников о выдаче документов, связанных с работой, — 1 год. |
|
Важно! Сроки хранения считают с 1 января года, следующего за годом завершения документа делопроизводством. Например, кандидат о написал заявление о трудоустройстве 10 августа 2023 года. Его не приняли на работу. Заявление надо хранить 1 год, начиная с 1 января 2024 года — п. 438 Перечня № 236. |
Как вести архив по личному составу
Есть набор обязательных мероприятий по Правилам № 77, которые кадровику нужно выполнять ежегодно.
- Составить номенклатуру дел. Для структурного подразделения оформите ее по форме в приложении 2 к Правилам № 77. Номенклатуру дел на следующий год составьте и утвердите до 1 января.
- Провести ЭЦД кадровых документов за прошлый год. Это нужно, чтобы правильно определить, какие дела надо передать в архив, а какие — уничтожить по акту. Также на основании результатов ЭЦД составляют номенклатуру дел. Порядок проведения экспертизы описан в разделах III-IV Правил № 77.
- Закрыть номенклатуру дел за прошлый год. Заполните графу «Количество томов (частей)» по фактически сформированным документам за этот период. Составьте итоговую запись.
- Подготовить описи дел. Эти документы нужны для передачи дел в архив компании. Составьте в двух экземплярах опись бумажных дел структурного подразделения по форме приложения 7; опись электронных дел — по форме приложения 8 к Правилам № 77. Отдельно подготовьте описи дел постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, дел по личному составу.
- Подготовить документы к передаче в архив. Сформируйте дела в соответствии с разделом VI Правил № 77. Передайте их по описи архивариусу компании.
- Уничтожить неактуальные документы. Это касается временных (до 10 лет хранения) бумаг, по которым срок хранения истек 31 декабря прошлого года, и которые находились в кадровой службе. Уничтожение документов обязательно актируйте. Порядок описан в п. 31 Правил № 77.
Мероприятия, указанные в пунктах 2-6, проводите в 1 квартале.
Как работать с персональными данными в архиве по личному составу
При комплектовании дел и определении сроков хранения могут возникать противоречия между требованиями Закона № 125-ФЗ и Закона № 152-ФЗ.
Например, соискатель на вакансию представил резюме, заполнил анкету, написал заявление, но так и не был принят на работу. Согласно п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012 сведения кандидата в этом случае надо уничтожить в течение 30 дней. А по Перечню № 236 документы кандидатов на трудоустройство следует хранить 1–3 года.
Росархив разъяснил этот вопрос в письме от 19.03.2020 №Р/В-534. Он напомнил, что Закон №152-ФЗ не распространяется на архивное делопроизводство. Поэтому кадровикам следует ориентироваться на сроки хранения в Перечне № 236 в отношении личных документов соискателей на работу.
Разъяснения Роскомнадзора относятся к сведениям о гражданах, которые были зафиксированы на материальных носителях, внесены в картотеки или иные списки с персональными данными у работодателя. К личным документам соискателей они не относятся.
