Архив по личному составу

Работодатели обязаны хранить оригиналы кадровых документов в течение установленного нормативными актами сроков хранения согласно ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Эта обязанность касается как организаций, так и ИП, у которых есть наемные работники. Рассказываем в статье, что такое архив по личному составу и что в него входит; как подготовить кадровые документы к хранению и правильно передать их в архив.

Таблица сроков и норм хранения кадровых документов

Нормативные документы по организации архива дел по личному составу

Архивное делопроизводство в кадровой службе ведут в соответствии с требованиями:

• Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле…»;
• Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Федерального закона от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — Правил № 77);
• Перечня типовых документов, образующихся в управленческой деятельности, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечня № 236);
• Инструкции по применению Перечня №236, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237;
• Положения об архиве организации, разработанного в соответствии с п. 3 Правил № 77.

Вы можете также использовать Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций, разработанные ВНИИДАД. Но они не носят обязательного характера.

Что входит в архив по личному составу

В таблице приведена примерная классификация разделов архива по личному составу в соответствии с Методическими рекомендациями. В Перечне № 236 указана другая структура, но состав документации совпадает.

Как определить сроки хранения кадровых документов

Документы по личному составу согласно ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ хранят:

• 75 лет, если они завершены делопроизводством до 1 января 2003 года;
• 50 лет в остальных случаях.

После того, как эти сроки выйдут, государственные и муниципальные архивы проводят экспертизу ценности документов (ЭЦД). Это процедура, при которой определяется дальнейший период хранения и необходимость передачи бумаг в Архивный фонд РФ.

Правило не действует, если Перечнем № 236 установлен иной срок хранения. Поэтому по каждой кадровой записи сверяйтесь с этим списком: найдите документ по его виду и посмотрите требования.

Скачайте памятку «Сроки хранения кадровых документов» по ссылке

Важно! Сроки хранения считают с 1 января года, следующего за годом завершения документа делопроизводством. Например, кандидат о написал заявление о трудоустройстве 10 августа 2023 года. Его не приняли на работу. Заявление надо хранить 1 год, начиная с 1 января 2024 года — п. 438 Перечня № 236.

Как вести архив по личному составу

Есть набор обязательных мероприятий по Правилам № 77, которые кадровику нужно выполнять ежегодно.

1. Составить номенклатуру дел. Для структурного подразделения оформите ее по форме в приложении 2 к Правилам № 77. Номенклатуру дел на следующий год составьте и утвердите до 1 января.
2. Провести ЭЦД кадровых документов за прошлый год. Это нужно, чтобы правильно определить, какие дела надо передать в архив, а какие — уничтожить по акту. Также на основании результатов ЭЦД составляют номенклатуру дел. Порядок проведения экспертизы описан в разделах III-IV Правил № 77.
3. Закрыть номенклатуру дел за прошлый год. Заполните графу «Количество томов (частей)» по фактически сформированным документам за этот период. Составьте итоговую запись. 
4. Подготовить описи дел. Эти документы нужны для передачи дел в архив компании. Составьте в двух экземплярах опись бумажных дел структурного подразделения по форме приложения 7; опись электронных дел — по форме приложения 8 к Правилам № 77. Отдельно подготовьте описи дел постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, дел по личному составу.
5. Подготовить документы к передаче в архив. Сформируйте дела в соответствии с разделом VI Правил № 77. Передайте их по описи архивариусу компании.
6. Уничтожить неактуальные документы. Это касается временных (до 10 лет хранения) бумаг, по которым срок хранения истек 31 декабря прошлого года, и которые находились в кадровой службе. Уничтожение документов обязательно актируйте. Порядок описан в п. 31 Правил № 77.

Мероприятия, указанные в пунктах 2-6, проводите в 1 квартале.

Как работать с персональными данными в архиве по личному составу

При комплектовании дел и определении сроков хранения могут возникать противоречия между требованиями Закона № 125-ФЗ и Закона № 152-ФЗ. 

Например, соискатель на вакансию представил резюме, заполнил анкету, написал заявление, но так и не был принят на работу. Согласно п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012 сведения кандидата в этом случае надо уничтожить в течение 30 дней. А по Перечню № 236 документы кандидатов на трудоустройство следует хранить 1–3 года.

Росархив разъяснил этот вопрос в письме от 19.03.2020 №Р/В-534. Он напомнил, что Закон №152-ФЗ не распространяется на архивное делопроизводство. Поэтому кадровикам следует ориентироваться на сроки хранения в Перечне № 236 в отношении личных документов соискателей на работу. 

Разъяснения Роскомнадзора относятся к сведениям о гражданах, которые были зафиксированы на материальных носителях, внесены в картотеки или иные списки с персональными данными у работодателя. К личным документам соискателей они не относятся.

Читайте на сайте статьи по теме Как организовать архив организации: пошаговый алгоритм Электронный архив документов: правила работы Какие бывают сроки хранения кадровых документов Номенклатура дел: как составить и утвердить Сроки и правила хранения документов в организации