Трудовая книжка
Узнайте, как оформляется, хранится и выдается самый важный документ, подтверждающий стаж работника. Готовые примеры, правила и рекомендации помогут избежать ошибок при открытии и заполнении.
Для чего нужна трудовая книжка
Трудовая книжка — персональный документ с записями о ключевых этапах карьеры ее владельца. Каждый раз, когда сотрудник меняет место работы или должность, увольняется, осваивает новую профессию или получает награду, работодатель отражает этот факт в его трудовой книжке.
Утеря, кража или порча столь важного документа — серьезная проблема: если его не восстановить, работнику будет крайне сложно подтвердить годы стажа при назначении пенсии или трудоустройстве на определенные должности.
Несмотря на то, что в скором времени на смену бумажному учету трудовой деятельности придет электронный, в 2020 году вопросы ведения трудкнижек все еще актуальны.
Как выглядит трудовая книжка
Типовой бланк трудовой книжки представляет собой блок листов, вшитых в серую гербовую обложку установленного образца. Первая страница — титульная, на ней отражаются данные владельца. Далее следует раздел «Сведения о работе», а затем — «Сведения о награждениях». Эти разделы заполняются в хронологическом порядке.
Каждый бланк получает уникальный серийный номер, по которому впоследствии его можно легко идентифицировать. Серия и номер указываются на титулке и дублируются в верхнем правом углу каждого разворота. Все страницы напечатаны на специальной бумаге с водяными знаками и защитными волокнами, а также пронумерованы, чтобы исключить возможность подмены.
Бланк нового образца: обложка + титульный лист
Помимо актуального бланка трудовой книжки, утвержденного в 2004 году и применяемого по сей день, кадровикам приходится иметь дело и с более старыми вариантами, выпущенными несколько десятков лет назад. Даже советские бланки образца 1938 и 1974 годов все еще действительны. Если страницы не слишком ветхие и записи можно легко прочесть, переоформлять книжку не нужно.
|
Как определить подлинность документа? Для начала обратите внимание на буквы, обозначающие серию (так можно проверить трудовые книжки по годам выпуска). А если нужна более точная информация, обратитесь в Гознак и укажите в запросе полный номер трудовой книжки, предъявленной сотрудником. |
Общие правила ведения и хранения трудовых книжек
Работа с трудовыми книжками требует особой скрупулезности. Даже одна неверно указанная дата или пропущенная запись в будущем может иметь катастрофические для работника последствия. А все благодаря особому статусу, который имеет трудовая книжка: ТК РФ называет ее основным документом о трудовой деятельности и стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Эта же статья обязывает всех работодателей, кроме физлиц, не имеющих статуса индивидуального предпринимателя, вести трудовые книжки на всех сотрудников, проработавших в организации более пяти дней.
Исключение — внешние совместители: их книжки хранятся и заполняются по месту основной занятости.
Как заполняется трудовая книжка: образец 2020
Общий порядок работы с трудовыми книжками закреплен Трудовым кодексом РФ. Кроме того, есть отдельные нормативно-правовые акты с детальными указаниями на этот счет:
- правила ведения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003;
- инструкция по ведению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.
Делать записи в трудовой можно только исходя из официальных документов. Сведения о работе и награждении вносятся на основании приказов и распоряжений работодателя, персональные данные владельца и сведения о его профессиональной подготовке подтверждаются паспортом, диплом, аттестатом и т.д.
|
Обязательно запрашивайте подлинники или нотариально заверенные копии документов, чтобы у компании в дальнейшем не было проблем! |
Все записи в основных разделах должны быть полными (с порядковыми номерами, датами и ссылками на документы-основания) и грамотно сформулированными. Трудовая книжка-2020 отражает только самые значимые кадровые процедуры:
- прием на работу;
- постоянные переводы; увольнения;
- периоды военной службы;
- переименование должности;
- присвоение нового разряда (класса, категории);
- награждение за профессиональные успехи и заслуги.
Если обнаружилась ошибка в записях (например, дата указана неверно или выбрана некорректная формулировка), следует как можно скорее ее исправить. Порядок исправления зависит от типа записи. Так, если сотрудник сменил фамилию, прежняя запись просто зачеркивается, а новая вносится рядом и заверяется датой, печатью и подписью кадровика на внутренней стороне обложки. Неверные записи в основных разделах сначала признаются недействительными, и только затем вносятся корректные данные.
Так будет выглядеть трудовая книжка (образец) с исправленной записью о трудоустройстве:
Пример исправления записи о приеме на работу: ошибка в наименовании должности
Ошибки, чаще всего допускаемые кадровиками при заполнении трудовых книжек:
- неверные или неточные сведения о владельце;
- не соответствующее штатному расписанию название должности;
- использование корректирующих жидкостей при внесении исправлений;
- ссылка на трудовой договор вместо приказа о приеме на работу в записи о трудоустройстве;
- записи о событиях, которые не должны отражаться в трудовой книжке (например, о временных переводах);
- неверно указанный подпункт, пункт или статья ТК РФ в записи об увольнении.
|
Количество страниц ограничено, поэтому места для всех записей может не хватить. Такое редко, но случается. Для подобных случаев существует вкладыш — специальный номерной бланк с такими же уровнями защиты, как и сама книжка. |
Как сделать трудовую книжку при приеме на работу
Хотя трудовая книжка входит в перечень обязательных документов, предъявляемых при трудоустройстве, у работника может ее попросту не быть. Если в организацию устраивается вчерашний студент, который нигде до этого не работал, или соискатель, потерявший свою трудовую, работодатель по его просьбе обязан завести новую.
Чтобы оформление трудовой книжки при приеме на работу не закончилось административным штрафом, придерживайтесь следующих правил:
- Зарегистрируйте письменное заявление на оформление новой трудовой книжки.
- Используйте только бланки, приобретенные работодателем в официальном порядке. Не требуйте, чтобы работник самостоятельно покупал чистый бланк. Каждый раз, используя новый бланк трудовой книжки или вкладыша, делайте соответствующую запись в книге учета.
- Не удерживайте стоимость бланка из зарплаты сотрудника без его согласия. Заранее сообщите ему о необходимости компенсировать эту сумму, обсудите все доступные способы и выберите наиболее удобный.
- Титульный лист заполняйте в первую очередь и в присутствии работника. Если допустили ошибку на данном этапе, не пытайтесь ее исправить: сразу же заводите новый бланк взамен испорченного, который подлежит уничтожению.
- Заверьте сведения на титульном листе подписью и печатью, проставьте текущую дату и передайте документ на подпись владельцу.
Так выглядит заверенная трудовая книжка (фото):
Пример правильного оформления титульной страницы
Хранение и выдача
Устроившись на работу, сотрудник передает свою трудовую книжку на хранение работодателю. Поскольку речь идет о ценном документе, условия хранения должны быть соответствующими. Заполненные и чистые бланки помещаются в несгораемый шкаф или металлический сейф. Доступ к ним ограничивается, для получения трудовой книжки на руки пишется заявление.
Закон разрешает выдавать оригинал документа владельцу только в двух случаях: для предъявления в ПФР или в день увольнения. Для любых других ситуаций есть выписка или копия, заверенная подписью кадровика.
За нарушение правил хранения трудовых книжек могут оштрафовать:
- ответственное должностное лицо — на сумму от 1 до 5 тысяч рублей;
- юридическое лицо — на сумму от 30 до 50 тысяч рублей;
- индивидуального предпринимателя — на сумму от 1 до 5 тысяч рублей.
Переход к электронному учету — состоится ли отмена трудовых книжек
Разговоры о том, нужна ли трудовая книжка в бумажном формате, таком, как используется сейчас, велись уже давно. В 2020 году в этом вопросе наступила ясность: переход к так называемым электронным книжкам стартовал и со временем бумажные полностью выйдут из обращения. Но это произойдет не сразу.
В 2020-м традиционные трудкнижки еще остаются в ходу, новичкам при трудоустройстве все еще надо их заводить. Одновременно данные о трудовой деятельности граждан будут накапливаться в электронной базе ПФР. Для этого введен новый отчет — СЗВ-ТД.
При этом старые трудовые книжки уничтожаться не будут: по желанию их владельцев работодатели продолжат делать записи, как раньше или выдадут на руки. Принять окончательное решение работники должны до конца 2020 года. Для этого кадровики должны своевременно уведомить всех о переходе (это надо сделать до 30 июня 2020 года включительно) и собрать заявления сотрудников (срок — до 31 декабря 2020-го).
С 2021 года заводить бумажные трудкнижки тем, кто устраивается на работу впервые, уже будет не нужно, и у кадровиков, наконец, убавится бумажной работы. Также сократятся накладные расходы работодателей, ведь больше не придется закупать новые бланки и вести строгий учет использованных, да и картотека для трудовых книжек уже будет не нужна, поскольку сотрудники перестанут сдавать их на хранение.
И, главное, можно будеть забыть о таком распространенном правонарушении, как задержка или невыдача трудовой книжки при увольнении.
- Комментарии