Трудовая книжка

Ранее в статье 65 ТК РФ трудовая книжка значилась в числе обязательных документов при заключении трудового договора. С 2020 года законодательные нормы изменились и теперь есть альтернатива трудовой.  В статье – нужен ли еще этот документ или ЭТК может полностью заменить книжку, что делать с бумажными трудовыми и зачем Гознак выпустил новые бланки книжек, если все повсеместно переходят на цифровой формат. 

Алгоритм исправления ошибки в трудовой книжке при внесении записи о приеме на работу Алгоритм исправления ошибки в трудовой книжке при несовпадении ФИО работника Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) Памятка «Правила ведения книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним»

Современная трудовая книжка

Трудовая книжка до сих пор не утратила своего значения, в ней содержатся сведения о периодах и местах работы человека, на основании которых формируется страховой пенсионный стаж.

Трудовая бывает бумажная и электронная. Однако, многие люди, особенно работающие представители старшего поколения, скептически относятся к цифровизации и предпочитают, чтобы все было как раньше просто и понятно. Поэтому большинство из них предпочли бумажную трудовую и написали полагающееся заявление.

Важно! Если сотрудник не выбирал вид трудовой книжки и у него в наличии имеется книжка на бланке с датой начала до 2022 года, или если написал заявление, но попросил оставить бумажный документ, то работодатель должен заполнять книжку в обоих форматах одновременно.

Как вести бумажную трудовую книжку

Если работник устраивается на работу впервые в 2024 году, то ему заводят новую трудовую книжку в электронном виде. Даже если он очень хочет получить ее на бумажном бланке, это сделать уже невозможно. 

Тем не менее, сейчас действует новый бланк трудовой (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Новые бумажные трудовые книжки можно будет оформить только в том случае, если у сотрудника она уже была, и он пожелал продолжить вести ее на бумаге или не писал заявление о переходе на электронный тип. 

На новых бланках кадровики будут оформлять дубликат трудовой, если она испортилась или потерялась.

Обратите внимание! Если у работодателя сохранились бланки трудовых книжек старого образца, выпущенных до 2023 года, то он может использовать их или оформить документ на новом бланке, это остается на его усмотрение.

Сами бланки сильно не изменились. Сократили место под сведения о работе и награждении. Вместо четырнадцати разворотов для информации о трудовой деятельности теперь двенадцать, а для наград и заслуг только пять вместо семи. 

На титульном листе теперь необязательно писать отчество и ставить печать, в реквизитах появилась отметка «при наличии». 

Менять старые книжки на новые не нужно. Если работник принес старый бланк, то кадровый специалист продолжит вносить в нее информацию.

Это можно делать полностью вручную или ставить штамп и частично заполнять от руки. Допускается печатать сведения о работе на специальном принтере для трудовых книжек.

Юридические лица и ИП заполняют трудовую одинаково, порядок общий для всех. Сам порядок с 2024 года тоже немного изменился:

• при ссылке на ТК РФ номер пункта статьи пишут также цифрой, а номер части теперь нужно писать прописью. Например, «пункт 3 части первой статьи 77…»;

• если есть вкладыш в трудовую, его больше не требуется вшивать;

• при расторжении трудового договора сотрудник больше не ставит свою подпись под записью об увольнении. Также не расписывается в личной карточке (если компания их ведет), когда в трудовую вносят то или иное кадровое событие;

• в трудовую книжку больше не вносят записи об исправительных работах, которые проводятся без ограничения свободы и не засчитывают в непрерывный трудовой стаж;

• записи в трудовой теперь могут стоять и в хронологическом порядке и отдельными блоками;

• если в трудовую вносят сведения о постоянном переводе, который сначала был временным, нужно указать в качестве основания оба приказа; 

• для сотрудников на удаленке сведения о работе в компании вписывают в трудовой книжке только если сам человек этого желает;

• при переходе на электронную книжку в бумажной трудовой нужно сделать отметку и сослаться на статью 66.1 ТК РФ.

Если страницы в бумажном документе закончились, работнику выдают вкладыш, но если в трудовой уже стоит закрывающая запись, то вести бумажную книжку больше нельзя. 

Как отражать кадровые события в бумажной трудовой

При приеме нового человека с бумажной трудовой в книжке делают запись: по центру страницы пишут название работодателя полное и сокращенное или ставят штамп. Эту строку не нумеруют. 

Ниже в первой графе указывают порядковый номер, во второй – дату, в третьей – название должности и подразделения, в четвертой – реквизиты документа-основания, обычно это приказ, а если компания оказалось от приказа, то реквизиты трудового договора. 

Запись о переводе вносят в том же порядке, что и о приеме. Но есть один нюанс: если временный перевод признали постоянным, во второй графе нужно проставить дату, с которой сотрудник фактически начал работать по новой должности, то есть с начала временного перевода. А в четвертой графе отразить реквизиты обоих приказов.

Запись о прекращении трудовых отношений оформляют как и на прием, только в третьей графе пишут причину увольнения и ссылки на статьи ТК РФ.

Если при занесении сведений в бумажную трудовую книжку кадровый работник допустил ошибку, то ее можно исправить, как и раньше, только корректировочной записью. Зачеркивать или замазывать нельзя. 

Ниже ошибочной записи следует поставить следующий порядковый номер, текущую дату и в третьей графе указать, что запись с номером (N) считать недействительной. И после внести правильную запись.

Обратите внимание! Для работников на дистанционке запись в трудовую вносят также, как и обычным работникам, не делают отметку об удаленной работе. У совместителей запись вносит основной работодатель по желанию сотрудника. Такая отметка может проставляться единым блоком.

Хранение и выдача бумажных трудовых книжек

Когда работник с бумажной книжкой устраивается на работу, он сдает документ в отдел кадров за исключением некоторых случаев:

• если человек принят по совместительству;

• если работник трудится удаленно;

• если это первое рабочее место у сотрудника.

Хранят книжки в сейфе или несгораемом шкафу. 

Трудовую и вкладыш к ней кадровик заносит в специальный журнал учета трудовых книжек.

Если человек увольняется, книжку ему выдают в последний рабочий день кроме случаев, когда работник уходит в отпуск с последующим расторжением трудового договора. В такой ситуации трудовую отдают в последний рабочий день перед отдыхом.

Сотрудник по письменному заявлению может попросить копию трудовой книжки. Если копия нужна для внутренних пользователей, то ее заверяют просто подписью и печатью (при наличии). Если для внешних, то нужно еще указывать место хранения оригинала. 

Электронная трудовая книжка

Понятие «электронная трудовая книжка» сформировалось в народе, в законе этого определения нет. Некоторые считают, что электронная книжка – это отсканированная бумажная, но это неверно.

Все компании передают сведения о сотрудниках и кадровых событиях в СФР. Там информацию собирают в единой системе и хранят. Можно запросить выписку с данными о трудовом стаже работника. Такая выписка еще называется ЭТК или электронная трудовая книжка.

Важно! Компании должны подавать сведения в СФР не только на сотрудников, которые работают по трудовому договору, но и на исполнителей по договору ГПХ о заключении и расторжении таких договоров. Информация вносят в подраздел 1.1 формы ЕФС-1.

Когда работник с электронной трудовой увольняется, ему выдают справку СТД-Р. Это как часть трудовой книжки, она содержит сведения обо всех кадровых событиях, но в рамках одной компании. 

СТД-Р можно получить не только при расторжении трудового договора, но и просто по письменному запросу, например, когда у работника просят данные в банке для получения кредита, он может обратиться с такой просьбой в свою компанию. Работодатель выдает эту справку за три рабочих дня. 

Если у человека ведется бумажная трудовая, ему при увольнении отдадут только ее, но при желании справку СТД-Р он может получить самостоятельно через Госуслуги, в МФЦ или в своем отделении СФР.

Как вести электронную трудовую книжку

Специалисты отдела персонала заполняют отчет ЕФС-1, в котором отражают все кадровые события. Эту форму следует сдавать по каждому сотруднику, причем не только, если человека приняли, уволили или перевели на другую должность. 

В отчете нужно отражать получение новой квалификации или профессии, возобновление трудовой деятельности мобилизованного сотрудника и перевод на удаленную работу. Также в форму вносят информацию об отказе или сохранении бумажной трудовой. Это и есть ведение трудовой книжки в электронном виде. 

Работать с цифровым форматом проще и для сотрудника, и для работодателя. Компаниям не нужно вести большое количество бумажных книжек и выделять место для хранения.

Если случится потоп, пожар, социальные протесты и погромы, то электронные трудовые не пострадают и не нужно будет их потом восстанавливать. Работники могут быть уверены, что компания не исчезнет внезапно вместе с документами или работодатель не будет угрожать, что не отдаст книжку при увольнении. 

Для работы с электронными трудовыми книжками директор компании должен назначить ответственного сотрудника, обычно это специалист отдела персонала. Для этого стоит издать приказ и закрепить эти обязанности в должностной инструкции, чтобы у ГИТ было меньше вопросов при проверках. Если руководитель сам ведет бухгалтерию и кадры, он может назначить ответственным себя самого.  

Как перейти на электронную трудовую книжку

Сотрудники с трудовыми книжками на бумажных бланках могут в любой момент перейти на электронный формат, а вот осуществить обратный переход уже нельзя. Если человек все же решился, то действовать нужно по такому по алгоритму:

1. Сотрудник может забыть, что он подавал на прошлой работе заявление о переводе на ЭТК. Нужно проверить бумажную трудовую, если в ней есть закрывающая запись, то значит, заявление человек писал, тогда кадровику больше ничего делать не нужно. 

Если вдруг у сотрудника нет на руках книжки, но он утверждает, что она у него была бумажная, а про заявление он не помнит, то следует попросить человека предоставить справку с Госуслуг СТД-СФР – выписка из электронной трудовой книжки, в ней будет отметка о переходе, если он был.

2. Если книжка имеется, и работник уже трудится в компании, то ему нужно написать заявление о переходе на электронную трудовую. На основании этого кадровик в бумажном документе внесет закрывающую запись и отправит сведения в СФР. 

Если человек только устраивается на работу, то принять его следует в общем порядке и внести запись о приеме в бумажную трудовую книжку. Далее взять заявление о переводе на ЭТК, отправить отчет в Фонд и оставить в бланке трудовой закрывающую отметку. 

Эту запись вносят в графу «Сведения о работе», примерная формулировка может выглядеть следующим образом: «Предоставлено письменное заявление о получении информации о трудовой деятельности согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ». 

3. После всех манипуляций нужно вернуть сотруднику его бумажную трудовую. Ее следует отдать не позже трех дней с момента подачи заявления о переводе на ЭТК, за исключением случая, когда человек написал заявление меньше чем за три рабочих дня до увольнения. В такой ситуации книжку отдают в день увольнения. 

4. В журнале учета трудовых книжек нужно проставить отметку о выдаче книжки на руки и подпись сотрудника. 

Сложнее обстоит дело, если работник приходит трудоустраиваться, говорит, что у него была бумажная трудовая, и он ее потерял, но при этом желает перейти на электронный формат. В таком случае у кадрового специалиста есть два варианта.

Первый вариант. Отправить человека на последнее место работы для оформления дубликата трудовой книжки на бумажном бланке. Для этого работнику придется раздобыть подтверждающие документы с прошлых мест работы, или из СФР. 

А если последнее место работы ликвидировалось, то восстанавливать трудовую книжку придется только через суд; 

Подробнее о том, как восстановить трудовую книжку при утере.

Второй вариант. Выдать работнику новую трудовую книжку. Многие компании оформляют сразу электронную как человеку, в первый раз устраивающемуся на работу. Хотя чиновники из Роструда полагают, что сразу заводить только электронную трудовую нельзя. Работник ведь сообщил о потере книжки, значит, он не в первый раз трудоустраивается. Переход на электронный вид должен осуществляться в заявительном порядке, а работник заявление не писал. О чем они и сообщили на портале Онлайнинспекция.рф.

Читайте на сайте статьи по теме Электронная трудовая книжка или бумажная: что делать, если работник до сих пор не определился Как восстановить трудовую книжку, если ее потеряла компания или работник