Переход на электронные трудовые книжки: последние новости

Электронные трудовые — история вопроса

О том, что вместо привычных бумажных трудкнижек у российских трудящихся будут записи в электронных базах данных, заговорили несколько лет назад. В июне 2018 года на заседании кабмина Дмитрий Медведев сообщил, что вскоре учет рабочей деятельности и стажа станет электронным: работодатели будут передавать эти сведения напрямую в ПФР. Это быстрее и удобнее, чем вручную заполнять бланки.

По мнению премьер-министра, этот переход поможет уйти от многих сложностей, с которыми сейчас связано ведение трудовых. Ведь они могут быть:

• Испорчены или утеряны. Восстановление требует затрат времени и средств.
• Подделаны. Чтобы этого избежать, государство регулярно вкладывает средства в разработку новых средств защиты.

Электронная трудовая книжка — последние новости

Разговоры о том, какими будут электронные трудовые книжки, с 2019 года получили документальную базу. На рассмотрение Госдумы уже поступил проект изменений в Трудовой Кодекс. Эта инициатива получила народное название «законопроект об электронных трудовых книжках». В числе планируемых изменений:

• Введение электронного учета трудовой деятельности с использованием единого портала госуслуг.
• Ведение бумажного учета только для тех, кто до конца 2020 года напишет соответствующее заявление, остальным книжки выдадут на руки.
• Прекращение выдачи книжек тем, кто впервые устроится на работу после 1 января 2021 года, сведения об их трудовом пути будут вестись электронно.

Проект закона описывает также ответственность работодателей за неверное внесение данных и задержку сведений в случае увольнения.

Когда введут?

Главный вопрос, который интересует всех, кто уже узнал о том, что такое электронная трудовая книжка — когда введут?

Предполагаемая дата вступления законопроекта в силу — 1 января 2020 года. Означает ли это, что уже через несколько месяцев бумажная информация о трудовой деятельности утратит силу, и все сведения срочно надо оцифровывать? Нет, столь резких перемен не будет.

Как будет происходить переход?

Главный принцип — постепенность. У ПФР, работодателей и работников будет достаточно времени, чтобы адаптироваться к новому формату и отладить учет. Ниже пошаговый алгоритм перехода на электронные трудовые книжки.

Шаг 1. Подготовка

В 2019 году ведется подготовительная работа: рассматривается законопроект, разрабатываются технические инструменты для формирования, ведения и защиты базы данных ПФР.

Шаг 2. Работа в двух форматах

Плавный переход на электронные трудовые книжки с 2020 года предусматривает этап, когда одинаковую силу будут иметь два формата: бумажный и цифровой. До конца 2020 года работодатели должны будут внести данные о своих работниках в базу, а трудкнижки выдать на руки. При этом сохранится возможность ведения бумажных версий для тех, кто выразит такое желание.

Шаг 3. Окончательный переход

С 1 января 2021 года тем, кто устраивается на свою первую работу, трудкнижку заводить не будут. Вместо этого будет формироваться регистрационная запись в базе данных ПФР.

Что нужно подготовить до того, как перейти на электронные трудовые книжки

Минтруд составил список мероприятий, которые призваны облегчить переход на новый формат учета. Чтобы в 2020 году у каждого сотрудника компании уже была электронная трудовая книжка, в 2019-м целесообразно:

• Разработать и внести изменения в ЛНА и коллективный договор.
• Ознакомить работников с информацией о грядущих переменах.
• Уведомление надо делать письменно. Позаботиться о соответствующем техническом оснащении, необходимом для передачи сведений в цифровом виде.

Свежие новости об электронных трудовых книжках

По состоянию законодательных актов на начало июля 2019 года можно сделать следующие выводы:

• Переход на цифровые трудкнижки состоится. Старт процесса запланирован на начало 2020 года.
• Работодатели должны будут ежемесячно поставлять в ПФР данные о работниках.
• Сведения о трудоустройстве и увольнении надо будет предоставлять на следующий день после соответствующего приказа.
• Есть план по введению админответственности за систематические опоздания с поставкой данных или передачу данных с ошибками. Для начала это будет предупреждение.

Преимущества виртуальных трудовых

Трудовая книжка в электронном виде будет содержать ту же информацию, что и бумажная. За исключением записей об образовании и поощрениях.

5 преимуществ цифровой версии:

1. Упростится ведение сведений о трудовой деятельности. Не будет трудоемких правок, если какая-то запись сделана с ошибкой.
2. Работодатели станут сдавать меньше бумажных отчетов.
3. Работники получат упрощенный доступ к своей трудовой истории. Эту же информацию будут видеть работодатели, ПФР и налоговая.
4. Процесс трудоустройства и увольнения станет проще.
5. Снизится риск утери или порчи документа.

Какие есть опасения

Вместе с тем, у кадровиков «старой школы», да и у самих владельцев трудовых книжек есть ряд сомнений. Основные связаны с тем, что при оцифровке потеряется часть данных, а это поставит под угрозу начисление пенсии. Опасаются также:

• Хакерских атак с целью изменения данных о стаже.
• Сбоя систем, из-за которых все данные о трудовой деятельности потеряются.
• Отсутствия необходимых технических средств на многих российских предприятиях.
• Необходимости дополнительно обучать специалистов работе с цифровой трудкнижкой.
• Сложностей и потерь времени при заполнении.

Госдума осознает все эти моменты и разрабатывает мероприятия для минимизации рисков. Во многом поможет поэтапный переход. Задача руководителей в переходный период — провести разъяснительную работу с бухгалтерами, работниками кадровых служб и рядовыми сотрудниками.

Уже совсем скоро в деловой обиход войдет электронная трудовая книжка, образец заполнения будет доступен в открытом виде и со временем все кадровики научатся делать это быстро и без ошибок.

Трудовые книжки: порядок аудита, исправления нарушений, подготовке к отмене

1080

Новейший курс по кадровому делопроизводству для специалиста отдела кадров. 2.0

1772

Построение эффективной кадровой службы 2.0

1235