Большинство работников уже перешло на электронные трудовые книжки. Однако даже сейчас остается много вопросов, как обращаться с таким форматом трудовой. В статье – где можно найти электронную трудовую книжку, как предоставить выписку из нее, как грамотно оформлять, чтобы не было проблем с СФР и прочими проверяющими, расскажем в деталях.
|
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) |
Суть электронной трудовой книжки
Электронная трудовая – это не цифровая копия бумажного варианта, а сумма сведений о сотрудниках, которую компании собирают и передают в Соцфонд. Эту информацию заносят в базу данных, откуда по запросу можно заказать выписку, где будет все о трудовом стаже конкретного человека. Такую выписку и принято называть трудовой книжкой в электронном виде.
В электронную трудовую вносят:
-
личные данные о сотрудниках (номер СНИЛС, сведения об имени и фамилии, рождении и пр.);
-
информацию о компаниях / предприятиях, где работал владелец трудовой;
-
дату поступления на рабочее место, перевода, смены должности на другую;
-
дату увольнения, с указанием причин.
С 2020 года компании при трудоустройстве оформляют только электронные трудовые книжки работникам, у кого эта работа первая. Тем, кто не перешел на электронный формат, ведут бумажную в паре с электронной трудовой книжкой.
Переход на электронные трудовые книжки
Если работник при трудоустройстве заявляет, что хочет перейти на трудовую в электронном виде, его сначала принимают по бумажной трудовой. Затем просят работника написать заявление о переходе на электронный формат.
Пример заявления для перехода на электронную трудовую смотрите здесь
Сведения по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 отправляют в тот же день. Обязательно указывают дату, когда было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку и отказе от старой формы ведения.
Тогда же внесите запись про отказ в бумажную трудовую и передайте книжку работнику.
Запись оформляют так:
-
в графу 1 занесите номер записи;
-
в графе 2 напишите дату, когда выдается книжка;
-
в графе 3 укажите, что податель предоставил заявление о выдаче информации о трудовой деятельности для новой, электронной трудовой книжки;
-
в графе 4 проставьте число, когда подано заявление, а затем и его номер,
-
проставьте подпись и печать.
После этого останется только вовремя подавать формы об изменениях в статусе работника в территориальные подразделения Соцфонда.
Как понять, что у работника нет электронной трудовой книжки
Нередки случаи, когда на приеме человек не может ответить, заведена ли у него трудовая в электронной версии или нет. Если такое произошло, попросите новичка принести справку (форму) о его предыдущей трудовой деятельности.
Следующий способ узнать, было ли когда-то подано заявление на ведение электронной трудовой, такой:
-
в бумажной трудовой нового работника посмотрите: нет ли такой записи об отказе.
-
если ее нет, информацию об электронной трудовой можно увидеть в справке СТД-СФР, которую должен принести сотрудник в общем пакете документов.
Как вносить сведения в трудовую книжку в электронном виде
Все сведения по сотруднику передают через форму ЕФС-1. Форму заполняют индивидуально для каждого работника, оформленного по трудовому договору. При этом данные о тех, кто проходит по договору гражданско-правового характера, тоже отражают в ЕФС-1. Затем информация из этих форм попадает в общую базу данных на сайте СФР, откуда впоследствии можно получить выписку СТД-Р, она и будет считаться электронной трудовой книжкой.
Все кадровые изменения, причем как по новым сотрудникам, так и по давно работающим, заносят в подраздел 1.1 раздела 1 «Информация о трудовой деятельности» формы ЕФС-1.
Если кого-то из персонала переводят, отчет ЕФС-1 направляют не позже 25 числа последующего за этим месяца, а если фиксируют увольнение или найм на работу – не позже одного дня.
Подробнее о процедуре и нюансах заполнения формы ЕФС-1, читайте в этой статье.
При увольнении ЕФС-1 заполняют в такой последовательности:
-
титульник;
-
подраздел 1;
-
графы 3, 6, 7 подраздела 1.1.
Не забудьте распечатать и выдать на руки увольняемому справку по форме СТД-Р, ее обязательно попросят у на новом месте работы.
|
Обратите внимание! Выписку по форме СТД-Р выдают лишь тем, у кого есть трудовая книжка в электронном виде. |
Как получить выписку из ЭТК
Существует два основных способа ознакомиться с содержимым электронной трудовой книжки:
1. Онлайн – открыв портал «Госуслуги» или перейдя на сайт Соцфонда;
2. Офлайн – на выбор: в отделении Соцфонда, у кадровика или при посещении МФЦ.
Если у работника остались сомнения и он не в курсе, как это делается, познакомьте его с краткой инструкцией ниже, а лучше распечатайте на будущее.
|
|
Обратите внимание! В выписке из электронной трудовой книжки стаж не указывают. |
Как получить выписку через «Госуслуги»
В приложении «Госуслуг» перейдите в пункт меню «Услуги». Найдите строку «Справки и выписки», а после – «Выписка из электронной трудовой книжки».
В документе вы найдете все периоды работы, а не только на последнем месте трудоустройства.
Следующий шаг – выберите «Извещение о состоянии лицевого счета». За один рабочий день сервис подготовит справку, которую можно распечатать или переслать себе на email.
Как заказать выписку из трудовой книжки в электронном виде через Соцфонд
Чтобы заказать справку (выписку), перейдите на сайт СФР и выберите пункт меню «Заказать справку (выписку)». Следом жмите «Запросить», и система создаст выписку, которую отправит на указанную вами электронную почту.
Как заказать выписку из электронной трудовой через МФЦ
Еще один вариант получить справку – прийти в районный МФЦ, где вас направят к любому свободному документоведу и сделают бумажную копию выписки из электронной трудовой книжки с цифровой подписью Соцфонда. От получателя потребуется только паспорт.
Обратите внимание, если в выписке из электронной трудовой не хватает каких-то сведений – попросите нового работника обратиться к прежнему работодателю. Пусть узнает, когда тот отправил отчет в последний раз.
|
Читайте на сайте статьи по теме
Как восстановить трудовую книжку, если ее потеряла компания или работник
Заполнение трудовой книжки: новые правила и новые бланки
Как оформить дубликат трудовой книжки
|
