Переход на электронные трудовые книжки: последние новости

Электронные трудовые — история вопроса

 В июне 2018 года на заседании кабмина Дмитрий Медведев сообщил, что вскоре учет рабочей деятельности и стажа станет электронным: работодатели будут передавать эти сведения напрямую в ПФР. Это быстрее и удобнее, чем вручную заполнять бланки.

По мнению премьер-министра, переход помог уйти от многих сложностей, с которыми связано ведение трудовых. Ведь они могут быть:

• Испорчены или утеряны. Восстановление требует затрат времени и средств.
• Подделаны. Чтобы этого избежать, государство регулярно вкладывает средства в разработку новых средств защиты.

Электронная трудовая книжка — изменения в законе

Разговоры о том, какими будут электронные трудовые книжки, с 2019 года получили документальную базу — «законопроект об электронных трудовых книжках». В числе изменений:

• Введение электронного учета трудовой деятельности с использованием единого портала госуслуг.
• Ведение бумажного учета только для тех, кто до конца 2020 года напишет соответствующее заявление, остальным книжки выдадут на руки.
• Прекращение выдачи книжек тем, кто впервые устроится на работу после 1 января 2021 года, сведения об их трудовом пути будут вестись электронно.

Проект закона описывал также ответственность работодателей за неверное внесение данных и задержку сведений в случае увольнения.

Переход на электронную трудовую

Главный вопрос, который интересовал всех, кто уже знал о том, что такое электронная трудовая книжка — когда введут?

Дата вступления законопроекта в силу — 1 января 2020 года. Означает ли это, что бумажная информация о трудовой деятельности утратит силу, и все сведения срочно надо оцифровывать? Нет, столь резких перемен не будет.

Как происходит переход?

Главный принцип — постепенность. У ПФР, работодателей и работников достаточно времени, чтобы адаптироваться к новому формату и отладить учет. Ниже пошаговый алгоритм перехода на электронные трудовые книжки.

Шаг 1. Подготовка

В 2019 году велась подготовительная работа: разрабатывались технические инструменты для формирования, ведения и защиты базы данных ПФР.

Шаг 2. Работа в двух форматах

Плавный переход на электронные трудовые книжки с 2020 года предусматривал этап, когда одинаковую силу имеют два формата: бумажный и цифровой. До конца 2020 года работодатели должны внести данные о своих работниках в базу, а трудкнижки выдать на руки. При этом сохраняется возможность ведения бумажных версий для тех, кто выразит такое желание.

Шаг 3. Окончательный переход

С 1 января 2021 года тем, кто устраивается на свою первую работу, трудкнижку заводить не будут. Вместо этого сразу формируется регистрационная запись в базе данных ПФР.

Работникам, не написавшим заявления о выбранном виде трудовой, работодатель продолжит вести бумажный документ. Однако если работник устроится на другую работу, у его нового работодателя этой обязанности не будет. Он вправе вести только электронный учет трудовой деятельности, так как работник своим правом выбора не воспользовался.

У работодателя появляются новые формы отчетности, подробнее об этом читайте здесь.

Что нужно подготовить до того, как перейти на электронные трудовые книжки

Минтруд составил список мероприятий, которые призваны облегчить переход на новый формат учета. Чтобы в 2021 году у каждого сотрудника компании уже была электронная трудовая книжка, в 2020-м целесообразно:

• Разработать и внести изменения в ЛНА и коллективный договор.
• Ознакомить работников с информацией о переменах.
• Уведомление надо делать письменно. Позаботиться о соответствующем техническом оснащении, необходимом для передачи сведений в цифровом виде.

Новости об электронных трудовых книжках

По состоянию законодательных актов на декабрь 2020 года можно сделать следующие выводы:

• Переход на цифровые трудкнижки состоялся. Старт процесса был в 2020 году.
• Работодатели должны ежемесячно поставлять в ПФР данные о работниках.
• Сведения о трудоустройстве и увольнении предоставлять на следующий день после соответствующего приказа.
• Вводится админответственность за систематические опоздания с поставкой данных или передачу данных с ошибками. Для начала это предупреждение.

Валентина Митрофанова рассказывает о реформе

Преимущества виртуальных трудовых

Трудовая книжка в электронном виде содержит ту же информацию, что и бумажная. За исключением записей об образовании и поощрениях.

5 преимуществ цифровой версии:

1. Упростится ведение сведений о трудовой деятельности. Не будет трудоемких правок, если какая-то запись сделана с ошибкой.
2. Работодатели станут сдавать меньше бумажных отчетов.
3. Работники получают упрощенный доступ к своей трудовой истории. Эту же информацию будут видеть работодатели, ПФР и налоговая.
4. Процесс трудоустройства и увольнения станет проще.
5. Снизится риск утери или порчи документа.

Обоснованы ли опасения

Вместе с тем, у кадровиков «старой школы», да и у самих владельцев трудовых книжек есть ряд сомнений. Основные связаны с тем, что при оцифровке потеряется часть данных, а это поставит под угрозу начисление пенсии. Опасаются также:

• Хакерских атак с целью изменения данных о стаже.
• Сбоя систем, из-за которых все данные о трудовой деятельности потеряются.
• Отсутствия необходимых технических средств на многих российских предприятиях.
• Необходимости дополнительно обучать специалистов работе с цифровой трудкнижкой.
• Сложностей и потерь времени при заполнении.

Что нужно сделать работодателю на конец 2020 года:

• изменить имеющиеся или принять новые ЛНА, внести изменения в трудовые и коллективные договоры с работниками относительно внедрения ЭТК; 
• обеспечить техническую готовность отдела кадров к предоставлению сведений о трудовой деятельности в ПФР;
• до 31.10.2020 уведомить работников об изменениях в формате формирования сведений о трудовой дестельности;
• до этого же числа получить заявления от работников о переходе на электронный вид /оставлении в традиционной форме трудовой книжки.

Дальнейшие действия работодателя по переходу на электронные трудовые в 2021 году зависят от действий работников:

• Если работник выбрал традиционный формат трудовой — бумажный, работодатель продолжает вести документ в том же виде, параллельно отправляя информацию о трудовой деятельности (ТД) работника в ПФР;
• Если же работник отказался от бумажной книжки, ее выдают на руки, а работодатель вносит сведения о ТД  в ПФ только в электронном виде.

Примерное представление о том, как выглядит электронная трудовая книжка и образец ее заполнения дает отчетная форма СТД-Р.  Это справка или, по-старому, выписка из трудовой о периоде деятельности у одного работодателя.

О том, как заполнять СТД-Р, и когда она выдается работнику, читайте здесь.

Трудовые книжки: бумажные и электронные. Новые правила с 01.09.2021

15462

Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0. Полный пакет знаний для специалиста по кадровому делопроизводству

32234

Построение эффективной кадровой службы 3.0 - Полный пакет знаний для руководителя кадровой службы

31957