Трудовая книжка в электронном виде

Большинство работников уже перешло на электронные трудовые книжки. Однако даже сейчас остается много вопросов, как обращаться с таким форматом трудовой. В статье – где можно найти электронную трудовую книжку, как предоставить выписку из нее, как грамотно оформлять, чтобы не было проблем с СФР и прочими проверяющими, расскажем в деталях.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Суть электронной трудовой книжки

Электронная трудовая – это не цифровая копия бумажного варианта, а сумма сведений о сотрудниках, которую компании собирают и передают в Соцфонд. Эту информацию заносят в базу данных, откуда по запросу можно заказать выписку, где будет все о трудовом стаже конкретного человека. Такую выписку и принято называть трудовой книжкой в электронном виде.

В электронную трудовую вносят:

• личные данные о сотрудниках (номер СНИЛС, сведения об имени и фамилии, рождении и пр.);

• информацию о компаниях / предприятиях, где работал владелец трудовой;

• дату поступления на рабочее место, перевода, смены должности на другую;

• дату увольнения, с указанием причин.

С 2020 года компании при трудоустройстве оформляют только электронные трудовые книжки работникам, у кого эта работа первая. Тем, кто не перешел на электронный формат, ведут бумажную в паре с электронной трудовой книжкой.

Переход на электронные трудовые книжки

Если работник при трудоустройстве заявляет, что хочет перейти на трудовую в электронном виде, его сначала принимают по бумажной трудовой. Затем просят работника написать заявление о переходе на электронный формат.

Пример заявления для перехода на электронную трудовую смотрите здесь

Сведения по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 отправляют в тот же день. Обязательно указывают дату, когда было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку и отказе от старой формы ведения.

Тогда же внесите запись про отказ в бумажную трудовую и передайте книжку работнику. 

Запись оформляют так:

• в графу 1 занесите номер записи;

• в графе 2 напишите дату, когда выдается книжка;

• в графе 3 укажите, что податель предоставил заявление о выдаче информации о трудовой деятельности для новой, электронной трудовой книжки; 

• в графе 4 проставьте число, когда подано заявление, а затем и его номер,

• проставьте подпись и печать.

После этого останется только вовремя подавать формы об изменениях в статусе работника в территориальные подразделения Соцфонда. 

Как понять, что у работника нет электронной трудовой книжки

Нередки случаи, когда на приеме человек не может ответить, заведена ли у него трудовая в электронной версии или нет. Если такое произошло, попросите новичка принести справку (форму) о его предыдущей трудовой деятельности.

Следующий способ узнать, было ли когда-то подано заявление на ведение электронной трудовой, такой:

• в бумажной трудовой нового работника посмотрите: нет ли такой записи об отказе.

• если ее нет, информацию об электронной трудовой можно увидеть в справке СТД-СФР, которую должен принести сотрудник в общем пакете документов.

Как вносить сведения в трудовую книжку в электронном виде

Все сведения по сотруднику передают через форму ЕФС-1. Форму заполняют индивидуально для каждого работника, оформленного по трудовому договору. При этом данные о тех, кто проходит по договору гражданско-правового характера, тоже отражают в ЕФС-1. Затем информация из этих форм попадает в общую базу данных на сайте СФР, откуда впоследствии можно получить выписку СТД-Р, она и будет считаться электронной трудовой книжкой.

Все кадровые изменения, причем как по новым сотрудникам, так и по давно работающим, заносят в подраздел 1.1 раздела 1 «Информация о трудовой деятельности» формы ЕФС-1.

Если кого-то из персонала переводят, отчет ЕФС-1 направляют не позже 25 числа последующего за этим месяца, а если фиксируют увольнение или найм на работу – не позже одного дня.

Подробнее о процедуре и нюансах заполнения формы ЕФС-1, читайте в этой статье.

При увольнении ЕФС-1 заполняют в такой последовательности:

• титульник;
  

• подраздел 1;

• графы 3, 6, 7 подраздела 1.1.
  

Не забудьте распечатать и выдать на руки увольняемому справку по форме СТД-Р, ее обязательно попросят у на новом месте работы.

Обратите внимание! Выписку по форме СТД-Р выдают лишь тем, у кого есть трудовая книжка в электронном виде.

Как получить выписку из ЭТК

Существует два основных способа ознакомиться с содержимым электронной трудовой книжки: 

1. Онлайн – открыв портал «Госуслуги» или перейдя на сайт Соцфонда; 

2. Офлайн – на выбор: в отделении Соцфонда, у кадровика или при посещении МФЦ.

Если у работника остались сомнения и он не в курсе, как это делается, познакомьте его с краткой инструкцией ниже, а лучше распечатайте на будущее.

Обратите внимание! В выписке из электронной трудовой книжки стаж не указывают.

Как получить выписку через «Госуслуги»

В приложении «Госуслуг» перейдите в пункт меню «Услуги». Найдите строку «Справки и выписки», а после – «Выписка из электронной трудовой книжки».

В документе вы найдете все периоды работы, а не только на последнем месте трудоустройства.

Следующий шаг – выберите «Извещение о состоянии лицевого счета». За один рабочий день сервис подготовит справку, которую можно распечатать или переслать себе на email.

Как заказать выписку из трудовой книжки в электронном виде через Соцфонд

Чтобы заказать справку (выписку), перейдите на сайт СФР и выберите пункт меню «Заказать справку (выписку)». Следом жмите «Запросить», и система создаст выписку, которую отправит на указанную вами электронную почту.

Как заказать выписку из электронной трудовой через МФЦ

Еще один вариант получить справку – прийти в районный МФЦ, где вас направят к любому свободному документоведу и сделают бумажную копию выписки из электронной трудовой книжки с цифровой подписью Соцфонда. От получателя потребуется только паспорт.

Обратите внимание, если в выписке из электронной трудовой не хватает каких-то сведений – попросите нового работника обратиться к прежнему работодателю. Пусть узнает, когда тот отправил отчет в последний раз.

Читайте на сайте статьи по теме Как восстановить трудовую книжку, если ее потеряла компания или работник Трудовая книжка Заполнение трудовой книжки: новые правила и новые бланки Как оформить дубликат трудовой книжки Как выдать работнику трудовую книжку при увольнении