С недавнего времени многие перешли на электронные трудовые книжки, более того, они есть даже у тех, кто продолжает пользоваться бумажным бланком. Работодатели подают сведения о кадровых событиях в СФР, и информация из трудовой дублируется в системе персучета Фонда. Но, несмотря на это, бумажная книжка остается важным документом, и если она потеряется, ее обязательно нужно восстановить. В статье – как восстановить трудовую книжку, если она была утеряна по вине компании или работника.
|
Содержание
Восстановление трудовой книжки или новая книжка Как восстановить потерянную трудовую книжку, если виновата компания Как восстановить утерянную трудовую книжку, если ее потерял сам работник |
|
Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки
Инструкция по оформлению дубликата трудовой книжки |
Восстановление трудовой книжки или новая книжка
Трудовая книжка, или как еще некоторые называют трудовой «паспорт» – это основной документ, который подтверждает рабочий стаж человека, нужный для расчета будущей пенсии. Поэтому нужно восстановить трудовую книжку, если она была утеряна.
Если человек поработал в нескольких местах по паре месяцев и общий стаж у него небольшой и потерять его не жалко, то при пропаже трудового документа его можно не восстанавливать. На следующем месте работы ему заведут новый чистый бланк, как сотруднику, впервые начинающему трудовую деятельность.
Если стаж важен, то книжку лучше не терять, но если такое случилось, постараться скорее восстановить ее. Особенно важно беречь этот документ тем людям, которые начали работать до 1997 года. В системе СФР может не быть сведений за эти периоды, и тогда бумажная трудовая – единственный способ доказать, что гражданин работал и стаж шел.
С 2021 года ведение и выдачу трудовых книжек регулирует приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В нем говорится, что трудовой документ нельзя выдавать два раза. Если он потеряется, то на восстановленном экземпляре должна стоять надпись «дубликат». Дубликат выдают не только при потере или краже, также если бланк книжки испачкался, порвался, потерся или пришел в негодность другими способами.
Часто работники спрашивают, можно ли восстановить трудовую книжку у нового работодателя? На практике такие случаи встречались, но скорее в порядке исключения. Новая организация может посодействовать в восстановлении трудового «паспорта» – направить от своего имени письменные запросы в компании, где трудился работник. А выдать дубликат должны на последнем месте работы.
Для этого работнику нужно направить заявление на выдачу дублирующего документа и предоставить доказательства, которые подтверждают трудовую деятельность на прошлых местах.
Не позже чем через 15 дней работодатель обязан выдать документ на руки бывшему сотруднику (п.26 Порядка № 320н). Но если нет каких-то подтверждающих документов, то этот срок может увеличиться, придется отправлять запросы и ждать.
|
Важно! Работодатель не имеет права вносить записи в дубликат со слов работника. Обязательно нужны документы, свидетельствующие о стаже по прошлым местам работы. |
С 1 января.2023 применяются трудовые книжки нового образца (постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Старые бланки также продолжают действовать. Их нужно использовать, пока они не закончатся. Если работник обратился за выдачей дубликата, нужно выдать его на старом бланке, если они еще имеются у компании.
В интернете попадается информация, что есть один хороший способ, как восстановить записи в трудовой книжке в случае потери. Для этого нужно отксерокопировать книжку и заверить копию по всем правилам, тогда не придется бегать по предыдущим местам работы и собирать справки.
Но пока многие юристы сходятся во мнении, что копия трудовой, даже заверенная надлежащим образом, не является официальным документом, по которому могут восстановить книжку. Так что лучше предоставлять подлинники подтверждающих документов, на их основе точно выдадут дубликат.
Если человек потеряет дубликат трудовой книжки (такое тоже бывает), то он может восстановить и его, получив дубликат дубликата или второй дубликат. Он ничем не отличается от первого, и оформлять его придется в том же порядке.
|
Разобраться во всех нюансах ведения и восстановления трудовых книжек поможет наш курс «Трудовые книжки бумажные и электронные». |
Как восстановить потерянную трудовую книжку, если виновата компания
Бывают ситуации, когда книжки со сведениями о рабочем стаже может потерять работодатель. Это обычно происходит в результате какого-нибудь форс-мажора, например, ограбления компании или пожара. Но также есть случаи халатного отношения к ведению и хранению этих документов. Как восстановить трудовую книжку в этом случае?
В законе четко не оговаривается, как должна действовать компания, если потеряла трудовую книжку.
1. При массовой утере формируется специальная комиссия, в которую входят руководство компании, члены профсоюза, если он есть, и чиновники из местной администрации. Комиссия расследует инцидент и составляет акт, на основе которого выдают дубликаты трудовых книжек. При этом от работников не требуют заявлений на восстановление трудовой книжки.
2. Если организация лишилась большого количества трудовых не по причине пожара или наводнения, а, например, в результате несерьезного отношения к бланкам строгой отчетности, то ее могут призвать к административной ответственности за ненадлежащее хранение трудовых книжек и оштрафовать.
3. При потере одной книжки сначала стоит проверить, не менял ли сотрудник фамилию. Возможно, документ на старую фамилию хранится в отделе кадров. Также не лишним будет заглянуть в личное дело человека и выяснить, не хранится ли там расписка о том, что работник временно забрал книжку, например, для оформления пенсии. И только в случае действительной утери восстановить документ.
Также человек может требовать компенсацию всех расходов, если ему самому пришлось восстанавливать трудовой документ, который потерял работодатель. Если при этом бывшему сотруднику был причинен моральный ущерб, то компенсацию можно требовать еще и за это (ст. 237 ТК РФ). Но этот факт придется доказать в суде.
Если работодатель в грубой форме нарушил законодательство, например, порвал или выкинул трудовую книжку специально или заявил сотруднику, что не собирается ее отдавать, также создал неподходящие условия для хранения книжек, то такого работодателя можно привлечь к уголовной ответственности (ст. 325, 140 и 293 УК РФ).
Когда работодатель не хочет восстанавливать трудовую книжку без объяснения причин или вообще отрицает факт того, что человек трудился в его организации, в этой ситуации поможет только суд.
|
Обратите внимание! Если работодатель не отдает книжку в день увольнения, ссылаясь на то, что она потерялась, и сотрудник из-за этого не может работать в новой организации, то бывшему работодателю придется оплатить все пропущенные из-за этой ситуации рабочие часы сотрудника на новом месте (ст. 234 ТК РФ). |
Как восстановить утерянную трудовую книжку, если ее потерял сам работник
Потерять трудовую может и сам работник. Как восстановить трудовую книжку в этом случае, разъясним ниже.
Работнику предстоит подготовить документы, подтверждающие стаж на предыдущих местах работы. Обычно это трудовые договоры, справки, выписки из приказов по личному составу, копии зарплатных ведомостей и другие документы, свидетельствующие о том, что человек трудился в этой организации.
Подробнее о том, чем отличаются приказы по личному составу.
Все бумаги нужно приложить к заявлению и отправить его бывшему работодателю по последнему месту работы. Там кадровый работник все проверит и на основе имеющейся информации заполнит дубликат.
Скачайте пошаговую инструкцию, как заполнять дубликат книжки со сведениями о трудовой деятельности по ссылке
Если на каком-то из бывших мест работы компания реорганизовалась, то в ее архиве должны храниться все нужные документы от предшествующей организации. Требуемую бумагу в этом случае выдадут. Но если предприятие ликвидировалось, то придется обращаться в государственный архив и получать справку там.
Если человек работал вахтовым методом, то нужно запрашивать информацию в региональных архивах.
Подробнее о вахтовом методе работы
Когда нет подтверждающих бумаг, но есть бывшие коллеги, которые могут засвидетельствовать факт работы в компании, можно обратиться в суд, на основе показаний судья примет решение об установлении стажа.
Можно подать запрос в СФР. Достаточно направить заявление об утере трудового «паспорта» в территориальное отделение Фонда и в течение 10 дней придет выписка из системы персучета.
Помимо этого получить документ можно лично в МФЦ или онлайн на сайте СФР, или на Госуслугах. Выписка бесплатная.
Сложная ситуация возникает при ликвидации именно последнего места работы, и тут не помогут ни архивы, ни СФР, потому что человек не может сам себе выписать дубликат трудовой книжки. Чтбы восстановить трудовую книжку, нужно подать иск в суд, судьи сами сделают нужные запросы в архив и Фонд и, базируясь на этой информации, выпишут дубликат.
