Образец заполнения трудовой книжки

Ошибки в таком важном документе недопустимы. Узнайте, какой инструкции следовать, какие типы записей вносить и как правильно оформлять титульную страницу.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Ведением трудовых книжек персонала, как правило, занимается кадровая служба. Задача это непростая и кропотливая: кадровик должен заполнить трудовую книжку при приеме на работу, переводе, увольнении...

Поскольку речь идет о важном бланке, в котором не должно быть ни единой ошибки, нужно знать и соблюдать правила заполнения трудовых книжек-2020. С этой целью разработан отдельный нормативный документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003 и актуальная по сей день.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Документ ведется на русском языке, за исключением особых случаев, когда допускается двойное заполнение трудовой книжки-2020 (образец может содержать записи как на русском, так и на национальном языке отдельной республики, если это предусмотрено законом)

Заполнение трудовой книжки (титульный лист, образец записи о работе или награждении) производится от руки. Буквы должны быть прописными, а не печатными. Используйте шариковую, гелевую или чернильную ручку темно-синего либо черного цвета.

Как заполнить трудовую книжку впервые: требования к титулке

Когда человек впервые устраивается на работу, трудовой книжки у него еще нет. Поэтому ее заводит работодатель, причем делает это в присутствии работника. Запросите у него паспорт или свидетельство о рождении, диплом и другие документы, а затем аккуратно перенесите данные на первую страницу чистого бланка трудовой. Именно с оформления титулки начинается заполнение трудовой книжки-2020.

Укажите на титульной странице:

• фамилию, имя и отчество сотрудника;
• дату его рождения (арабскими цифрами);
• полученное образование (среднее, высшее и т.д.);
• профессию или специальность;
• дату заполнения документа.

Так выглядит правильно оформленный титульный лист трудовой книжки (образец заполнения-2020):

Обратите внимание: при наличии вузовского диплома в строке «Образование» пишите не просто «высшее», а обязательно конкретизируйте его уровень (бакалавриат, специалитет, магистратура).

Как заполнять трудовую книжку образец-2020, если работник окончил аспирантуру или ординатуру, прошел ассистентуру-стажировку или получил звание кандидата наук? Во всех вышеперечисленных случаях в графе «Образование» пишем «высшее, подготовка кадров высшей квалификации».

Заполнение трудовых книжек в 2020 году: образец оформления основных разделов

После заполнения титульного листа переходите к разделу «Сведения о работе», где каждый разворот представляет собой таблицу для записей. Заполнение трудовой книжки при увольнении, приеме на работу и других кадровых перемещениях регламентируется разделом 3 Инструкции.

Каждый раз, делая новую запись, заполняйте все четыре графы:

1. Номер записи. Не ставьте напротив строк, в которых указано наименование организации-работодателя.
2. Дата. Используйте формат ДД.ММ.ГГГГ. Римские цифры запрещены.
3. Сведения о событии. Используйте лаконичные формулировки, наименования должностей вписывайте в соответствии со штатным расписанием. В записях об увольнении проставляйте ссылки на соответствующие статьи Трудового кодекса РФ.
4. Реквизиты документа-основания. Укажите регистрационный номер и дату издания приказа, на основании которого делаете запись.

Наименование работодателя тоже вносится в третью графу, как того требует установленный порядок заполнения трудовой книжки. Сначала указывается полное наименование, а затем, если есть, сокращенное (ООО «Веста», ОАО «Альфа»).

Так выглядит пример заполнения трудовой книжки при трудоустройстве работника в новую организацию:

Аналогичным образом оформляется раздел «Сведения о награждениях». Здесь отражаются только сведения о самых значимых видах поощрений: государственных наградах, знаках отличия, присвоении почетных званий.

Заполнение трудовой книжки: заверяем записи

Актуальная инструкция по заполнению трудовой книжки-2020 требует заверять некоторые виды записей, иначе они будут недействительными. Но это не значит, что нужно ставить подписи и печати под каждой строкой.

Заверяются в обязательном порядке только:

1. Сведения о владельце трудовой книжки, указанные на титульной странице. Сначала работник должен проверить правильность заполнения титулки и расписаться в соответствующей графе, затем ниже свою подпись с расшифровкой ставит кадровик. Если организация использует в работе с кадровыми документами собственную печать, проштампуйте нижний левый угол титульной страницы.
2. Записи о прекращении трудового договора. Этой записью кадровик, по сути, закрывает весь блок сведений, внесенных текущим работодателем в трудовую книжку сотрудника. Поэтому под ней обязательно ставится подпись начальника кадровой службы или иного должностного лица, заполнившего документ, и печать (если есть). Ниже должен расписаться владелец документа.
3. Исправления и изменения, вносимые в документ по мере его заполнения. Например, при обнаружении ошибок в сделанных ранее записях. Также с течением времени могут меняться персональные данные работника и другие сведения, отражаемые на титульной странице его трудовой книжки. Внесите необходимые изменения или дополнения и сделайте пояснительную запись на внутренней стороне обложки, заверив ее печатью и подписью с расшифровкой.

Опытные кадровики знают, как заполнить трудовую книжку, и не понаслышке знакомы со всеми рекомендованными формулировками, позволяющими кратко и точно отразить факт приема на работу, перевода или увольнения сотрудника. Если в процессе заполнения документа возникли сомнения, сверьтесь с Инструкцией №69 или готовыми образцами оформления.

Не забывайте передавать трудовую книжку на подпись владельцу каждый раз, когда вносите запись об увольнении или заполняете титульную страницу.