Заполнение трудовой книжки: новые правила и новые бланки

Новый порядок заполнения трудовой книжки и вкладышей к ней применяют уже с сентября 2021 года. Прежняя инструкция по заполнению трудовых книжек и правила по их ведению и хранению отменены.

Бланки, утвержденные новым порядком, ввели с 1 января 2023 года (ПП РФ от 24.07.2021 № 1250, Приложение № 1 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок № 320н). При этом документы старого образца продолжат действовать. Обменивать их на новые – не требуется (Письмо Минтруда от 01.09.2021 № 14-6/В-1049).

Выясним, как правильно заполнить трудовую книжку и вкладыши к ней по Порядку № 320н.

Образцы записей в трудовую книжку

Почему актуальны новые бланки трудовых книжек

Вопрос ведения бумажной трудовой важен по сей день. До 1 января 2021 года работники должны были решить, как вести сведения об их трудовой деятельности: только в электронном виде либо еще и с помощью привычной трудовой книжки. Многие сохранили бумажный вариант, а кое-кто до сих пор так и не определился. Поэтому работодатель продолжает им вести трудовую книжку (ст. 66, 66.1 ТК РФ, ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, ПП РФ от 19 июня 2020 г. № 887).

В свою очередь в бумажной трудовой могут закончиться листы для продолжения записей, либо – она может прийти в негодность или потеряться. Так возникают случаи, когда нужно оформить вкладыш и дубликат.

В частности, оформить дубликат теперь вправе текущий (последний) работодатель по подтверждающему документу, если компания, которая внесла неправильную или неточность запись об увольнении или переводе, ликвидирована (п. 30 Порядка № 320н). А штамп с надписью о выдаче очередного вкладыша можно проставить на титульном листе первого вкладыша, если в трудовой для этого больше нет места (п. 33 Порядка № 320н).

Как мы видим, бланки трудовых и вкладышей по-прежнему необходимы. Изменения законодательства и практический опыт использования старых бланков внесли свои коррективны в их содержание и форму. Правила изготовления бланков трудовых книжек и порядок обеспечения ими работодателей регулирует Приказ Минфина от 11.04.2022 № 55н.

Заполнение титульного листа трудовой книжки – образец скачайте по ссылке.

Ознакомьтесь с историей перехода на электронную трудовую книжку.

Обратите внимание! В новый бланк трудовой книжки 2023 добавлены развороты в раздел со сведениями о работе и уменьшено количество страниц раздела о награждениях или поощрениях, внесены некоторые изменения в титульный лист (во исполнение действующего законодательства). Подробно об этом в нашей статье.

Совет. Уточните, как заполнить трудовую книжку, в статьях 65, 66, 66.1, 84.1 Трудового кодекса, Порядке № 320н.

Важно! В трудовую книжку дистанционного работника по его желанию вносят сведения о его трудовой деятельности. Для этого сотрудник должен ее предоставить, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка № 320н).

Новые правила заполнения трудовой книжки

Порядок № 320н еще в сентябре 2021 года внес свои коррективы в заполнение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Новые требования относятся к внесению сведений в трудовые любого образца, начиная с 1 сентября 2021 года. Пока срок действия новых правил ограничен 1 сентября 2027 года. В частности, Порядок № 320н установил:

• правила признания временного перевода постоянным и внесения о нем записи (п. 10);

• порядок внесения записи о работе по совместительству (п. 11);

• порядок выдачи работнику трудовой книжки при выборе ЭТК (электронной трудовой книжки) и формулировку записи о переходе на ЭТК (п. 35);

• право работодателя самостоятельно принимать формы журналов по учету бланков и движения трудовых книжек и вкладышей к ним с учетом обязательных положений Порядка (п. 39 и 40) и др.

При этом с принятием нового Порядка № 320н отменены требования:

• расписываться в личной карточке Т-2 (раздел 3) о записях, вносимых в трудовую книжку

• вшивать в трудовую книжку ее вкладыш (п. 32 и 33).

• ставить работнику подпись в трудовой книжке при увольнении (п. 36).

• использовать сургучную печать и пломбу в журналах по учету трудовых книжек, которые работодатель самостоятельно принимает с учетом обязательных положений Порядка, и др.

Рассмотрим основные изменения, которым нужно следовать при заполнении трудовой книжки.

Признание временного перевода постоянным

При признании временного перевода постоянным (п. 10 Порядка № 320н), запись в трудовую книжку вносятся в таком порядке:

• в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставят порядковый номер записи;

• в графе 2 отмечают дату фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом;

• в графе 3 указывают наименование структурного подразделения организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;

• в графе 4 заносят дату и номер приказов (распоряжений) или иных решений работодателя, на основании которых работник был временно, а затем и постоянно переведен.

Внесения записи о работе по совместительству

Теперь для внесения записи о работе по совместительству (п. 11 Порядка № 320н) есть несколько правил. Например, если сотрудник не работает, и ему потребовалось внести запись о совместительстве, он вправе обратиться к работодателю, у которого он трудился по совместительству.

Кроме того, записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками: одновременно о приеме и увольнении, после увольнения из каждой организации. Сделать это нужно на основании документа со сведениями о приеме на работу и о прекращении трудового договора.

Также заполнение трудовой книжки при приеме по совместительству возможно и в тех случаях, когда она имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для сотрудника является основной.

Скачайте образец заполнения трудовой книжки при приеме по внешнему и внутреннему совместительству по ссылке.

Внесение записи при переходе на ЭТК и срок выдачи трудовой книжки

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса. Если такое заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка выдается сотруднику не позднее дня увольнения.

При выдаче трудовой книжки в нее вносят запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 Трудового кодекса. Ее заверяют подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей). Делают это таким образом:

• в графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи;

• в графе 2 указывают дату выдачи трудовой книжки;

• в графе 3 делают запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;

• в графе 4 указывают заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации.

Образец записи в трудовой о переходе на ЭТК (п. 35 Порядка № 320н) скачайте по ссылке.

Заполнение трудовой книжки при увольнении

При увольнении работника (прекращении трудового договора) записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в организации, заверяют подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей). Подпись работника теперь не требуется.

Скачайте образец записи в трудовой об увольнении работника по ссылке.

Узнайте, как заполнить трудовую при приеме и увольнении в порядке перевода.

Верно заполнить титульный лист трудовой книжки, сведения о работе и о награждении, получить разъяснения по работе с электронной трудовой, а также узнать о работе с другими кадровыми документами поможет новейший обучающий курс.