Переименование организации: как внести изменения в кадровые документы

Компания в процессе деятельности может изменить свое название. У кадровых специалистов при этом возникают такие вопросы: нужно ли увольнять людей и нанимать заново или переводить, в какие кадровые документы вносить изменения и как в целом правильно оформить переименование организации. Об этом и поговорим в статье.

Образец допсоглашения к трудовому договору о переименовании организации Образец решения общего собрания акционеров о переименовании организации Образец уведомления о переименовании организации

Причины переименования компании

Переименование компании может происходить по разным причинам: фирма распалась на несколько отдельных небольших компаний, или, наоборот, поглотила другую организацию или даже две.

Или она никак не реорганизовалась, а просто поменяла профиль своей деятельности или бизнес-стратегию, например, как компания Amazon. Изначально это был книжный онлайн-магазин с названием Cadabra Inc., но после в нем стали продавать не только книги, но и технику, электронику и другие товары, поэтому руководство решило переименовать компанию. 

Помимо этого переименование организации может произойти при выходе на международный рынок, если старое название не соответствует культурным и языковым особенностям стран-партнеров. 

Также смена наименования способствует привлечению новых клиентов, положительно влияет на имидж компании и дает возможность «снять с себя» влияние старой репутации, особенно если она была негативной. 

В государственной сфере смена названия часто происходит по указанию вышестоящих органов или головной организации. 

Фирма может поменять название даже из-за юридических споров и судебных решений.  Один из ярких примеров – компания Apple. В начале своей истории она носила имя Apple Computer Inc., в то же время у популярной британской группы The Beatles был зарегистрирован их лейбл и компания Apple Corps Ltd. Спор возник из-за товарного знака.  

Сначала две организации заключили соглашение о том, что Apple Computer не будет использовать в своем бизнесе музыкальные записи, а Apple Corps – заниматься компьютерами. Но позже, когда появился первый iPhone и сервис iTunes Store, компания Apple Computer Inc. получила судебные иски со стороны Apple Corps. Ей пришлось переименоваться в Apple и разделить права на использование товарного знака.

Совет. Прежде чем зарегистрировать наименование компании нужно убедиться, что оно не только отражает ценности и миссию бизнеса, но и доступно в правовом поле, то есть нет другой фирмы с похожим именем и само название не противоречит законам РФ и морально-этическим нормам. Это позволит в будущем избежать юридических претензий и не проводить срочный ребрендинг.

Алгоритм действий при переименовании организации

Если же руководство решило, что не обойтись без переименования организации, то чтобы все правильно оформить, нужно придерживаться следующего алгоритма действий:

• если у фирмы один собственник, то нужно письменно оформить решение о переименовании, если учредителей много, то при переименовании организации следует собрать всех и утвердить протокол общего собрания, в котором отразить смену названия;
• внести сведения о переименовании организации в ее Устав;
• в течение трех дней после замены наименования подать уведомление в налоговую инспекцию (ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»); 
• дождаться свидетельство о регистрации с новым именем, в ЕГРЮЛ внесут изменения в течение пяти рабочих дней;
• сообщить о переименовании компании банкам, контролирующим ведомствам, в которые надлежит отчитываться, контрагентам. Последним помимо уведомления можно предложить дополнительное соглашение к имеющимся договорам;
• поменять лицензию, если ее получали для деятельности компании;
• изменить кадровые документы;
• заказать новые печати и штампы, если компания их использует. Закон не обязывает фиксировать письменно факт смены печати, но лучше это сделать, чтобы в случае споров иметь подтверждающие документы.

Важно! Если ведется электронный документооборот, то с переименованием компании обязательно следует сменить ЭЦП, если этого не сделать, то документы со старой подписью будут считаться недействительными.

После нашего курса «ЭДО в кадровой службе» вы сможете внедрить кадровый цифровой документооборот и тем самым сэкономить время при автоматизации кадровых процедур и в целом повысить эффективность службы персонала.

Какие кадровые документы изменить с переименованием компании

Обычно приказ о переименовании организации содержит указание на внесение изменений в кадровые документы. В законе нет четкого предписания, что нужно с ними делать: переиздать, укомплектовать дополнительными бумагами, содержащими нововведения, или дополнить уже существующий текст, в котором указать новое наименование. 

На практике можно встретить два варианта действий:

1. Изменения вносят в старый договор или ЛНА;

2. Отражают изменения в дополнительном документе.

Противники «лишних бумаг» считают, что нет смысла заключать дополнительное соглашение к трудовому договору после переименования организации, они опираются на статью 57 ТК РФ. В ней говорится, что в договоре содержатся сведения или справочная информация и условия, которые обговаривают стороны. 

Когда меняется название компании, условия договора остаются прежними, наименование – это справочные сведения. Часть 3 ст. 57 ТК РФ разрешает работодателю внести недостающую информацию в текст трудового договора. 

В статье 72 ТК РФ сказано, что дополнительное соглашение составляют, только если меняются условия трудового договора, но не сведения. Соответственно, нет смысла подписывать «допник».

Сторонники допсоглашений так же ссылаются на статью 57 ТК РФ, аргументируя тем, что эта статья допускает внесение именно недостающих сведений, а не тех, что изменили. А поскольку смена названия – это изменение информации, следует составить дополнительное соглашение. 

Дополнительным документом также можно укомплектовать и другие ЛНА фирмы. 

А вот в должностных инструкциях с переименованием компании допускается внести изменения даже от руки, зачеркивая старое название и вписывая новое. Рядом следует поставить дату и ссылку на документ о переименовании. Это никак не отразится на обязанностях работника, поэтому контролирующие органы допускают такой вариант. 

Важно! Автоматически отпадает вопрос о переводах, который в таких ситуациях возникает у неопытных кадровых специалистов. Смена имени никак не влияет на ту работу, которую выполняет человек, он как трудился на своей должности, так и продолжит это делать. А если не меняется трудовая функция, то никакой перевод оформлять не нужно.

Читайте подробнее о том, как провести увольнение в порядке перевода.

Также в связи с переименованием не стоит проводить увольнение из одной компании и прием в другую, поскольку, по сути, здесь нет другой компании, она осталась та же самая, но с другим именем.

Трудовые книжки. Что касается трудовых книжек, то здесь мнение едино – с переименованием организации добавить информацию о новом названии нужно обязательно. В противном случае возникнет путаница и недопонимание при расторжении трудового договора. Получится, что работника наняла одна компания, а уволила уже другая.

Переименование организации в трудовой книжке, нужно отразить в графе три в разделе «сведения о работе», а в графе четыре прописать документ-основание. Формулировка может быть примерно такой «ООО Кораблик с 23.07.2024 переименовано в ООО Парус».  Первая и вторая графы в этом случае не заполняются. 

Если в компании много людей и большой кадровый документооборот, можно заказать штампик со сведениями о смене имени и с его помощью вносить информацию о переименовании организации в трудовые книжки. 

Обратите внимание, информация, в частности дата в трудовой и допсоглашении должна совпадать с датой свидетельства о госрегистрации нового названия компании.

Совет. Если у компании организационно-правовая форма ООО или АО, то в качестве основания нужно указывать решение учредителей или акционеров, а не приказ, потому что смена имени происходит на основании решения.

Если в компанию обращается бывший сотрудник, который работал в ней до смены названия, и просит выдать справку о работе, то при наличии фирменного бланка документ выдают на нем, но с новым названием компании. 

В самой справке следует указать период работы человека и старое наименование организации. Также можно отметить, что в процессе деятельности компания изменила свое название, и прописать документ-основание. Либо выдать бывшему работнику отдельную справку о переименовании. Если документ нужен для оформления пенсии или восстановления трудовой книжки, то подойдут оба варианта.

Личная карточка. Запись о переименовании организации также нужно внести в личную карточку сотрудника, если компания их ведет. Можно зачеркнуть старое и сверху или рядом указать новое наименование, дату внесения изменения и номер документа-основания. Помимо этого следует проставить Ф.И.О. работника, который скорректировал документ, и его подпись. Сотрудник, в чью карточку вносят изменения, должен ознакомиться с ними и расписаться. 

Отчет ЕФС-1. В отчете ЕФС переименование организации тоже следует отразить. Для этого в СФР нужно отправить титульный лист и части 1 и 1.1 первого раздела ЕФС-1. В третьей графе части 1.1 нужно внести запись, связанную с переименованием организации и прописать старый и новый номера страхователя. Если этот номер не изменился, то вписывают старый номер дважды.

Во второй графе части 1.1 следует поставить дату, с которой действует новое имя фирмы, а в пятой графе раскрыть пояснение. Например, «страхователь, именуемый (указать бывшее название) с (дата) называется (проставить новое название)».

Читайте на сайте статьи по теме Отчет в СФР Увольнение при ликвидации организации Временный перевод: брать ли согласие работника и на какой срок оформить Переименование должности: как оформить Трудовая книжка