Как выдать работнику трудовую книжку при увольнении
В последний рабочий день сотрудника работодатель должен не только полностью рассчитаться с ним, но и обязан выдать пакет документов, в том числе и трудовую книжку. В статье – в какой срок это нужно успеть сделать, какие трудности могут возникнуть, что грозит работодателю, если книжку пришлось задержать на несколько дней и даже больше.
|
Образец уведомления о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения |
Как выдавать трудовую при увольнении
Несмотря на то, что большинство организаций уже давно перешло на электронный документооборот, многие еще работают с бумажными трудовыми. Поэтому алгоритм выдачи этого документа будет разниться в зависимости от того, какого типа книжку требуется оформить.
Выдача бумажной трудовой на руки: инструкция при увольнении
При выдаче бумажной трудовой книжки можно применять такой алгоритмом:
1. Внесите запись из текста приказа о расчете сотрудника, согласно заголовкам граф:
- номер записи по порядку (арабскими цифрами);
- дату, когда произойдет увольнение (с нулем, можно в формате 1.06.2024), проследите, чтобы она совпадала с последним днем увольняемого на рабочем месте, а если сотрудник увольняется прямо из отпуска – указывают последний отпускной день (ч. 2 ТК РФ);
- причину, по которой увольняется сотрудник, с отсылкой на статью в ТК РФ (например, при уходе по собственному желанию – ст. 77 ТК РФ, а если сотрудник умер или погиб – ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- реквизиты приказа, по которому увольняют работника.
Как разрешить все сложности с оформлением документов, если сотрудник собрался увольняться прямо из отпуска, можно узнать из комментариев Валентины Митрофановой к этой статье ТК.
2. Заверьте запись, для этого достаточно подписи руководителя и печати. Подписи от увольняемого, согласно новым правилам ведения и хранения трудовых книжек, не нужно.
3. Если ведете личные карточки по форме Т-2, дополните ее соответствующей отметкой.
4. Не забудьте запись о выдаче трудовой в специальном журнале учета, даже если ее пришлось выслать через почту. При этом придется указать, что отправляете документы почтой.
Как грамотно оформить запись в книжке по новым стандартам, читайте здесь.
|
Обратите внимание! Днем увольнения по основанию п. 5 ст. 83 будет считаться день предоставления в организацию справки с заключением медицинской экспертизы об утрате сотрудником трудовых функций. |
Электронная трудовая: как с ней быть
В финальный рабочий день (и согласно ТК РФ – выдачи трудовой книжки) работодатель предоставляет работнику форму СТД-Р, содержащую информацию о его деятельности. Этот документ можно передать в распечатанном виде или сохранить на флешке. Если невозможно передать форму в тот же день, отправьте ее сотруднику письмом с уведомлением. Любой работник имеет право запросить выписку из своей цифровой трудовой книжки, а форму (СТД-Р) работодатель обязан предоставить не позже 3 дней после запроса.
Когда писать заявление на выдачу трудовой книжки
Запрос на выдачу трудовой книжки работнику писать не обязательно, но он необходим в следующих ситуациях:
- увольнение прошло, работник не получил документы лично в руки,
- книжку не отправили даже с почтовым отправлением, поэтому сотрудник так ее и не получил,
- сотруднику вместе нужно обратиться за оформлением пенсии.
Для обращения в СФР попросите работника указать в заявлении день, причину его просьбы и поставить подпись под документом. В качестве основания можно использовать формулировку «для подтверждения страхового стажа».
Как вручить трудовую, если работник за ней не пришел
Если передать документ увольняемому невозможно из-за отказа или его отсутствия на рабочем месте, например, по болезни, отправьте ему уведомление. Это можно сделать через курьера или заказным письмом. В уведомлении напишите, что увольняемый должен забрать трудовую книжку или согласиться на ее отправку, а ответственность за задержку теперь будет нести сам сотрудник.
Пример такого уведомления можно скачать здесь.
Уведомление пишут в свободной форме, заверяют подписью и печатью руководителя компании. После получения согласия от работника (обязательно в письменной форме, чтобы этот факт можно было доказать при спорных ситуациях) отправьте трудовую книжку не позже 3 суток с момента, когда получили письменное согласие, и сопроводите ее описью приложенных документов.
Можно ли получить трудовую при выдаче книжки по доверенности. Если уволенный не в состоянии забрать документ самостоятельно, за него это может сделать родственник или знакомый. Но для этого придется предъявить кадровику доверенность, составленную у нотариуса.
Кому выдают трудовую книжку после смерти работника. После гибели или смерти уволенного книжку можно передать родственникам покойного. По их письменному согласию трудовую можно отправить почтой. Но чтобы подтвердить родство, придется предъявить свидетельство о браке или о смерти.
Какими должны быть сроки выдачи трудовой
Согласно общим правилам, днем выдачи книжки при увольнении должен стать последний рабочий день сотрудника. Однако работник может запросить документ и после своего ухода из организации. В этом случае срок выдачи трудовых не должен превышать 3 дней (рабочих) с момента обращения (ст. 84.1 ТК РФ). Если вы уже отправили уведомление с просьбой забрать документы, отправьте их сразу после получения письменного согласия сотрудника.
Что произойдет, если не выдать или задержать трудовую книжку
Если просрочить выдачу трудовой без особых причин, при проверке организации может грозить штраф. Для компаний он составляет от 30 000 до 50 000 рублей. ИП могут наказать штрафом в размере от 1 000 до 5 000 рублей, а в случае повторного нарушения размер выплат может вырасти до 70 000 рублей для юр. лиц и 20 000 рублей для индивидуальных предпринимателей (пп.1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
Но есть случаи, когда штрафа можно избежать:
- сотрудник избегает выдачи трудовой книжки — храните документ до момента, когда работник обратится за ним;
- последний день на работе уволенного не совпадает с днем оформления договора, например, после прогулов или завершении срочного договора с будущей матерью. В последнем случае храните книжку до завершения ее декретного отпуска.
