Необходимость оформлять дубликат трудовой книжки возникает не так уж и часто. Расскажем, кто обязан выдавать такой документ работникам, как это сделать правильно и может ли форма СТД-Р полностью заменить классическую книжку при ее дублировании.
Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки
Инструкция по оформлению дубликата трудовой книжки |
Когда следует выдавать дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки выдают в двух случаях: по заявлению или в нестандартных случаях. Например:
- если утеряно сразу несколько трудовых книжек после пожара, паводка, подтопления и пр.;
- если информация в трудовой книжке об увольнении, переводе и т. п. недействительна;
- из-за непригодности старого экземпляра книжки (истлел, был порван или испачкан).
Скачайте пример заявления для получения дубликата при порче или потере трудовой книжки по ссылке.
Обратите внимание! Возможность получения дубликата трудовой книжки документально закреплена в ст. 65 ТК РФ, а сами правила оформления можно найти в главе I-IV Порядка № 320н и письма Минтруда от 28.09.2021. |
Где выдают дубликат: на новой или прежней работе
Согласно тексту Порядка, дубликат трудовой книжки должны выдать по заявлению на последнем месте работы нового сотрудника. Но если компания ликвидирована (обанкротилась, закрыта и пр.), дубликатом трудовой книжки придется заняться новому работодателю. Далее работник должен подать заявление об утрате книжки.
Важно! С выдачей дубликата придется поторопиться ‒ по закону кадровой службе дают всего 15 суток на все оформление и сбор всех справок для сверки записей. |
Оформление дубликата трудовой книжки: что для этого нужно
Общие правила выдачи будут разниться только в том, брать или не брать заявление у сотрудника. Человек сам потерял нужный документ ‒ пишут заявление. Нашли неправильную запись в трудовой книжке или та оказалась испорчена (после пожара, подтопления и т.п.) ‒ заявление не нужно. Однако придется попросить сотрудника собрать и принести все документы, подтверждающие записи о прежней трудовой деятельности, а чаще ‒ делать эти запросы самому.
Какие бумаги и справки нужны, чтобы оформить дубликат трудовой:
- чтобы подтвердить стаж ‒ копии договоров со всех мест работы,
- заявления о выдаче дубликата (по необходимости),
- копии приказов (об увольнении и пр.).
Где взять эти сведения работнику, когда таких документов нет (прошлое предприятие обанкротилось или закрыто):
- попросить сотрудника обратиться в СФР, где хранятся сведения, которые подтвердят трудовую деятельность,
- запросить выписки на сайте Фонда или на Госуслугах,
- обратиться за услугой в ближайший МФЦ.
После того как все сведения подготовлены, приступаем к оформлению. Алгоритм действий найдете в таблице ниже.
Как оформить дубликат трудовой книжки
№ п/п |
Место для заполнения/графа |
Как заполнять |
Шаг 1 |
Заполнение титульного листа |
1. В верхней правой части страницы прописываем рядом с серией и номером бланка: «Дубликат». Если оригинал испорчен или поврежден, пишут фразу: «Взамен выдан дубликат», затем указывают серийный номер и саму серию.
2. Заполняем титульный лист дубликата трудовой книжки, указав данные из паспорта сотрудника, сведения об образовании и прочую информацию, актуальную на настоящий момент. Пример: работница потеряла книжку, а после поменяла фамилию, сразу пишем ту, что сейчас стоит в нее в паспорте. Внизу ставит подпись сам владелец книжки |
Шаг 2 |
Указываем сведения о работе |
1. В строке «Сведения о работе» в дубликате указываем арабскими цифрами в формате «год – месяцев – дней» суммарный общий стаж по последнему месту работы (до прихода в настоящую компанию). Записи о непрерывном стаже в документ можно не заносить.
2. В порядке хронологии в бланк дубликата вносим записи по отдельным периодам с указанием дат во второй графе, на какую должность принят и по какому основанию уволен ‒ в третьей, а в следующей ‒ четвертой ‒ указываем номера копий или самих приказов, на основании которых происходил найм или увольнение |
Шаг 3 |
Запись о награждениях |
Отмечаем только те, что были на вашем предприятии, отмечаем их в специальной графе, поощрения, сделанные в прочих организациях указывать не надо |
Завершить заполнение нужно проставлением печати, а затем отметить в специализированной книге по учету выдачу и номер дубликата.
Подробный план по оформлению дубликата можно скачать по ссылке
Выдача дубликата трудовой книжки: какие сложности могут возникнуть
Рассмотрим разные ситуации ,с кторыми можно столкнуться, когда оформляете дубликат трудовой книжки.
Сотрудница потеряла книжку, а потом сменила фамилию. Минтруд советует сделать так, если вы нанимаете нового работника с утерянной трудовой книжкой, оформляйте дубликат на ту фамилию, что записана в прежней книжке. Затем зачеркнуть старую, вписать рядом другую и указать во внутреннем углу обложки, на каком основании сделана замена.
Так как трудовая книжка ‒ это главный документ, который отражает деятельность и трудовой стаж работника (ст. 66 ТК РФ), тот обязан сообщить об утере книжки своему последнему работодателю.
Дубликат заполняет прежний работодатель, при этом настоящий работодатель должен запросить следующие документы: паспорт, свидетельства регистрации или расторжения брака, перемены имени. Итого, если человек сменил фамилию, а книжка потерялась, дубликат должен быть оформлен на старую фамилию, а затем изменить на новую.
Что делать, если одна из записей в книжке недействительна, и надо оформить ее дубликат. Бывают ситуации, когда сотрудника увольняют по одной причине, а через суд позднее устанавливают другую. В этом случае человек может обратиться в отдел кадров для получения дубликата. В свежий бланк переносят все, кроме недействительной записи, и завершают строкой про увольнение согласно решению суда.
Как действовать, если трудовые надо восстанавливать после ЧС. Пожар или подтопление, например, после паводка или сильных дождей, тоже могут испортить все, что хранится в здании компании, в том числе и трудовые книжки. В таких случаях их тоже придется дублировать, но немного в другом порядке:
1. Проверьте сохранность других документов по личным делам, которые понадобятся при дублировании.
2. Напишите обращение от лица руководства в областное правительство или другой уполномоченный орган исполнительной власти об утрате и помощи в восстановлении стажа.
3. По факту обращения будет создана комиссия, которая и будет восстанавливать все сведения. Если же все бумаги и справки безвозвратно утеряны, записи о трудовом стаже будут восстанавливать по опросам коллег пострадавших сотрудников.
4. Попросите у членов комиссии акт о проделанной работе, на его основе и оформляют каждый дубликат трудовой книжки.