Как оформить дубликат трудовой книжки
Необходимость оформлять дубликат трудовой книжки возникает не так уж и часто. Расскажем, кто обязан выдавать такой документ работникам, как это сделать правильно и может ли форма СТД-Р полностью заменить классическую книжку при ее дублировании.
|
Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки
Инструкция по оформлению дубликата трудовой книжки |
Когда следует выдавать дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки выдают в двух случаях: по заявлению или в нестандартных случаях. Например:
- если утеряно сразу несколько трудовых книжек после пожара, паводка, подтопления и пр.;
- если информация в трудовой книжке об увольнении, переводе и т. п. недействительна;
- из-за непригодности старого экземпляра книжки (истлел, был порван или испачкан).
Скачайте пример заявления для получения дубликата при порче или потере трудовой книжки по ссылке.
|
Обратите внимание! Возможность получения дубликата трудовой книжки документально закреплена в ст. 65 ТК РФ, а сами правила оформления можно найти в главе I-IV Порядка № 320н и письма Минтруда от 28.09.2021. |
Где выдают дубликат: на новой или прежней работе
Согласно тексту Порядка, дубликат трудовой книжки должны выдать по заявлению на последнем месте работы нового сотрудника. Но если компания ликвидирована (обанкротилась, закрыта и пр.), дубликатом трудовой книжки придется заняться новому работодателю. Далее работник должен подать заявление об утрате книжки.
|
Важно! С выдачей дубликата придется поторопиться ‒ по закону кадровой службе дают всего 15 суток на все оформление и сбор всех справок для сверки записей. |
Оформление дубликата трудовой книжки: что для этого нужно
Общие правила выдачи будут разниться только в том, брать или не брать заявление у сотрудника. Человек сам потерял нужный документ ‒ пишут заявление. Нашли неправильную запись в трудовой книжке или та оказалась испорчена (после пожара, подтопления и т.п.) ‒ заявление не нужно. Однако придется попросить сотрудника собрать и принести все документы, подтверждающие записи о прежней трудовой деятельности, а чаще ‒ делать эти запросы самому.
Какие бумаги и справки нужны, чтобы оформить дубликат трудовой:
- чтобы подтвердить стаж ‒ копии договоров со всех мест работы,
- заявления о выдаче дубликата (по необходимости),
- копии приказов (об увольнении и пр.).
Где взять эти сведения работнику, когда таких документов нет (прошлое предприятие обанкротилось или закрыто):
- попросить сотрудника обратиться в СФР, где хранятся сведения, которые подтвердят трудовую деятельность,
- запросить выписки на сайте Фонда или на Госуслугах,
- обратиться за услугой в ближайший МФЦ.
После того как все сведения подготовлены, приступаем к оформлению. Алгоритм действий найдете в таблице ниже.
Как оформить дубликат трудовой книжки
|
№ п/п |
Место для заполнения/графа |
Как заполнять |
|
Шаг 1 |
Заполнение титульного листа |
1. В верхней правой части страницы прописываем рядом с серией и номером бланка: «Дубликат». Если оригинал испорчен или поврежден, пишут фразу: «Взамен выдан дубликат», затем указывают серийный номер и саму серию.
2. Заполняем титульный лист дубликата трудовой книжки, указав данные из паспорта сотрудника, сведения об образовании и прочую информацию, актуальную на настоящий момент. Пример: работница потеряла книжку, а после поменяла фамилию, сразу пишем ту, что сейчас стоит в нее в паспорте. Внизу ставит подпись сам владелец книжки |
|
Шаг 2 |
Указываем сведения о работе |
1. В строке «Сведения о работе» в дубликате указываем арабскими цифрами в формате «год – месяцев – дней» суммарный общий стаж по последнему месту работы (до прихода в настоящую компанию). Записи о непрерывном стаже в документ можно не заносить.
2. В порядке хронологии в бланк дубликата вносим записи по отдельным периодам с указанием дат во второй графе, на какую должность принят и по какому основанию уволен ‒ в третьей, а в следующей ‒ четвертой ‒ указываем номера копий или самих приказов, на основании которых происходил найм или увольнение |
|
Шаг 3 |
Запись о награждениях |
Отмечаем только те, что были на вашем предприятии, отмечаем их в специальной графе, поощрения, сделанные в прочих организациях указывать не надо |
Завершить заполнение нужно проставлением печати, а затем отметить в специализированной книге по учету выдачу и номер дубликата.
Подробный план по оформлению дубликата можно скачать по ссылке
Выдача дубликата трудовой книжки: какие сложности могут возникнуть
Рассмотрим разные ситуации ,с кторыми можно столкнуться, когда оформляете дубликат трудовой книжки.
Сотрудница потеряла книжку, а потом сменила фамилию. Минтруд советует сделать так, если вы нанимаете нового работника с утерянной трудовой книжкой, оформляйте дубликат на ту фамилию, что записана в прежней книжке. Затем зачеркнуть старую, вписать рядом другую и указать во внутреннем углу обложки, на каком основании сделана замена.
Так как трудовая книжка ‒ это главный документ, который отражает деятельность и трудовой стаж работника (ст. 66 ТК РФ), тот обязан сообщить об утере книжки своему последнему работодателю.
Дубликат заполняет прежний работодатель, при этом настоящий работодатель должен запросить следующие документы: паспорт, свидетельства регистрации или расторжения брака, перемены имени. Итого, если человек сменил фамилию, а книжка потерялась, дубликат должен быть оформлен на старую фамилию, а затем изменить на новую.
Что делать, если одна из записей в книжке недействительна, и надо оформить ее дубликат. Бывают ситуации, когда сотрудника увольняют по одной причине, а через суд позднее устанавливают другую. В этом случае человек может обратиться в отдел кадров для получения дубликата. В свежий бланк переносят все, кроме недействительной записи, и завершают строкой про увольнение согласно решению суда.
Как действовать, если трудовые надо восстанавливать после ЧС. Пожар или подтопление, например, после паводка или сильных дождей, тоже могут испортить все, что хранится в здании компании, в том числе и трудовые книжки. В таких случаях их тоже придется дублировать, но немного в другом порядке:
1. Проверьте сохранность других документов по личным делам, которые понадобятся при дублировании.
2. Напишите обращение от лица руководства в областное правительство или другой уполномоченный орган исполнительной власти об утрате и помощи в восстановлении стажа.
3. По факту обращения будет создана комиссия, которая и будет восстанавливать все сведения. Если же все бумаги и справки безвозвратно утеряны, записи о трудовом стаже будут восстанавливать по опросам коллег пострадавших сотрудников.
4. Попросите у членов комиссии акт о проделанной работе, на его основе и оформляют каждый дубликат трудовой книжки.
