Что такое внеплановая проверка компании

Проверки, которые проводят надзорные органы для контроля соблюдения законодательства, бывают плановыми и внеплановыми. Плановые проходят согласно установленному графику, который можно увидеть в Едином реестре проверок во ФГИС. Внеплановые же могут произойти в любое время, если органы контроля узнают о каких-либо нарушениях в компании. Из статьи узнаете, кто и по каким причинам может инициировать такую проверку, и как к ней подготовиться.

Почему в компанию могут прийти с проверкой

Внеплановая проверка – это проверка, которая проводится вне графика. Основание проверки будет зависеть от типа нарушения или от того, каков статус риска имеет организация. Например, в сфере трудового законодательства есть специальный перечень индикаторов риска, который применяют при определении необходимости внеплановой проверки и выборе ее формы. 

Что влияет на установление категории риска и вероятность проверки с точки зрения Роструда: 

• отрасль (по ОКВЭД),

• численность работников,

• несчастные случаи и их тяжесть,

• ·выявленные нарушения по заработной плате,

• вынесенные административные санкции.

С точки зрения Роскомнадзора: 

• группа тяжести (какие персональные данные работников обрабатываются, есть их ли сбор в Интернете, в какие они страны передаются и т.д.) 

• группа вероятности нарушения (были ли штрафы и за что).

С точки зрения военных комиссариатов и прочих проверяющих деления компаний на риск-группы нет, поэтому подготовиться к внезапной проверку можно по профилактическому аудиту документов и ЛНА.

Кто может прийти с внеплановой проверкой

В качестве проверяющих могут прийти специалисты государственной инспекции труда (ГИТ), Роскомнадзора, других надзорных органов. В зависимости от типа контроля (государственный или муниципальный) им занимаются органы исполнительной власти на федеральном уровне, на уровне субъектов РФ или же местного самоуправления.

При этом и типы проверок тоже могут различаться. Например, такая проверка может стать:

• документарной, во время чего инспекторы вправе запрашивать документы и проводить экспертизы без необходимости разрешения от прокуратуры;

• внеплановой выездной проверкой (при проведении проверки запрашивается разрешение на одобрение у прокуратуры, и/или может проходить удаленно).

О предстоящей проверке инспекции обычно предупреждают заранее: как минимум, за сутки до посещения. Чтобы найти такое уведомление, проверьте электронный почтовый ящик, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП: если у компании есть ЭДО, письмо могут направить автоматом на почту. Другой вариант – в личный кабинет ИП на сайтах госуслуг, реже – через звонок по телефону.

Обратите внимание! в 2024 году внеплановые инспекции проводятся только по причинам, установленным постановлением правительства РФ от 10.03.2022 N 336. Где еще можно почитать о типах проверок, проходящих вне графика и плана: ст. 10, 11 и 12 № 294-ФЗ.

Что такое выездная и документарная проверка

При выездной внеплановой проверке инспекция рассматривает все подразделения и филиалы, что имеет организация. Длительность проверки разнится от величины компании:

• 10 дней (рабочих) для крупных предприятий,

• до 50 часов (малые организации),

• до 15 часов (микропредприятия).

Если компания большая и ее офисы есть сразу нескольких городах и областях, каким будет итоговый срок для контроля всей организации, будут считать отдельно для каждого из подразделений или его объектов.

В ходе внеплановой выездной проверки некоторые инспекторы предпочитают беседовать с персоналом, запрашивать объяснительные (в письменном виде), просить дополнительные бумаги и акты и привлекать к их рассмотрению экспертов.

Обычно приезд контролеров согласуется с сотрудниками прокуратуры, но бывают и исключения. Например, проверка по запросу самого прокурора (возможно даже президентское распоряжение), из-за того, что срок исполнения предписания подходит к концу или у проверяющих появилась жалоба, что на производстве есть реальная угроза здоровью работников.

В другом случае инспекция потребует только предоставить документы для изучения, что и будет документарной проверкой. Тогда руководитель или его доверенное лицо обязаны сами доставить пакет документации в офис проверяющих.

Основания для внеплановой проверки ГИТ

Причины для приезда инспекции могут быть разнообразными. Например, как основания для проведения любой внеплановой выездной проверки могут выступать:

• письмо с жалобой со стороны работника;

• информация от других организаций, возможно СМИ о нарушении каких-либо обязательных предписаний;

• требование прокурора;

• наступление срока проверки согласно плану проведения контрольных (надзорных) мероприятий,

• срок исполнения предписания уже истек;

С 2024 года в список показателей, используемых для принятия решения о внеплановой проверке, Минтруд добавил два новых критерия:

1. Средняя зарплата сотрудника ниже уровня МРОТ (при сравнении размера фонда оплаты труда и численности персонала за квартал). Исключения: ситуации, когда работникам предоставляются неоплачиваемые отпуска или отстраняют от работы без сохранения зарплаты, сокращают рабочее время, ставку или оклад.

2. Отсутствие кадровых изменений за квартал при снижении обязательных отчислений в Социальный фонд на 50%.

Подробнее о том, как проходят проверки ГИТ и каков их порядок проведения, можно узнать здесь.

Как подготовиться к проверке ГИТ. Инспекторов в первую очередь будут интересовать: 

• договоры, 

• архив личных дел, 

• ведение графика отпусков, 

• приказы, касающиеся конкретной жалобы (по личному составу)

• все, что связано с охраной труда (есть ли данные о медосмотрах, подписаны ли работниками инструкции, как ведутся тематические журналы).

Что еще может заинтересовать проверяющих: 

• штатное расписание, 

• внутренние акты (ЛНА) и другие бумаги, которые сотрудник ГИТ сочтет важными для хода дела, 

• документация, связанная с оплатой труда, вплоть до бумаг на сотрудников-иностранцев.

Как готовиться к проверке от Роскомнадзора

При проверке инспекторы Роскомнадзора обращают внимание не только на то, какие документы и как ведет компания, согласно закону о персданных, но и проводят аудит сайта на различные недочеты. Также смотрят, все ли личные сведения работников находятся в безопасности, как это требует ч. 1 ст. 18.1 закона 152-ФЗ. Проведение внеплановой проверки Роскомнадзора не должно занимать более 20 рабочих дней.

Что можно сделать заранее, чтобы минимизировать риски внеплановой проверки:

1. Убедитесь в наличии и содержании Политики конфиденциальности на сайте вашей организации.

2. Проверьте соответствие предоставленной в Роскомнадзор информации о персональных данных актуальным на момент сверки сведениям.

3. Удостоверьтесь, что в Роскомнадзор подали все факты трансграничной передачи данных, если таковые были.

Какие нарушения проверяющие подмечают чаще остальных:

1. В уведомлении указаны не все категории и цели обработки данных. Важно учесть, что работники, кандидаты, родственники работников и бывшие сотрудники – это разные категории для обработки персональных данных. Они должны быть указаны отдельно и соответствовать различным целям обработки.

2. Несвоевременная подача сведений о любой трансграничной передаче данных, включая передачу персональных данных в связи с командировками, обучением и т. д.

3. При отправке уведомления необходимо получить подтверждение от принимающей стороны о ее контактных данных и целях защиты персональных данных, а также перечень нормативных актов по защите данных для отдельных стран, а этого не произошло.

4. Политика, размещенная на сайте, не содержит информацию об обработке всех категорий субъектов и целей такой обработки.

5. В случае сбора данных на сайте политика должна быть размещена на той странице, где происходит сбор, но при верстке сайта этот факт упустили и оставили их на разных страницах.

Подробно о том, что представляют собой все типы проверок от Роскомнадзора и как к ним подготовиться, можно узнать из статьи.

Читайте на сайте статьи по теме Ответственность работодателя: во что обойдется нарушение трудового законодательства Что делать, если работодатель получил предостережение ГИТ К чему приводит нарушение трудового договора и условий труда Какие бывают индикаторы риска нарушения трудового законодательства Проверочные листы Роструда: как провести самопроверку и зачем это делать Роскомнадзор: проверка ведомства и как к ней подготовиться Плановые проверки: как проводят и чем отличаются от профвизитов Риск-ориентированный подход в проверках