Инструкция по делопроизводству: как составить и утвердить документ

В любой компании правильно выстроенная работа с документами помогает избежать ошибок и неприятных последствий из-за человеческого фактора. Одна из главных составляющих организации такой работы – инструкция по делопроизводству. В статье поговорим о том, как правильно подойти к процессу разработки и утверждения подобного локального акта.

ГОСТ Р 7.0.97-2025 Образец инструкции по делопроизводству Образец приказа о назначении ответственного за разработку инструкции по делопроизводству Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Зачем нужна инструкция по делопроизводству в организации

Инструкция по работе с документами или другими словами по делопроизводству помогает контролировать оборот деловых бумаг на предприятиях и дисциплинирует сотрудников, заставляя ответственнее относиться к документам. Такая инструкция – это внутренний ЛНА, который определяет единые правила ведения документооборота. 

В инструкции по делопроизводству устанавливают единый стиль оформления деловых бумаг, что упрощает их восприятие и обработку. Также определяют сроки подготовки и передачи документов между структурными единицами, процедуры хранения и правила списания дел в архив. 

В законодательстве нет обязательного требования для коммерческих организаций вводить у себя этот ЛНА, но большинство его разрабатывает и утверждает добровольно, поскольку видит в нем пользу.

Благодаря инструкции по делопроизводству:

• сводятся к минимуму риски штрафов от налоговой и других контрольных органов из-за нарушения сроков сдачи или неправильного оформления документов;
• повышается ответственность персонала за сохранность бумаг;
• становится проще восстановление утерянных или испорченных документов благодаря установленному порядку резервирования и архивации;
• улучшается взаимодействия между сотрудниками разных уровней и структурных единиц;
• стандартизированные процессы делают документооборот предсказуемым и управляемым.

Инструкцию по работе с документами создает тот сотрудник, который отвечает за ведение всего делопроизводства в компании. Обычно это делопроизводители или юридический отдел. В небольших компаниях эту работу могут поручить кадровой службе.

Важно! За отсутствие инструкции по работе с документами компанию не накажут, за это нет ответственности, но предъявить претензии собственным сотрудникам за ошибки в работе с документами будет сложно.

Как разработать инструкцию по делопроизводству

Бывает, что сотрудник, которому поручили разработку инструкции по работе с документами, подходит к процессу безответственно и вместо создания собственного ЛНА скачивает в интернете образец для госорганов. 

Но такой документ не учитывает нюансы бизнеса конкретной компании, ни ее структуру, ни производственные процессы. Более того, в сети может быть старая версия без последних изменений. Ее придется адаптировать под свой бизнес и проверять на соответствие нормативным актам. 

Компания может корректировать типовой документ и вносить любые правила, важно, чтобы инструкция отражала весь процесс работы с деловыми бумагами.

Подробнее о том, какие обязательные ЛНА должны быть в организации.

Инструкцию по делопроизводству создают на основании законодательных актов, которые обеспечивают единую политику в отношении работы с деловыми бумагами
на предприятии. Это федеральные законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ, от 06.04.2011 № 63-Ф3, от 27.07.2006 № 149-ФЗ и ряд других. 

Также Методические указания по созданию инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти из приказа Росархива от 24.12.2020 № 199, Правила, касающиеся документов Архивного фонда из приказа Росархива от 31.07.2025 № 77 и некоторые ГОСТы. 

Помимо этого стоит рассмотреть Примерную инструкцию по работе с документами, утвержденную Федеральным архивным агентством РФ № 44 от 11.04.2018.

Особенное внимание стоит уделить новому ГОСТ Р 7.0.97-2025, который вступил в силу в 2025 году. 

Новый стандарт внес ряд изменений, таких как:

• введение нового реквизита «Штрих-код (QR-код) документа»;
• изменение названия некоторых реквизитов, например, реквизит «Гриф ограничения доступа» переименован в «Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу»;
• уточнение порядка проставления реквизита «Отметка об электронной подписи», особенно в случаях использования цифровой подписи с указанием даты и времени подписания документа.

Эти нововведения нужно изучить и обязательно включить в соответствующие пункты инструкции по работе с документами.

Мы подробно разобрали все изменения на Мастер-классе «Новый ГОСТ Р 7.0.97-2025». Приобрести запись мероприятия можно здесь

Обратите внимание! Если в организации есть ЭДО и бумажные документы, то лучше их разделить и для каждого направления создать отдельный ЛНА.

Что должна содержать инструкция по делопроизводству

Хорошая инструкция по делопроизводству должна иметь четкую структуру, состоящую из нескольких взаимосвязанных разделов.

Общие положения. В этот раздел входит термин «делопроизводство», цель составления инструкции, область ее применения и сфера охвата. Объясняется предназначение ЛНА
и принципы работы с документами. 

Также тут определяют задачи, объясняют, какая группа сотрудников обязана следовать этому документу, и какое должностное лицо ответственно за поддержание порядка делопроизводства.

Документация и регистрация. Это основной раздел инструкции по делопроизводству, поскольку он детально регламентирует правила создания и оформления документов. 

В качестве ключевых разделов здесь выступают: 

• порядок оформления реквизитов деловых бумаг, таких как логотип компании, название документа, дата, номер и адресат;

• специфика заполнения конкретных форматов документов, например, приказов, договоров, протоколов и других деловых бумаг;

• особенности применения цифровых технологий: сканирование, электронный документооборот и ЭЦП.

В разделе также определяют требования к шрифтам, методам внесения изменений и корректировок.

Работа с документами. В этом разделе описывают весь процесс работы с документами, начиная от их поступления и заканчивая архивированием. 

Тут нужно указать как принимаются и регистрируются внешние и внутренние документы и какими способами они сортируются и распределяются между структурными единицами.

Помимо этого стоит внести информацию о контроле за исполнением заданий, связанных с бумагами и регулярности проверок соблюдения норм делопроизводства. 

Хранение и уничтожение документов. Этот раздел инструкции по делопроизводству определяет порядок и условия хранения деловых бумаг. Следует описать, где и как долго хранятся те или иные документы в зависимости от категорий и важности, как их переводят в архив и кто отвечает за архивное хранение и защиту информации. 

Также тут стоит отметить, как проходит выявление устаревших документов и их последующее уничтожение. 

Читайте подробнее об уничтожении документов, как его правильно организовать.

Приложения и дополнения. Этот раздел создают для прилагаемых к инструкции по делопроизводству дополнительных материалов. Обычно это шаблоны документов и форма журнала регистрации. Они служат наглядным инструментом и помогают персоналу лучше разобраться в нюансах работы с бумагами.

Нюансы составления ЛНА и оформления кадровых документов вы узнаете в нашем «Новейшем курсе по кадровому делопроизводству 3.0».

Скачать программу курса

Как сделать инструкцию по работе с документами полезной для сотрудников

Инструкция по делопроизводству может быть в организации, но пользоваться ею не хотят, сотрудники с ней знакомятся формально. Все потому, что это огромный многостраничный документ со сложной структурой, в котором «очень много текста» и «нет времени все читать». Особенно актуально это становится, когда документ основан на примерной инструкции по делопроизводству для госорганов.

Есть два способа исправить ситуацию:

1. Создать несколько ЛНА, которые будут регулировать взаимодействие с документами в каждом направлении. Например, может быть отдельная инструкция по кадровому делопроизводству, по бухгалтерскому, для отдела продаж, для производственных участков и так далее в зависимости от количества структурных единиц на предприятии. Это актуально для крупных компаний с большой структурой. При этом может существовать общий ЛНА для всего предприятия, который будет содержать только базовую информацию. А более конкретный порядок работы с теми или иными деловыми бумагами будет расписан в отдельных инструкциях.
2. Оптимизировать имеющуюся инструкцию. Такой способ подходит средним и малым организациям. При этом в самой инструкции остается общая теоретическая информация, а правила взаимодействия с определенными документами выносятся в приложения в виде таблиц и схем. Это позволит работникам каждого подразделения быстрее находить нужную информацию по своему участку работы и облегчит понимание правил. Если делопроизводственная инструкция разрабатывается в цифровом виде, то можно сделать удобное оглавление с гиперссылками.

У специалистов-делопроизводителей иногда возникает вопросы, нужно ли добавлять в инструкцию шаблоны электронных документов, которые легко можно создать в системе ЭДО? И поскольку их количество постоянно меняется в зависимости от бизнес-процессов компании, нужно ли каждый раз менять ЛНА и заново его утверждать? 

Юристы отвечают, что нет. Достаточно в тексте самой инструкции отметить, что приложенные к ней шаблоны приведены в качестве примера и могут меняться со временем.

Создание и утверждение инструкции по делопроизводству: пошаговый алгоритм

Чтобы разработать свой качественный локально-нормативный акт по работе с документами, можно придерживаться следующего пошагового плана:

1. Посмотреть и оценить, в каком состоянии находится делопроизводство. Нужно проанализировать, как происходит работа с бумагами, какие есть слабые места, например, документы теряются или вовремя не регистрируются. И как можно это исправить.
2. Определить ответственного сотрудника или группу сотрудников, которые займутся разработкой этого ЛНА. Люди должны иметь опыт взаимодействия с документами и знать нормативную базу по делопроизводству. 
3. Провести анализ действующих законодательных актов по работе с деловыми бумагами и учесть последние изменения, например, такие, как новый ГОСТ Р7.0.97-2025.
4. Создать проект-черновик инструкции, проработать каждый раздел подробно и сделать документ удобным для использования рядовыми сотрудниками.
5. Проверить проект на практике. Для этого стоит отдать черновик на ознакомление руководителям структурных подразделений и ключевым специалистам организации, собрать их мнения, замечания и предложения. Иногда целесообразно показать инструкцию внешнему эксперту для дополнительной экспертизы. Внести корректировки в документ, если они помогут его улучшить.
6. Утвердить ЛНА. После всех доработок и согласований нужно отправить документ генеральному директору компании. Он издает приказ об утверждении инструкции по делопроизводству.  У подобного распорядительного документа нет законодательно утвержденной формы, можно использовать свободную. Приказом инструкция вводится в действие.
7. Ознакомить с ЛНА всех сотрудников, работы которых он касается.

Изменения инструкции по делопроизводству

Все локально-нормативные акты всегда нужно поддерживать в актуальном состоянии.

Госорганы периодически вносят изменения в нормативные акты и стандарты или издают новые. В процессе деятельности может перестроиться структура компании или расшириться функции отдельных структурных единиц. Наконец, в локальный нормативный акт может закрасться ошибка, которую сразу не заметили, или возникнут предложения по его улучшению. Все это может послужить причиной, чтобы изменить инструкцию по делопроизводству. 

Алгоритм изменений несложный, но требует поэтапного подхода:

1. оценить, какие пункты нужно менять в текущей версии ЛНА;
2. подготовить письменно предложение по корректировке, этим занимается рабочая группа специалистов из всех отделов, которые участвуют в делопроизводстве; 
3. проверить предложение на соответствие законодательным нормам и внутренним ЛНА организации;
4. направить проект изменений всем заинтересованным специалистам и руководителям подразделений;
5. после согласования проект направить гендиректору для утверждения, тот издает приказ, в котором фиксируется новое состояние инструкции;
6. информировать сотрудников об изменениях в ЛНА: рассылают уведомления по электронной почте или публикуют обновленный документ на сайте компании или на внутреннем портале.

Читайте на сайте статьи по теме Как организовать или восстановить кадровое делопроизводство Кадровая политика организации Номенклатура дел: как составить и утвердить Какие обязательные реквизиты должны быть на кадровых документах