Сверху под шапкой
8 (800) 775 29 55
Заказать звонок
Войти
Мы в соцсетях
127410, Москва, муниципальный округ Отрадное, ш. Алтуфьевское, д. 41А, стр. 1
Институт Профессионального Кадровика
👑 Кадровый форум
Экосистема - скидка в июле
Мастер-класс по премиям
Обучение
Мероприятия
О компании
Библиотека кадровика
Статьи
Курсы для HR
Корпоративное обучение
О нас
    Сверху под шапкой
    Институт Профессионального Кадровика
    👑 Кадровый форум
    Экосистема - скидка в июле
    Мастер-класс по премиям
    Обучение
    Мероприятия
    О компании
    Библиотека кадровика
    Статьи
    Курсы для HR
    Корпоративное обучение
    О нас
      Институт Профессионального Кадровика
      0
      • 👑 Кадровый форум
      • Экосистема - скидка в июле
      • Мастер-класс по премиям
      • Обучение
      • Мероприятия
      • О компании
      • Библиотека кадровика
      • Статьи
      • Курсы для HR
      • Корпоративное обучение
      • О нас
      • Статьи
      • Другие
      • Кадры
      • Кадровое делопроизводство
      • Другие обязательные документы
      • Личные дела
      • Как вести личное дело работника
      Все статьи
      Вопросы и ответы Кадровые процедуры Кадровые документы Отдельные категории работников Воинский учет Оплата труда / пособия Проверки Отчеты Режим работы Персональные данные КЭДО Охрана труда Хранение и уничтожение документов Другие Другое
      Вопросы и ответы
      Кадровые процедуры
      Прием
      Увольнение
      Перевод/Перемещение
      Отпуск
      Командировки/РХТ
      Аудит
      Дисциплина труда
      Кадровые документы
      ЛНА
      Приказы
      Другие документы
      Отдельные категории работников
      Беременные/сотрудники с детьми
      Дистанционные работники
      Инвалиды
      Водители
      Иностранные работники
      Совместители
      Мобилизованные/ветераны боевых действий
      Другие категории
      Воинский учет
      Оплата труда / пособия
      Проверки
      Отчеты
      Режим работы
      Вахтовая работа
      Сверхурочная работа
      СУРВ
      Графики работы
      Персональные данные
      КЭДО
      Охрана труда
      Хранение и уничтожение документов
      Другие
      Кадры
      Управление персоналом
      Другое

      Как вести личное дело работника

      Сквозной баннер
      Ближайшие мероприятия
      22 июля
      Вебинар экосистемы
      Особенности трудовых отношений с участием иностранных граждан в 2025 году
      Подробнее ›››
      29 июля
      Вебинар экосистемы
      ЛНА об электронном документообороте: УНЭП
      Подробнее ›››
      5 августа
      Вебинар экосистемы
      Кадровый обзор. Изменения за июль
      Подробнее ›››
      Все мероприятия ›››
      Рекламный блок
      Узнайте, как рассчитывать зарплату, графики работы и нормы выработки при суммированном учете рабочего времени в новой методичке
      Получить
      Скачайте бесплатно документы популярные
      у кадровиков
      Бланк приказа о назначении ответственного за обработку персданных
      Скачать ›››
      325
      Примерная форма политики по персданным
      Скачать ›››
      326
      Статьи по теме
      Личный листок по учету кадров
      59237
      Рубрикатор
      • Вопросы и ответы
      • Кадровые процедуры
        • Прием
        • Увольнение
        • Перевод/Перемещение
        • Отпуск
        • Командировки/РХТ
        • Аудит
        • Медосмотры
        • Дисциплина труда
      • Кадровые документы
        • Договоры
        • ЛНА
        • Приказы
        • Другие документы
      • Отдельные категории работников
        • Беременные/сотрудники с детьми
        • Дистанционные работники
        • Инвалиды
        • Водители
        • Иностранные работники
        • Совместители
        • Мобилизованные/ветераны боевых действий
        • Другие категории
      • Воинский учет
      • Оплата труда / пособия
      • Проверки
      • Отчеты
      • Режим работы
        • Вахтовая работа
        • Сверхурочная работа
        • СУРВ
        • Графики работы
        • Рабочее время
      • Персональные данные
      • КЭДО
      • Охрана труда
        • Гражданская оборона
        • Несчастные случаи и профзаболевания
        • Обучение, инструктажи
        • Питание
        • Пожарная безопасность
        • СИЗ
        • Служба охраны труда
        • Спецоценка
      • Хранение и уничтожение документов
      • Другие
        • Кадры
        • Управление персоналом
      • Другое
      21 февраля
      107403
      Распечатать
      Время прочтения 7 мин

      Чтобы упорядочить информацию о сотрудниках компании и быстро найти нужные сведения, специалисты кадровой службы ведут личные дела на каждого работника. Но не все кадровики придают большое значение их оформлению и содержанию, что может повлечь за собой вопросы при проверке и даже штрафы. О том, как вести дела сотрудников правильно, какие документы в них должны быть, сколько хранить документацию, обо всем об этом расскажем в статье.  

      Содержание

       

      Обязательно ли вести личное дело сотрудника

      Как формировать личное дело работника

      Какие документы включаются в состав личного дела работника

      Личное дело работника. Какие документы в нем нельзя оставлять

      Как правильно оформить персональное дело

      Порядок ведения личных дел работников

      Бланк титульного листа личного дела


      Образец внутренней описи личного дела


      Бланк листа-заверителя личного дела

      Обязательно ли вести личное дело сотрудника

      Существует мнение, что ведение личных дел работников обязательно, но это не совсем верно. Такая обязанность есть только в государственном секторе. Когда служащий устраивается в новую организацию, личная папка «следует» за ним по запросу. Если человек уволится с государственной службы, то дело будут хранить на последнем месте еще 10 лет (ст. 42 закона от 27.07.2004 г № 79-ФЗ «О госслужбе»).

      Закон не заставляет частные компании вести личные дела людей, но в большинстве случаев это практикуется. Кадровые специалисты таким образом систематизируют информацию и поддерживают порядок в документации.

      Важно! Если руководитель компании или ИП решили ввести у себя обязательное заполнение персональных дел, это надо закрепить в ЛНА.

      Можно придумать свои правила, но коммерческие организации в основном используют регламент для госслужащих. 

      У ведения личных папок есть свои преимущества: своевременно учитываются сведения о сотруднике, все его документы хранятся в одном месте, можно отследить карьерные изменения и оценить профессиональный рост. С введением ЭДО стало возможным вести личные дела в электронном виде.

      Обратите внимание! Коммерческие компании не обязаны создавать копии личных дел работников на бумаге. Это делают только в госсекторе, чтобы дополнительно обезопасить сведения о работниках. Когда дела передают в архив, их оцифровывают.

      На госслужбе ведут дела на всех работников без исключения, это требование закона. На частные компании эти правила не распространяются, и руководство решает, вести ли дела сплошным методом или выборочно.

      При выборочном способе рекомендуют заполнять личные дела на руководящих работников, их заместителей и важных ключевых специалистов. Также на материально ответственных сотрудников. Если в организации формируют кадровый резерв, то рекомендации касаются этого случая тоже.

      Совет. Заводите персональное дело независимо от того, как трудоустроен человек: по срочному или бессрочному трудовому договору, по совместительству или на основном месте работы.

      Личное дело заводят в момент трудоустройства и ведут в течение всего периода работы человека в компании, после передают в архив.

      Как формировать личное дело работника

      Существует несколько правил, как составлять персональные дела, чтобы с ними было удобно работать и хранить их:

      1. Документы собирают в папку отдельно на каждого сотрудника. Можно сразу завести картонную, именно в ней дела принимают в архиве.
      2. Не стоит формировать папку толще 4 см или 250 листов (п. 4.20 правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Если бумаг больше, создают еще один том.
      3. Постоянные документы не стоит мешать с временными. 
      4. В персональном деле могут быть оригиналы и копии деловых бумаг. Специально заверять их не нужно. Также не нужно хранить несколько копий одного и того же документа. 
      5. Если у документа есть приложение, хранить их следует вместе.
      6. Все бумаги или файлы в деле должны подшиваться в хронологическом порядке. 

      Какие документы включаются в состав личного дела работника

      Что должно быть в личном деле сотрудника, закон не регламентирует, компании сами это определяют. Виды документов, из которых будет состоять папка, нужно закрепить в ЛНА организации.   

      На практике бумаги в личном деле делят на три раздела: 

      • Документация при трудоустройстве. Сюда входит то, что предоставляет человек: паспорт, ИНН и СНИЛС, также документы воинского учета, дипломы и рекомендации с прошлой работы. И бланки, которые составляет работник кадровой службы: анкета и заявление о приеме, приказ, договор. 
      • Текущие бумаги, которые добавляются в процессе работы. Это дополнительные соглашения, сведения о повышении квалификации, о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, о медосмотрах, приказы о переводе, докладные, объяснительные. 
      • Документы при увольнении. Сюда входят заявление, приказ, свидетельство о смерти сотрудника. 

      Если компания продолжает вести карточки Т2 после 2021 года, то в личное дело их включать не нужно, они хранятся отдельно.

      Личное дело работника. Какие документы в нем нельзя оставлять

      Закон от 27.07.06 №152-ФЗ «О персональных данных» определяет, при каких условиях можно хранить личную информацию о человеке:

      • работник сам дал письменное согласие;
      • четко обозначили цели обработки и хранения;
      • сведения не избыточны относительно целей.

      Документы, которые напрямую не относятся к трудовой деятельности человека, признаются избыточными. Например, копия паспорта, свидетельств о браке или рождении детей, ИНН, СНИЛС, военного билета и ряда других документов. Если работник дал согласие на их обработку и хранение, то бланк согласия хранится в персональном деле, а копии документов в отдельном конверте. 

      Подробнее о согласии на обработку персданных читайте в статье.

      Важно! Не храните копии документов уволившихся людей. Сведения хранят не дольше, чем требует цель обработки, которая с увольнением теряет смысл. Также не храните резюме тех, кого на работу не взяли. В случае формирования кадрового резерва нужно попросить письменное согласие человека.

      Как правильно оформить персональное дело

      Перед тем как начать оформление личных дел, сотрудник должен получить допуск к персональным данным работников.

      Как хранить персональные данные читайте в статье.

      Как оформлять дела, закон не определяет, поэтому ответственному специалисту следует руководствоваться правилами из практики. 

      У каждого дела должна быть обложка или титульный лист (скачать образец), которую формируют по ГОСТ17914-72 от 17.07.1972 г. Титульный лист должен включать в себя:

      • место для архивного штампа
      • номер дела и тома
      • название компании и структурное подразделение
      • сведения о сотруднике
      • дата открытия и закрытия дела
      • количество листов и срок хранения

      Далее следует опись (образец), в ней отражается информация о том, какие документы в личном деле работника хранятся. Сразу нужно внести те, которые сотрудник принес при приеме, это поможет избежать проблем при обвинении в утере документов.

      Опись личного дела работника можно составить от руки или на компьютере. Если в ней несколько листов, их нужно пронумеровать. Обычно ее составляют в одном экземпляре, но если работник просит копию, то нельзя отказывать. А вот передавать на руки личное дело сотруднику нельзя.

      После увольнения человека все свободные строчки в описи перечеркиваются.

      Порядок ведения личных дел работников

      Если в компании принято вести персональные дела, то в ЛНА нужно прописать порядок их ведения.

      Чаще всего он включает в себя следующие пункты:

      • регистрация. Заводят журнал учета личных папок;
      • исправление ошибок и внесение изменений. Все изменения вносят на основании соответствующих документов. Ошибки исправляют также как в бумажных трудовых книжках: зачеркивают, сверху пишут верную информацию, на полях отметка и дата
      • хранение личных дел работников. Указывают, как и где будут храниться папки, и кто имеет к ним доступ;
      • архивирование. Не раньше, чем через год и не позже, чем через три после закрытия  дела его отправляют в архив компании. Перед этим прошивают, нумеруют листы, составляют лист-заверитель (образец) и оформляют обложку.

      • Комментарии
      ...Загрузка комментариев...

      Назад к списку Следующая статья
       
      Компания
      О нас
      Сведения об организации
      Отзывы клиентов
      Наши спикеры
      Подарочные сертификаты
      Карьера с ИПК
      Достижения наших учеников
      Программа лояльности
      Обработка и защита персональных данных
      Продукты
      Курсы для кадровиков
      Курсы для HR
      Корпоративные программы
      Мероприятия
      Статьи
      Кадры
      Управление персоналом
      Оставайтесь на связи
      Наши контакты

      8 (800) 775 29 55
      Будни: с 9:00 до 18:00
      127410, Москва, муниципальный округ Отрадное, ш. Алтуфьевское, д. 41А, стр. 1
      support@profkadrovik.ru
      © 2025 profkadrovik.ru. При использовании материалов сайта ссылка на первоисточник обязательна.
      0

      Корзина

      Ваша корзина пуста
      Нажмите здесь, чтобы продолжить покупки

      Пользуясь нашим сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies