Все статьи

Кадры Блоги Блог Валентины Митрофановой Вопросы и ответы Главное сейчас Управление персоналом

Личное дело работника

21 Февраля

244

Содержание

Что такое личное дело работника
Обязательно ли вести личные дела сотрудников
Персональные данные работника — как не оказаться в суде
Ответственность работодателя
Как создать личное дело работника
Титульный лист
Внутренняя опись
Основной блок — документы сотрудника
Лист-заверитель
Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле работника
Подведем итоги

Что такое личное дело работника

Личное дело — это ряд документов, содержащих сведения о сотруднике и его работе. Все эти бумаги принято подшивать в одну папку, правильно маркировать и хранить, как в архиве.

Работа по созданию, систематизации и хранению личных дел сотрудников, как правило, ложится на плечи кадровой службы.

Обязательно ли вести личные дела сотрудников

Законодательство РФ требует от работодателя вести личные дела сотрудников, только если это:

Государственные гражданские служащие. Это чиновники всех рангов. Те, кто работает в Администрации Президента, Госдуме, в различных ведомствах общероссийского и локального значения, в управах, муниципалитетах и местных органах власти.
Военнослужащие и сотрудники силовых ведомств.
Работники Федеральной таможенной службы РФ.
Научно-педагогические работники.

Во всех остальных случаях ведение личных дел необязательно.

При этом руководство любой компании вправе организовать ведение личных дел работников по собственной инициативе — в таком случае нужно выпустить специальный локальный акт, регулирующий этот вопрос.

Персональные данные работника — как не оказаться в суде

Многие работодатели, несмотря на необязательность ведения личных дел в большинстве случаев, все же ведут их, поскольку это очень удобный инструмент.

Можно в любой момент обратиться к полной документации о сотруднике, прояснить любой вопрос, обработать любой запрос извне (от банка, кредитующего сотрудника, от консульства, в которое он обратился за оформлением визы, от медицинского учреждения и пр.) Имея доступ к копиям документов сотрудника, можно в том числе назначить ему льготы или дополнительные выплаты, если для этого есть основание.

Хранение и обработка анкет, ксерокопий, личных карточек, фотографий попадает под определение обработки персональных данных.

В федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» сказано, что обрабатывать и хранить данные специалиста можно только при соблюдении трех основных условий:

Получено письменное согласие работника с его личной подписью.
В согласии четко и конкретно прописаны цели обработки и хранения.
Данные, содержащиеся в личном деле, не избыточны по отношению к этим целям.

То есть: хранение в личном деле сотрудника ксерокопий его документов — паспорта, ИНН, СНИЛС, диплома, свидетельства о браке и пр., — в большинстве случаев создает прецедент избыточности.

Ответственность работодателя

Избыточное, неоправданное хранение персональных данных работника — это прямое нарушение части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. Предусмотренное наказание — от 30 до 50 тысяч рублей для юридического лица.
Хранение и обработка данных без письменного согласия работника — это нарушение части 2 той же статьи. Карается наложением штрафа для организаций от 15 до 75 тысяч рублей.
Несвоевременное реагирование на запросы сотрудника, чьи персональные данные хранит работодатель — нарушение части 5 той же статьи. Штраф для юрлиц составляет от 15 до 45 тысяч рублей.

Личный листок по учету кадров

226

Личная карточка работника

4718

Курсы кадрового делопроизводства

143

Как создать личное дело работника

Чтобы не нарушить права работника и не попасть под санкции правоохранителей, личное дело работника следует оформлять в соответствии с действующим законодательством и по определенным правилам.

В первую очередь сотрудник должен подписать согласие на обработку персональных данных — и только после этого можно формировать дело.

Лучше всего будет скачать бланк и образец личного дела работника и заполнить его в соответствии с правилами.

Титульный лист

В нем указываются:

Название организации.
Отдел, в котором работает сотрудник (или структурное подразделение).
Фонд, опись, номер дела.
Надпись: «Личное дело №…», куда проставляется порядковый номер.
Фамилия, имя и отчество сотрудника.
Дата начала и окончания дела (чаще всего совпадает с датой приема на работу и датой увольнения).
Количество листов.
Срок хранения (как правило, это 75 лет).

Личное дело работника — скачайте бланк титульного листа.

Внутренняя опись

Это таблица, в которой перечислены наименования всех вложений в дело — вместе с датами самих бумаг, датами включения в дело и номерами страниц.

Личное дело работника — скачайте бланк внутренней описи.

Основной блок — документы сотрудника

Все документы, которые имеют отношение к трудовой деятельности работника, в порядке хронологии. Нужно пронумеровать их сквозной нумерацией.

Лист-заверитель

Этот лист наклеивается за верхнюю кромку к последней обложке скоросшивателя, либо сшивается вместе с остальными бумагами.

В заверителе должны быть указаны:

фонд, опись, номер дела;
страницы, пропущенные при нумерации;
литерная нумерация;
наличие конвертов или крупноформатных листов;
наличие повреждений.

Обязательно должна присутствовать подпись составителя (специалиста по кадрам), расшифровка и дата формирования личного дела.

Личное дело работника — скачать лист-заверитель.

Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле работника

Основной блок личного дела стоит начать с грамотно составленного согласия на обработку персональных данных.

Оно должно содержать в себе конкретный перечень данных, четко сформулированные цели обработки и собственноручную подпись сотрудника в том, что он с этими условиями согласен.

При условии обоснованной цели хранения, в личном деле работника могут находиться:

резюме;
анкета;
характеристика;
автобиография;
личная карточка по форме Т-2;
заявление о приеме на работу;
копия приказа о приеме на работу;
копия трудового договора;
дополнительные соглашения к нему;
копия договора о материальной ответственности;
должностная инструкция;
копии приказов о назначении на должность, переводе на другую работу, командировках;
справки-результаты профессиональных медицинских осмотров;
приказы и распоряжения в отношении сотрудника: об отпуске, о дисциплинарном взыскании;
документы о повышении квалификации;
документы о прохождении экзаменов и аттестаций;
служебные записки и заявления сотрудника.

Хранить с осторожностью или лучше отказаться от хранения в личном деле:

копия паспорта;
копия СНИЛС;
копия ИНН;
копия военного билета;
копии свидетельств о браке, разводе, рождении детей.

Так или иначе, значительная часть этой информации зафиксирована в личной карточке сотрудника. Другая часть – например, ИНН, – находится в открытом доступе в профессиональных электронных базах официальных ведомств.

Ни при каких обстоятельствах не включать в личное дело:

какие-либо документы, свидетельствующие о принадлежности сотрудника к политическим или религиозным организациям;
информацию о частной жизни работника в любом виде и на любых носителях;
иные документы этического толка.

Подведем итоги

Личное дело работника — удобный инструмент для работы кадровика. Он суммирует все данные о сотруднике и помогает содержать их в порядке.

Однако, к ведению личных дел стоит подойти со всей ответственностью.

В 2014 и 2015 годах в России прошел ряд судебных процессов, взволновавших профессиональное сообщество специалистов по кадрам. По итогу слушаний был составлен важный документ — Постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 г. № Ф08-480/14.

Суд признал, что работодатель не имеет права самостоятельно составлять произвольный список документов для хранения и обработки. Этот список должен быть обоснованным и адекватным. Хаотичное хранение максимального количества данных сотрудника нарушает его права и свободы и противоречит действующему законодательству.