Как вести личное дело работника

Чтобы упорядочить информацию о сотрудниках компании и быстро найти нужные сведения, специалисты кадровой службы ведут личные дела на каждого работника. Но не все кадровики придают большое значение их оформлению и содержанию, что может повлечь за собой вопросы при проверке и даже штрафы. О том, как вести дела сотрудников правильно, какие документы в них должны быть, сколько хранить документацию, обо всем об этом расскажем в статье.  

Бланк титульного листа личного дела Образец внутренней описи личного дела Бланк листа-заверителя личного дела

Обязательно ли вести личное дело сотрудника

Существует мнение, что ведение личных дел работников обязательно, но это не совсем верно. Такая обязанность есть только в государственном секторе. Когда служащий устраивается в новую организацию, личная папка «следует» за ним по запросу. Если человек уволится с государственной службы, то дело будут хранить на последнем месте еще 10 лет (ст. 42 закона от 27.07.2004 г № 79-ФЗ «О госслужбе»).

Закон не заставляет частные компании вести личные дела людей, но в большинстве случаев это практикуется. Кадровые специалисты таким образом систематизируют информацию и поддерживают порядок в документации.

Важно! Если руководитель компании или ИП решили ввести у себя обязательное заполнение персональных дел, это надо закрепить в ЛНА.

Можно придумать свои правила, но коммерческие организации в основном используют регламент для госслужащих. 

У ведения личных папок есть свои преимущества: своевременно учитываются сведения о сотруднике, все его документы хранятся в одном месте, можно отследить карьерные изменения и оценить профессиональный рост. С введением ЭДО стало возможным вести личные дела в электронном виде.

Обратите внимание! Коммерческие компании не обязаны создавать копии личных дел работников на бумаге. Это делают только в госсекторе, чтобы дополнительно обезопасить сведения о работниках. Когда дела передают в архив, их оцифровывают.

На госслужбе ведут дела на всех работников без исключения, это требование закона. На частные компании эти правила не распространяются, и руководство решает, вести ли дела сплошным методом или выборочно.

При выборочном способе рекомендуют заполнять личные дела на руководящих работников, их заместителей и важных ключевых специалистов. Также на материально ответственных сотрудников. Если в организации формируют кадровый резерв, то рекомендации касаются этого случая тоже.

Совет. Заводите персональное дело независимо от того, как трудоустроен человек: по срочному или бессрочному трудовому договору, по совместительству или на основном месте работы.

Личное дело заводят в момент трудоустройства и ведут в течение всего периода работы человека в компании, после передают в архив.

Как формировать личное дело работника

Существует несколько правил, как составлять персональные дела, чтобы с ними было удобно работать и хранить их:

1. Документы собирают в папку отдельно на каждого сотрудника. Можно сразу завести картонную, именно в ней дела принимают в архиве.
2. Не стоит формировать папку толще 4 см или 250 листов (п. 4.20 правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Если бумаг больше, создают еще один том.
3. Постоянные документы не стоит мешать с временными. 
4. В персональном деле могут быть оригиналы и копии деловых бумаг. Специально заверять их не нужно. Также не нужно хранить несколько копий одного и того же документа. 
5. Если у документа есть приложение, хранить их следует вместе.
6. Все бумаги или файлы в деле должны подшиваться в хронологическом порядке. 

Какие документы включаются в состав личного дела работника

Что должно быть в личном деле сотрудника, закон не регламентирует, компании сами это определяют. Виды документов, из которых будет состоять папка, нужно закрепить в ЛНА организации.   

На практике бумаги в личном деле делят на три раздела: 

• Документация при трудоустройстве. Сюда входит то, что предоставляет человек: паспорт, ИНН и СНИЛС, также документы воинского учета, дипломы и рекомендации с прошлой работы. И бланки, которые составляет работник кадровой службы: анкета и заявление о приеме, приказ, договор. 
• Текущие бумаги, которые добавляются в процессе работы. Это дополнительные соглашения, сведения о повышении квалификации, о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, о медосмотрах, приказы о переводе, докладные, объяснительные. 
• Документы при увольнении. Сюда входят заявление, приказ, свидетельство о смерти сотрудника. 

Если компания продолжает вести карточки Т2 после 2021 года, то в личное дело их включать не нужно, они хранятся отдельно.

Личное дело работника. Какие документы в нем нельзя оставлять

Закон от 27.07.06 №152-ФЗ «О персональных данных» определяет, при каких условиях можно хранить личную информацию о человеке:

• работник сам дал письменное согласие;
• четко обозначили цели обработки и хранения;
• сведения не избыточны относительно целей.

Документы, которые напрямую не относятся к трудовой деятельности человека, признаются избыточными. Например, копия паспорта, свидетельств о браке или рождении детей, ИНН, СНИЛС, военного билета и ряда других документов. Если работник дал согласие на их обработку и хранение, то бланк согласия хранится в персональном деле, а копии документов в отдельном конверте. 

Подробнее о согласии на обработку персданных читайте в статье.

Важно! Не храните копии документов уволившихся людей. Сведения хранят не дольше, чем требует цель обработки, которая с увольнением теряет смысл. Также не храните резюме тех, кого на работу не взяли. В случае формирования кадрового резерва нужно попросить письменное согласие человека.

Как правильно оформить персональное дело

Перед тем как начать оформление личных дел, сотрудник должен получить допуск к персональным данным работников.

Как хранить персональные данные читайте в статье.

Как оформлять дела, закон не определяет, поэтому ответственному специалисту следует руководствоваться правилами из практики. 

У каждого дела должна быть обложка или титульный лист (скачать образец), которую формируют по ГОСТ17914-72 от 17.07.1972 г. Титульный лист должен включать в себя:

• место для архивного штампа
• номер дела и тома
• название компании и структурное подразделение
• сведения о сотруднике
• дата открытия и закрытия дела
• количество листов и срок хранения

Далее следует опись (образец), в ней отражается информация о том, какие документы в личном деле работника хранятся. Сразу нужно внести те, которые сотрудник принес при приеме, это поможет избежать проблем при обвинении в утере документов.

Опись личного дела работника можно составить от руки или на компьютере. Если в ней несколько листов, их нужно пронумеровать. Обычно ее составляют в одном экземпляре, но если работник просит копию, то нельзя отказывать. А вот передавать на руки личное дело сотруднику нельзя.

После увольнения человека все свободные строчки в описи перечеркиваются.

Порядок ведения личных дел работников

Если в компании принято вести персональные дела, то в ЛНА нужно прописать порядок их ведения.

Чаще всего он включает в себя следующие пункты:

• регистрация. Заводят журнал учета личных папок;
• исправление ошибок и внесение изменений. Все изменения вносят на основании соответствующих документов. Ошибки исправляют также как в бумажных трудовых книжках: зачеркивают, сверху пишут верную информацию, на полях отметка и дата
• хранение личных дел работников. Указывают, как и где будут храниться папки, и кто имеет к ним доступ;
• архивирование. Не раньше, чем через год и не позже, чем через три после закрытия  дела его отправляют в архив компании. Перед этим прошивают, нумеруют листы, составляют лист-заверитель (образец) и оформляют обложку.