Как составить акт об отсутствии на рабочем месте

Сотрудники должны соблюдать рабочий график согласно ПВТР. Если работник постоянно опаздывает, уходит раньше или вообще не приходит на работу, его можно наказать, но перед этим следует зафиксировать, что человека нет на работе. Для этого составляют акт об отсутствии на рабочем месте. Как оформить такой документ, что в нем должно быть и на какие нюансы обратить внимание, расскажем в статье.

Образец приказа о простое по вине работодателя Образец акта об отсутствии работника на рабочем месте

Когда составляют акт об отсутствии на рабочем месте

Если сотрудник исчез после обеда, сильно опаздывает или не пришел с утра и не предупредил коллег, то в большинстве компаний сначала пытаются выяснить, где он. Но есть работодатели, которые строго подходят к нарушению дисциплины и сразу составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте.

Обратите внимание! Акт об отсутствии на рабочем месте можно составлять, если сотрудник отсутствует любое количество времени, не обязательно ждать четыре часа. Но чаще всего выжидают именно этот период, если работник не появляется, составляют документ. Стоит помнить, что время обеда в эти четыре часа не входит.

Если были уважительные основания, то акт не представляет никакой угрозы для сотрудника, как правило, на этом дело заканчивается. Если нет, то документ послужит поводом, чтобы уволить нарушителя.

Закон не регламентирует, кто составляет акт об отсутствии. Это может сделать непосредственный начальник, офис-менеджер, сотрудник кадровой службы или юрист компании. Главное — акт должны подписать два свидетеля, которые видели, что работника нет на месте.

Перед тем как составлять акт об отсутствии на рабочем месте

Составление акта об отсутствии на рабочем месте — процедура недолгая, но сначала нужно выяснить причины, по которым сотрудника нет на работе, не стоит сразу увольнять его за прогул (ст. 81 ТК РФ). В Трудовом кодексе не говорится об основаниях, по которым работник может оставлять рабочее место или не приходить на работу. На практике считают оправданным отсутствие человека в некоторых ситуациях:

• Когда случилось что-то чрезвычайное, что не зависит от самого работника: стихийные бедствия и погодные катаклизмы, сбой в работе транспорта, коммунальные аварии дома, вызов в полицию или суд. 
• Работник заболел и у него есть подтверждающие документы, или умер близкий родственник, или нужно срочно госпитализировать его.
• Работник не пришел, потому что сдавал донорскую кровь (ст. 186 ТК РФ) или участвовал в забастовке (ст. 414 ТК РФ), или ему задерживают зарплату больше чем на 15 дней. В последнем случае сотрудник пишет заявление на имя руководителя, что приостанавливает работу (ст. 142 ТК РФ). Даже если работодатель выплатит часть суммы, он не вправе требовать, чтобы сотрудник вышел, и увольнять за отсутствие на работе. 
• В организации простой. Это время считается рабочим, и сотрудники обязаны быть на своих местах. Если нет другой работы, то можно отпустить всех домой. Такое решение нужно зафиксировать письменно, например, издать приказ о простое и ознакомить с ним всех сотрудников. Образец можно скачать по ссылке. Обычно так мало кто делает, ограничиваются сообщениями по электронной почте или в рабочих мессенджерах.

Важно! Стоит помнить одну особенность: со стороны работодателя суд принимает только официальные документы как доказательство. Со стороны работника он принимает все документы, даже распечатку переписки по электронным каналам связи.

Поэтому если официального приказа нет, но есть письмо, которое освобождает людей от работы на время простоя, уволить их за отсутствие на рабочем месте не получится.

Больше информации о простое по вине работодателя читайте в статье.

• Ссора с начальником после которой работник ушел. Сотрудник имеет право отказаться делать то, что угрожает его жизни или здоровью, или не входит в должностные обязанности (ст. 379 ТК РФ). Суды считают незаконные требования начальника уважительной причиной отсутствия (Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 08.11.2021 №18-КГ21-93-К4). 
• Устные договоренности с работником об изменении графика. Они не имеют юридической силы. Все фиксируйте письменно.
• Дистанционная работа без оформления. Если с работником в личной переписке договорились, что он будет работать из дома, не надо составлять на него акт об отсутствии и увольнять. Суд встанет на его сторону.

Порядок действий при отсутствии сотрудника на работе

В законе не сказано, что должен делать работодатель, если обнаружил отсутствие сотрудника, каждый разрабатывает и утверждает свои правила. Вот несколько пунктов, которые используют большинство компаний.

1. Составляют акт.  Если сотрудник покинул рабочее место без предупреждения или не пришел на работу один день, то составляют один акт. Если его нет много дней, то в этом случае каждая организация решает сама. Можно составлять акты за каждый день либо раз в неделю или месяц, если сотрудник отсутствует долго. Реже не рекомендуется, потому что применить дисциплинарное взыскание можно только в законные сроки (ст. 193 ТК РФ).

Важно! Срок будут исчислять с последнего зафиксированного дня отсутствия (определение Московского городского суда от 12.09.2013 № 11-26543/2013).

Акт об отсутствии на рабочем месте 2023 года можете скачать по ссылке.

2. В табеле ставят особую отметку. До того момента, как выяснится причина отсутствия работника, в табеле учета рабочего времени нужно ставить код «НН» или «30». Если табель ведут вручную, то отметку ставят карандашом, чтобы потом можно было поправить.

Как не путаться в кодах табеля учета рабочего времени, читайте в статье.

3. Отправляют работнику письмо. На домашний адрес работника посылают, уведомление о невыходе на работу и просят объяснить отсутствие. Все эти документы станут доказательствами, если дело пойдет в суд. 

Акт составляют в двух экземплярах на бумаге от руки или на компьютере. Форму документа законодательно не утвердили, поэтому можно разработать свой шаблон или написать в свободной форме на обычном листе А4. 

Содержание документа закон тоже не регламентирует, поэтому целесообразно опираться на судебную практику в этом вопросе и внести в акт следующие сведения:

• название компании работника;
• дата и порядковый номер самого документа;
• число, когда зафиксировали отсутствие человека, если он не пришел на работу. Если самовольно ушел, то еще и время ухода;
• должность и ФИО нарушителя дисциплины;
• сведения о свидетелях;
• объяснения работника, если он их дал.

В судебной практике были случаи, когда судьи становились на сторону работников только потому, что акт об отсутствии составили неправильно. Самая частая ошибка в этом документе — нет времени или даты отсутствия, акт не подписан всеми участниками. Поэтому важно относится ответственно к таким документам, составлять их внимательно и вовремя.