Сотрудник пропал: что делать работодателю
В трудовой практике встречаются ситуации, когда сотрудники пропадают: не приходят утром в офис, не возвращаются с обеда или даже исчезают при исполнении своих служебных обязанностей, когда, к примеру, работают в море или занимаются геолого-разведывательными работами.
Если с последней категорией персонала обычно вопросов не возникает и поисково-спасательные операции начинают быстро, то на офисных работников зачастую вешают ярлык «прогульщик» и увольняют за прогул. Но эта ошибка, которая может дорого стоить компании. В статье поговорим о том, что делать, если на работе пропал сотрудник.
|
Памятка «Алгоритм действий кадрового специалиста: что делать, если сотрудник не вышел на работу» Памятка «Как сократить риски увольнения отсутствующего сотрудника» |
Пропал работник: что делать
Причин для исчезновения работника много: новое место с выгодными условиями, отсутствие взаимопонимания в коллективе, желание просто отдохнуть. Но бывают и серьезные происшествия, поэтому не стоит поспешно увольнять сотрудника.
Если выяснится, что он отсутствовал по уважительной причине, суд отменит увольнение и обяжет компанию выплатить заработную плату в размере среднего заработка за время вынужденного отсутствия, компенсировать моральный вред и судебные издержки. Также придется восстановить сотрудника на работе.
Помимо этого, для самой организации такой трудовой спор — это повышение категории риска для проверок ГИТ и подпорченная репутация.
При пропаже сотрудника работодателю нужно четко соблюдать кадровые процедуры и фиксировать каждый шаг поиска. Если первая попытка связаться с сотрудником провалилась, нужно задокументировать его отсутствие на рабочем месте с помощью акта. После начинать масштабный розыск с выездом к сотруднику домой, подключением родственников и полиции. Каждый этап, будь то осмотр рабочего места или проверка адреса, требует письменного оформления. Если исчезновение произошло при работе в сложных природных или климатических условиях или не исключен несчастный случай со смертельным исходом, то полицию и МЧС подключают сразу. Особое внимание стоит уделить судебному порядку признания гражданина безвестно отсутствующим.
|
Важно! Если действительно был прогул, не стоит сразу оформлять увольнение пропавшего работника, пусть даже и по всем правилам — нужно учитывать тяжесть проступка, его обстоятельства и поведение прогульщика. Если он раньше выполнял свои обязанности без нареканий, его не привлекали к ответственности, то суд может посчитать такое наказание слишком жестким и восстановить работника. |
Поиск пропавшего работника: день первый
Как только стало понятно, что сотрудник действительно исчез, нужно собирать доказательства.
Первый шаг — составление служебной записки и актов об отсутствии на работе.
Непосредственный руководитель исчезнувшего подчиненного должен письменно уведомить директора и кадровую службу о его пропаже.
Хотя закон и не обязывает, но служебную записку написать стоит. Она послужит точкой отсчета законного срока для дисциплинарного взыскания на случай, если сотрудник объявится и причина невыхода будет неуважительной.
На основе служебной записки составляют акты об отсутствии на рабочем месте.
Юристы рекомендуют в день пропажи работника составить два акта: первый по прошествии более 4 часов после начала работы, второй в конце дня, при условии, что исчезновение произошло с утра. Это покажет, что вы все время контролировали ситуацию.
В акте укажите точное время и подписи минимум трех свидетелей.
Эти два документа будут основанием, чтобы в табеле учета рабочего времени проставить код «НН».
Второй шаг — попытка выйти на связь. Не отключайте исчезнувшего сотрудника от корпоративной сети, у него должна сохраняться возможность контакта с руководителем.
Все попытки связаться с сотрудником нужно зафиксировать. В мессенджерах сделайте снимок экрана, где видно, доставлены ли сообщения или нет. Звоните при свидетелях, которые потом подтвердят, что работник не отвечал на ваши звонки.
С корпоративной электронной почты напишите официальное письмо, в котором запросите объяснения отсутствия.
|
|
Важно! Если пропавший сотрудник работал с персональными данными, нужно ограничить доступ к ним и использовать механизмы защиты такой информации. |
Научитесь правильно оформлять дисциплинарные взыскания и увольнять сотрудников за виновные действия без риска судебных споров и штрафов ГИТ на авторском курсе Валентины МИТРОФАНОВОЙ «Недобросовестный работник». Объем курса — 36 академических часов, по завершении выдаем удостоверение о повышении квалификации.
Поиск пропавшего работника: день второй
Когда первый день поиска не дал результатов, работодателю нужно показать, что он добросовестно пытался выйти на связь с сотрудником. Нельзя просто сидеть и выжидать время, чтобы потом уволить. Суд обязательно поинтересуется, что делала организация, чтобы найти работника.
Сначала стоит провести ревизию рабочего места сотрудника. Для этого назначьте комиссию хотя бы из трех коллег.
Проверьте стол, тумбочку или шкафчик в присутствии комиссии. Если исчезнувший забрал свои вещи — это «звоночек», но еще не доказательство прогула. Однако в акте осмотра рабочего места это стоит зафиксировать. Это косвенно подтвердит в суде, что уход был преднамеренным.
После нужно проверить компьютер потерявшегося сотрудника. Вместе с членами комиссии просмотрите рабочую переписку и историю браузера. Важно найти зацепки: возможно, пропавший искал билеты, подавал резюме или обсуждал с кем-то из коллег свой уход.
Узнайте из нашей памятки, как сократить риски увольнения отсутствующего сотрудника по ссылке
|
Обратите внимание! Рабочий компьютер — это собственность работодателя, и все, что на нем находится, должно касаться только работы, поэтому проверка рабочей почты, корпоративных мессенджеров и всех рабочих файлов допустима. Уголовное наказание за нарушение тайны переписки здесь не применяется. Однако заходить в личную почту или соцсети работника нельзя, это уже прямое нарушение ст. 138 УК РФ. Хотя, если сотрудник сам сохранил пароли в браузере, это могут классифицировать только как неправомерный доступ к компьютерной информации (ст. 272 УК РФ). |
Следующим шагом будет выезд по адресу проживания пропавшего коллеги. Комиссия может поехать по месту жительства сотрудника, указанному в личном деле. Заходить в квартиру без согласия или принуждать родственников открыть дверь нельзя. Если никто не открыл, поговорите с соседями, выясните, когда они в последний раз видели своего соседа. Результат зафиксируйте в акте о выезде по адресу.
|
|
Совет. Если при приеме на работу кадровый специалист попросил работника заполнить анкету с контактами на случай экстренной ситуации, звоните по всем оставленным номерам. В противном случае ищите родственников через соцсети. Важно делать снимки экрана с перепиской, даже если родственники говорят, что сами не знают, где пропавший. Это докажет, что компания пыталась прояснить ситуацию. |
Следующим шагом через «Почту России» отправьте заказные письма с уведомлением о получении на все адреса пропавшего, которые найдете. В письмах попросите прийти на работу или сообщить о мотивах невыхода.
Если письмо придет обратно, не стоит открывать его, держите его вместе с чеком об оплате в отдельной папке. В случае судебного спора он станет главным доказательством, что вы честно пытались получить объяснения.
|
|
Важно! Обратите внимание на пометку, с которой вернулось письмо. Возврат из-за истекшего срока хранения означает, что письмо пролежало на почте и за ним не пришли. Согласно ст. 165.1 ГК РФ это считается надлежащим уведомлением. А вот если на письме пометка «адресат выбыл», то для суда это сигнал, что ваша попытка связи была «в никуда» и вы не обеспечили надлежащее уведомление. |
По закону работник не обязан сообщать об изменении адреса, хотя работодатели прописывают это в ЛНА или трудовом договоре. Стоит помнить, что адрес — это персональные данные, и такая обязанность будет легальной только при условии, что у компании есть Положение о сборе, хранении и обработке персональных данных и работник с ним ознакомлен под подпись.
Если письмо вернулось с пометкой «адресат выбыл», придется искать другие адреса по прописке, по факту или подавать в розыск.
Работодатель может обратиться:
- В больницы через справочную службу скорой помощи;
- В полицию с заявлением о пропаже человека. Заявить может не только родственник, но и любой заинтересованный гражданин.
Формы у заявления нет, можно использовать свободную. К нему нужно прикрепить копии трудового договора и актов об отсутствии на работе.
Дайте полиции фотографию потерявшегося коллеги, если есть. По итогам розыска компанию уведомят.
Смотрите полезные материалы по теме в экосистеме «Кадровый обзор»:
-
обзор разъяснений, можно ли уволить за длительный прогул пропавшего работника
-
запись и презентацию вебинара «Прогул как основание для увольнения работника»
Подписчики экосистемы могут использовать эти материалы бесплатно. Если вы еще не подписчик, оформите тестовый доступ всего за 999 руб. и используйте все материалы экосистемы «Кадровый обзор» для вашей работы без ограничений.
Если пропал сотрудник «на посту»: что делать работодателю
Бывает, что сотрудник пропадает посреди трудового дня или во время командировки. Если исчезновение произошло при обстоятельствах, подразумевающих смерть человека или несчастный случай, руководствуются Приказом Минтруда РФ от 20.04.22 № 223н «Об особенностях расследования несчастных случаев на производстве».
Это касается ситуаций в отдаленных горных и лесных местах, на вахте, на буровых платформах, в море или на опасных энергетических, атомных и производственных объектах.
Об увольнении пропавшего сотрудника сразу речь не идет, сначала проводят расследование:
- Создают комиссию по приказу компании. В состав входит специалист по охране труда, сотрудник организации (кроме непосредственного руководителя пропавшего работника) и профсоюза. Также в нее могут входить госинспектор труда и работник местного органа власти.
- Расследование проводят в течение пятнадцати календарных дней. Председатель комиссии может продлить срок еще на такой же период. (п. 19 Положения № 223н). Комиссия осматривает место происшествия, опрашивает очевидцев, взаимодействует с полицией, МЧС и медиками.
- По результатам составляют акт о несчастном случае (форма №6 приложения 2 из положения №223н) или заключение о том, что исчезновение не связано с работой.
- Если суд признает, что сотрудник пропал без вести, или объявит его умершим, компании нужно будет оформить акт №2 из положения 223н.
Более подробно, что делать работодателю в случае смерти работника, читайте в статье
Что делать с зависшими задачами и как уволить пропавшего работника
Пока идут поиски, отдать кому-то место сотрудника нельзя, ведь он все еще числится в штате.
В этой ситуации есть два законных способа:
- распределить работу между другими членами коллектива через совмещение должностей;
- заключить срочный трудовой договор с новым работником до момента выхода основного сотрудника.
Потерявшемуся коллеге нельзя вечно вписывать в табель «НН». По закону (ст. 42 ГК РФ) человека считают безвестно отсутствующим, если информации о нем нет в течение года, а если он пропал при обстоятельствах, угрожавших гибелью — в течение 6 месяцев.
Организация направляет такое заявление в суд. После запроса сведений у МВД, СФР, банков суд выносит решение о признании человека безвестно отсутствующим.
На основании решения суда работодатель оформляет увольнение пропавшего сотрудника по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
Если вдруг потерявшийся коллега нашелся:
- Если его еще не уволили, он принес больничный, то код «НН» в табеле закрывают кодом «Б» и выплачивают пособие. Если причина неуважительная, то можно рассмотреть вариант расторжения договора за прогул.
- Если работника уволили по решению суда, то сначала ему придется пойти в суд и отменить решение о безвестном отсутствии или смерти. После этого он вправе подать иск о восстановлении на работе.
Ситуация с пропавшим сотрудником требует от работодателя предельной выдержки и педантичности. Главное правило — не спешить с увольнением за прогул, ведь невыход на работу может оказаться вынужденным или трагическим. Сначала — максимальный поиск и фиксация каждого шага, и только потом — взвешенные кадровые решения на основе доказательств или судебных вердиктов.
Если хотите минимизировать юридические и репутационные риски для компании при увольнении пропавшего сотрудника, пройдите наш курс повышения квалификации «Профессиональное увольнение: правовые и управленческие аспекты».
Если вам нужна консультация по трудовым отношениям с сотрудниками, которые перестали выходить на связь, позвоните нам по телефону 8 (800) 775 29 55 или напишите на почту: support@profkadrovik.ru.
|
Читайте на сайте статьи по теме
Как уволить сотрудника, который «пропал» и устроился на новое место работы Как оформить увольнение работника за прогул Увольнения в 2026 году: изменения |