Состав и задачи кадровой службы

Трудно представить организацию без кадрового специалиста или отдела кадров. А в крупных компаниях не просто отдел, а целая кадровая служба или даже кадровый департамент. В статье рассмотрим состав и функции подразделения, какими полномочиями оно наделено и какие задачи перед ним стоят.

	Образец инструкции по кадровому делпроизводству Образец положения о кадровой службе Таблица типовых функций кадровой службы

Отдел кадров: основные понятия

В компаниях, где трудится не больше 5–10 человек и кадровый учет ведет секретарь, бухгалтер или юрист в порядке совмещения, или даже сам собственник бизнеса, особого смысла создавать отдел кадров нет. Законодательство в принципе не требует создания таких подразделений. 

Кадровый функционал могут возложить на отдельного сотрудника. В этом случае отдел персонала, пусть даже состоящий из одного человека, фактически будет существовать в организации, хотя формально его может и не быть.  Но в компаниях побольше без него уже не обойтись. Как правило, это самостоятельное подразделение.

Кадровая служба, департамент или отдел кадров – это структурная единица организации, которая занимается работой с кадровыми документами и с персоналом.

Каких-то четких правил относительно того, как формировать кадровую службу, нигде не прописано, поэтому каждая компания создает эту структурную ячейку по своему усмотрению и исходя из своих потребностей и задач. То же самое касается и количества кадровых работников. Руководитель сам решает, сколько нужно специалистов. 

Практика показывает, что в небольших организациях до 100 человек один или два кадровика вполне способны справится с обязанностями. В компаниях с количеством работников до 500 человек потребуется три или четыре специалиста по персоналу. А на больших предприятиях, где трудится свыше 500 работников, уже требуется отдел до десяти человек.  

Структура кадровой службы, то, какой она должна быть, тоже нигде не обозначается, это решает руководитель компании. В маленьком отделе кадров из двух человек обычно один рядовой специалист и один начальник. На больших предприятиях, где в кадровой службе много людей, у руководителя может быть заместитель или даже несколько. 

Что до обычных кадровиков, то существует два варианта деления обязанностей: 

• по объему работы – когда всю кадровую работу делят на количество специалистов по персоналу. То есть один и тот же кадровик может заниматься подбором работников, их обучением, адаптацией и также подхватить ведение кадровых бумаг, если коллега ушел на больничный или в отпуск.
• по видам деятельности – когда каждый специалист отвечает только за свой участок: кадровик занимается только документами и отчетностью, рекрутер – подбором персонала, HR – обучением или аттестацией, а кадровый юрист – составлением ЛНА и судебными спорами. 

Подробную структуру кадровой службы прописывают в штатном расписании компании. 

Обязанности кадровиков более подробно отражают в их должностных инструкциях, при составлении которых следует ориентироваться на профстандарт, утвержденный приказом Минтруда от 09.03.2022 года № 109н.

Правила работы кадрового отдела регламентирует Положение о кадровой службе. Также в этом ЛНА прописывают полномочия подразделения, то есть то, на что кадровая служба имеет право, например:

• представлять руководству компании предложения о том, как улучшить работу своего или другого отдела;
• запрашивать в других структурных единицах информацию и документы, нужные для кадровой работы;
• требовать от работников, чтобы они соблюдали дисциплину, ПВТР и правила охраны труда, а от руководителей других подразделений – соблюдение норм Трудового кодекса и других законов по отношению к работникам;
• сообщать директору компании о нарушениях;
• консультировать руководителя по вопросам в кадровой области;
• просить помощь и содействие у начальников других подразделений, если это нужно для кадровой работы;
• взаимодействовать с внешними компаниями, например, с кадровыми агентствами по поводу подбора персонала или по другим вопросам, которые входят в компетенцию кадровых работников.

Какие навыки нужны специалистам отдела кадров, читайте в статье

Важно! Помимо прав и обязанностей специалисты кадровой службы несут административную ответственность за свою работу. Если обнаружатся нарушения, то кадровика как должностное лицо наравне с руководителем компании можно привлечь по статье 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Функции и задачи кадровой службы

На практике понятия «функции» и «задачи» кадровой службы часто путают и считают синонимами. Однако это не одно и то же. 

Как правило, выполняя определенный набор функций, специалист или подразделение решает стоящие перед ним задачи. Например, бухгалтер, должен сдать отчетность в срок и сделать так, чтобы налоговая не пришла с проверкой – это его задача. А сбор документов с контрагентов, правильный учет в 1С, проверка и выявление ошибок – это уже функции. 

Обычно у функций постоянный повторяющийся характер, то есть то, что специалист делает изо дня в день в своей трудовой деятельности. У задач разовый характер, их выполнили, отчитались и все, берут в работу следующую. 

Но есть задачи длительные или периодически возникающие вновь, к примеру, обеспечение компании квалифицированными кадрами. Когда вакансий в работе нет и штат укомплектован, задача считается выполненной. Но может возникнуть вновь, так как текучку персонала никто не отменял. Поэтому такие задачи путают с функциями.  

У кадровой службы есть и задачи и функции и еще общая цель. Рассмотрим их подробнее.

К цели можно отнести развитие компании в целом в своей экономической сфере, достижение ключевых позиций на рынке и получение прибыли. Со стороны службы персонала это осуществляется путем подбора нужных квалифицированных кадров и использования потенциала людей наиболее эффективно.

Среди задач кадровой службы выделяют:

• разработка кадровой политики и общей стратегии управления персоналом;
• анализ рынка труда и кадровое планирование;
• обеспечение компании квалифицированными работниками в достаточном объеме и грамотный учет их работы;
• анализ текучки кадров и поиск способов борьбы с ней;
• совершенствования методов мотивации сотрудников и систем оплаты труда;
• предоставление работникам возможностей для повышения квалификации и карьерного роста;
• автоматизация рутинных процессов с целью экономии времени и ресурсов.

Функции кадровой службы принято делить на обычные, типовые, которые встречаются в любой организации. И специальные или уникальные, которые чаще всего можно найти в государственных компаниях или на коммерческих предприятиях со специфическим видом деятельности, таким, как, например, оборотная промышленность.

Полную версию таблицы скачайте по ссылке

Что касается специальных функций кадровых отделов, то к ним можно отнести такие, как:

• проверка персональных данных, особенно если в компании нет службы; безопасности. оформление допуска к государственной или коммерческой тайне;

• выдача служебных удостоверений и паспортов;

• ведение специального реестра госслужащих;

• и другие функции, в зависимости от сферы деятельности компании.

Иногда к специальным функциям кадровой службы относят нормирование и оплату труда. Более того, эта информация значится в профстандарте «Специалист по управлению персоналом», но все же чаще этим занимается планово-экономический отдел.

Если вы хотите приобрести навыки в этом направлении, рекомендуем наш курс «Система оплаты труда работников». После него вы сможете выбрать оптимальную систему заработной платы для вашей компании и свести к минимуму риски ответственности перед законом.