Как заполнять код функции по ОКЗ

Среди прочей информации в отчете ЕФС-1 необходимо заполнять «код выполняемой функции». Это набор чисел, которые поясняют собственно функционал сотрудника в вашей компании. Работодателю важно не только знать код для каждой должности, но и регулярно проверять актуальность классификатора. Это позволит избежать ошибок, штрафов и проблем с пенсионным учетом работников. 

В статье рассмотрим, что такое коды функции, каким целям они служат, и определим, какой код ОКЗ выбрать при подаче отчетности.

Памятка работодателю по выбору кода ОКЗ

Что такое общероссийский классификатор занятий

Классификатор ОКЗ – государственный справочник, который приводит к системе типы деятельности трудящихся, разбивает их по иерархии и назначает цифровые коды. Актуальная редакция ОК 010-2014 (МСКЗ-08), введена приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст (с учетом Изменения № 1 от 18.02.2021 г. № 83-ст).

Обратите внимание! С 1 января 2026 г. вступает в силу новый Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025. Коды ОКПДТР и ОКЗ будут заменены (Приказ Росстандарта от 16 мая 2025 г. № 423-ст).

Классификатор имеет иерархическую систему: 

• На верхнем уровне – 10 основных групп («Руководители», «Специалисты высшего уровня квалификации», «Квалифицированные рабочие» и т.д) с единичным кодом. 
• Каждая группа делится на подгруппы, малые и единичные группы, которым присвоены уже более расширенные уникальные коды – по 4 цифры.

Что влияет на присвоение кода:

• Уровень. Выделяют руководителей, специалистов в какой-либо сфере и неквалифицированных сотрудников.
• Специализация.  Здесь определяется, каким конкретно видом профессиональной деятельности занимается работник. 
• Квалификация (без разрядов). Помимо традиционных уровней квалификации, присваиваемых на практике, учитывают и требования к образованию.

Важно! В отличие от штатного расписания или трудовой книжки, где указывается должность, в общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ) прописаны именно трудовые функции – то есть, какие задачи выполняет подчиненный.

Зачем нужен ОКЗ

В общероссийском классификаторе занятий находятся описания групп занятий, примеры типичных обязанностей. Его используют как справочник для отражения трудовых функций сотрудников в отчетности.

Таким образом, функционал ОКЗ достаточно обширен:

• он обеспечивает сопоставимость данных на уровне государства (персонифицированный учет, кадровая аналитика, определение востребованности определенного образования);
• используется при переписи населения;
• это унифицированный язык для отчетности работодателя в Социальный фонд. При кадровых изменениях вы сообщаете не только название должности, но и код трудовой функции из ОКЗ – по нему СФР понимает, какую конкретно работу выполняет подчиненный. 

Подробности о сдаче отчетности по ЕФС-1 – читайте в нашей статье. 

Подписчикам экосистемы «Кадровый обзор» доступны записи вебинаров:

«Кадровая отчетность в 2025 году»

«Кадровые отчеты для государственных органов: Росстат, служба занятости, СФР, военкомат»

Также общероссийский классификатор занятий применяют в прочей трудовой деятельности:

• для формирования статистики занятости населения;
• при анализе и регулировании рынка труда;
• в кадровом учете – для систематизации информации о сотрудниках и их должностях;
• в целях унификации информации в бухгалтерских отчетах.

Скачайте нашу пямятку по выбору кода ОКЗ. В памятке вы найдете подробную информацию по вопросам:

• Что такое код ОКЗ и для чего он нужен;

• Как подобрать код должности по ОКЗ;

• Как ответить на письмо СФР;

• Как связаны ОКЗ и ОКПДТР;

• Разъяснения экспертов экосистемы «Кадровый обзор» по новому ОКПДТР.

Рис. 1. Памятка по выбору кода ОКЗ

Скачать памятку

Что такое код выполняемой функции по ОКЗ

Код функции по ОКЗ представляет собой шифровку из 5 знаков – четырех основных цифр и одной дополнительной. Последний знак не означает трудовую функцию — это контрольная цифра для проверки правильности записи кода. Она отделено от основных цифр точкой.

Формат кода: «XXXX.X», где XXXX – собственно номер группы занятий.

Важно учитывать, что код трудовой функции отражает вид деятельности на рабочем месте, то есть что сотрудник делает по факту: функции, работы, обязанности. Выбирая код, специалисту необходимо именно ориентироваться на фактическую работу человека, а не название его должности.

Имейте в виду, что должностям со схожими названиями могут присвоить разные коды работы по ОКЗ, так как их функции имеют серьезные различия. Так, водитель легкового автомобиля или такси получит код 8322.6, водитель грузового автомобиля – 8332.9, водитель автобуса – 8331.5. Цифровые значения будут варьироваться по виду управляемого транспорта.

В классификаторе много позиций, но для большинства организаций есть типовые примеры. Например, код ОКЗ «Главный бухгалтер» будет относиться к группе «Управляющие финансовой деятельностью» и иметь номер 1211.1. Более низкие позиции соответственно относятся уже к другой группе и получают другие коды, для бухгалтеров – 2411.6.

Обратите внимание! Эксперты экосистемы «Кадровый обзор» подготовили памятку по кодам ОКЗ. В памятке: как подобрать правильный код ОКЗ; как ответить на письмо СФР о неправильном коде;как связаны ОКЗ и ОКПДТР. Скачать памятку могут только подписчики.

Коды ОКЗ для ЕФС-1

В отчетности для СФР код должности используют для информирования о кадровом событии. Их требуется вписать в бланк по форме из приказа № 2281:

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» – графа 6 «Код выполняемой функции»

Цифровой шифр из классификатора указывают в отчете для основных мероприятий:

• прием;
• установление более высокой квалификации;
• процедура перевода;
• расторжение договора со штатником;
• начало или окончание ГПД;
• приостановка или возобновление ТД.

Важно! С 1 января 2023 года коды ОКЗ необходимо указывать в отчете ЕФС-1 не только у штатных сотрудников, но и у работников на договорах ГПХ.

С 1 января 2024 года ЕФС-1 заполняют с новыми требованиями (Приказ СФР № № 2281): 

• При приеме на работу или переводе дистанционных или надомных сотрудников к коду выполняемой функции по ОКЗ необходимо добавлять буквенные символы: «ДИСТ» или «НДОМ». 
• То же правило действует и для сотрудников на неполном времени работы – им в разделе «трудовая функция» код ОКЗ дополняют символами «НЕПД» или «НЕПН» для неполного рабочего дня или недели соответственно.
• Для договоров ГПХ после кода функции через запятую добавляют буквенный код вида договора (например, «2411.6, ДГПХ»).

Важно! В ситуациях, когда к сотруднику одновременно можно применить два и более условий, при которых нужны буквенные коды, выбирать нужно только один код. Об этом сообщает СФР в письме от 18.06.2024 № 19-20/27389. Выбирать такой код нужно по приоритету: в первую очередь оцениваются условия рабочего времени, а потом уже характер работы. То есть, если подчиненный работает удаленно и неполный день, применяете код НЕПД. Между режимами времени, если одновременно сотрудник работает как неполный день, так и неполную неделю, приоритет отдается коду НЕПД.

Как выбрать код трудовой функции

Код трудовой функции можно найти в самом Классификаторе ОК010-2014 (МСКЗ-08) – в актуальной редакции от 18.02.2021 года. Ищите на официальном сайте Росстата, чтобы не ошибиться в версии или достоверности ОКЗ. 

Также есть альтернативные варианты подбора кодов работы по ОКЗ:

• специальные сервисы от справочных систем;
• в учетной системе 1С. Вам потребуется раздел в справочнике «Должности» и «Трудовые функции». Сам справочник можно найти в настройках 1С
• коды функции по ОКЗ указаны в профстандартах. Они размещены на сайте Минтруда.

Алгоритм для определения кода функции по ОКЗ:

1. Опишите трудовую функцию. Выпишите реальный список обязанностей по должности.

2. Найдите ближайшую начальную группу по описанию функций – можно использовать официальные и проверенные сервисы по ОКЗ, но финальный выбор сверяйте с текстом Классификатора.

3. Сверьте обязанности группы в тексте ОКЗ – они должны совпадать по сути с вашим описанием.

4. Проверьте «соседние» группы, чтобы не перепутать близкие роли (например, бухгалтер имеет код функции 2411.6, но служащий по бух.операциям – 4311.6, так как это разные уровни квалификации и разные обязанности).

5. Укажите выбранный код в соответствующей графе ЕФС-1 (5 цифр). Убедитесь, что код указан полностью и включает контрольную цифру.

6. Добавьте буквенный индикатор, если необходимо, и соблюдайте приоритет при его выборе.

Как правильно заполнять отчетность в СФР и другие органы, разбираем детально на нашем курсе по кадровому делопроизводству.

Обратите внимание! Если в классификаторе нет полностью совпадающей с кодом функции по ОКЗ должности, используйте самый близкий по значению код (Письмо Минтруда от 01.09.2021 года № 14-3/В-1050).

Читайте на сайте статьи по теме Новая форма ЕФС-1: как заполнить Отчеты в Росстат Отчет П4 (НЗ) за квартал Форма 3-Ф для Росстата Отчет в военкомат: что сдают работодатели Отчет по ГПХ: как подают и как заполнить форму Какой раздел ЕФС-1 заполняют вместо СЗВ-СТАЖ Какой отчет сдают вместо СЗВ-М Отчет в СФР Отчеты в центр занятости Как заполнять подраздел 1.2 ЕФС-1: «Сведения о страховом стаже» Персонифицированные сведения о физлицах: раздел 3 РСВ