Справка с места работы

Работникам иногда нужно подтвердить, что у них есть официальная занятость, или что они получают зарплату в определенном размере, или что условия их труда не являются вредными. Для этого они просят у работодателя письменный документ. Обычно таким документом выступает справка с места работы. В статье расскажем, какими бывают «рабочие» справки, кому их можно выдавать и как оформить такую бумагу.

Образец справки с места работы для визового центра Образец справки с места работы для суда Образец справки с места работы для школы Образец справки с места работы (типовая форма)

Куда просят предоставить справку с места работы и что в ней написать

Справка с места работы, подтверждающая трудовую деятельность, может пригодиться в государственных инстанциях. Например, в соцзащите, при оформлении выплат и компенсаций или в службе занятости, если человек уволился и претендует на пособие по безработице. 

Раньше такую справку запрашивал СФР при оформлении пенсии, но сейчас эта бумага требуется только в случае, если в фонде нет информации о трудовой деятельности работника, к примеру, если он устроился на работу в начале 90-х.

Справку с работы могут попросить в суде, если рассматривают дело по трудовым спорам: о незаконном увольнении, задержке зарплаты или дисциплинарных взысканиях.

Также документ с работы требуется в посольствах и консульствах при подаче заявления на визы, в банках – для кредитов и займов, в школах и детских садах – если родители оформляют ребенку путевку на детские базы отдыха или лагерь. 

Наконец, справку с места работы просит другая компания, в которую работник приходит устраиваться внешним совместителем.

Читайте подробнее о том, как принять сотрудника на внешнее совместительство.

В зависимости от того, куда нужна справка, информация в ней может быть разная. Обычно сотрудник сам упоминает о том, для чего он запрашивает этот документ и какие сведения в нем должны быть.

Чаще всего справка с места работы (образец можно скачать с нашего сайта) содержит информацию о том, что гражданин работает или трудился раньше в компании, выдавшей документ. Помимо этого указывают период работы и должность человека. 

Иногда требуются дополнительные сведения. Например, чтобы устроить ребенка в группу продленного дня, некоторые школы просят справку с работы родителей с указанием трудового графика. Она нужна, чтобы подтвердить, что школьника некому забирать после уроков. 

Некоторые требования к справкам даже закреплены законодательно. Так справка в суд по поводу усыновления или в МВД от иностранного работника по вопросу получения ВНЖ должна содержать данные не только о должности и стаже, но еще и зарплате человека (п.5 ч.1 ст. 271 ГПК РФ, п. 26.10 регламента, утв. Приказом МВД РФ от 11.06.2020 № 417).

Если работник приходит в компанию совместителем, а должность предполагает труд во вредных или опасных условиях, то Трудовой кодекс обязывает его принести справку с основного места работы о характере труда там (ст. 283 ТК РФ). 

Если сотрудники часто ездят в заграничные командировки или летают в отпуск за рубеж, то им тоже понадобится справка с работы. Каких-то конкретных требований к документу закон не предусматривает, компания может создать свой образец справки для визы с места работы. Обычно этот документ удостоверяет факт занятости человека и его платежеспособности, поэтому в справке отражают должность, период работы и оклад сотрудника. 

В посольствах некоторых стран, например Канады, просят в справке написать причину путешествия: отпуск или командировка. Поэтому вопрос содержания документа следует уточнить в консульстве конкретной страны. 

Раньше при трудоустройстве обязательно требовалась справка с предыдущего места работы №182н. В ней отражались сведения для расчета пособия по больничному. С 2023 года ее предоставлять больше не нужно, поскольку все данные теперь есть в системе СФР. 

Но если человек уволился в 2024 году, и новому работодателю недоступна информация о начисленных и уплаченных страховых взносах за два предшествующих года, по каким-то причинам у фонда ее нет, то работник может обратиться на старое место работы и попросить форму 182н. Ее обязаны выдать на основании статьи 62 ТК РФ.

Раньше также нужна была, как ее называли в народе, справка с места работы о пособии, то есть первому родителю требовалась справка с работы второго родителя о том, что последнему не выплачивается пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет. 

Сейчас этот документ больше не требуется, СФР получает информацию сам через межведомственное электронное взаимодействие.

Читайте подробнее, какие изменения учесть при оформлении отпуска по уходу за ребенком .

Справка с последнего места работы и с предыдущих может потребоваться самому работнику, если он восстанавливает утерянную или испорченную трудовую книжку в бумажном варианте. 

В банки и кредитные организации чаще всего требуется не просто справка, подтверждающая то, что человек работает в конкретной организации, а справка о доходах с места работы (ранее она называлась 2-НДФЛ).

У справки о доходах есть своя, закрепленная законом форма. За 2024 год документ выдают на бланке, из приказа ФНС № ЕД-7-11/1@ от 09.01.2024, приложение № 4. За предшествующие периоды до 2021 года включительно – согласно письму ФНС РФ № ЗГ-2-11/7005 от 06.05.2024. В нем чиновники ссылаются на свои приказы, которые в настоящий момент уже утратили силу, но считаются действующими для документов, выдаваемых за период ранее 2024 года.

Справку с места работы о доходах можно выдать как на бумаге, так и в электронном виде, подписанную ЭЦП. А вот обычная справка с места работы чаще всего требуется в бумажном варианте.

Важно! Если к справке должны прилагаться копии или оригиналы каких-либо документов, то информация об этом фиксируется в самой справке, в отдельном разделе «Приложения» или «Прилагаемая документация».

В справке с работы отмечают, что она выдается для предоставления в определенное ведомство или организацию. Но можно это и не писать, особенно если работник не сообщает эту информацию. Закон не обязывает просить у него такие сведения. В документе можно ограничиться фразой «по месту требования».

Справка с места работы ИП ничем не отличается от справки, выдаваемой компанией. Документ составляют по тем же правилам, что существуют и для юрлица. Если предпринимателю понадобится справка для себя, то он выдает ее себе сам.

У справки с работы, как и у большинства официальных документов есть срок годности. Но в каждом случае он индивидуальный и зависит от ведомства или организации, в которую ее нужно предоставить. Чаще всего он не превышает две недели. 

Кто выдает и кто может получить справку с места работы

Закон никак не регламентирует вид справки с места работы, кроме справки о доходах. Каждая организация может разработать свой образец и закрепить его во внутренних ЛНА, но он должен быть един в рамках всей компании независимо от того, какое структурное подразделение будет выдавать документ.

Обычно если работнику нужно подтвердить свою занятость в компании, должность и стаж, то ему следует обратиться за справкой в отдел кадров. Если нужно включить в нее сведения о доходе – то в бухгалтерию. Когда в справке требуется отразить условия и характер труда, такую бумагу может выдать и начальник цеха, отдела, службы или другой структурной единицы, где трудится сотрудник.

Получить документ могут:

• работники, трудящиеся в организации в настоящее время;
• бывшие сотрудники;
• исполнители, работающие по договору ГПХ;
• фрилансеры и другие физлица, получившие доход от компании без договора;
• акционеры, которым выплатили дивиденды.

Трем последним категориям граждан выдают только справку о доходах, остальные виды документов компания предоставлять не обязана. Хотя по соглашению сторон может пойти на это. К примеру, подрядчику с договором ГПХ могут предоставить справку для визы с указанием дохода.

Обратите внимание! Не важно кто выдал справку с работы, подписать ее должен директор компании или другой уполномоченный сотрудник, например, его заместитель.

Как получить справку с места работы

Чтобы запросить на работе справку, в большинстве случаев работнику нужно составить заявление в свободной форме, в котором отразить цель запроса и то, какие сведения должен подтверждать документ (ст. 62 ТК РФ), также нужное количество экземпляров справки. 

В некоторых компаниях документ с места работы могут выдать и по устной просьбе человека, но все же лучше не пренебрегать письменным обращением, тем более такой вариант закреплен законодательно (ст. 62 ТК РФ).

Согласно Трудовому кодексу компания обязана ответить на заявление и предоставить справку в течение трех рабочих дней без взимания каких-либо денежных средств за это (ст. 62 и 66.1 ТК РФ). Если человек увольняется, то ее выдают вместе с остальными документами в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). 

Отдельные сроки предусмотрены для физлиц, которые взаимодействовали с компанией и получали доход в рамках Гражданского кодекса. Им справку выдают в течение десяти рабочих дней. Срок начинают отсчитывать со следующего дня после предоставления заявления (ст. 191 ГК РФ).

Если организация по каким-то причинам не успела подготовить документ за это время, то срок можно продлить, но не больше чем на пять рабочих дней. При этом следует уведомить просителя справки письменно с указанием.

Если работодатель отказывается предоставлять справку, касающуюся трудовой деятельности человека, сотрудник может обратиться в суд. За отказ выдать требуемый документ, грозит штраф:

• руководителю – от 1000 до 5000 рублей, за повторное нарушение от 10 000 до 20 000 или дисквалификация на срок от одного до трех лет. Такие же суммы штрафа грозят ИП, но без дисквалификации;

• организации – от 30 000 до 50 000 рублей, за повторное нарушение – от 50 000 до 70 000 рублей.

Назначат штарф, если работодатель попросит за справку деньги. А если документ будет содержать ложные сведения, то компанию могут привлечь уже к уголовной ответственности по статье 327 УК РФ.

Важно! Когда сотрудник или физлицо запрашивает в справке информацию, которая не относится к его труду, компания не обязана ее подтверждать и выдавать такую бумагу.

Как заполняют бланк справки с места работы

В некоторых случаях, например, когда документ о заработной плате нужен для ЦЗН, даже не возникает вопрос, как написать справку с места работы. Образец предоставляет служба занятости, у них для этого есть свой бланк. Или справка о доходах, ее тоже выдают на специальном бланке, утвержденном законом. 

В остальных ситуациях документ составляют в свободной форме. Но есть обязательные реквизиты, которые справка должна содержать:

• информация о компании. Здесь указывают название, ИНН, ОГРН, юридический адрес и номер телефона, если ее составляют на обычном листе А4. Можно напечатать документ на фирменном бланке предприятия, он содержит все эти реквизиты в шапке;
• дата документа и номер;
• место предоставления справки, если работник его упомянул в заявлении;
• основные сведения, которые будет подтверждать документ: должность человека, стаж, период работы, оклад или другие, в зависимости от запроса;
• подпись генерального директора или другого уполномоченного сотрудника и расшифровка. Если в справке отражаются сведения о зарплате, то дополнительно в ней расписывается главный бухгалтер или его заместитель;
• печать работодателя, если он использует ее в своей деятельности;
• отметка об исполнителе. Ф.И.О. и должность работника, выдавшего документ.

Во многих компаниях существует журнал регистрации выданных справок с места работы. Если он есть, то документ следует сначала зарегистрировать в нем, а после передать сотруднику.

Читайте на сайте статьи по теме Как разработать и принять локальные нормативные акты в организации Как прописать место работы в трудовом договоре Характеристика с места работы Как правильно заверить копию документа Как вести личное дело работника