Новые сроки хранения кадровых документов в 2021
Сроки хранения документов в 2021 году на предприятиях изменены с 18 февраля 2020 года с принятием указаний Росархива - приказа № 236. В документе утвержден новый Перечень типовых документов, которые образуются в работе. Там же указаны обновленные сроки их хранения.
|
Срочно! Ваша организация имеет в штате водителей? Узнайте на нашем новом курсе, какие изменения в их работе вступили в силу в 2021 году, что изменить в компании и как подготовиться к проверке ГИТ по водителям. |
Нормативные документы, регламентирующие сроки хранения
В обязанности работников отдела кадров, помимо учета личного состава организации и делопроизводства, входит обеспечение сохранности кадровой документации. Сроки хранения кадровых документов утверждаются законодательно и периодически пересматриваются.
|
Важно!
В 2020 году с принятием Приказа № 236 (действует с 18.02.2020) стал действовать новый перечень типовой документации с актуализированными сроками хранения. |
Перечни, согласно которым определяются сроки хранения архивной документации, документов по личному составу и т.д., перечислены в ч.3 ст. 6 и ч.1 и 1.1 ст.23 N 125-ФЗ. Это следующие нормативы:
- Перечень типовых управленческих архивных документов. Введен в действие Приказом Росархива от 20 декабря 2019 N 236 (до 18.02.2020 года действовал перечень Минкульта РФ от 25.08.2010 N 558);
- Инструкция по применению Перечня — Приказом от 20.12.2019 N 237;
- Методические рекомендации: как организовать учет и хранение документов по личному составу, разработаны ВНИИДАД;
- Перечень типовых архивных документов, которые формируются в научно-технической и производственной деятельности компаний — Приказ Минкульта РФ от 31.07.2007 N 1182.
При определении сколько хранятся кадровые документы за восьмидесятые годы и первую половину девяностых XX в. и для отраслевой номенклатуры применялся Типовой перечень, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.
Что изменилось в сроках хранения
В новом списке Росархива гораздо меньше позиций, для отдельных документов установлены обновленные периоды хранения или введены новые сроки.
|
Пример Сколько хранится график отпусков по новому перечню — вместо 1 года установлено три. |
|
Важно!
Запрещено сокращать сроки, предписанные Перечнем, однако после определения значимости документа (экспертизы ценности) их можно продлить. |
Росархив разъясняет, что сформулированные в перечне сроки хранения применяются ко всем документам, исполненным и снятым с контроля (законченным в делопроизводстве), также и до вступления в силу приказа № 236.
Исключения — внесенные в описи документы для постоянного хранения или уничтожения, которые утверждены до введения в действие настоящего приказа (№ 236).
|
Совет
Номенклатуры, оформленные и принятые до вступления в силу Перечня и Инструкции, надо актуализировать по срокам хранения в соответствии с новыми указаниями. |
Как определить срок хранения личных дел работников? Принцип следующий:
- если они сняты с контроля до 1 января 2003 года — период хранения 75 лет;
- законченные после этого срока личные дела хранятся в течении 50 лет.
Независимо от даты создания 75 лет хранятся личные дела госслужащих (не государственной гражданской службы).
Новые сроки хранения бухгалтерской и кадровой документации в таблице
Мы структурировали обновленные сроки хранения документов в организации и разместили данные в таблице.
|
Какие сроки хранения управленческих документов изменились |
|
| Реестр сведений о доходах физлиц | 5 лет вместо 75 |
| Счета-фактуры | 5 лет вместо 4 |
| КУДИР при УСН | 5 лет, а не постоянно |
| Базы данных отпусков, журналы, книги, карточки учета | 5 лет вместо 3 |
| Графики отпусков | 3 года вместо 1 |
| Документация о взысканиях | 3 года вместо 5 |
| Обращения о потребности в иностранных работниках | 1 год вместо 5 |
| Документы о мероприятиях по улучшению трудовых условий и охраны труда, о состоянии ОТ | 5 лет, а не постоянно |
| Данные о несчастных случаях на производстве, документы о регистрации и учете аварий | 45 лет, а не постоянно |
|
Установлены сроки хранения, которых не было |
|
| Карточки, где учтены страховые взносы | 6 лет, если есть лицевые счета, при их отсутствии - 50/75 лет |
| Письменные заявления работодателю о предоставлении документов, связанных с работой |
1 год |
| Предупреждения, извещения сотрудников от работодателя | 3 года |
| Документы об учете инструктажей: вводного по охране труда, на рабочем месте |
45 лет |
|
Важно!
С 30.12.2020 установлено, что формы федерального статнаблюдения отправляются респондентами в форме электронного документа, подписанного ЭП, если иное не установлено федеральными законами. При этом в отношении респондентов — СМП указанное правило применяется с 1 января 2022 г. |
Скачать памятку со сроками хранения кадровых документов
Скачать Методические рекомендации Росархива по работе с документами по личному составу
Скачать Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих документов
|
Проведите кадровый аудит самостоятельно, исправьте ошибки и не допускайте их после нашего курса. Только здесь вы узнаете, как правильное кадровое делопроизводство защитит интересы работодателя. |
- Комментарии