В любой компании, даже с небольшим штатом, рано или поздно накапливается большое количество кадровой документации. Хранить документы нужно правильно, чтобы избежать хаоса в рабочих процессах и не получить штраф от контролирующих органов. В статье расскажем, какие сроки хранения кадровых документов бывают и что изменилось в законодательстве.
|
Таблица сроков и норм хранения кадровых документов |
Нормативные акты, которые регулируют сроки хранения документации
Компании или ИП обязаны обеспечить сохранность бумаг, связанных с их деятельностью, в течение конкретного срока. В том числе соблюдать сроки хранения кадровых документов. Период хранения определяется по нормативным актам (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
С 17.сентября 2023 года обновились правила учета и хранения документов, в том числе электронных. Теперь их регулирует Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…».
Предыдущие Правила были отменены Приказом Минкультуры от 08.08.2023 N 2367⠀«О признании утратившим силу приказа Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526».
Все об организации архива в компании и что для этого потребуется – читайте в нашем материале.
По части сроков хранения ничего не изменилось. Сколько хранить кадровые документы, определяют, используя два основных нормативных акта:
- Специальный Перечень, утвержденный Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.
- Инструкцию к Перечню (Приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 237).
Для оформления дел к передаче в архив кадровому специалисту пригодится Примерная инструкция по делопроизводству (утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
|
Важно! В Перечне содержатся не конкретный реестр документов, а типовые формы. Поэтому важно предварительно отсортировать все кадровые документы по видам. Так, типичная ошибка — не разделять приказы по основной деятельности и личному составу, у которых разные сроки хранения. |
Ответственность за нарушение сроков хранения
Если в организации хранят дела недостаточно долго, неправильно уничтожают или теряют их, за это предусмотрена административная и налоговая ответственность. Наказать за нарушение сроков хранения кадровых и иных документов могут как всю компанию, так и ответственных должностных лиц. Подробнее – в таблице ниже.
Как грамотно провести процедуру уничтожения устаревших документов – читайте в статье.
Штрафы за нарушение сроков хранения
|
Нарушение |
Штраф |
Норма |
|
Документацию не удалось предоставить по запросу ФНС |
200 рублей за каждый отсутствующий документ |
п. 1 ст. 126 НК РФ |
|
Нарушены правила учета по налогам из-за нехватки первичных документов |
от 10 000 до 40 000 рублей и более |
ст. 120 НК РФ |
|
Нарушены правила хранения документов |
для юрлиц 5 000 –10 000 рублей, должностных – от 3 000 до 5 000 рублей |
ст. 13.20 КоАП РФ |
|
В организации не сохранили документ по срокам согласно Перечню |
Для должностных лиц – от 2 500 до 5 000 рублей, для юрлиц – от 200 000 до 300 000 рублей |
ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ |
|
Обратите внимание! Оштрафовать могут за несоблюдение сроков, как для бумажных, так и электронных документов. Поэтому, независимо от их формы, важно соблюдать правила (ст. 5, Закон № 125-ФЗ). |
Сколько составляют сроки хранения кадровых документов в организации
Также, как любая документация в компании, документы по кадрам могут иметь временный (до 10 лет) длительный (до 75 лет) или постоянный срок хранения. Те бумаги, которые хранят меньше десяти лет, в архив не сдают, а просто уничтожают после истечения срока. Соответственно, все документы, которые относятся к временному хранению, находятся в структурном подразделении компании.
К ним относятся:
- приказы и люба документация, связанная с назначением дисциплинарного наказания – 3 года;
- ПВТР – 1 год, если были заменены новыми;
- графики отпусков – 3 года;
- приказы о командировках – 5 лет (если нет вредных условий труда);
- приказы по отпускам (ежегодным, учебным) – 5 лет;
- любые документы о начислении пособий (заявления, справки и т.д.) – 5 лет;
- Документация о назначении материальной помощи и оплате больничных – 5 лет;
- описание состояния охраны труда, документация об улучшении условий ОТ – 5 лет;
- табель учета рабочего времени – 5 лет;
- Любая документация по административно-хозяйственной деятельности – 5 лет;
- Согласия на обработку персональных данных – 3 года с момента отзыва или истечения срока согласия.
При этом документы, относящиеся к регламентам по обработке персональных данных (инструкции, положения), хранятся бессрочно (ст. 440 Перечня).
Как правильно хранить персональные данные, чтобы избежать утечки – читайте в новой статье ИПК
Остальная документация хранится в организации год после момента завершения делопроизводства. Далее ее оформляют по Инструкции № 44 и передают в архив.
Сроки хранения документов в архиве
Документы с длительным сроком хранения делятся Перечнем на два типа: 50 или 75 лет. В первом случае речь идет о документации, завершенной после 1.01.2003 года, во втором – о более «старых», завершенных до начала 2003 г.
К архивным документам относятся:
- Личные дела и личные карточки (если ведутся в организации) – 50/75 лет.
- Табели для работ с опасными условиями труда – 75 лет.
- Аттестация рабочих мест – 45 (если нет особых условий труда) или 75 лет.
- Трудовые договоры и допсоглашения, договоры и акты ГПХ – мин. 50 лет.
- Не меньше пятидесяти лет сохраняют любую документацию по личному составу. К ней относятся приказы, распоряжения о приеме, перемещениях, оплате, увольнении и документы переписки: заявления, служебные мили докладные).
- Штатное расписание, если организация сама его разработала, хранится постоянно. Если документ хранится в филиале, то хранят его 3 года после замены новым от головной компании.
- Распоряжения, приказы и сопутствующая переписка по основной деятельности (например, об утверждении ЛНА, назначении и снятии ответственных и т.д.).
- Оригиналы документов (трудовая книжка, диплом, медкнижка), если сотрудник так и не забрал их при увольнении и не дал разрешения на пересылку, хранят 50/75 лет.
С какой даты отсчитывается сроки хранения кадровых документов
Сроки для старта хранения исчисляются по алгоритму, прописанному в Инструкции № 237. Согласно этому нормативному акту, любая документация, независимо от времени хранения (3, 5 или 50 лет, постоянно), должна сначала быть закончена в делопроизводстве.
- Для приказов, распоряжений по личному составу – окончание календарного года.
- Личные дела, личные карточки завершают при увольнении работника.
- Реестры, журналы – при окончании их ведения.
Сам срок хранения необходимо отсчитывать начиная с 1 января того года, который следует за годом окончания делопроизводства текущих документов. Далее, если они временного хранения, бумаги оставляют в организации вплоть до срока уничтожения, если длительного, – сдают в архив.
|
|
Обратите внимание! В архив документы можно подавать не раньше года после окончания делопроизводства. Но этот срок можно увеличить не больше чем до 3 лет (п. 1 Правил № 77). |
Кроме конкретных сроков, есть отдельный набор документов, с особыми пометками:
- «До ликвидации организации». Пока компания не закроется, при этом, если ООО относится к компаниям, комплектующим госархив, проводится экспертиза ценности.
- «До минования надобности». Руководитель сможет установить сроки самостоятельно, но не меньше 1 года. Обычно это проекты, письма «для сведения» и т.д.
- «До замены новыми». Обычно это нормативные документы от вышестоящих организаций. Их хранят, пока не пришлют обновленные указания.
- «Постоянно». Если далее документы идут в городской архив. Если нет, хранить такие бумаги нужно 10 лет и более.
|
Узнайте, как организовать электронный документооборот для оптимизации кадровых процедур и как сдавать в архив электронные документы, записавшись на наш новый курс «Электронный документооборот в кадровой службе: оптимизация и автоматизация 2.0»
|