Какие бывают сроки хранения кадровых документов
- Комментарии
...Загрузка комментариев...
В любой компании, даже с небольшим штатом, рано или поздно накапливается большое количество кадровой документации. Хранить документы нужно правильно, чтобы избежать хаоса в рабочих процессах и не получить штраф от контролирующих органов. В статье расскажем, какие сроки хранения кадровых документов бывают и что изменилось в законодательстве.
![]() |
Таблица сроков и норм хранения кадровых документов |
Компании или ИП обязаны обеспечить сохранность бумаг, связанных с их деятельностью, в течение конкретного срока. В том числе соблюдать сроки хранения кадровых документов. Период хранения определяется по нормативным актам (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
С 17.сентября 2023 года обновились правила учета и хранения документов, в том числе электронных. Теперь их регулирует Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…».
Предыдущие Правила были отменены Приказом Минкультуры от 08.08.2023 N 2367⠀«О признании утратившим силу приказа Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526».
Все об организации архива в компании и что для этого потребуется – читайте в нашем материале.
По части сроков хранения ничего не изменилось. Сколько хранить кадровые документы, определяют, используя два основных нормативных акта:
Для оформления дел к передаче в архив кадровому специалисту пригодится Примерная инструкция по делопроизводству (утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
![]() |
Важно! В Перечне содержатся не конкретный реестр документов, а типовые формы. Поэтому важно предварительно отсортировать все кадровые документы по видам. Так, типичная ошибка — не разделять приказы по основной деятельности и личному составу, у которых разные сроки хранения. |
Если в организации хранят дела недостаточно долго, неправильно уничтожают или теряют их, за это предусмотрена административная и налоговая ответственность. Наказать за нарушение сроков хранения кадровых и иных документов могут как всю компанию, так и ответственных должностных лиц. Подробнее – в таблице ниже.
Как грамотно провести процедуру уничтожения устаревших документов – читайте в статье.
Штрафы за нарушение сроков хранения
Нарушение |
Штраф |
Норма |
Документацию не удалось предоставить по запросу ФНС |
200 рублей за каждый отсутствующий документ |
п. 1 ст. 126 НК РФ |
Нарушены правила учета по налогам из-за нехватки первичных документов |
от 10 000 до 40 000 рублей и более |
ст. 120 НК РФ |
Нарушены правила хранения документов |
для юрлиц 5 000 –10 000 рублей, должностных – от 3 000 до 5 000 рублей |
ст. 13.20 КоАП РФ |
В организации не сохранили документ по срокам согласно Перечню |
Для должностных лиц – от 2 500 до 5 000 рублей, для юрлиц – от 200 000 до 300 000 рублей |
ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ |
![]() |
Обратите внимание! Оштрафовать могут за несоблюдение сроков, как для бумажных, так и электронных документов. Поэтому, независимо от их формы, важно соблюдать правила (ст. 5, Закон № 125-ФЗ). |
Также, как любая документация в компании, документы по кадрам могут иметь временный (до 10 лет) длительный (до 75 лет) или постоянный срок хранения. Те бумаги, которые хранят меньше десяти лет, в архив не сдают, а просто уничтожают после истечения срока. Соответственно, все документы, которые относятся к временному хранению, находятся в структурном подразделении компании.
К ним относятся:
При этом документы, относящиеся к регламентам по обработке персональных данных (инструкции, положения), хранятся бессрочно (ст. 440 Перечня).
Как правильно хранить персональные данные, чтобы избежать утечки – читайте в новой статье ИПК
Остальная документация хранится в организации год после момента завершения делопроизводства. Далее ее оформляют по Инструкции № 44 и передают в архив.
Документы с длительным сроком хранения делятся Перечнем на два типа: 50 или 75 лет. В первом случае речь идет о документации, завершенной после 1.01.2003 года, во втором – о более «старых», завершенных до начала 2003 г.
К архивным документам относятся:
Сроки для старта хранения исчисляются по алгоритму, прописанному в Инструкции № 237. Согласно этому нормативному акту, любая документация, независимо от времени хранения (3, 5 или 50 лет, постоянно), должна сначала быть закончена в делопроизводстве.
Сам срок хранения необходимо отсчитывать начиная с 1 января того года, который следует за годом окончания делопроизводства текущих документов. Далее, если они временного хранения, бумаги оставляют в организации вплоть до срока уничтожения, если длительного, – сдают в архив.
![]() |
Обратите внимание! В архив документы можно подавать не раньше года после окончания делопроизводства. Но этот срок можно увеличить не больше чем до 3 лет (п. 1 Правил № 77). |
Кроме конкретных сроков, есть отдельный набор документов, с особыми пометками:
Пользуясь нашим сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies