Сверху под шапкой
8 (800) 775 29 55
Заказать звонок
Войти
Мы в соцсетях
127410, Москва, муниципальный округ Отрадное, ш. Алтуфьевское, д. 41А, стр. 1
Институт Профессионального Кадровика
👑 Кадровый форум
Экосистема - скидка в июле
Мастер-класс по премиям
Обучение
Мероприятия
О компании
Библиотека кадровика
Статьи
Курсы для HR
Корпоративное обучение
О нас
    Сверху под шапкой
    Институт Профессионального Кадровика
    👑 Кадровый форум
    Экосистема - скидка в июле
    Мастер-класс по премиям
    Обучение
    Мероприятия
    О компании
    Библиотека кадровика
    Статьи
    Курсы для HR
    Корпоративное обучение
    О нас
      Институт Профессионального Кадровика
      0
      • 👑 Кадровый форум
      • Экосистема - скидка в июле
      • Мастер-класс по премиям
      • Обучение
      • Мероприятия
      • О компании
      • Библиотека кадровика
      • Статьи
      • Курсы для HR
      • Корпоративное обучение
      • О нас
      • Статьи
      • Другие
      • Кадры
      • Трудовые отношения
      • Условия труда
      • Какие бывают сроки хранения кадровых документов
      Все статьи
      Вопросы и ответы Кадровые процедуры Кадровые документы Отдельные категории работников Воинский учет Оплата труда / пособия Проверки Отчеты Режим работы Персональные данные КЭДО Охрана труда Хранение и уничтожение документов Другие Другое
      Вопросы и ответы
      Кадровые процедуры
      Прием
      Увольнение
      Перевод/Перемещение
      Отпуск
      Командировки/РХТ
      Аудит
      Дисциплина труда
      Кадровые документы
      ЛНА
      Приказы
      Другие документы
      Отдельные категории работников
      Беременные/сотрудники с детьми
      Дистанционные работники
      Инвалиды
      Водители
      Иностранные работники
      Совместители
      Мобилизованные/ветераны боевых действий
      Другие категории
      Воинский учет
      Оплата труда / пособия
      Проверки
      Отчеты
      Режим работы
      Вахтовая работа
      Сверхурочная работа
      СУРВ
      Графики работы
      Персональные данные
      КЭДО
      Охрана труда
      Хранение и уничтожение документов
      Другие
      Кадры
      Управление персоналом
      Другое

      Какие бывают сроки хранения кадровых документов

      Сквозной баннер
      Ближайшие мероприятия
      22 июля
      Вебинар экосистемы
      Особенности трудовых отношений с участием иностранных граждан в 2025 году
      Подробнее ›››
      29 июля
      Вебинар экосистемы
      ЛНА об электронном документообороте: УНЭП
      Подробнее ›››
      5 августа
      Вебинар экосистемы
      Кадровый обзор. Изменения за июль
      Подробнее ›››
      Все мероприятия ›››
      Рекламный блок
      Узнайте, как рассчитывать зарплату, графики работы и нормы выработки при суммированном учете рабочего времени в новой методичке
      Получить
      Скачайте бесплатно документы популярные
      у кадровиков
      Бланк приказа о назначении ответственного за обработку персданных
      Скачать ›››
      325
      Примерная форма политики по персданным
      Скачать ›››
      326
      Статьи по теме
      Ежемесячное пособие по уходу за ребенком: как рассчитать и оформить
      3875
      Доставка работников до работы: как организовать и учесть расходы
      16049
      Как считают и что входит в стаж для больничного
      9550
      Рубрикатор
      • Вопросы и ответы
      • Кадровые процедуры
        • Прием
        • Увольнение
        • Перевод/Перемещение
        • Отпуск
        • Командировки/РХТ
        • Аудит
        • Медосмотры
        • Дисциплина труда
      • Кадровые документы
        • Договоры
        • ЛНА
        • Приказы
        • Другие документы
      • Отдельные категории работников
        • Беременные/сотрудники с детьми
        • Дистанционные работники
        • Инвалиды
        • Водители
        • Иностранные работники
        • Совместители
        • Мобилизованные/ветераны боевых действий
        • Другие категории
      • Воинский учет
      • Оплата труда / пособия
      • Проверки
      • Отчеты
      • Режим работы
        • Вахтовая работа
        • Сверхурочная работа
        • СУРВ
        • Графики работы
        • Рабочее время
      • Персональные данные
      • КЭДО
      • Охрана труда
        • Гражданская оборона
        • Несчастные случаи и профзаболевания
        • Обучение, инструктажи
        • Питание
        • Пожарная безопасность
        • СИЗ
        • Служба охраны труда
        • Спецоценка
      • Хранение и уничтожение документов
      • Другие
        • Кадры
        • Управление персоналом
      • Другое
      14 января
      25249
      Распечатать
      Время прочтения 7 мин

      В любой компании, даже с небольшим штатом, рано или поздно накапливается большое количество кадровой документации. Хранить документы нужно правильно, чтобы избежать хаоса в рабочих процессах и не получить штраф от контролирующих органов. В статье расскажем, какие сроки хранения кадровых документов бывают и что изменилось в законодательстве.

      Содержание

       

      Нормативные акты, которые регулируют сроки хранения документации

      Ответственность за нарушения сроков хранения

      Сроки хранения кадровых документов в организации

      Сроки хранения документов в архиве

      С какой даты отсчитывается сроки хранения кадровых документов

      Таблица сроков и норм хранения кадровых документов

      Нормативные акты, которые регулируют сроки хранения документации

      Компании или ИП обязаны обеспечить сохранность бумаг, связанных с их деятельностью, в течение конкретного срока. В том числе соблюдать сроки хранения кадровых документов. Период хранения определяется по нормативным актам (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

      С 17.сентября 2023 года обновились правила учета и хранения документов, в том числе электронных. Теперь их регулирует Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…».

      Предыдущие Правила были отменены Приказом Минкультуры от 08.08.2023 N 2367⠀«О признании утратившим силу приказа Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526».

      Все об организации архива в компании и что для этого потребуется – читайте в нашем материале.

      По части сроков хранения ничего не изменилось. Сколько хранить кадровые документы, определяют, используя два основных нормативных акта:

      1. Специальный Перечень, утвержденный Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.
      2. Инструкцию к Перечню (Приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 237).

      Для оформления дел к передаче в архив кадровому специалисту пригодится Примерная инструкция по делопроизводству (утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

      Важно! В Перечне содержатся не конкретный реестр документов, а типовые формы. Поэтому важно предварительно отсортировать все кадровые документы по видам. Так, типичная ошибка — не разделять приказы по основной деятельности и личному составу, у которых разные сроки хранения.

      Ответственность за нарушение сроков хранения

      Если в организации хранят дела недостаточно долго, неправильно уничтожают или теряют их, за это предусмотрена административная и налоговая ответственность. Наказать за нарушение сроков хранения кадровых и иных документов могут как всю компанию, так и ответственных должностных лиц. Подробнее – в таблице ниже.

      Как грамотно провести процедуру уничтожения устаревших документов – читайте в статье.

      Штрафы за нарушение сроков хранения

      Нарушение

      Штраф

      Норма

      Документацию не удалось предоставить по запросу ФНС

      200 рублей за каждый отсутствующий документ

      п. 1 ст. 126 НК РФ

      Нарушены правила учета по налогам из-за нехватки первичных документов

      от 10 000 до 40 000 рублей и более

      ст. 120 НК РФ

      Нарушены правила хранения документов

      для юрлиц 5 000 –10 000 рублей, должностных – от 3 000 до 5 000 рублей

      ст. 13.20 КоАП РФ

      В организации не сохранили документ по срокам согласно Перечню

      Для должностных лиц – от 2 500 до 5 000 рублей, для юрлиц – от 200 000 до 300 000 рублей

      ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ

      Обратите внимание! Оштрафовать могут за несоблюдение сроков, как для бумажных, так и электронных документов. Поэтому, независимо от их формы, важно соблюдать правила (ст. 5, Закон № 125-ФЗ).

      Сколько составляют сроки хранения кадровых документов в организации

      Также, как любая документация в компании, документы по кадрам могут иметь временный (до 10 лет) длительный (до 75 лет) или постоянный срок хранения. Те бумаги, которые хранят меньше десяти лет, в архив не сдают, а просто уничтожают после истечения срока. Соответственно, все документы, которые относятся к временному хранению, находятся в структурном подразделении компании.

      К ним относятся:

      • приказы и люба документация, связанная с назначением дисциплинарного наказания – 3 года;
      • ПВТР – 1 год, если были заменены новыми;
      • графики отпусков – 3 года;
      • приказы о командировках – 5 лет (если нет вредных условий труда);
      • приказы по отпускам (ежегодным, учебным) – 5 лет;
      • любые документы о начислении пособий (заявления, справки и т.д.) – 5 лет;
      • Документация о назначении материальной помощи и оплате больничных – 5 лет;
      • описание состояния охраны труда, документация об улучшении условий ОТ – 5 лет;
      • табель учета рабочего времени – 5 лет;
      • Любая документация по административно-хозяйственной деятельности – 5 лет;
      • Согласия на обработку персональных данных – 3 года с момента отзыва или истечения срока согласия.

      При этом документы, относящиеся к регламентам по обработке персональных данных (инструкции, положения), хранятся бессрочно (ст. 440 Перечня).

      Как правильно хранить персональные данные, чтобы избежать утечки – читайте в новой статье ИПК

      Остальная документация хранится в организации год после момента завершения делопроизводства. Далее ее оформляют по Инструкции № 44 и передают в архив.

      Сроки хранения документов в архиве

      Документы с длительным сроком хранения делятся Перечнем на два типа: 50 или 75 лет. В первом случае речь идет о документации, завершенной после 1.01.2003 года, во втором – о более «старых», завершенных до начала 2003 г.

      К архивным документам относятся:

      1. Личные дела и личные карточки (если ведутся в организации) – 50/75 лет.
      2. Табели для работ с опасными условиями труда – 75 лет.
      3. Аттестация рабочих мест – 45 (если нет особых условий труда) или 75 лет.
      4. Трудовые договоры и допсоглашения, договоры и акты ГПХ – мин. 50 лет.
      5. Не меньше пятидесяти лет сохраняют любую документацию по личному составу. К ней относятся приказы, распоряжения о приеме, перемещениях, оплате, увольнении и документы переписки: заявления, служебные мили докладные).
      6. Штатное расписание, если организация сама его разработала, хранится постоянно. Если документ хранится в филиале, то хранят его 3 года после замены новым от головной компании.
      7. Распоряжения, приказы и сопутствующая переписка по основной деятельности (например, об утверждении ЛНА, назначении и снятии ответственных и т.д.).
      8. Оригиналы документов (трудовая книжка, диплом, медкнижка), если сотрудник так и не забрал их при увольнении и не дал разрешения на пересылку, хранят 50/75 лет.

      С какой даты отсчитывается сроки хранения кадровых документов

      Сроки для старта хранения исчисляются по алгоритму, прописанному в Инструкции № 237. Согласно этому нормативному акту, любая документация, независимо от времени хранения (3, 5 или 50 лет, постоянно), должна сначала быть закончена в делопроизводстве.

      • Для приказов, распоряжений по личному составу – окончание календарного года.
      • Личные дела, личные карточки завершают при увольнении работника.
      • Реестры, журналы – при окончании их ведения.

      Сам срок хранения необходимо отсчитывать начиная с 1 января того года, который следует за годом окончания делопроизводства текущих документов.  Далее, если они временного хранения, бумаги оставляют в организации вплоть до срока уничтожения, если длительного, – сдают в архив. 

      Обратите внимание! В архив документы можно подавать не раньше года после окончания делопроизводства. Но этот срок можно увеличить не больше чем до 3 лет (п. 1 Правил № 77).

      Кроме конкретных сроков, есть отдельный набор документов, с особыми пометками:

      1. «До ликвидации организации». Пока компания не закроется, при этом, если ООО относится к компаниям, комплектующим госархив, проводится экспертиза ценности.
      2. «До минования надобности». Руководитель сможет установить сроки самостоятельно, но не меньше 1 года. Обычно это проекты, письма «для сведения» и т.д.
      3. «До замены новыми». Обычно это нормативные документы от вышестоящих организаций. Их хранят, пока не пришлют обновленные указания.
      4. «Постоянно». Если далее документы идут в городской архив. Если нет, хранить такие бумаги нужно 10 лет и более.

      • Комментарии
      ...Загрузка комментариев...

      Назад к списку Следующая статья
       
      Компания
      О нас
      Сведения об организации
      Отзывы клиентов
      Наши спикеры
      Подарочные сертификаты
      Карьера с ИПК
      Достижения наших учеников
      Программа лояльности
      Обработка и защита персональных данных
      Продукты
      Курсы для кадровиков
      Курсы для HR
      Корпоративные программы
      Мероприятия
      Статьи
      Кадры
      Управление персоналом
      Оставайтесь на связи
      Наши контакты

      8 (800) 775 29 55
      Будни: с 9:00 до 18:00
      127410, Москва, муниципальный округ Отрадное, ш. Алтуфьевское, д. 41А, стр. 1
      support@profkadrovik.ru
      © 2025 profkadrovik.ru. При использовании материалов сайта ссылка на первоисточник обязательна.
      0

      Корзина

      Ваша корзина пуста
      Нажмите здесь, чтобы продолжить покупки

      Пользуясь нашим сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies