Как рассчитать компенсацию за использование личного автомобиля

Компенсация за личный автомобиль в служебных целях прописывается в соглашении. Ее сумма зависит от частоты поездок и их интенсивности, затрат на техосмотры, горючее и т. д. В статье расскажем, как грамотно рассчитать и прописать выплаты, в том числе на ГСМ расходы.

Образец приказа о возмещении расходов на ГСМ Образец служебной записки о возмещении расходов на ГСМ Образец соглашения об использовании личного автомобиля работника

Использование личного автомобиля работника: как прописать

Закон допускает два варианта применения машины сотрудника для рабочих нужд.

1. Арендовать машину по договору. Эта процедура находится в сфере действия Гражданского кодекса.
2. Возместить расходы в форме компенсации. Это мероприятие регулирует Трудовой кодекс (ст. 188 ТК РФ).

В последнем случае все нюансы нужно прописать в допсоглашении по стандартной форме. Стороны согласовывают сумму компенсации и периодичность выплат. 

Обратите внимание! На ежемесячную компенсацию имеют право только сотрудники, которые регулярно ездят по делам компании. В коллективном договоре укажите перечень должностей с разъездным типом работы.

Как прописать разъездной характер работы в ЛНА — читайте рекомендации экспертов ИПК.

При этом важно учесть некоторые нюансы:

1. Машина находится в собственности сотрудника (Письмо ФНС от 13 ноября 2018 г. N БС-3-11/8304@).
2. Руководитель знает о служебных разъездах на этом автомобиле и не против.
3. Поездки обусловлены производственными нуждами и совершаются в интересах компании.

Бланк соглашения об использовании транспортного средства сотрудника скачайте здесь

В документе необходимо указать:

1. Полные характеристики машины: тип, цвет, марку, VIN, регистрационный знак, год выпуска, описание типа, марки и мощности двигателя.
2. Реквизиты свидетельства о регистрации, которое подтверждает владение ТС сотрудником.
3. Сумма выплаты, с учетом износа, трат на бензин и техобслуживание.
4. Способ расчета (фиксированный или по фактическому количеству поездок). 
5. Срок отчета об эксплуатации авто. В качестве подтверждения расходов используют путевые листы и чеки.
6. Сроки выплаты компенсации (обычно ежемесячно, после предоставления отчета) и период действия соглашения.
7. Порядок процедуры: отчет — приказ руководителя — обязанности бухгалтера.
8. Ответственность работника.

Основанием для выплаты станет приказ руководителя. Укажите фиксированную сумму ежемесячной выплаты и распорядитесь о возмещении расходов на ГСМ и ремонт (техобслуживание) машины. Ответственным назначают бухгалтера компании.

Образец приказа об установлении компенсации за использование личного ТС на работе скачать здесь

Компенсация расходов за использование личного автомобиля

Компенсация личного автомобиля состоит из нескольких выплат (ст. 188 ТК РФ):

• за эксплуатацию ТС,
• его амортизацию,
• обслуживание, ремонт, покупка горюче-смазочных материалов (компенсация ГСМ).

Важно! Госслужащие применяют Постановление Правительства РФ от 02.07.2013 № 563, которое обозначает пределы компенсации для мотоциклов и легковых авто: Мотоциклы — не более 1200 руб. в месяц. Легковое авто до 2000 куб. см. двигателя — 2400 руб. ежемесячно. Машина с объемом мотора свыше 3000 см³ — 3000 рублей каждый месяц.

Компенсацию для остальных компаний и ИП, согласно статье 188 ТК РФ, можно установить индивидуально, по соглашению с владельцем машины. Удобнее всего прописать порядок расчета и условия назначения в отдельном внутреннем положении.

Учтите, что есть конкретные пределы суммы расходов за месяц при расчете налога на прибыль. Они прописаны в Постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92:

1. Объем двигателя до 2000 см³ — ежемесячно 1200 рублей.
2. Свыше 2000 кубических сантиметров — 1500 руб.
3. Для мотоциклов — 600 руб.

Эти нормы уже включают в себя ГСМ, ремонт и техобслуживание, поэтому все выплаты сверху не пойдут к вычету.

Читайте в нашем материале как установить компенсацию за личное оборудование дистанционному работнику.

Важно! Компенсация за использование личного автомобиля не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), как и страховыми взносами (пп.2 п.1 ст. 422 НК РФ). Но целесообразность трат нужно будет подтвердить. Для этого делают допсоглашение с прописанным размером выплаты, расчет компенсации со всеми прилагающимися документами и копию ПТС.

Как рассчитать компенсацию

Транспортные расходы возмещают на основании служебной записки или заявления сотрудника. В приложении он должен добавить бумаги, подтверждающие слова в заявлении. 

Образец служебной записки о возврате расходов за поездку скачайте здесь.

Для расчета ГСМ и техобслуживания учитывают ряд факторов.

1. Частота служебных разъездов.
2. Учитываются только рабочие дни, без выходных и праздников.
3. Периоды отпуска и больничного работника не включают в расчет.
4. Расход горюче-смазочных материалов считают по чекам АЗС.
5. Лимиты расхода топлива. В организации должен быть отдельный приказ с порядком расчета для конкретной марки машины или усредненный.
6. Ежемесячный отчет о разъездах сотрудника. Обычно его формируют на основе путевых листов, которые и являются подтверждающими документами об использовании авто.

Обратите внимание! Точный размер компенсационной выплаты закон не определяет. Но, чтобы избежать проблем с ФНС, устанавливайте их в разумных пределах, чтобы можно было экономически обосновать. Об этом напоминает Минфин России в Письме от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672.

Правила расчета желательно прописать в соглашении. Так вы обезопасите себя от судебных споров. Используйте отчет владельца авто и путевые листы с чеками, чтобы составить бухгалтерскую расчетную справку. В ней указывают:

1. Сколько рабочих дней было в отчетном месяце.
2. Период использования ТС и километраж пробега.
3. Сумму, фактически потраченная на бензин.
4. Фиксированную оплату за износ по договоренности.
5. Если есть — размер дополнительных расходов (парковка, ремонт и т.д.).
6. Итоговую сумму выплаты за месяц.
7. Приложения — документы для обоснования компенсации.