Как сформировать кадровый резерв компании

Кадровый резерв — это работники, которые прошли специальную подготовку и отбор и соответствуют определенным квалификационным требованиям. Эти специалисты могут стать руководителями. В статье рассмотрим, с чего начать работу по его созданию, по каким критериям отбирать людей и как документально оформлять формирование резерва.

Алгоритм, как сформировать кадровый резерв Примерное положение о кадровом резерве Таблица формальных критериев для включения в кадровый резерв на управленческие позиции

Что представляет собой кадровый резерв персонала в организации

Чаще всего в резерв включают уже имеющихся руководителей филиалов и подразделений и ведущих специалистов, хотя могут выбрать и молодых перспективных сотрудников, которые успешно прошли стажировку.

В зависимости от специфики работы компании в резерв могут определить работников всех категорий, например, в крупных промышленных компаниях отбирают кандидатов даже на вакансию мастера или начальника смены.

Основная цель формирования кадрового резерва организации — возможность обеспечить ее квалифицированным персоналом и сохранить непрерывность производственного процесса с помощью своевременной замены уходящих сотрудников. Благодаря кадровому запасу можно сократить уровень текучки работников и уменьшить риски при найме новых людей. Конкурс в кадровый резерв позволяет выявить потенциал работников, способствует продвижению своих собственных специалистов и мотивирует их на профессиональный рост.

Кадровый резерв организации бывает внутренний и внешний. Внутренний кадровый резерв формируют из своих же сотрудников, которые уже готовы занять должность или у которых есть потенциал для развития нужных навыков. Внутренний резерв чаще ориентирован на замену начальников отделов и линейных управленцев, внешний кадровый резерв — на ведущих специалистов.

В большинстве компаний, где проводят формирование кадрового резерва, существует особая система, на основе которой в него включают работников.

Работа с кадровым резервом может вестись открыто или закрыто. Во втором случае об этом знают только специалисты кадровых служб и руководители компании.

При открытом способе сотрудники знают о существовании кадрового запаса и знают, при каких условиях они могут претендовать на ту или иную позицию. Это дополнительно мотивирует людей работать эффективнее и способствует снижению затрат на поиск и адаптацию новых работников.

В то же время у открытого способа есть свои минусы. Например, если человек долго числится в резерве и знает что достоин вышестоящей должности, а перспектив продвижения нет, он может разочароваться, подумать, что в компании его не ценят и поискать возможности карьерного роста у конкурентов.

Второй минус: руководители на текущих должностях знают, что их легко могут заменить сотрудники из резерва, так сказать «подсидеть», поэтому обстановка в коллективе может стать напряженной, что в целом неблагоприятно повлияет на производственный процесс.

Внешний кадровый резерв по желанию руководителя формируют из подходящих кандидатов, которые в компании не работают, но уже откликались на вакансии ране, также из работников с договором ГПХ или из студентов, проходящих стажировку.

Подробнее о том, как заключить договор ГПХ.

Во внешний резерв отбирают людей, чтобы закрыть вакансии на специалистов среднего уровня. Это помогает сократить время на поиск в будущем, когда появятся вакансии.

Важно! Если компания ведет базу резервистов и хранит их резюме, нужно у каждого соискателя взять согласие на хранение и обработку его персональных данных. Если этого не сделать, есть риск нарваться на большой штраф от Роскомнадзора.

Правильно организовать работу с персональными данными вы сможете после нашего курса « Персональные данные работников: правила работы для кадровых служб ».

Как строится работа с кадровым резервом

Организацией работы с кадровым резервом занимается обычно руководитель компании вместе с работниками кадровых служб. 

Формируют запас кадров чаще всего исходя из двух способов:

• Составляют примерный план-прогноз того, как будет меняться штатное расписание, выделяют вакантные должности и под них составляют список предполагаемых резервистов. Период такого прогнозирования составляет 1-3 года;
• Определяют ключевые руководящие позиции в компании и формируют запас независимо от того, будет ли замена людей, работающих на этих должностях или нет.

Работа с кадровым резервом базируется на таких принципах, как конкуренция, активность и гласность. Конкуренция предполагает выбор нескольких человек для каждой позиции. Для наибольшей эффективности оптимальным будет включение в кадровый резерв не больше 2–3 человек на одну должность. Этот своего рода способ подстраховки на случай, если резервист решит уволиться или выйдет из программы подготовки кадрового запаса. 

Иногда один и тот же работник может быть кандидатом на несколько должностей, например, на позицию главного бухгалтера и финансового директора. Но это скорее исключение из правил, которое появляется в результате нехватки персонала для запаса. Универсальные резервисты увеличивают кадровые риски. 

Принцип активности означает, что компания должна создавать условия для того, чтобы работники, которых включили в кадровый резерв, проявляли инициативу и активную позицию. 

Принцип гласности обязывает работодателя доводить до сведения резервистов всю информацию о предполагаемых должностях в полном объеме. 

Как происходит отбор в кадровый резерв

При формировании кадрового резерва каждого потенциального резервиста оценивают согласно установленным в компании критериям отбора:

• Возраст кандидатов. Для руководителей среднего звена и ведущих специалистов чаще всего отбирают сотрудников в возрастном промежутке от 25 до 35 лет. Для руководителей высшего звена — до 45 лет.
• Уровень образования. Для позиции руководителя среднего звена подойдет потенциальный кандидат с высшим профессиональным образованием, а для управленцев высшего звена лучше отбирать сотрудников с высшим образованием в сфере менеджмента, экономики и финансов. 
• Дополнительное образование, повышение квалификации, профессиональная переподготовка. У сотрудников, которые регулярно учатся и повышают свой профессиональный уровень, больше шансов занять ключевые позиции в компании.
• Рекомендации. При отборе учитывают рекомендации как непосредственного руководителя компании, в которой человек работает в настоящий момент, так и с прошлых мест работы. 
• Результаты тестирований и конкурсных отборов. 
• Опыт работы на текущей должности.
• Результаты труда. Резервист должен успешно выполнять свои должностные обязанности и показывать достижения на занимаемой должности. 
• Дополнительные навыки. Так называемые soft skills: навыки коммуникации и переговоров, управления людьми и проектами, эмоциональное равновесие, креативное мышление, стремление к самосовершенствованию и многие другие. 

Каждая компания может добавить свои критерии отбора в кадровый резерв. Список не является исчерпывающим. 

Список формальных критериев, по которым включают в кадровый резерв на руководящие позиции, скачайте здесь

Какие сроки закладывают на создание кадрового резерва

Сроки, в которые предстоит сформировать кадровый запас, могут фиксироваться в программе подготовки, а могут определяться в зависимости от ситуации. 

Например, если после окончания подготовки место для резервиста не освободилось, можно оставить сотрудника на его текущей должности и назначать исполняющим обязанности по той позиции, на которую он претендует, на время отсутствия управленца. Или ввести вакансию заместителя и постажировать резервиста в ней. 

Если вдруг должность освободилась, но кандидат еще не готов, можно продлить обучение. 

Алгоритм, как формируют кадровый запас компании, скачайте здесь

Как документально оформить кадровый резерв

Деятельность по формированию кадрового резерва регулируют локально-нормативным актом. Обычно это положение о кадровом резерве. В нем следует прописать порядок создания кадрового запаса, критерии оценки и отбора потенциальных кандидатов, этапы дальнейшей подготовки уже выбранных работников.

Образец положения о кадровом резерве скачайте по ссылке

Положение о кадровом резерве поможет упорядочить этапы работы с запасными кадрами, четко определить права и обязанности участников и зону ответственности.

Этот документ будет для работников основным источником информации о программе подготовки кадрового резерва. Положение подчеркивает серьезность намерений руководства и заинтересованность в собственных сотрудниках и их продвижении, что в свою очередь повышает лояльность людей к компании. 

В приложении к локально-нормативному акту можно добавить образцы документов, необходимых для конкурса на включение в кадровый резерв, например, опросный лист или анкета для кандидатов, также форма ответа руководителя и приказ о направлении на обучение. 

Когда возникнет необходимость перевести резервиста на освободившуюся позицию, перевод оформляют в общем порядке: берут согласие работника, издают приказ, вносят изменения в трудовую книжку и личную карточку, если они ведутся в компании.