Личная карточка работника

Что такое личная карточка работника

Личная карточка работника — это кадровый документ, суммирующий все сведения и сотруднике предприятия. Его форма № Т-2 специально разработана Федеральной службой государственной статистики РФ, или Росстатом. В личной карточке содержатся персональные данные работника и исчерпывающие сведения о его кадровых перемещениях внутри предприятия: изменение должности, карьерный рост, профессиональная переподготовка и подобные данные, имеющие прямое отношение к работе специалиста.

Несмотря на существование полноценной росстатовской формы карточки, с 2013 года работодателям разрешено изменять ее, удалять отдельные блоки, добавлять свои и в целом разрабатывать актуальные бланки самостоятельно.

Законодательная база

Необходимость заведения личных карточек определяется несколькими документами:

1. «О трудовых книжках», Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013). В главе II, пунктах 12 и 13 прямо утверждается, что работодатель обязан вносить сведения из трудовой книжки работника в его личную карточку. То есть все изменения, которые произошли с работником, должны быть прописаны и в трудовой книжке, и в личной карте.
2. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004. Здесь описано содержание личной карточки и даны отдельные рекомендации по заполнению.
3. «Об утверждении Положения о воинском учете», Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 (ред. от 16.03.2019). Здесь подробно разбирается второй раздел карточки, посвященный учету военнообязанных граждан. Осуществлять такой учет — тоже обязанность работодателя.

Валентина Митрофанова: что будет, если работодатель не ведет личные карточки

Построение эффективной кадровой службы 2.0

3885

Новейший курс по кадровому делопроизводству 2.0

5222

Отмена трудовых книжек, новая отчетность в Пенсионный фонд с 2020 года

5037

Зачем нужна личная карточка

1. Хранение и систематизация информации. Личная карточка является своеобразным досье сотрудника. В сжатой форме в карточке указывается вся информация о нем: паспортные данные, адрес регистрации, специальность, номер диплома, уровень владения иностранными языками, сведения о семье и т.д. Личную карточку имеет право использовать в своей работе сотрудник отдела кадров. Например, кадровик может сформировать какие-либо льготы для работника, исходя из состава семьи, указанного в карточке. Так же ей может пользоваться бухгалтер — в Т-2 могут быть сведения, являющиеся основаниями для каких-либо дополнительных выплат. Отдельные записи о квалификации специалиста могут помочь ему занять более высокую должность или расширить функционал.

2. Документирование важных изменений. Дата поступления на работу, номер приказа, перевод с одной работы на другую, повышение в должности, награды и поощрения — все это важные сведения о работнике. Разумеется, они сопровождаются своевременными приказами, графиками, актами и прочим — однако вся сумма знаний об этих изменениях содержится именно в личной карточке — их можно увидеть хронологически. Хранение данных на едином бланке Т-2 поможет избежать недоразумений или конфликтных ситуаций. Большое количество информации можно будет восстановить в случае утери. Обо всех изменениях, происходящих в его карьере, сотрудник расписывается в личной карточке, удостоверяя своей подписью принятие этих изменений и согласие с ними.

3. Воинский учет. Работодатель обязан вести учет сотрудников (это указано в Федеральном законе «О воинской обязанности и военной службе»). Сам учет осуществляется по личным карточкам, в которых заполняется соответствующий раздел. Так же работодатель, заполнив личную карточку, должен разъяснить военнообязанным сотрудникам порядок исполнения ими воинской обязанности.

4. Статистика и информация к размышлению. В целом информация из Т-2 может служить своеобразной базой данных о человеческих ресурсах организации. Проанализировав эти данные, администрация предприятия может сделать выводы о квалификации своих специалистов, об их успехах и движении по карьерной лестнице и использовать эти знания в целях развития компании.

Какие бывают карточки

Есть две официальные формы карточек — обычная Т-2 и на государственного служащего Т-2ГС (МС). Бланки отличаются только тем, что для государственного служащего отдельно указывается стаж работы на госслужбе, который дает право на надбавки за выслугу лет и на доплаты к пенсии.

Порядок заполнения личной карточки: пошагово и подробно

Шапка документа

Вписываем название организации и код по ОКПО — Общественному классификатору предприятий и организаций.

Далее:

• Название организации.
• Дата составления документа.
• Табельный номер сотрудника (присваивается при приеме на работу).
• ИНН сотрудника.
• СНИЛС сотрудника.
• Первая буква фамилии.
• Характер работы — «постоянно» или «временно».
• Вид работы — «основная» или «по совместительству».
• Пол — М или Ж.

Раздел I. Общие сведения

Вписываем:

Номер трудового договора.

Дата составления.

ФИО сотрудника.

Дата рождения (месяц прописью).

Справа в таблице с кодом — та же дата формате дд.мм.гггг.

Место рождения и код населенного пункта по ОКАТО. Это Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления.

Гражданство — и его код по ОКИН. Это Общероссийский классификатор информации о населении. Например: Гражданин России — код 1 Двойное гражданство — код 2 Гражданин другой страны — код 3 Лицо без гражданства — код 4

Иностранные языки и их коды по ОКИН. Степень знания указывается из трех вариантов: Читаю и перевожу со словарем — 1 Читаю и могу объясняться — 2 Свободно владею — 3

Образование — перечисляем все учебные заведения, специальности и номера дипломов работника, с их кодами по ОКСО. Это Общероссийский классификатор специальностей по образованию.

Профессия (по диплому) и ее код по ОКПДТР. Это Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Стаж работы по состоянию на момент заполнения карточки.

Семейное положение по ОКИН:

• Никогда не был в браке —1.
• Женат или замужем — 2.
• В незарегистрированном (гражданском) браке — 3.
• Вдовец или вдова — 4.
• В разводе — 5.

Близкие родственники со степенью родства, полным ФИО и годом рождения.

Данные паспорта, прописка, фактический адрес и контактный номер телефона.

Раздел II. Воинский учет

Раздел с воинским учетом заполняется на всех мужчин и военнообязанных женщин (например, медицинских работников). Информация берется из военного билета или приписного свидетельства специалиста.

Раздел III. Прием на работу и переводы на другую работу

Здесь дублируются записи из трудовой книжки и фиксируются все изменения. Каждую запись сотрудник подтверждает своей подписью.

Раздел IV. Аттестация

Обозначаем процедуру — когда проведена, каков результат и решение комиссии.

Раздел V. Повышение квалификации

Обозначаем период и вид обучения, название учебного заведения, номер свидетельства и основание выдачи.

Раздел VI. Профессиональная переподготовка

Пишем даты обучения, полученную специальность, номер итогового документа и основание для него.

Раздел VII. Награды

Указываем все полученные грамоты или благодарности вместе с их данными.

Раздел VIII. Отпуск

Фиксируем все отпуска специалиста в подробностях и только постфактум. Запланированный на будущее отпуск вносить нельзя, поскольку он может не состояться.

Раздел IX. Льготы

Если есть основания для льгот, то информацию об этом нужно указать вместе со ссылкой на подтверждающие документы.

Раздел X. Дополнительные сведения и увольнение

В «Дополнительных сведениях» можно указать данные, имеющие значение для работы конкретного предприятия. Когда сотрудник увольняется, в последний раздел нужно внести основания для увольнения (со ссылкой на Трудовой кодекс), дату увольнения, дату приказа и подписи — самого сотрудника и специалиста по кадрам.

Личная карточка работника: скачать бланк и образец

Личная карточка работника, скачать форму

Личная карточка работника, скачать образец заполнения

Как вести и хранить карточки

Создание, ведение и хранение личных карточек обязательно. Существовать они могут исключительно на бумаге. Хранение их в электронном виде не предусматривается законом потому, что на них должны присутствовать собственноручные «живые» подписи сотрудников.

Держать карточки необходимо в строгом порядке в закрытом сейфе или шкафу. Доступ к ним должен быть у ответственного специалиста кадровой службы. Ни при каких обстоятельствах нельзя предоставлять доступ к карточкам третьим лицам, потому что работодатель обязан обеспечить полную конфиденциальность персональных данных сотрудников. Если специалист уволился — карточка сдается в архив и хранится в течение 75 лет.

Штрафы и другие последствия

С личными карточками работников обязательно должен работать профессионал. Если допустить ошибки или не уделить вопросу достаточно внимания, то последствия могут быть очень серьезными.

Возможны 3 варианта:

1. Если вообще не заводить карточки или некорректно их вести, то первая же проверка со стороны трудовой инспекции выявит нарушение статьи 5.27 КоАП РФ — нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Наказание для юрлиц составляет от тридцати до 50 тысяч рублей.
2. Если персональные данные работника будут доступны третьему лицу, возникнет нарушение статьи 13.11 КоАП РФ — нарушение порядка обращения с персональными данными. Юрлицо обязано будет заплатить от 5 до 10 тысяч рублей.
3. Если же данные сотрудника окажутся в публичном доступе, работодатель понесет уголовную ответственность по статье 137 УК РФ. В этом случае, в зависимости от обстоятельств, могут быть применены и лишение свободы до 2 лет, и исправительные работы, и крупные штрафы.

Прием на работу

932

Локальные нормативные акты

2432

Переход на электронные трудовые книжки: последние новости

15385