Охрана труда офисных работников и дистанционных сотрудников

Работодатели довольно часто полагают, что охрана труда нужна только на опасных производствах и для рабочих профессий, а на офисных сотрудников и «удаленщиков» ее требования не распространяются. Это заблуждение приводит к тому, что трудовая инспекция при проверке выписывает штрафы по ст. 5.27.1 КоАП РФ. А в худших ситуациях работодателям приходится расследовать несчастные случаи с офисными или дистанционными работниками. Рассказываем в статье, как правильно организовать охрану труда для офисных работников и сотрудников на дистанте, чтобы избежать неприятностей.

Обязанности работодателя в области охраны труда

В ст. 214 ТК РФ перечислены действия, которые нужно выполнять для создания безопасных условий труда на рабочих местах. Эти обязанности должны выполнять все работодатели, независимо от объема выручки или формы собственности.

Конкретный состав мероприятий по охране труда на разных предприятиях может различаться:

• из-за специфики деятельности — на производствах нужно выполнять больше требований, чем в финансовых или консалтинговых компаниях;
• из-за численности — например, при штате до 50 человек можно не создавать службу охраны труда, а передать ее функции на аутсорсинг.

Также не обязательно выполнять все мероприятия из ст. 214 ТК РФ в отношении всех без исключения сотрудников. Например, работникам с оптимальными или допустимыми условиями труда не нужно предоставлять гарантии и компенсации, как «вредникам».

Есть базовые мероприятия, которые нужно проводить всегда: допускать к работе только обученных сотрудников, у которых нет медицинских противопоказаний к трудовой функции, и обеспечивать безопасные условия труда на рабочих местах.

Это правило действует в охране труда для офисных сотрудников. Их рабочие места находятся на территории работодателя, и тот обязан обеспечивать им безопасные условия.

Для дистанционных работников есть особенности охраны труда по ст. 312.7 ТК РФ. Это связано с тем, что их рабочие места находятся вне территории, контролируемой работодателем. В отношении «удаленщиков» нужно:

• вести расследование и учет несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, микротравм;
• застраховать сотрудников от травматизма;
• выполнять предписания надзорных органов при выявлении нарушений прав дистанционных работников;
• ознакомить сотрудников с требованиями охраны труда, если они используют выданные или рекомендованные работодателем материалы, средства и оборудование.

Все прочие обязанности по ст. 214 ТК РФ работодатель выполняет только в том случае, если это предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. Это также подтвердил Минтруд России в письме от 26.02.2021 №15-2/ООГ-493.

Инструкции по охране труда офисных сотрудников и дистанционщиков

Роструд считает, что инструкции по охране труда (ИОТ) должны быть для каждой должности в штатном расписании. Его эксперты неоднократно говорили об этом в ответах на вопросы на сайте «Онлайнинспекция.рф». Это не значит, что каждому работнику нужно выпускать персональную ИОТ по должности. Главное, чтобы для каждой трудовой функции работодатель разработал соответствующие правила безопасности.

Приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 772н содержит требования к инструкциям по охране труда. ИОТ можно разработать:

• по должности или профессии;
• по направлению деятельности;
• по виду выполняемой работы.

Например, может быть инструкция по охране труда бухгалтера, ИОТ при работе с офисной техникой, ИОТ при работе с ручным инструментом.

Инструкцию по охране труда для дистанционных работников можно не разрабатывать, если работодатель не выдает, либо не рекомендует им какое-то оборудование или материалы для работы. Например, ноутбук с конкретными техническими характеристиками. 

Но целесообразно все-таки иметь ИОТ для «дистанционщика» и ознакомить сотрудника с ее требованиями. С таким сотрудником тоже может произойти несчастный случай из-за незнания правил электробезопасности, и расследовать его будет работодатель.

Читайте также: Инструкции по охране труда по новым правилам.

Совет. Офисные работники, как правило, работают только с компьютерной, копировальной или бытовой техникой. Для них можно разработать единую инструкцию по охране труда на основе руководств по эксплуатации к компьютерам, принтерам, микроволновкам. В этих документах содержатся основные требования безопасности пользователей. Положения инструкции по охране труда доводят до офисных работников под личную подпись при ознакомлении, а также в ходе инструктажа по охране труда.

Проведение обязательных медосмотров

Сотрудники, в том числе работающие в офисе, не должны иметь противопоказаний по состоянию здоровья к работе. Для этого им проводятся предварительные и периодические медосмотры, психиатрическое освидетельствование. Офисным работникам они необходимы в трех случаях:

1. Они заняты на работах с вредными или опасными условиями труда или связанных с движением транспортных средств. Такое, например, возможно у лаборантов или водителей.
2. Они трудятся в организациях пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, или выполняют работы из раздела VI Приказа Минтруда и Минздрава России от 31.12.2020 № 988н/1420н.
3. В их трудовой деятельности присутствуют химические вещества с индексами А, Ф, Р, К, О из перечней в разделах I-III Приказа №988н/1420н. 

Такие требования установлены в Порядке проведения медосмотров по Приказу Минздрава России от 28.01.2021 № 29Н. Минтруд подтвердил это в письме от 30.03.2021 №15-2/ООГ-946.

Читайте также: 

Как провести медосмотр при приеме на работу — алгоритм и образцы документов

Психиатрическое освидетельствование по новым правилам

Обратите внимание! Дистанционных работников в соответствии со ст. 312.7 ТК РФ на медосмотры не направляют, если это не установлено коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Специальная оценка условий труда и оценка профессиональных рисков

Работодатель обязан провести СОУТ и оценку профрисков (ОПР) на рабочих местах офисных работников. Это следует из ст. 214 ТК РФ и ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ. 

Специальная оценка условий труда не проводится:

• на рабочих местах надомников и дистанционных работников;
• в религиозных организациях и у работодателей-физических лиц без статуса ИП;
• там, где нет трудового договора — например, у самого ИП-работодателя или исполнителей по договорам ГПХ;
• на рабочих местах государственных и муниципальных служащих, пока это не установлено федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.

Как правило, офисные работники трудятся в оптимальных или допустимых условиях труда. Это 1 и 2 класс по СОУТ. Для них достаточно один раз провести спецоценку и подать в трудовую инспекцию декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда в соответствии со ст. 11 Закона №426-ФЗ. 

Документ действует бессрочно, если с офисным работником не произойдет несчастный случай на производстве, или не будет выявлено профессиональное заболевание.

Оценку профессиональных рисков по ст. 214 ТК РФ обязательно проводят перед вводом в эксплуатацию новых производственных объектов или при организации новых рабочих мест. Ее результаты используются при планировании обучения и других мероприятий по охране труда.

Читайте также:

Как провести СОУТ

Оценка профессиональных рисков компании

Инструктажи по охране труда офисных работников и дистанционных сотрудников

При приеме на работу или при переводе на новую должность проводится вводный инструктаж по охране труда. Его должны пройти все сотрудники до допуска к исполнению трудовой функции.

Офисных работников можно освободить от первичного и повторного инструктажа по охране труда на рабочем месте. Это разрешено п. 13 Правил в редакции Постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 при выполнении одновременно двух условий:

• источники опасности для таких работников связаны только с персональными компьютерами, копировальной, офисной и бытовой техникой;
• условия труда таких работников по СОУТ признаны допустимыми или оптимальными.

В таких случаях работодатель должен утвердить Перечень профессий и должностей, освобожденных от первичного и повторного инструктажа на рабочем месте, и включить вопросы безопасных способов выполнения работ в программу вводного инструктажа. Мы не рекомендуем злоупотреблять этим правом, поскольку опасности есть на любом рабочем месте.

Дистанционным сотрудникам инструктажи по охране труда не проводятся, если работодатель не выдал им оборудование для работы, или если иное не установлено трудовым договором, коллективным договором, локальным нормативным актом. Это следует из ст. 312.7 ТК РФ. Минтруд еще раз подтвердил это в письме от 26.02.2021 №15-2/ООГ-493.

Читайте также: Виды инструктажей по охране труда

Важно! Правила № 2464 не предусматривают освобождение от вводного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда работников, которые трудятся на территории работодателя. Проводить их могут специалист по охране труда, непосредственный руководитель сотрудника или непосредственный руководитель работ.

Обучение охране труда офисных работников и «удаленщиков»

Здесь действуют те же правила, что с инструктажами:

1. Дистанционных работников не обучают по программам охраны труда, если иное не установлено в их трудовом договоре или в документах работодателя.
2. Офисных работников можно освободить от подготовки по программе «Безопасные методы и приемы выполнения работ при воздействии вредных и (или) опасных производственных факторов, источников опасности, идентифицированных в рамках СОУТ и ОПР», если их деятельность связана только с компьютерной, офисной и бытовой техникой, а условия труда отнесены к 1 или 2 классу. Работодатель издает приказ с перечнем освобожденных от обучения и включает соответствующие вопросы в программу вводного или первичного инструктажа.

Согласно п. 54 Правил № 2464 разрешается не проводить обучение по программе Б работникам категории «специалисты», «руководители», «заместители руководителей». Рабочих нельзя освободить от подготовки. Также нельзя совсем не обучать руководителей и их заместителей. Как минимум, им нужна подготовка по программе А «Общие вопросы охраны труда и функционирования СУОТ».

Читайте также: Обучение и проверка знаний по охране труда — как провести по новым правилам

Инструктажи по электробезопасности на 1 группу

Офисные сотрудники, как правило, относятся к неэлектротехническому персоналу. Опасность поражения электрическим током для них связана только с компьютерами, копирами, принтерами, чайниками, микроволновками. 

Неэлектротехническому персоналу по п. 2.3 Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок № 903н присваивается I группа по электробезопасности. Порядок следующий:

1. Утвердить список должностей и профессий, которым нужна I группа.
2. Назначить ответственного за инструктаж по электробезопасности из числа электротехнического персонала, имеющего группу III по электробезопасности, или поручить это специалисту по охране труда, имеющему группу IV по электробезопасности или выше. Сотрудник должен состоять в трудовых отношениях с организацией. Это следует из п. 2.3 Правил № 903н, где прямо написано, что инструктаж проводит «работник». А по Трудовому кодексу это лицо, заключившее трудовой договор.
3. Провести инструктаж по электробезопасности с проверкой знаний. Результаты занести в Журнал: Ф.И.О. офисного работника, его должность, дата присвоения группы I по электробезопасности, подпись проверяемого и проверяющего.

Дистанционным работникам группа по электробезопасности присваивается, если она нужна им по выполняемой трудовой функции. Ее наличие нужно предусмотреть в трудовом договоре с «удаленщиком».

Обратите внимание! В Правилах № 903н не установлена периодичность проверки знания для неэлектротехнического персонала. По действовавшим ранее ПТЭЭП группа 1 подтверждалась раз в год, но эти Правила отменили с 7 января 2023 года. Рекомендуем самостоятельно установить периодичность проверки знания на 1 группу или хранить Журнал весь срок, пока работник не уволится.

Расследование несчастных случаев, профзаболеваний, микротравм

С 1 сентября 2022 года действует новый порядок по Приказу Минтруда России от 20.04.2022 № 223н. Работодатель обязан расследовать все несчастные случаи на производстве с лицами, состоящими с ним в трудовых отношениях. Однако для дистанционных работников по Приказу № 223н будут свои особенности.

1. Если происшествие с «удаленщиком» произошло в том субъекте РФ, где зарегистрирован работодатель, то комиссия по расследованию создается в общем для всех порядке. 
2. Если дистанционный работник пострадал в другом регионе, то в комиссию нужно будет включать по решению Роструда представителя трудовой инспекции этого региона или самого Роструда. Это могут быть главный государственный инспектор федерального или регионального уровня, его заместитель или руководитель структурного подразделения. Возглавлять комиссию по расследованию будет представитель трудовой инспекции по месту регистрации работодателя.

За сокрытие несчастных случаев на производстве предусмотрена административная ответственность. Поэтому работодатель должен расследовать все происшествия с офисными и дистанционными работниками. Если несчастный случай не связан с производством, то комиссия оформляет акт о расследовании по форме № 5 в приложении 2 к Приказу № 223н.