Персонифицированные сведения о физлицах: раздел 3 РСВ

Компании сдают много отчетов в различные инстанции, один из них РСВ – расчет по страховым взносам. Запрашивает его налоговая инспекция. В статье рассмотрим, зачем налоговикам такой отчет и в чем ценность именно третьего раздела формы, а также как заполнять раздел 3 РСВ и когда сдавать.

Бланк формы РСВ

Зачем нужна форма по страховым взносам и кто ее сдает

На основании сведений о страховых взносах рассчитывают больничные и разные социальные пособия и выплаты, а также начисляют пенсии. У СФР эта информация и так есть, им предоставлять ее не требуется. А вот налоговой инспекции она нужна.

Налоговики собирают информацию о суммах страховых взносов, персонифицированные сведения работников и данные о выплатах, которые они получили. Это помогает проверять правильность налоговых расчетов. К примеру, страховые взносы уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Если в декларации и РСВ сумма будет разная, то у проверяющих появятся вопросы.

Раздел 3 РСВ за год содержит сведения о численности людей в компании. По ним инспекция классифицирует организации как малые или средние и включает их в реестр МСП.

Отчет по страховым взносам сдают все компании и ИП, если у них есть наемные сотрудники по трудовым договорам и договорам ГПХ с уплатой взносов. Если ИП перечисляет взносы в СФР только за себя, то ему не нужно сдавать РСВ. Также не сдают этот отчет те предприниматели и компании, которые работают на специальном налоговом режиме АУСН.

Есть еще нюанс, если ИП заключит договор с самозанятым, то страховые взносы за него он платить не должен (ст.15 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ), соответственно и РСВ сдавать не нужно.

Отчет сдают за каждый квартал не позже 25 числа того месяца, который идет за отчетным периодом. Форму отправляют в электронном виде, но если компания маленькая, меньше 10 сотрудников, то можно и на бумаге.

Обратите внимание! Если в компании только один директор или учредитель, то его нужно включить в отчет даже если у него нет трудового договора и ему не платят зарплату.

Что изменилось в форме РСВ с 2025 года

Из-за того, что снизились тарифы по взносам для малых и средних предприятий в обрабатывающих производствах, изменилась форма отчета. За первый квартал 2025 нужно сдавать уже новую. Нововведения коснулись некоторых разделов:

• в 1 разделе добавили приложение 3.1, где компании из сферы обрабатывающих производств должны рассчитать долю дохода от главного вида своей деятельности, чтобы доказать, что имеют право на сниженный тариф; 
• ввели новые коды для плательщиков взносов и видов застрахованных лиц для некоторых сфер деятельности и для нулевого отчета;
• дополнили приложение 5, в нем теперь больше персональных сведений об иностранных работниках;
• внесли новые строки в подпункт о крестьянских и фермерских хозяйствах;
• заменили суммы предельной базы по страховым взносам и МРОТ на те, что соответствуют 2025 году.

Обратите внимание! Со следующего года для отдельных видов плательщиков взносов будет действовать новый лимит по выплатам, равный 1,5 МРОТ.

Что содержит раздел 3 РСВ персонифицированные сведения о физлицах

Раздел 3 РСВ важен, поскольку содержит расшифровку всех сумм страховых взносов из первого раздела. В третьем разделе отражаются персональная информация по каждому работнику и суммы выплат и отчислений.

Читайте подробнее, чем грозит компании невыплата зарплаты.

В раздел 3 отчета РСВ нужно включать сведения только по людям с действующими трудовыми договорами или ГПХ с уплатой взносов, даже если в отчетном периоде работник ушел в административный отпуск или декрет. В случае с декретом не заполняют подгруппу 3.2 раздела 3, потому что с пособий страховые взносы не начисляют.

Подробнее о том, как оформить отпуск по беременности и родам.

Если сотрудника только приняли и он отработал не все три месяца в отчетном квартале, то его все равно включают в отчет.  Также стоит вписать информацию в раздел 3 РСВ при увольнении, если человек ушел в отчетном периоде. 

Когда работник уходит из компании, ему предоставляется выписка из раздела 3 РСВ, она содержит информацию о нем и обо всех полученных выплатах, на которые начислялись страховые взносы (п.8 ст.11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Раздел 3 РСВ нужно заполнять даже при нулевых показателях. Если этого не сделать, налоговики отчет не примут.

Важно! Если по каким-то причинам в компании задерживают зарплату, или ее выплата приходится на день за пределами квартального отчетного периода, то это никак не влияет на РСВ. В нем указывают только начисленные суммы.

Как заполняют раздел 3 РСВ

При заполнении РСВ нужно руководствоваться правилами из приказа ФНС РФ от 18.09.2019 № ММВ-7-11/470@.

В разделе 3 РСВ нужно указывать сведения о каждом сотруднике компании. Если форму сдают первый раз, то поле «корректировки» проставляют ноль, если уточняют информацию или исправляют ошибки, то ставят 1. Если сдают нулевой РСВ, то в полях для цифр проставляют нули.  

В отчете предусмотрена строка 010, она служит для аннулирования предыдущей информации, которую уже отправили в налоговую. Если нужно скорректировать сведения, то в ней ставят единичку, в остальных случаях не ставят ничего.

В подпункте 3.1 в строках 020 – 110 указывают персональные данные работника: ИНН, СНИЛС, Ф.И.О., код гражданства, его можно выбрать из справочника, пол и данные паспорта.

Группу сведений 3.2.1 заполняют, только если были начисления зарплаты и страховых взносов.

Важно! Показатели подраздела 3.2.1 и 3.2.2 не должны быть отрицательными.

В строках 120 и 130 раздела 3 РСВ пишут порядковый номер месяца и категорию застрахованного лица. Далее, строки 140–170 содержат информацию о начислениях:

• 140 – выплаты физлицу по трудовому договору, 141 – по ГПХ. Сюда включают все суммы, даже необлагаемые взносами, к примеру больничные;
• 150 – база для начисления взносов в пределах законодательного лимита по трудовым договорам, 160 – по ГПХ;
• 170 – сама сумма страховых взносов не выше предела

Подгруппу 3.2.2 нужно заполнять, если сотрудники работают на вредных производствах или в опасных условиях труда и взносы им начисляются по дополнительному тарифу:

• 180 и 190 – снова порядковый номер месяца и категория застрахованного лица;
• 200 – база по взносам при дополнительном тарифе;
• 210 – сумма страховых взносов, рассчитанная из этой базы.

Если никаких начислений по сотруднику не было, то в строках 130–210 нужно поставить прочерки.

Чтобы проверить правильность заполнения, нужно сверить итоговую сумму в строке 150 с суммой в строке 051 первого подраздела за три месяца. Также сумма по строке 170 должна совпадать с суммой в строке 061 за три месяца.

Если в организации только один учредитель, то в разделе 3 РСВ нужно внести персональные сведения в строки 020–110, а подгруппу 3.2 заполнять не нужно. 

Нулевой отчет говорит о том, что у компании нет обязательств по страховым взносам за отчетный период. 

Обычно отчет РСВ составляет бухгалтерия. Кадровый отдел может только предоставить информацию о сотрудниках. Но стоит помнить, что это персональные данные. О том, как правильно работать с ними и какие нюансы учесть, расскажет наш курс «Персональные данные работников. Правила работы для кадровых служб».

В каких случаях корректируют РСВ

Уточненный или корректировочный РСВ сдают, если в предыдущем отчете обнаружили ошибки: неправильно указали количество работников или их данные, или занизили сумму страховых взносов. 

Корректировку можно не сдавать, если ошибки не повлияли на сумму взносов. Но если ошиблись в персональных сведениях, тогда нужна корректировка РСВ 3 раздел. 

Уточненные сведения нужно подавать только по тем сотрудникам, у которых в данных обнаружили ошибки.

После того, как контролеры найдут несоответствия, они направят электронное или бумажное уведомление. На исправления у компании есть 5 дней в первом случае и 10 – во втором (п.7 ст. 431 НК РФ). 

Если компания сама нашла ошибку, то лучше как можно скорее уплатить недоимку и подать уточненку. Так удастся не попасть на штраф.

Читайте на сайте статьи по теме Форма 3-Ф для Росстата Отчет П4 (НЗ) квартал Кадровые отчеты Новая форма ЕФС-1: как заполнить Отчеты в Росстат Отчет в военкомат: что сдают работодатели Отчет по ГПХ: как подают и как заполнить форму Какой раздел ЕФС-1 заполняют вместо СЗВ-СТАЖ Какой отчет сдают вместо СЗВ-М