Какой отчет сдают вместо СЗВ-М

В 2023 году работодатели больше не сдают форму СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах» в СФР. Последний раз ее нужно было представить до 16 января 2023 года с данными за декабрь 2022 года. Но отчет не отменен. Теперь вместо СЗВ-М работодатели направляют в ФНС России «Персонифицированные сведения о физических лицах». Рассказываем, какой отчет вместо СЗВ-М в 2023 году сдают работодатели, как заполнить новый отчет, в какие сроки его сдавать, и какая ответственность грозит за несдачу.

Бланк формы «Персонифицированные сведения о физлицах»

Чем отличается новая форма от СЗВ-М

Бланк персонифицированных сведений установлен приложением 2 к Приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Чем он отличается от старой формы СЗВ-М:

• дополнительно нужно указывать сумму выплат и вознаграждений застрахованному лицу в отчетном месяце;
• на каждого работника нужно заполнять отдельный блок, а не приводить сведения общим списком.

Основное отличие в том, что форму теперь сдают не в СФР, а в налоговую инспекцию. Отчетность направляют в электронном виде, в том числе через специальные сервисы.

На бумаге форму могут сдавать только предприниматели, у которых численность работников и лиц по договорам ГПХ не превышает 10 человек. Также электронные отчеты не предусмотрены для «секретчиков» — предприятий, работающих по оборонзаказу или с государственной тайной.

Скачать новую форму вместо СЗВ-М с 2023 года можно здесь

Кто должен сдавать персонифицированные сведения

Отчет вместо СЗВ-М обязательно направляют все, кто выплачивает вознаграждения физическим лицам без статуса самозанятого и платит за них страховые взносы. Это юрлица и ИП, у которых заключены:

• трудовые договоры;
• договоры ГПХ на выполнение работ и оказание услуг с физическими лицами, кроме договоров с плательщиками НПД;
• авторские договоры;
• договоры об отчуждении исключительного права;
• издательские договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права на использование произведений искусства, науки и литературы.

В отчете надо указать сведения о всех застрахованных лицах по действующим трудовым договорам и договорам ГПХ, даже если в отчетном периоде зарплата и вознаграждения им не начислялись. Организации, где нет сотрудников, заполняют данные только по генеральному директору. ИП без сотрудников и исполнителей по договорам ГПХ отчет не сдают, поскольку у них нет застрахованных лиц.

Обратите внимание! ИП и компании на АУСН освобождены от обязанности сдавать персонифицированные сведения о работниках по п. 2 ст. 17 Федерального закона от 25.02.2022 №17-ФЗ.

В какие сроки сдают отчет вместо СЗВ-М

Работодатели направляют заполненную форму в ФНС ежемесячно, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Если 25-е число выпадает на нерабочий день, то сведения сдают в первый рабочий день после этой даты. Например, в 2023 году сроки сдачи персонифицированных сведений будут следующие:

• за январь — до 27 февраля;
• за февраль — до 27 марта;
• за март — до 25 апреля;
• за апрель — до 25 мая;
• за май — до 26 июня;
• за июнь — до 25 июля;
• за июль — до 25 августа;
• за август — до 25 сентября;
• за сентябрь — до 25 октября;
• за октябрь — до 27 ноября;
• за ноябрь — до 25 декабря;
• за декабрь 2023 — до 25 января 2024 года.

Персонифицированные сведения о физических лицах также сдаются в составе ежеквартального Расчета по страховым взносам — раздел 3 формы РСВ.

Как составить отчет и исправить ошибки

Подробный порядок заполнения формы приведен в приложении 4 к приказу ФНС № ЕД-7-11/878@. Приведем общие правила, о которых нужно помнить кадровику и бухгалтеру:

1. Форма состоит из титульного листа и блоков с персональными данными застрахованных лиц. По каждому работнику нужно заполнить свой блок с указанием ФИО, ИНН, СНИЛС, сумм начисленных выплат.
2. В форме указываются коды, приведенные в приложениях к Порядку №ЕД-7-11/878@: способа и вида представления сведений в ФНС; периода отчетности; закрытия обособленного подразделения и форм реорганизации; мест представления сведений в налоговую. Например, компания ставит код места сдачи отчета 214, а ИП — 120.
3. В основной части отчета указываются начисленные суммы, без уменьшения на НДФЛ. Учитываются все выплаты, включая не облагаемые страховыми взносами. Если вознаграждений не было, то в строке 070 ставится прочерк. 

Если в сданном отчете будет выявлена ошибка, то сдать исправленную форму можно только до сдачи очередного отчета по РСВ. Например, уточненные персонифицированные сведения за февраль 2023 года можно только до сдачи РСВ за 1 квартал 2023 года. Потом уже придется корректировать раздел 3 РСВ.

Как подать исправленный отчет:

• на титульном листе указать номер корректировки;
• включить в форму данные только о тех работниках, по которым изменились сведения;
• при ошибке в сумме выплат — заполнить блок о сотруднике и указать правильную сумму;
• при корректировке ИНН, СНИЛС, ФИО — продублировать блок с данными из старого отчета; в строке 010 указать признак «1», в строке 070 поставить прочерк; заполнить новый блок на работника с данными в строках 020-070.

Если в отчете нужно удалить «лишнего» сотрудника, то надо аннулировать ранее поданные сведения. Для этого дублируется весь блок с его данными из старой формы, а в строке 010 ставится «1», в строке 070 — прочерк.

Какие санкции предусмотрены за несдачу персонифицированных сведений

Отдельной ответственности за нарушение сроков отчетности вместо СЗВ-М не предусмотрено. Теоретически должностных лиц могут оштрафовать на 300–500 рублей по ст. 15.6 КоАП РФ как за непредоставление сведений, необходимых для налогового контроля.