Как внести изменения в приказ: порядок и документы
Иногда уместнее исправить уже существующий приказ или дополнить его новыми данными, чем отменить его и издать новый. Чтобы не возникло проблем при этой процедуре, необходимо следовать специальному регламенту, принятому в делопроизводстве. В статье рассмотрим, как происходит внесение изменений в приказы директора и когда это делать нельзя.
|
Содержание
Внесение изменений в приказы: что следует знать |
|
Бланк приказа о внесении изменений в приказ Бланк приказа об отмене приказа Образец приказа о внесении дополнений в приказ Образец приказа о внесении изменений в приказ |
Внесение изменений в приказы: что следует знать
Если приказ, который регулировал ту или иную сторону жизни компании, потерял актуальность, его нужно изменить. В некоторых организациях не акцентируют внимание на таком, но это неправильно.
Приказы имеют юридическую силу. Если в нем есть ошибка или неточность, то в случае споров, суд может поддержать другую сторону, а руководство компании привлекут к ответственности.
Чтобы привести приказ в актуальный вид, его содержание можно менять, но не зачеркивать ручкой и писать сверху верную информацию. Существует определенный порядок внесения изменений в приказы.
Процедуру корректировки распорядительных бумаг прописывают в Инструкции по делопроизводству или другом внутреннем ЛНА, где фиксируют нормы работы с документами.
Чтобы изменить приказ или распоряжение, нужно использовать такой же по юридической силе документ, то есть новый приказ или распоряжение.
Документ можно не только корректировать, но дополнять другой информацией. Внесение изменений и дополнений в приказ можно осуществлять сколько угодно раз, в законе нет ограничений на это. Важно лишь в каждом новом документе указывать реквизиты первоначального распоряжения. То есть если первый приказ был № 1 и следующим документом № 2 в него внесли изменения, а потом снова пришлось что-то поменять, то в приказе № 3 нужно написать, что изменения вносятся в приказ № 1.
Менять можно любую часть документа:
-
уточнять заголовки;
-
модифицировать вступление и основное содержание;
-
добавлять пункты и приложения к приказу;
-
приостанавливать или продлевать срок действия документа.
Оформить распорядительный документ о внесении изменений в приказ вправе сотрудник компании, обладающий такими полномочиями. Обычно это юристы, кадровые работники или секретари. После издания приказа, его обязательно должен подписать генеральный директор, иначе документ не будет иметь юридической силы.
Образец приказа о внесении изменений в приказ скачайте здесь
|
Важно! Теоретически организация может издать и утвердить отдельное распоряжение, которое разрешает вносить изменения в другие приказы и распоряжения от руки с помощью зачеркивания, это не противоречит закону, но на практике так не делают. |
Все ли приказы можно изменять
Компания может корректировать почти все издаваемые приказы. Они могут касаться утверждения ЛНА, условий труда сотрудников, смены должностных лиц или взаимоотношений между директором и работниками.
Есть несколько ситуаций-исключений, когда приказ изменить нельзя:
- если это приказ о дисциплинарном наказании. Нельзя изменить документ, если срок привлечения к ответственности уже истек или если само взыскание уже применили;
- если это приказ об увольнении и уволенный работник уже ушел. Он не сможет ознакомиться и расписаться в приказе.
- если поменялась сама суть приказа или если требуется переработать больше половины текста документа. В этом случае проще сделать приказ об отмене действующего распоряжения и издать новый.
Подробнее о том, можно ли ознакомиться с приказом на увольнение заранее.
Порядок внесения изменений в приказы
Если нужно внести изменения в приказ, то используют такой алгоритм:
- определяют, что нужно изменить, и действительно ли изменения нужны;
- издают новое распоряжение или приказ, в котором отражают список корректируемых позиций;
- отдают приказ на подпись руководителю;
- знакомят с новым документом под подпись тех, кого он напрямую касается.
Форма приказа о внесении изменений в приказ в законодательстве нигде не утверждена, можно использовать свободную. Организация вправе разработать свой шаблон и закрепить его во внутреннем ЛНА.
Но есть реквизиты, которые в документ нужно включить независимо от его вида:
-
сведения о компании;
-
порядковый номер и дата самого приказа;
-
причины изменения предыдущего документа;
-
подпись ответственного лица;
-
раздел ознакомления для сотрудников, которых этот приказ касается.
Отдельно стоит уделить внимание заголовку документа. Помимо слова «Приказ» должно отражаться краткое содержание, например «об изменении распоряжения №», «о внесении дополнений в документ №» или «о приостановке/продлении действия приказа №».
При изменениях в основной части распорядительного документа можно не цитировать каждый пункт, достаточно сослаться на него и указать, что пункт «№» первоначального приказа нужно читать в следующей редакции «…».Если часть информации остается прежней, можно добавить фразу «остальные пункты не изменяются», но можно это и не указывать, нарушения не будет.
Когда к приказу прилагаются какие-либо документы, допускается внести изменения в приказ (образец) и его приложения в самом тексте нового распорядительного документа. Также можно просто указать, что приложение будет в новой редакции, и прикрепить его.
Если одно и то же распоряжение меняется уже неоднократно, то есть риск запутаться во всех нововведениях. Чтобы этого избежать, можно отразить в самом последнем приказе все изменения.
Когда в текст первичного документа нужно добавить новые пункты, дополнение к приказу оформляют точно так же как и внесение изменений – новым распорядительным документом.
Образец приказа о дополнении к приказу скачать здесь
В заголовке указывают, что это приказ о внесении дополнений к приказу №__ от __. Дальше поясняют причины дополнений.
В основной части документа отражают все дополнения, которые требуется внести в приказ. Обычно это выглядит в виде такой формулировки «Дополнить приказ пунктом № следующего содержания:<содержание>». Если в приказе только абзацы без пунктов, то пишут так: «Абзац № дополнить словами "..."».
Ниже отводится место для подписи руководителя, еще ниже перечисляют ответственных лиц и сотрудников, которые должны под подпись ознакомиться с новым приказом.
|
Обратите внимание! Если в тексте приказа не говорится, с какой даты изменения вступают в силу, то этой датой считается дата самого приказа. |
Правила оформления приказа о внесении изменений в приказ
В законодательстве ничего не говорится про то, как именно следует оформлять приказ о внесении изменений в приказ. Распорядительный документ может быть печатный или рукописный. Его можно издать как на фирменном бланке организации, так и на обычном листе А4.
Если у компании имеется печать и обязанность ставить ее значится во внутренних ЛНА, то на приказе нужно проставить оттиск.
Распоряжение об изменениях других приказов издают в одном экземпляре, но с него допускается сделать любое количество копий и заверить соответствующим образом.
Пока приказ действует, его хранят в папке с другой документацией того же типа. После того, как документ потеряет актуальность, его следует передать в архив компании и хранить в течение срока, положенного по закону для подобных распорядительных документов.
Образец приказа о внесении изменений в приказ скачайте здесь
- Комментарии