Расчет НДФЛ изменился: как это повлияло на аванс по зарплате

Из ст. 223 НК РФ исключили положение о том, что датой фактического получения доходов от трудовой деятельности считается последний день месяца или последний рабочий день. Для зарплаты действует общее правило. То есть днем получения дохода считается день выплаты работнику, и на эту дату работодатель должен исчислить и удержать НДФЛ. Разбираемся, как это повлияло на сроки зарплаты и аванса.

Важно! Выплата заработной платы за первую половину месяца не является авансом. Аванс – это принятый в обиходе термин, понятный кадровикам, бухгалтерии и работникам, для обозначения зарплаты за первую половину месяца. В статье мы используем этот термин только потому, что его применяют в обиходе и для сео-оптимизации материала. В ст. 136 ТК РФ закреплены основные правила: зарплата выплачивается не реже чем два раза в месяц; окончательный расчет за отработанный период нужно провести не позднее 15 дней после его окончания. Роструд также указывает, что зарплату нужно платить за фактически отработанное время. Он ссылается на ст. 139 ТК РФ о расчете среднего заработка.

	Памятка «3 варианта изменений в кадровых документах в связи с новым порядком уплаты НДФЛ»

Что изменилось в уплате НДФЛ

Как уже говорили выше, поменялся расчет НДФЛ в 2023 году – изменения внес Федеральный закон от 14.07.2022 №263-ФЗ во вторую часть НК РФ. Согласно ему месяцем для расчетов по НДФЛ признается период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца. Работодатель, как налоговый агент, ежемесячно, до 28-го числа перечисляет налог, исчисленный и удержанный за это время. Уведомление в ФНС подается до 25-го числа.

Исключения — январь и декабрь. Налог за период выплат с 23 по 31 декабря нужно перечислить в бюджет не позднее последнего рабочего дня текущего года; за период с 1 по 22 января — не позднее 28-го января.

При этом датой фактического получения доходов от трудовой деятельности будет считаться день выплат работнику, а не последний рабочий день. То есть НДФЛ нужно будет удержать с зарплаты и за первую, и за вторую половину месяца.

Такие изменения в законодательстве отразились, в первую очередь, на тех работодателях, которые выплачивают зарплату за первую половину месяца до 22-го числа включительно. Им придется раньше считать НДФЛ с аванса и перечислять его в бюджет. 

Вторая категория работодателей, которая заметила изменения, — те, кто выплачивает аванс в размере 40 процентов от оклада. С 2023 года после удержания НДФЛ зарплата работника за первую половину месяца составила фактически 34,8 процента (40 процентов, умноженные на понижающий коэффициент 0,87 из-за НДФЛ). Это мало, и нарушает принцип трудового законодательства «обеспечение права каждого работника на своевременную и в полном размере выплату справедливой заработной платы».

Таким работодателям, чтобы не провоцировать трудовые споры и не получать замечания от трудовой инспекции, нужно было с 2023 года перейти на систему выплат за фактически отработанное время.

Как выплачивать первую часть зарплаты

Рассмотрим, как выплачивать первую часть зарплаты и расскажем, как оформить это документально.

Для выплаты заработной платы за первую половину месяца рекомендуем использовать расчетный способ. Этот метод не вызовет нареканий у Роструда, поскольку работникам будет выплачиваться аванс за фактически отработанное время. Но здесь могут быть недовольны работники, поскольку в январе, марте и мае из-за праздничных дней зарплата за первую половину месяца будет меньше, чем в других месяцах.

При переходе на расчетный способ работодатель вносит в Положение об оплате труда такую формулировку:

«1. При расчете заработной платы за первую половину месяца организация применяет расчетный способ. Заработная плата за первую половину месяца определяется по формуле:

З/п за 1-ую половину месяца = Оклад / Норма рабочего времени за месяц × Фактически отработанное время за месяц

2. Из заработной платы за первую половину месяца производятся удержания в соответствии с действующим законодательством, в том числе НДФЛ.

3. Табель учета рабочего времени закрывается два раза в месяц:

• с 1-го по 15-е число включительно;
• с 16-го по последний день месяца.

Подписанный табель сдается в бухгалтерию в течение двух рабочих дней после окончания соответствующего периода учета рабочего времени.

4. Настоящие положения применяются ....».

Важно! Изменения по порядку выплаты аванса вносятся в документы, в которых определен порядок выплаты заработной платы. Если это Положение об оплате труда или иной локальный нормативный акт, то нужно будет корректировать их. Если все условия прописаны в трудовом договоре, то нужно подписывать соглашение к трудовому договору. Одного приказа работодателя недостаточно.

Есть еще один способ выплаты первой части зарплаты – процентный. При этом способе работникам выплачивают за первую половину месяца определенную долю от оклада. Работодатели часто устанавливают ставку в 40 процентов из-за того, что часто на начало месяца выпадают праздничные дни. Но из-за удержания НДФЛ работник получит на руки фактически треть зарплаты при полной отработанной половине рабочих дней. Ведь в аванс не включаются премии, которые зависят от итогов месяца.

Некоторые эксперты советуют увеличить размер аванса до 46–47 процентов. Тогда работник после вычета НДФЛ будет получать на руки примерно ту же сумму, что получал в 2022 году до введения новых правил. Но мы рекомендуем все-таки выплачивать первую часть зарплаты за фактически отработанное время. Потому что при процентном способе выплаты первой части зарплаты возникает сразу два нарушения по оплате труда:

1. Фактически работодатель не выплачивал работнику в полном размере заработную плату за первую половину месяца.

2. По итогам месяца работодатель не выплачивал работнику денежную компенсацию за задержку выплаты заработной платы за первую половину месяца по ст. 236 Трудового кодекса.

За данные нарушения по п.6 ст. 5.27 КоАП предусмотрены административные штрафы в размере от 30 до 50 тыс. рублей. Вроде небольшой штраф, но по судебной практике такие штрафы могут считаться за каждый факт такого нарушения, если он совершался в разные даты. То есть, как минимум, каждый месяц работодатель совершал два таких нарушения.

Аванс и зарплата: сроки

Согласно ст. 136 ТК РФ конкретные даты выплаты заработной платы устанавливаются в ПВТР, в коллективном или трудовом договоре. Поэтому для изменения сроков выплат потребуется скорректировать один из этих документов. Какой именно, зависит от того, где установлен порядок выплаты заработной платы.

Нужно проверить, где и как у вас прописан порядок выплаты заработной платы. Дальнейшие варианты будут зависеть от того какие формулировки содержаться у вас в кадровых и управленческих документах.

Три варианта, как внести изменения в кадровые документы, скачайте по ссылке.

Что важно помнить:

1. Изменения в основной документ вносятся в том же порядке, как он утверждался. Если это ПВТР, то нужно получить мотивированное мнение профсоюза. Если трудовой договор — подписать дополнительное соглашение с работником.
2. Между двумя датами выплаты зарплаты не может пройти более 15 дней. Это следует из ст. 136 ТК РФ. Если работодатель сдвигает дату выплаты аванса, ему нужно скорректировать и дату окончательного расчета по зарплате.
3. При выплате первой половины заработной платы в конце месяца нарушаются права тех работников, кто принят на работу с 1-го числа. Отработав фактически месяц, они получат деньги только за первую половину. Здесь у работодателя есть два варианта: или не ставить даты выплаты аванса в последние дни месяца, или установить в ПВТР особый порядок расчетов в первый рабочий месяц.

С учетом новых правил удержания НДФЛ с аванса дату выплаты первой половины зарплаты можно установить 23-го числа текущего месяца. Окончательный расчет производить до 8-го числа следующего месяца. При таком подходе сроки выплаты зарплаты попадут в один налоговый период по НДФЛ, и у бухгалтерии будет больше времени на расчеты и подготовку уведомлений.

Пример формулировок в ПВТР:

«В компании установлены следующие сроки выплаты заработной платы:

• до 23-го числа текущего месяца — зарплата за первую половину текущего месяца;
• до 7-го числа следующего месяца — зарплата за вторую половину месяца».

Со всеми изменениями в локальные нормативные акты работников нужно ознакомить под личную подпись. Также советуем провести разъяснительную работу в трудовом коллективе. Объясните работникам, что из-за новых правил удержания НДФЛ изменятся сроки либо размер аванса. Однако на сумму ежемесячной заработной платы это не повлияет. Можно разместить информационное письмо на корпоративной доске объявлений или сделать рассылку по электронной почте.