ЭДО: как выбрать систему, что делать с бумажными документами, как исправить ошибки и другие вопросы

Преимущества электронного документооборота (ЭДО) перед использованием привычных бумажных документов уже ощутили многие компании, которые внедрили свой кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Преимущества перехода на ЭДО проявляются в простоте, прозрачности и оперативности таких процедур как создание, согласование, утверждение и ознакомление с электронными документами, а также – в минимизации ошибок при работе с ними. Преимущества ЭДО легко оценить при согласовании документа в разных инстанциях несколькими должностными лицами. Такой документ просто отследить и невозможно потерять.

Однако, внедрение ЭДО – новая процедура. По ней не сформирована судебная практика, и предусмотрены всего три статьи в Трудовом кодексе (ст. 22.1–22.3). Поэтому у работодателей возникают сомнения и вопросы при внедрении своего КЭДО.

Каковы преимущества ЭДО и его особенности, а также – распространенные ошибки, практические сложности и правовые последствия его ведения в компании, читайте в статье.

	Анкета для оценки готовности к внедрению ЭДО Таблица основных сложностей при внедрении ЭДО Выписка основных терминов и понятий в ЭДО

Электронный кадровый документооборот: преодолеваем сложности

Использование ЭДО сравнительно ново, поэтому его применение вызывает трудности и опасения. На практике они возникают не только у работодателей, но и у проверяющих и судебных органов. В частности, при ведении ЭДО выделяют такие затруднения:

• работодатели не обладают достаточным опытом по ведению ЭДО, в том числе – примерами его внедрения в аналогичных компаниях;

• работодателя пугают негативный опыт коллег по внедрению ЭДО;

• компании сталкиваются с дополнительными финансовыми затратами при внедрении ЭДО (например, оформить усиленные подписи пока дорого и непросто);

• ГИТ не всегда принимает к проверке электронные документы и требует предоставить бумажные;

• суды в качестве доказательств к делу прилагают бумажные версии документов.

Рекомендации по преодолению трудностей при внедрении ЭДО, для вас подготовили наши консультанты по трудовому праву. Скачайте их здесь.

Для перехода на ЭДО воспользуйтесь алгоритмом действий.

Внедрение электронного документооборота: оцениваем готовность компании

Несмотря сложности, которые возникают на практике, оптимальный переход на ЭДО возможен. Для этого работодателям нужно учесть:

• полноту информационных ресурсов для перехода на ЭДО: наличие информационной системы;

• цифровую квалификацию работников: наличие квалификации у специалистов компании для внедрения и сопровождения ЭДО;

• влияние специфики компании на стратегию внедрения ЭДО: численность работников, их возраст и квалификационная подготовка, отрасль компании, система ее делопроизводства по коллективному договору и ЛНА, возможности информационной безопасности по обеспечению государственной, коммерческой тайны, защиты персональных данных и другие показатели.

Проверьте готовность вашей компании к переходу на КЭДО. Скачайте анкету, которую подготовили для вас наши эксперты.

Выявляем ошибки ЭДО при его внедрении: как исправить

Электронный документооборот в сфере труда на практике бывает сложно внедрить по нескольким причинам.

Во-первых, этому способствуют субъективные факторы. Не каждый работодатель разработал необходимые управленческие технологии для перехода на КЭДО. Кроме того, многие сотрудники компании, включая должностных лиц, могут его в этом не поддержать. Указанные причины работодатель может разрешить самостоятельно путем разъяснения и убеждения персонала. В помощь ему наш обучающий курс по построению ЭДО в кадровой службе.

Во-вторых, существует и объективная причина, которая создает трудности для перехода на ЭДО. Многие компании некорректно применяют закон при его внедрении. Для решения этой проблемы необходимо создать условия для повышения правовой грамотности сотрудников. Например, пройти новейший экспресс-курс по составлению электронных документов и применению электронных подписей на нашем сайте.

Выбираем систему ЭДО: какие требования учесть

Работодатель и работник могут обмениваться электронными документами через цифровую платформу «Работа в России» или – с помощью информационной системы компании.

Информационная система работодателя должна отвечать важным требованиям:

• технически обеспечивать подписание документа в электронной форме;

• фиксировать сам факт подписания;

• гарантировать хранение электронного документа.

Компании нужно доказать, что ее информационная система соответствует этим требованиям. Кроме того, с 1 марта 2023 года введут единые требования к содержанию и формам электронных документов. Следовательно, работодателю придется скорректировать свои электронные документы в соответствии с будущими правилами (по национальным стандартам).

Переходим на ЭДО: как быть с бумажными документами

Трудовое законодательство позволяет одновременно вести и электронный, и бумажный документооборот. Кроме того, положения о КЭДО распространяются и на бумажные документы, с которыми обязательно знакомить сотрудников под подпись.

Например, работодатель может вести штатное расписание в бумажном либо в электронном виде или же – в обеих формах одновременно. Штатное расписание – организационно-управленческий документ. Его форму работодатель разрабатывает самостоятельно в зависимости от управленческих целей, численности работников компании и др. В частности, для ведения штатного расписания в ЭДО не нужно принимать локальный нормативный акт (кратко – ЛНА) о КЭДО. Достаточно узаконить ведение штатки в виде электронного документа в положении об оплате труда, установив в нем не только его форму, но и вид необходимой электронной подписи.

Отражаем ЭДО в ЛНА: какие положения внести

Работодатель вводит в компании КЭДО на основании своего приказа и локального нормативного акта об ЭДО (ст. 372 ТК РФ). После этого компания уведомляет работников о переходе на ЭДО и получает от них согласие. 

В ЛНА об ЭДО важно указать:

• систему, в которой будет вестись ЭДО (например, порядок доступа к своей системе);

• документы и категории сотрудников, к которым применяется ЭДО (все работники или только их часть);

• дата введения ЭДО (ее определяет работодатель, но не ранее срока уведомления сотрудника);

• срок уведомления работников о переходе на ЭДО (работодатель тоже определяет самостоятельно, но без выхода за пределы срока введения ЭДО);

• сроки, в которые сотрудник подписывает электронные документы или знакомится с ними;

• порядок инструктажа по ЭДО с работниками;

• случаи оформления документов в бумажном виде. 

Оформляем согласие на ЭДО: выбираем форму

Электронный документооборот – это взаимодействие, при котором каждая сторона использует усиленные электронные подписи (и работодатель, и работник). При переходе на ЭДО возникают два основных вопроса:

• как оформить согласие на взаимодействие с работодателем с помощью ЭДО (как при приеме нового сотрудника, так и с работником организации);

• нужно ли отдельное соглашение о переходе на ЭДО.

При ответе на вопросы важно отметить, что законодательство не определяет, как именно заключить согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО. Указано лишь, что обязательна его письменная форма. Следовательно, такой документ можно составить даже в электронном виде, поскольку он не попал в перечень актов, для которых возможен только бумажный носитель (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Обратите внимание! Если согласие оформлено с помощью КЭДО, работник должен его подписать УКЭП или тем видом подписи, которая указана в соглашении об ЭВЗ.

Совет. Если работник использует только УНЭП или ПЭП, то рационально оформить соглашение о взаимодействии посредством ЭДО на бумажном носителе, и после внедрения КЭДО – согласие в электронной форме. Оптимально подписать согласие о переходе на ЭДО просто в бумажном виде без заключения соглашения об ЭВЗ.

Узнайте, что такое электронный документооборот, электронное взаимодействие, собственноручная и электронная подпись (и ее виды) по ссылке.

Закон также не требует заключать отдельное соглашение о переходе на ЭДО. Условие об этом допустимо указать в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Однако на практике это делать нецелесообразно, поскольку и отдельное соглашение, и положение трудового договора (включая дополнительное соглашение к нему) могут быть подписаны до введения ЭДО только на бумажном носителе, а уже после внедрения КЭДО – заключены в электронной форме.

Электронный документооборот: какие документы оформляем с согласия работника

Согласие на ведение в электронном виде требуется для целой группы документов. К ним относят:

• трудовые книжки (ст. 66.1 ТК РФ);

• трудовой договор (и дополнительные соглашения к нему);

• договор о материальной ответственности (и дополнительные соглашения к нему);

• ученический договор (и дополнительные соглашения к нему);

• согласие на обработку персональных данных;

• приказ о вынесении дисциплинарного взыскания;

• заявление на увольнение (и отзыв заявления на увольнение).

Однако следует помнить, что не все документы можно вести с помощью ЭДО (ст. 22.1 ТК РФ).

ЭДО: какие документы составляем без согласия работника

Согласие на электронный документооборот не требуется, если работодатель использует порядок электронного взаимодействия (сокращенно – ЭВЗ) на основании своего локального нормативного акта. С помощью ЭВЗ можно оформлять командировки, отпуска, привлечение к работе в выходные дни и сверхурочно и др.

Важно! Когда сотрудник отказывается от перехода на ЭВЗ по инициативе работодателя (по ст. 74 ТК РФ), а также – от предложенного перевода на другую работу, его можно уволить (по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ либо по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

ЭДО: получаем УНЭП через удостоверяющий центр

При переходе на ЭДО работникам важно получить усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП). Часто ее выдачу организуют при помощи третьего лица – удостоверяющего центра для получения электронной цифровой подписи (ЭЦП). При этом сотрудник подписывает специальное заявление, подтверждая в нем свои персональные данные и выражая согласие на их обработку. Так, он указывает наименование оператора, цели и сроки обработки персданных и др. обязательные условия (ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Если УНЭП для работника оформляет удостоверяющий центр, а документы ему передает не напрямую работник, а его работодатель, необходимо дополнительное согласие. Речь идет о согласии сотрудника на передачу его персональных данных третьим лицам. В таком документе указывают: наименование оператора цели обработки, перечень данных и др. сведения.

Кроме того, при такой посреднической передаче работодатель должен предупредить и требовать от сотрудников удостоверяющего центра подтверждение, что данные о работнике могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены (ст. 88 ТК РФ).

Простая электронная подпись (ПЭП) на приказе об увольнении: возможна ли

Подписать приказ об увольнении своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) может только дистанционный работник.

После подписания приказа электронной подписью работодатель посылает удаленному сотруднику копию приказа на бумажном носителе заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ). Например, файл приказа, который направлен работнику указанным в трудовом договоре. В этом случае удаленный сотрудник знакомится с текстом документа, подписывает его УКЭП и направляет работодателю: подписанный файл приказа об увольнении и файл своей подписи.

Если речь идет об офисном работнике, а не о дистанционном, то приказ об увольнении оформляют только на бумажном носителе. Этому правилу следуют, даже когда в компании внедрен ЭДО (ст. 22.1 ТК РФ). Так, работодатель обязан ознакомить работника с приказом об увольнении под подпись, а также, по требованию, – выдать его заверенную копию (ст. 84.1 ТК РФ). При этом ПЭП получает юридическую силу, когда стороны электронного взаимодействия (сотрудник и работодатель) заключают соглашение о признании ее аналогом собственноручной подписи.

Как использовать ПЭП в КЭДО, узнайте в статье.

Совет. При переходе на КЭДО условно разделите документы на три группы: разрешены только на бумажном носители, могут быть оформлены в электронном виде и подписаны электронными подписями (по. ст. 22.1–22.3 ТК РФ), возможны в виде электронных сообщений без подписей работников.

ЭДО и дистанционная работа: нужно ли переводить удаленных сотрудников

ЭДО (ст. 22.1–22.3 ТК РФ) может распространяться на дистанционных работников, если работодатель принял такое решение и оно оформлено документально. Об этом можно внести изменение в Положение о дистанционной работе либо – ввести пункты о регулировании взаимодействия с удаленными сотрудниками в ЛНА о КЭДО.

Если ваша информационная система позволяет разделить работников на категории, взаимодействуйте с дистанционными сотрудниками по нормам главы 49.1 Трудового кодекса. Когда это технически невозможно либо – вы хотите взаимодействовать со всеми работниками по единым стандартам, то переводите своих удаленщиков на ЭДО.

Отказ от ЭДО: когда он возможен

Законодательство предусматривает право работника не давать согласие на ЭДО и возможность сделать это в будущем. Однако право отзыва ранее выданного согласия у работника оно не регламентирует. Поэтому отсутствие в законе прямой нормы о возможности отзыва ранее выданного согласия можно толковать двояко.

Многие эксперты считают, что работник все же может отозвать свое согласие, поскольку сам переход на ЭДО – это его право. Однако на практике эта позиция ущемляет права вновь принятых работников без стажа. У них работодатель не получал согласие на ЭДО, и, следуя логике, отозвать его они не могут, т.к. отозвать им попросту нечего (ст. 22.2 ТК РФ).

Другие специалисты по ЭДО полагают, что сотрудник не вправе отозвать данное им согласие, поскольку это противоречит самой цели внедрения КЭДО. Согласно этой цели, главное в ЭДО – это цифровизация трудовых отношений и отказ от бумажного КЭДО. Поскольку прямой отказ от ЭДО законом не предусмотрен, его отсутствие трактуют как невозможность отзыва, по аналогии с переходом на формирования сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде.

Компания может выбрать любой подход. Инспекционной и судебной практики по вопросу отказа от ЭДО пока нет. Поэтому компания вправе следовать любому мнению при трактовке норм Трудового кодекса о КЭДО. Однако с учетом целей ЭДО второй подход – более логичен и обоснован.