Изменили порядок и условия присвоения, применения ИНН

ФНС России с 2026 года применяет нововведения, касающиеся ИНН. Сам идентификационный номер никто не отменил, но свидетельства выдавать уже не будут. В статье рассмотрим, что несет новый порядок, как будут присваивать налоговый номер и где его искать, если не знаешь, и будет ли нужен ИНН при трудоустройстве.

Алгоритм приема на работу по законодательству РФ

ИНН: изменения с 2026 года

Налоговики с этого года будут использовать новые нормы выдачи и применения идентификационных налоговых номеров (приказ ФНС РФ от 26.06.2025 №ЕД-7-14/559@).

Номер налогоплательщика, он же ИНН, есть у всех: компаний, ИП, и обычных граждан, его присваивают при регистрации в системе налогового учета (ст. 84 НК РФ).

Применение ИНН достаточно широкое: физическим лицам он нужен для налоговых вычетов,   декларировании доходов, регистрации самозанятости и открытии ИП. Компаниям — при открытии банковского счета или получении кредитов, для оформления счетов-фактур и других документов. Также с помощью налогового идентификатора можно проверить контрагентов.

В целом порядок, касающийся ИНН, изменился незначительно:

• Немного видоизменилась сама структура налогового номера;

• Раньше организациям и физлицам выдавали свидетельства ИНН или уведомления о постановке на учет, с 2026 года этого не будет. ИНН стал полностью цифровым и все вопросы, связанные с ним, теперь можно решить через электронные сервисы;

• Согласно новому порядку, обычные граждане, если они не ИП, теперь могут не указывать свой налоговый номер в декларациях или других документах при обращении в инспекцию;

• Отметку об ИНН гражданам теперь не будут ставить в паспорт. Вместо нее можно поставить номер записи в Едином федеральном информационном регистре сведений о населении (ИД ЕРН) (пп. «е» пункта 6 Постановления Правительства РФ от 23.12.2023 № 2267);

• Подтверждать ИНН теперь можно выписками из ЕГРЮЛ, ЕГРИП и ЕГРН.

Рассмотрим каждый пункт подробнее.

Состав налогового номера

Для российских и иностранных юрлиц ИНН состоит из десяти знаков.

У российской компании:

• первые два знака означают код региона, где находится налоговая, присвоившая ИНН,

• вторые два знака означают индекс, присваиваемый налоговой

• дальше пять знаков — это номер записи в реестре налогоплательщиков;

• последний знак – контрольное число, которое ФНС рассчитывает по своему спецалгоритму.

Для иностранных предприятий:

• первые четыре знака – индекс, который присваивает ФНС;

• следующие пять знаков - номер в справочнике «Коды иностранных компаний».

• последний знак — контрольное число.

У обычных граждан и ИП номер ИНН состоит из 12 знаков. Первые два также обозначают номер региона, вторые два — индекс, присваиваемый налоговой, следующие шесть — это номер в реестре плательщиков налогов. Последние два — контрольное число, которые служат для проверки подлинности документа.

Таким образом, изменения коснутся только 3 и 4 цифры ИНН. Вместо кода инспекции будут проставлять специальный индекс ФНС. Например, если раньше налоговый номер начинался на 7736, это означало, что ИНН присвоила 36 налоговая в городе Москва. Но с 2026 года вместо «36» будет другая цифра. Порядок ее присвоения определяет ФНС.

Все изменения трудового законодательства наши эксперты подробно разбирают в журнале «Важное кадровику» экосистемы «Кадровый обзор». Если Вы — подписчик экосистемы, смотрите там также записи вебинаров и памятки. Если нет — оформите пробный доступ, чтобы посмотреть полезные материалы.

Оформить пробный месяц

Постановка на учет

Граждан и организации, как и раньше, будут ставить на учет в налоговой и присваивать им ИНН.

Компаниям дают идентификационный номер по месту расположения. А физическим лицам (гражданам РФ) — по домашнему адресу или месту пребывания в РФ. Либо если у них есть недвижимость или транспорт, но нет постоянной прописки, то по месту регистрации этого имущества. В случае, если нет прописки, места пребывания или имущества, то можно будет самостоятельно выбирать налоговую, где получать ИНН.

Согласно новому порядку иностранцам, живущим на территории РФ, будут присваивать ИНН там, где находится ИП или компания, в которой иностранный гражданин получает доход (п.6 Порядка из приказа № 559).

Важно! Больше не требуется хранить бумажные свидетельства или уведомления, также посещать налоговую лично для получения налогового номера. У всех теперь электронный ИНН.

Его можно получить через электронные системы онлайн:

• На сайте самой налоговой через личный кабинет физического лица или в мобильном приложении. Нужно заполнить заявление в разделе «Получить свидетельство» и отправить в налоговую. ФНС электронный ИНН присылает довольно быстро, его можно найти во вкладке «Сведения» и скачать на компьютер или телефон.

• Через Госуслуги. Нужна подтвержденная учетная запись.

Со старыми бумажными документами, полученными ранее, ничего делать не нужно, они будут действительны и дальше. 

Если вдруг бумажное свидетельство потерялось или испортилось его можно восстановить, обратившись лично в налоговую, но особого смысла в этом нет, достаточно электронного ИНН.

Важно! У электронного свидетельства такая же юридическая сила, как и у бумажного.

Изменение ИНН

Налоговый номер гражданам присваивают один раз и не меняют, даже если изменилось имя, фамилия и адрес прописки или местонахождение. Смена налогового статуса также не влияет, гражданин может стать самозанятым или ИП с тем же номером ИНН.

Читайте подробнее, чем рискует работодатель, если работник оформил самозанятость.

Если человека снимают с учета в ФНС, то ИНН остается прежним кроме случаев смерти гражданина.

Для компаний налоговый номер в большинстве ситуаций не меняется, но есть несколько исключений:

• Если две компании сливаются образуя новое юрлицо, то оно получит новый налоговый номер, а два старых перестанут действовать;

• Если организация разделяется на два самостоятельных юрлица, то обычно материнская компания сохраняет первичный ИНН, а выделенная получит другой.

• Если в законодательные акты РФ внесут изменения, касающиеся налогового номера.

Обратите внимание! Если в компании происходит реорганизация в форме выделения или присоединения, то ИНН не меняется (п. 15 Приказа ФНС России от 26.06.2025 N ЕД-7-14/559@).

ИД ЕРН для граждан

С января вступил в силу еще один приказ налоговиков №ЕД-7-14/920@ от 23.10.2025, который будет регулировать правила проставления специальной отметки в паспорта граждан РФ. Это ИД ЕРН — запись в едином информреестре сведений о населении, уникальный цифровой код, который будут присваивать людям при регистрации в федеральной системе.

Он призван упростить взаимодействие граждан с гос и муниципальными органами.

Отметку будут вносить в паспорт в виде штампа инспекции. Раньше по желанию проставляли запись об ИНН, с этого года будет только ИД ЕРН.

Если в паспорте уже есть старая отметка об ИНН, она не теряет своей силы.

При взаимодействии с налоговой обычным гражданам с 2026 года можно нигде не указывать ИНН, вместо этого можно использовать код ИД ЕРН или просто паспортные данные (ст. 8 Федерального закона от 08.06.2020 №168-ФЗ).

Важно! ИД ЕРН не заменяет ИНН и СНИЛС, а дополняет их, он будет выступать надведомственным кодом, к которому привяжут остальные коды и персональные данные о человеке. Он присваивается один раз и не меняется. Процедура бесплатная и добровольная.

Как узнать свой ИНН и подтвердить его

Если человек не знает или не помнит свой налоговый номер, то может узнать ИНН онлайн бесплатно через сайт ИФНС в разделе «Сведения об ИНН физического лица». Достаточно заполнить обязательные поля, дать согласие на обработку персональных данных и отправить запрос.

Детям ИНН присваивают при рождении на основании информации, передаваемой ЗАГСом.

Родители могут узнать налоговый номер ребенка также через сайт ФНС. Если вдруг по какой-то причине ИНН не присвоили, это можно сделать, подав заявление в МФЦ или напрямую в налоговую. Через 5 рабочих дней номер присвоят. Дети старше 14 лет могут обратиться в ИФНС сами при наличии паспорта.

Чтобы подтвердить ИНН с 2026 года следует запросить выписку из ЕГРН для граждан и из ЕГРЮЛ и ЕГРИП — для бизнеса. Для иностранных компаний из РАФП (реестр аккредитованных филиалов и представительств).

Физлица и организации могут отправить запрос на сайте инспекции в разделе «Сведения об ИНН». Для граждан ее также можно сформировать в личном кабинете. Подобная возможность есть и на Госуслугах. Если документ нужен на бумаге, можно его получить в МФЦ или в самой налоговой.

Более полную информацию о работе с персональными данными вы можете получить в нашем курсе «Персональные данные работников: правила работы для кадровых служб».

ИНН и прием на работу

В статье 65 ТК РФ среди обязательных документов для трудоустройства свидетельство ИНН не указано. Но на практике многие работодатели его просят, чтобы в будущем правильно начислять и отправлять налоги за сотрудника.

В отчетности по НДФЛ и справках о доходах ИНН работника — обязательный реквизит. Если его нет, могут возникать различные ошибки.

Компания может попросить ИНН сотрудника, но если его нет или человек не захотел предоставлять, то отказывать в приеме на работу она не вправе (ст. 64 ТК РФ).

Обязанность предоставлять ИНН есть только у госслужащих при заключении контракта (подп. 6 п. 2 ст. 26 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Если у вас остались вопросы по порядку получения и применения ИНН или вам нужна консультация по применению норм трудового права, позвоните нам по телефону 8 (800) 775 29 55 или напишите на почту: support@profkadrovik.ru 

Читайте на сайте статьи по теме Какие документы при приеме на работу запросить у сотрудника Прием на работу: как оформить сотрудника правильно Трудовой договор: образец Трудовая функция: как прописать в трудовом договоре