Как заполнить уведомление о прибытии иностранного гражданина

Иностранцы в России должны вставать на миграционный учет по месту пребывания, то есть по тому адресу, где они будут жить. В этих целях собственник жилого помещения подает уведомление о прибытии в МВД. Эта обязанность распространяется и на работодателя иностранных работников, который предоставил им жилье. В статье – как подать уведомление о прибытии в 2025 году, и что будет, если этого не сделать.

Бланк уведомления о прибытии иностранного работника

Что такое уведомление о прибытии в УФМС

Иностранцы, приехавшие в Россию, должны встать на миграционный учет:

• в течение 7 рабочих дней в общем случае;
• 1 рабочего дня, если они поселились в гостинице, в вахтовом поселке у работодателя, попали в учреждение ФСИН или в больницу, а также в иных ситуациях по ч. 3 ст. 20 Федерального закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ;
• «90 дней + 7 рабочих дней» – для прибывших в Россию высококвалифицированных специалистов (ВКС) и членов их семей. 

В экосистеме «Кадровый обзор» вы можете посмотреть вебинар «Особенности трудовых отношений с участием иностранных граждан в 2025 году».

Для этого принимающая сторона или сам иностранец направляют уведомление о прибытии иностранного гражданина в УФМС – подразделение МВД России. Форма этого документа приведена в приложении 4 к Приказу МВД от 10.12.2020 № 856.

Скачать форму уведомления о прибытии иностранного гражданина в место пребывания можно здесь.

Сообщение в МВД можно направить одним из трех способов:

• через Госуслуги – надо заполнить электронное уведомление и приложить к нему фото или скан паспорта иностранца, а также документа, подтверждающего право пребывания в России (если нужно в данном случае);
• в МФЦ;
• лично в подразделение МВД или Почтой России.

Если сообщение подано через Госуслуги, то в течение одного рабочего дня в Личный кабинет придет отрывной корешок уведомления. При личном посещении МФЦ или МВД этот документ выдадут на руки сразу. Заполненный отрывной корешок уведомления о прибытии и есть подтверждение постановки иностранца на миграционный учет. 

Как привлечь иностранных работников и минимизировать риски для компании, рассказывает Евгений ВОЛОДИН на своем авторском курсе. Узнаете, как составлять трудовой договор и ЛНА, как подавать отчетность и какие запреты есть на привлечение иностранных работников.

Обратите внимание! Если иностранец съехал с адреса проживания, то надо подать в МВД уведомление об убытии. Его форма и порядок оформления приведены в Приказе МВД РФ от 14.09.2020 № 641.

Кто именно подает уведомление о прибытии в 2025 году

В законе обязанность подать уведомление о прибытии в МВД возложена на «принимающую сторону» или на иностранца лично. 

Кто может относиться к принимающей стороне:

• гостиница, дом отдыха, санаторий и т. п.;
• физические лица, которые предоставили жилье иностранцу;
• медицинский стационар;
• организации социального обслуживания для лиц без определенного места жительства;
• учреждения, исполняющие административные наказания;
• работодатель, который предоставил жилье иностранному работнику.

То есть компания, которая наняла гражданина из другой страны, уведомляет МВД только в том случае, если тот будет проживать на ее территории, а именно по ее адресу либо в помещении компании, не имеющем адресных данных, в том числе временном (ч. 2 ст. 21 Закона N 109-ФЗ).

Подробнее читайте в нашем материале: Иностранные работники — как принять на работу по новым правилам.

Обратите внимание! Не путайте уведомление о приеме на работу иностранца с уведомлением о прибытии. Работодатели обязаны сообщать в МВД о каждом гражданине другой страны, которого приняли на работу.

Когда иностранец может подать уведомление о прибытии лично

Гражданин другой страны встает на миграционный учет самостоятельно в следующих случаях:

1. Он заключил договор найма жилого помещения. Обратите внимание, что такое соглашение могут подписать между собой только физические лица. Организации заключают договор аренды.
2. У него есть свое жилье, где он и будет жить. В этом случае к уведомлению надо приложить документ о праве собственности.
3. Собственник жилья – гражданин РФ, у которого есть личный кабинет на Госуслугах. Иностранец также должен иметь учетную запись в ЕСИА. Он подает уведомление через Госуслуги, и на этой же платформе оформляется согласие собственника на фактическое проживание.
4. У иностранца есть вид на жительство. Дополнительно нужно оформить согласие принимающей стороны на подачу уведомления о прибытии.
5. Если собственник жилья находится за границей. В этом случае от него нужно нотариально оформленное согласие на проживание.
6. Если визовый иностранец встает на учет по адресу, указанному в приглашении на въезд. 

Обратите внимание! Кадровик не обязан контролировать, встал ли иностранный работник на миграционный учет, если работодатель не является принимающей стороной. Но эксперты рекомендуют делать копию миграционной карты и отрывного талона. ФМС при проверках изначально рассматривает работодателя как принимающую сторону, если не доказано обратное.

Как заполнить уведомление о прибытии иностранного гражданина

Приводим примерный алгоритм действий работодателя:

1. Получите от иностранца паспорт или иной удостоверяющий личность документ, визу (при необходимости), а также миграционную карту. Обратите внимание, что МК не всегда нужна. Например, ее не оформляют граждане Беларуси.
2. Заполните уведомление о прибытии на бланке, приведенном в Приказе МВД № 856. Это можно сделать на компьютере или от руки, чернилами синего или черного цвета. Не исправляйте и не сокращайте слова. Сведения в уведомлении должны соответствовать нотариальному переводу паспорта иностранца. Все данные вносятся на русском языке.
3. Направьте уведомление в МВД одним из способов: лично, через Госуслуги или через МВД.
4. После получения отрывного талона отдайте его иностранцу. Себе сделайте копию. Если вы направляли уведомление через Госуслуги, то распечатайте электронный отрывной талон и отдайте работнику.

Важно! Не изымайте у иностранца даже на время его паспорт и миграционную карту. Это запрещено ч. 5 ст. 22 Федерального закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ.

Что будет, если не подать уведомление

За неисполнение обязанностей по миграционному учету, в том числе за неподачу уведомления, принимающая сторона может заплатить штраф по ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ:

• должностные лица – от 40 000 до 50 000 рублей;

• юридические лица и ИП – от 400 000 до 500 000 рублей.

Читайте на сайте статьи по теме Иностранные работники: как принять на работу по новым требованиям Иностранец — высококвалифицированный специалист: как принять на работу Что учесть, когда заключаете трудовой договор с иностранцем Прием на работу гражданина Белоруссии: какие нюансы учесть