Работник поменял паспорт: что делать кадровику

Смена паспорта сотрудника нередкое кадровое событие. Разъясним, какие документы нужно оформить, если работник сменил паспорт, в какую документацию надо вносить правки в этом случае, а в какую – нет, и нужно ли сообщать о смене личных сведений сотрудника другим инстанциям, в том числе – в военкомат.

Бланк допсоглашения к трудовому договору о смене паспорта иностранным работником Бланк заявления об изменении персданных в документах Памятка «Что делать, если ваши персональные данные изменились»

В каких случаях происходит смена паспорта сотрудника

Смена паспорта сотрудником происходит, если:

• работник меняет фамилию или имя (вступил в брак, развелся, по личным соображениям согласно ст. 58 N 143-Ф3),

• сотрудник получил новый документ с наступлением 20 или 45 лет, 

• паспорт был утерян или украден,

• при заполнении нового паспорта были допущены ошибки, и его вновь надо поменять,

• на страницах закончилось место для штампа, а нужно сделать новую запись и т.п.

На то, чтобы поменять паспорт, дается от 30 до 90 дней: до трех месяцев при наступлении определенного возраста и до месяца – по любым другим причинам. Если этого не сделать, гражданину грозит штраф: 3000–5000 руб. для москвичей и петербуржцев и 2000–3000 руб. для жителей регионов.

Как правило, ни кадровик, ни работодатель не несут ответственности за то, что работник поменял паспорт и забыл сообщить об этом. Однако если впереди ждут отчетный период, проверка или учет по работающим иностранцам, перепроверять свежие персональные данные придется любым путем, и лучше сделать это вовремя. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы отдел кадров первым узнавал о том, что сотрудник сменил паспорт.

Что предпринять, чтобы сотрудники сообщали о смене паспорта и персданных. Работодатель может и не узнать, что работник поменял паспорт. Он может просто забыть сообщить об этом. Чтобы такие ситуации свести к минимуму, рекомендуем:

1. Прописать обязанность сотрудников сообщать об изменениях персональных данных:

• Убедитесь, что в ЛНА (например, в Положении о персональных данных или ПВТР) указана обязанность работников сообщать обновленные сведения.

• Укажите конкретные изменения, о которых необходимо уведомлять (например, фамилия, семейное положение, место жительства). 

• Определите и пропишите сроки, в течение которых работник должен сообщить об изменениях и предоставить соответствующие документы. 

2. Пояснить работникам: это в их интересах сообщать о смене паспорта и других персданных. Подчеркните, что это поможет избежать некоторых проблем им самим. Например, для того чтобы быстро и своевременно получить новую зарплатную карточку.

3. Проводить регулярные опросы сотрудников, ввести их в свою систему работы, чтобы получать актуальные сведения вовремя.

Памятка сотрудникам на случай, если у них изменились персданные по ссылке

Совет. Объясните работникам, почему важно вовремя сообщать об изменении персданных. Создайте памятку и опубликуйте ее на корпоративном портале, сделайте рассылку по электронной почте, распечатайте и разместите на информационном стенде.

Сотрудник поменял паспорт: что делать в первую очередь

Если сотрудник поменял паспорт, разобраться с нужной документацией поможет следующая инструкция.

Шаг 1. Запрос заявления и копии нового паспорта.

• Попросите сотрудника написать заявление о внесении изменений в кадровые документы и предоставить копию нового паспорта.

• Обязательно верните сотруднику оригинал паспорта после получения копии.

Шаг 2. Издание приказа о внесении изменений.

• После получения заявления от сотрудника издайте приказ о внесении новых паспортных данных в кадровые документы.

• Составьте приказ (можно в произвольной форме), указав ответственных работников отдела кадров и бухгалтерии для корректировки сведений в отчетах.

• Ознакомьте всех сотрудников с приказом под подпись.

Шаг 3. Внесение изменений в трудовой договор.

• Для внесения новых паспортных данных в трудовой договор составьте дополнительное соглашение в двух экземплярах.

• Укажите новые реквизиты документа, дату его выдачи и наименование органа, выдавшего документ.

• Один экземпляр соглашения передайте сотруднику под подпись (ст. 72 ТК РФ).

Шаг 4. Актуализация кадровых документов.

• Обновите трудовую книжку, если паспорт был изменен из-за смены фамилии, имени, отчества или даты рождения.

• В случае изменения ФИО аккуратно зачеркните старую запись на титульном листе и запишите новые данные.

• На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на то, на основании чего внесены изменения (например, дата выдачи свидетельства о регистрации брака или нового паспорта).

• Запись должен заверить ответственный за ведение трудовых книжек в компании и поставить печать компании или кадровой службы.

Шаг 5. Передача сведений о смене персональных данных в другие службы и органы.

Важно! Вопрос о том, как быть с изменениями в договоре, тоже спорный. Если следовать ст. 57 ТК РФ, паспортные данные – это не условия трудового договора, а всего лишь сведения. Однако условия договоров, как правило, изменяются путем заключения допсоглашений. В идеале, недостающие сведения нужно вносить непосредственно в текст договора, но на практике сведения также вносятся через допсоглашения, потому что часто встает вопрос, как это сделать, ведь зачеркивать в договоре ничего нельзя и прописывать между строк – тоже.

Какие органы и службы уведомить, если сотрудник поменял паспорт

Часто со сменой паспорта сотрудницы меняют и фамилию. В таком случае о переменах придется написать в СФР или попросить работницу самостоятельно обратиться в территориальное отделение фонда или МФЦ для внесения изменений.

Стоит ли оповещать о смене паспорта сотрудника военкомат, если паспорт меняет мужчина? Вопрос о необходимости уведомления военкомата при смене паспорта часто вызывает споры.

Согласно действующему законодательству, если в паспорте изменяются только номер и серия (например, при смене из-за возраста), писать об этом военкомат не надо. Но если вместе с паспортом сотрудник меняет Ф.И.О или женится – нужно сообщать об изменении сведений в военкомат. Сделать это нужно в течение 5 дней с момента изменения любых персданных сотрудника.

Подробнее о сроках предоставления информации в военкомат, читайте здесь.

Как грамотно и без штрафов работать персональными данными работников, о нововведениях и нюансах разъяснят эксперты ИПК. Познакомиться с программой курса можно здесь.

Читайте на сайте статьи по теме Персональные данные: как соблюсти требования закона Хранение персональных данных: как организовать в компании, и какие особенности учесть Как обрабатывать персональные данные родственников работников Ответственный за персональные данные: кого и как назначить Трансграничная передача персональных данных по новым требованиям Согласие на обработку персональных данных: последние требования закона Аудит персональных данных: как провести по новым правилам Ответственность за разглашение персональных данных Уничтожение персональных данных: как соблюсти новые требования Биометрические персональные данные: понятие и правила обработки