Смена паспорта сотрудника в 2026 году: инструкция для кадровика

При смене паспорта (в 20/45 лет, при браке или утере) кадровик обязан обновить данные в трудовом договоре через допсоглашение (ст. 72 ТК РФ) и личной карточке. Срок для замены самого паспорта — 90 дней (по возрасту) или 30 дней (при порче). Уведомлять СФР об изменении серии и номера паспорта не нужно, но смена ФИО требует подачи формы АДВ-2. В военкомат сведения подаются только при изменении ФИО или семейного положения в течение 5 рабочих дней.

Бланк допсоглашения к трудовому договору о смене паспорта иностранным работником Бланк заявления об изменении персданных в документах Памятка «Что делать, если ваши персональные данные изменились»

Причины смены паспорта: возраст 20/45, брак и утеря

Смена паспорта сотрудником происходит, если:

• работник меняет фамилию или имя (вступил в брак, развелся, по личным соображениям согласно ст. 58 N 143-Ф3),

• сотрудник получил новый документ с наступлением 20 или 45 лет, 

• паспорт был утерян или украден,

• при заполнении нового паспорта были допущены ошибки, и его вновь надо поменять,

• на страницах закончилось место для штампа, а нужно сделать новую запись и т.п.

Срок замены паспорта строго регламентирован Постановлением Правительства РФ: 90 календарных дней после достижения 20 или 45 лет и 30 календарных дней при смене фамилии, имени или порче документа. Если сотрудник пропустит срок и принесет старый паспорт, его штраф (от 2 000 до 3 000 руб. по ст. 19.15 КоАП РФ) не является основанием для дисциплинарного взыскания со стороны компании.

Как правило, ни кадровик, ни работодатель не несут ответственности за то, что работник поменял паспорт и забыл сообщить об этом. Однако если впереди ждут отчетный период, проверка или учет по работающим иностранцам, перепроверять свежие персональные данные придется любым путем, и лучше сделать это вовремя. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы отдел кадров первым узнавал о том, что сотрудник сменил паспорт.

Что предпринять, чтобы сотрудники сообщали о смене паспорта и персданных. Работодатель может и не узнать, что работник поменял паспорт. Он может просто забыть сообщить об этом. Чтобы такие ситуации свести к минимуму, рекомендуем:

1. Прописать обязанность сотрудников сообщать об изменениях персональных данных:

• Убедитесь, что в ЛНА (например, в Положении о персональных данных или ПВТР) указана обязанность работников сообщать обновленные сведения.

• Укажите конкретные изменения, о которых необходимо уведомлять (например, фамилия, семейное положение, место жительства). 

• Определите и пропишите сроки, в течение которых работник должен сообщить об изменениях и предоставить соответствующие документы. 

2. Пояснить работникам: это в их интересах сообщать о смене паспорта и других персданных. Подчеркните, что это поможет избежать некоторых проблем им самим. Например, для того чтобы быстро и своевременно получить новую зарплатную карточку.

3. Проводить регулярные опросы сотрудников, ввести их в свою систему работы, чтобы получать актуальные сведения вовремя.

Памятка сотрудникам на случай, если у них изменились персданные по ссылке

Совет. Объясните работникам, почему важно вовремя сообщать об изменении персданных. Создайте памятку и опубликуйте ее на корпоративном портале, сделайте рассылку по электронной почте, распечатайте и разместите на информационном стенде.

Сотрудник поменял паспорт: что делать в первую очередь

Если сотрудник поменял паспорт, разобраться с нужной документацией поможет следующая инструкция.

Шаг 1. Заявление от работника на смену паспортных данных.

• Попросите сотрудника написать заявление о внесении изменений в кадровые документы и предоставить копию нового паспорта.

• Обязательно верните сотруднику оригинал паспорта после получения копии.

Шаг 2. Приказ о внесении изменений в кадровые документы

• После получения заявления от сотрудника издайте приказ о внесении новых паспортных данных в кадровые документы.

• Составьте приказ (можно в произвольной форме), указав ответственных работников отдела кадров и бухгалтерии для корректировки сведений в отчетах.

• Ознакомьте всех сотрудников с приказом под подпись.

Шаг 3. Допсоглашение к ТД: новые реквизиты паспорта.

• Для внесения новых паспортных данных в трудовой договор составьте дополнительное соглашение в двух экземплярах.

• Укажите новые реквизиты документа, дату его выдачи и наименование органа, выдавшего документ.

• Один экземпляр соглашения передайте сотруднику под подпись (ст. 72 ТК РФ).

Шаг 4. Актуализация кадровых документов.

• Обновите трудовую книжку, если паспорт был изменен из-за смены фамилии, имени, отчества или даты рождения.

• В случае изменения ФИО аккуратно зачеркните старую запись на титульном листе и запишите новые данные.

• На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на то, на основании чего внесены изменения (например, дата выдачи свидетельства о регистрации брака или нового паспорта).

• Запись должен заверить ответственный за ведение трудовых книжек в компании и поставить печать компании или кадровой службы.

Шаг 5. Передача сведений о смене персональных данных в другие службы и органы.

Важно! Вопрос о том, как быть с изменениями в договоре, тоже спорный. Если следовать ст. 57 ТК РФ, паспортные данные – это не условия трудового договора, а всего лишь сведения. Однако условия договоров, как правило, изменяются путем заключения допсоглашений. В идеале, недостающие сведения нужно вносить непосредственно в текст договора, но на практике сведения также вносятся через допсоглашения, потому что часто встает вопрос, как это сделать, ведь зачеркивать в договоре ничего нельзя и прописывать между строк – тоже.

Кого уведомить: СФР, военкомат и банк

Часто со сменой паспорта сотрудницы меняют и фамилию. В таком случае о переменах придется написать в СФР или попросить работницу самостоятельно обратиться в территориальное отделение фонда или МФЦ для внесения изменений.

Стоит ли оповещать о смене паспорта сотрудника военкомат, если паспорт меняет мужчина? Вопрос о необходимости уведомления военкомата при смене паспорта часто вызывает споры.

Согласно действующему законодательству, если в паспорте изменяются только номер и серия (например, при смене из-за возраста), писать об этом военкомат не надо. Но если вместе с паспортом сотрудник меняет Ф.И.О или женится – нужно сообщать об изменении сведений в военкомат. Сделать это нужно в течение 5 дней с момента изменения любых персданных сотрудника.

Подробнее о сроках предоставления информации в военкомат, читайте здесь.

Как грамотно и без штрафов работать персональными данными работников, о нововведениях и нюансах разъяснят эксперты ИПК. Познакомиться с программой курса можно здесь.

Читайте на сайте статьи по теме Персональные данные: как соблюсти требования закона Хранение персональных данных: как организовать в компании, и какие особенности учесть Как обрабатывать персональные данные родственников работников Ответственный за персональные данные: кого и как назначить Трансграничная передача персональных данных по новым требованиям Согласие на обработку персональных данных: последние требования закона Аудит персональных данных: как провести по новым правилам  Ответственность за разглашение персональных данных Уничтожение персональных данных: как соблюсти новые требования Биометрические персональные данные: понятие и правила обработки