Что такое подмена трудовых отношений

Подмена трудовых отношений – нарушение, при котором реальные трудовые отношения оформляют договорами по ГПХ или вариантами с участием самозанятых. Как подстраховаться, чтобы ФНС или иные проверяющие органы не увидели в вашей документации признаки подмены, рассказываем в этой статье

Памятка «Каких условий не может быть в договоре ГПХ» Памятка «Признаки подмены трудовых отношений с самозанятыми»

Что такое подмена трудовых отношений

Подменой трудовых отношений называют умышленное или ненамеренное сокрытие трудового статуса сотрудника. Так часто происходит, когда человек нужен не на полную ставку или постоянную занятость, а для выполнения какой-то задачи. Например, доставлять заказы на личном автомобиле, сделать ремонт, сверстать сайт или сделать бухгалтерский расчет.

Но по какой-то причине в его договоре появляются несвойственные для оформления по ГПХ формулировки, или вдруг выясняется, что большая часть коллектива оформлена как самозанятые, но по факту выполняет обязанности как по трудовому договору, в офисе и по графику. 

Теперь такие работодатели находятся под особым контролем и даже те, кто ничего не нарушал, но в последнее время активно нанимал самозанятых. 

Обратите внимание! Если вы наняли водителя на доставку и в договоре с ним прописали, что он несет материальную ответственность за предоставленный ему автомобиль, отношения между вами придется переквалифицировать в трудовые, как пишет Минтруд в письме от 06.11.24 № 14-6/ООГ-6392. Вопросы материальной ответственности регулирует гл. 39 ТК РФ, а значит к исполнителям на гражданских договорах эти нормы применять нельзя, и заключать договор о материальной ответственности тоже. Инспекторы могут посчитать это признаком подмены трудовых отношений или схемой ухода от налогов и начислить штраф до 100 000 руб.

Государство несет значительные финансовые потери из-за недополученных налогов и страховых взносов, а при нынешней экономической ситуации в работе с самозанятыми и мигрантами полно лазеек для недобросовестных работодателей. 

Дополнительные проверки могут принести в госказну еще какую-то часть упущенных взносов и налоговых выплат. Предупредить риски выявления подмен можно с помощью подробного аудита текущих договоров. 

Для чего это нужно делать:

• чтобы купировать возможные жалобы и иски со стороны бывших сотрудников, 
• предупредить риск внезапных проверок со стороны ФНС,
• предупредить риск затрат на выплату различных штрафов.

Как провести общий кадровый аудит своими силами, читайте здесь.

Изменилось законодательство, готовится проверка, меняются сотрудники отдела кадров – все это повод проверить ваши внутренние документы, тем более, если в сотрудничайете с самозанятыми. Хотите научиться делать грамотный аудит самостоятельно? Загляните на курс «Проведение внутреннего аудита трудового законодательства и оформления кадровых документов». После него вы сумеете находить слабые места не только в документации вашей компании, но и сможете проводить аудит в других организациях на заказ.

Скачать программу курса

Признаки подмены трудовых отношений

Таких признаков вовсе не мало, чаще всего их ищут там, где нанимают самозанятых. 

На что надо обратить внимание в собственных договорах:

• в тексте договора прописали трудовые обязанности, а не разовую работу;
• прописали рабочий график, обязанность приходить в офис или находиться на территории компании и соблюдать ПВТР;
• забыли указать объем задач или работ, которые надо выполнить в рамках конкретного договора;
• прописали, что выплаты будут проходить ежемесячно, упомянули в тексте слово «оклад», а не вознаграждение;
• в тексте договора обязались обеспечивать исполнителю условия труда, контролировать процесс выполнения задач;
• соглашение заключили сразу на год или на меньший срок, что больше похоже на срочный ТД, чем на ГПХ.

Все эти признаки (а иногда всего даже один) уже говорят о подмене трудовых отношений гражданско-правовыми. 

Однако проверяющие могут запросить на проверку и другие ЛНА:

• кадровую документацию (ПВТР, рабочий график, график отпусков и т.п.),
• бухгалтерскую,
• документацию по охране труда (с целью поиска инструктажей тех сотрудников, что проходят по ГПХ). 

Если вы уже сотрудничаете с самозанятыми, вышеперечисленные документы нужно вынести на ближайший кадровый аудит.

Как сотрудничать с самозанятыми без рисков, узнаете на вебинаре «Самозанятые. Проверки, риски для бизнеса, практика». Посмотреть вебинар смогут только подписчики экосистемы «Кадровый обзор». Если вы не подписчик, оформите пробный доступ.

Оформить пробный месяц

Ответственность за подмену трудовых отношений: последствия для работодателя

Выявить подмену трудовых отношений можно в двух случаях: при проверке налоговой или после искового заявления бывшего сотрудника. 

Если трудовая инспекция, ФНС или суд выявят признаки трудовых отношений, договор переквалифицируют, и у работодателя может возникнуть целый ряд проблем: финансовых, репутационных и юридических.

Какие финансовые риски может нести компания или ИП:

• Дополнительные выплаты при переквалификации договоров. Сотруднику или сотрудникам придется выплатить не просто гонорар по задаче, оговоренной в договоре ГПХ, а зарплату за все время занятости, компенсировать отпуск и/ или больничный лист.
• Доначисление страховых взносов. Налоговики пересчитают взносы на ОПС, ОМС и по ВНиМ, если договор был заключен с ИП или самозанятым, а также пени и штраф за просрочку. В этом случае работодателя ждет штраф – 20% от суммы неуплаченных взносов, а если докажут умышленную неуплату – 40%.

Какие юридические риски ждут работодателя: 

Назначение административного штрафа, размер которого будет соответствовать статусу оштрафованного (индивидуальным предпринимателям придется заплатить 5000–10 000 руб., руководителям организаций – 50 000–100 000 руб.). Каждое очередное нарушение будет оцениваться больше предыдущего. 

Есть и репутационные риски. В 2025 году заработал реестр работодателей, уличенных в нелегальной занятости (Закон № 565-ФЗ). Сейчас это работодатели, которые заключали договоры ГПХ вместо трудовых. Реестр общедоступный, а это значит, что проверить, нет ли в нем его работодателя, может и потенциальный кандидат, и контрагент, и любой, кому понадобится такая информация, например для шантажа, мошенничества или внеплановых проверок.

Как снять риски, связанные с подменой трудовых отношений

Что можно сделать заранее, чтобы снизить риски, связанные с подменой трудовых отношений (например, с самозанятыми):

1. Четко прописывать предмет договоренностей, например, конечный продукт, который требуется от исполнителя.
2. Разбивать сотрудничество на отдельные проекты и привлекать разных подрядчиков. Долгосрочное сотрудничество с одним исполнителем может походить на постоянную работу. 
3. Не заводить никаких документов, где отражен график работы исполнителя.
4. Не прописывать в ГПД характер, объем и периодичность выплат.
5. Собирать чеки, формировать и хранить акты выполненных работ, чтобы подтвердить корректное оформление сделки с каждым таким сотрудником. 
6. Не заключать ГПД с текущими и бывшими сотрудниками-самозанятыми, если с даты увольнения прошло не больше 2 лет. С такими работниками нужно заключать только ТД.
7. Не использовать в документации термины «аутсорсинг», «аутстаффинг», «заемный персонал» – это может вызвать вопросы и замечания у проверяющих.

Читайте на сайте статьи по теме Как составить договор, чтобы его не признали трудовым, если вы решили работать с самозанятым Как быть с отчетами в СФР, если самозанятый вдруг сменил статус