Смена фамилии в трудовой: инструкция как оформить запись

Если сотрудник или сотрудница изменили фамилию, придется скорректировать записи во всех кадровых бумагах и ЛНА, где есть его персональные данные. И в первую очередь – в трудовую книжку. Обсудим, как правильно оформить изменения в трудовой, отражать ли в отчете для СФР, что работник сменил фамилию, и в какие еще бумаги придется заглянуть, чтобы внести запись о смене фамилии в трудовой и избежать штрафов.

Что запросить у работника для изменения фамилии в трудовой книжке

Несмотря на то, что большинство организаций уже работает с электронными трудовыми, есть еще не малая доля сотрудников с бумажными трудовыми книжками. И если с тем, как скорректировать ту или иную запись в ЭТК все более или менее понятно, то в обращении с бумажными трудовыми есть два нюанса.

1. Без подтверждающих бумаг никакие изменения в трудовую книжку вносить нельзя. Внесение изменений со слов владельца трудовой недопустимо.

2. Каким образом менять запись в трудовых книжках, чтобы при случае не получить замечание от проверяющего.

На что можно опираться, чтобы подтвердить достоверность исправленной записи и смены фамилии:

• свидетельство о заключении брака,
• паспорт или его копию,
• свидетельство о расторжении брака.

На основе этого кадровик или бухгалтер вносит актуальные данные в трудовую книжку, следуя определенному порядку.

Важно! Изменения вносят только там, где сейчас устроен сотрудник, обращаться за новым оформлением трудовой книжки к бывшему работодателю, как это делается при выдаче дубликата, не надо.

Как скорректировать запись в трудовой книжке о смене фамилии

Так как руководитель может не знать о всех переменах в личной жизни коллектива, нужно предупредить персонал заранее о том, что в подобных случаях необходимо написать заявление с пожеланием внести исправления в трудовую книжку.

Определенной формы для такого заявления нет, поэтому его можно составить в свободном виде, указав в нем просьбу скорректировать кадровую документацию с указанием причины: смена фамилии в трудовой книжке (образец).

Пример такого заявления можно скачать здесь.

Саму запись в бланке трудовой делают так:

1. Аккуратной чертой зачеркивают прежнюю фамилию.
2. Там, где на бланке больше места (выше или рядом со старой), записывают новую (образец такого изменения в трудовой книжке можно посмотреть здесь).
3. Рядом с титульным листом на внутренней стороне обложки пишут реквизиты того, на основании чего подтверждают запись (паспорт, свидетельство и пр.). Постарайтесь разместить реквизиты компактно на случай, если эта запись в трудовой будет не единственной. Если это уже не первая запись, то новые данные вносятся на свободное место, но только на той же – внутренней стороне.
4. Пишут инициалы того, кто сделал исправление, скрепляют подписью и печатью.

Важно! Чтобы сотрудники вовремя ставили в известность, что в их персональных данных есть изменения, пропишите в ПВТР или в договоре обязанность информировать об изменении фамилии. Также этот пункт можно вынести отдельным объявлением на информационном стенде. Сюда же можно прописать срок, за который надо предоставить информацию и какой документ для подтверждения записи должен принести с собой работник.

Как должна выглядеть запись о смене фамилии

Стандартной формы для оформления такой записи нет. Достаточно будет указать, что фамилию в трудовой книжке поменяли на основании такого-то документа. Пример – ниже.

Не забудьте заверить исправленное печатью и подписью того, кто отвечает за ведение трудовых книжек.

Итого, сам алгоритм по внесению записи выглядит так:

1. Прописать пункт в ЛНА о необходимости своевременно оповещать того, кто отвечает за докуменооборот по кадрам, об изменении фамилии с указанием максимального срока.
2. Составить (или распечатать и сохранить) примерный образец заявления на изменение фамилии в трудовой книжке.
3. Составить приказ, на основании которого и будет изменена запись в трудовой. Пример можно посмотреть здесь. 
4. Сделать исправления по инструкции выше.

Важно! Правила по корректировке записей, связанных с изменением фамилии, отличаются от правил исправления других разделов книжки. Например, в разделах, где пишут сведения работе и награждениях зачеркивания делать нельзя. Перечеркнутые записи в трудовой книжке признают недействительными. Вместо них придется вносить корректные данные, чтобы подтвердить верные сведения о трудовой деятельности.

Когда вносить изменения в ЕФС-1 из-за смены фамилии

При изменении фамилии в трудовой книжке в СЗВ-ТД корректировать ничего не надо, так как это не будет считаться кадровым событием. Учет таких сведений СФР ведет через поданные заявления об изменениях в анкетных данных, их тоже чаще всего подают через работодателя.

Номера СНИЛС и ИНН остаются прежними, изменится только фамилия, которая будет отражена в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица в Социальном фонде. А сами коррективы лучше внести в ЕФС-1 с очередной отчетностью.

Изменение фамилии в трудовой книжке: что еще придется обновить в кадровых документах

Так как большинство документов можно сверить по табельному номеру человека, вносить изменения во все остальные кадровые бумаги не обязательно. Но и тут есть свои нюансы, которые касаются отдельных документов

Трудовой договор. Чтобы указать актуальную фамилию, достаточно прописать ее в допсоглашении. При этом Роструд рекомендует прописывать недостающие сведения прямо в тексте договора, а не в приложении, но не поясняет, как именно это сделать (зачеркивать или просто прописывать вверху над основным текстом). 

Личная карточка. Если в компании до сих пор ведутся такие карточки в традиционной, бумажной, а не электронной форме, то сведения в карточке придется тоже подкорректировать. 

Подробнее о том, как это сделать, читайте здесь.

Табель и график отпусков. Записывать смену фамилии в этих бумагах целесообразно только из соображений удобства. Делается это простым зачеркиванием устаревших сведений и компактными пояснениями, на каком основании сделана корректировка, в любом ближайшем к записи месте. Если кадровику легче ориентироваться в кадрах по табельному номеру, корректировать здесь сведения не надо. 

Читайте на сайте статьи по теме Электронная трудовая книжка или бумажная: что делать, если работник до сих пор не определился Как восстановить трудовую книжку, если ее потеряла компания или работник Трудовая книжка Заполнение трудовой книжки: новые правила и новые бланки Как оформить дубликат трудовой книжки Как выдать работнику трудовую книжку при увольнении