Правила хранения трудовых книжек

Согласно законодательству, работодатель обязан не только вести, но и хранить трудовые книжки своих сотрудников. И даже если многие работники перешли на электронный формат трудовой, в коллективе всегда остаются люди, которые сохранили бумажную трудовую. В статье – как и где хранить трудовые, кто должен отвечать за этот процесс и что грозит работодателю за неправильное хранение.

Образец отчета о количестве бланков трудовых книжек Образец положения о ведении и хранении трудовых книжек Образец приказа о назначении ответственного за хранение трудовых книжек

Хранение трудовых книжек: что нужно знать

Порядок ведения и хранения трудовых книжек закрепляют специальным ЛНА. Его форму можно разработать самостоятельно.

Пример Положения о ведении и хранении трудовых книжек скачайте здесь.

В общих чертах порядок не так сложен, как кажется, и помещается всего в несколько пунктов:

1. За процедуру учета и хранения трудовых книжек отвечает не руководитель, а специально назначенный сотрудник. Им может стать бухгалтер, руководитель кадрового отдела или простой кадровик – это зависит от величины штата компании. Для его назначения издают отдельный приказ. Если штат организации маленький, эту обязанность работодатель несет сам.

2. Перед хранением бланки, вкладыши и сами трудовые обязательно регистрируют. Для этого заводят (или покупают отпечатанный в типографии) журнал, куда заносят всю информацию по движению и учету.

3. Все трудовые книжки, которые числятся на хранении, в том числе незапрошенные после увольнения сотрудника, должны храниться в сейфе. При этом невостребованные трудовые хранят на разных полках или каталожных разделителях с остальными книжками.

4. Выдавать трудовые сотрудникам можно только после увольнения или по запросу для оформления пенсионных выплат.

Обратите внимание! Несмотря на то, что сейчас работодатели подают сведения о трудовой деятельности в СФР в электронной форме, классическая, бумажная трудовая до сих пор является документом, необходимым для подтверждения трудового стажа. Почему ее ведение необходимо, смотрите в рубрике «Просто о кадрах».

Как и в каждом кадровом вопросе, на практике правила ведения и хранения трудовых книжек имеют свои нюансы. Это касается, как и оформления журналов, так и самого порядка учета. 

Например, чаще всего инспекторы фиксируют такие ошибки:

• трудовую потеряли при учете и не зарегистрировали в специальном журнале, 
• журнал учета не прошит,
• работникам выдают старые образцы бланков для трудовых (до 2021 г. выпуска),
• место, где хранится трудовая книжка, не отвечает общепринятым нормам, 
• нет приказа о назначении ответственного за учет трудовых, и т. п.

Кто отвечает за хранение трудовых книжек и как его назначить

Согласно нормативам, работодатель должен назначить сотрудника, который будет отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек в организации. Этот же человек может отвечать и за электронные трудовые и заполнять отчеты по форме ЕФС-1. 

Подробнее о том, что такое ЕФС-1 и как с ней работать, читайте здесь.

Хранить и вести трудовые книжки может кадровый специалист, бухгалтер или секретарь. Если компания большая и имеет несколько подразделений, эту обязанность может нести каждый сотрудник кадрового отдела, отвечающий за свое, конкретное подразделение. На небольшом предприятии за учет, хранение трудовых книжек может отвечать сам руководитель.

Даже если все трудовые в организации уже ведутся как ЭТК и бумажный экземпляр есть всего у одного сотрудника, придется издать приказ о хранении трудовой книжки и назначении ответственного за учет. Его можно составить в свободной форме. 

Образец можно увидеть здесь.

Что должно входить в обязанности ответственного за хранение трудовых книжек:

• заполнять по мере необходимости журнал по учету трудовых, отмечать расход вкладышей к трудовым и их бланков, записывать серийные номера;
• хранить трудовые согласно всем нормам и предписаниям (отдельно по подразделениям компании, если она большая, невостребованные сотрудниками книжки – отдельно от остальных бумаг, следить за тем, чтобы книжки находились в сейфе или специализированном шкафу и пр.);
• по согласованию – прошнуровывать книгу/журнал учета и регистрации трудовых;
• выдавать трудовые по запросу (для назначения пенсий) и после увольнения;
• делать отчеты (за месяц) и предоставлять их бухгалтерии (если она имеется) по количеству бланков и вкладышей, которые были ему выданы и израсходованы.

Форма такого отчета – произвольная, его образец можно посмотреть здесь.

Что не должен делать ответственный за хранение трудовых книжек:

• разрабатывать форму журнала учета (согласно п. 40 Порядка ведения, при желании это делает сам работодатель либо может купить готовую, отпечатанную в типографии, а затем прошнуровать ее и подтвердить целостность собственной печатью);
• закупать новые бланки книжек и вкладышей (это обязанность руководителя).

Если ответственный увольняется, руководитель издает акт передачи трудовых сотруднику, которого назначили ответственным за учет и хранение. В акте нужно сделать опись передаваемых книжек с указанием их номеров. Если какая-то трудовая была утеряна (например, была выдана на руки будущему пенсионеру, а тот забыл ее вернуть), опись утерянного делают в другом, дополнительном акте. 

Важно! Внести новые обязанности ответственного за учет и хранение ТК в его договор, подписав дополнительное соглашение. Если есть должностная инструкция, в нее тоже необходимо внести изменения. Это подстрахует от лишних вопросов к учету и хранению трудовых книжек при любой внеплановой проверке.

Где должны храниться трудовые книжки

Конкретное место для хранения трудовых в тексте Правил не указано, но сказано, что ответственность за это лежит на работодателе. Но так как бланки трудовых считают документами строгой отчетности, логичнее всего отвести под их хранение либо сейф, либо специальный шкаф или ящик с надежным замком.

На больших предприятиях с количеством сотрудников более тысячи человек книжки разрешено хранить в специально оборудованных кладовых, где трудовые не смогут намокнуть, сгореть, заплесневеть или попасть в руки любому стороннему сотруднику.

Хранение бланков трудовых книжек и вкладышей тоже имеет свои нюансы. Они должны лежать отдельно от остальных бумаг либо в кабинете руководителя, либо в бухгалтерии. Если трудовая была испорчена, бланк/вкладыш уничтожают и издают отдельный акт по факту списания и уничтожения.

Что делать, если сейф не помог и трудовые все же сгорели, читайте в комментариях экспертов ИПК.

Важно! За нарушение порядка хранения или учета трудовых предусмотрена административная ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП): для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.; для организаций – штраф от 30 000 до 50 000 руб. Получить штраф можно не только в ходе проверки ГИТ, но и если уволенный сотрудник сам долго не получает книжку, а затем вспоминает о ней и запрашивает ее через суд.

Сколько хранится трудовая книжка

Трудовые хранят до увольнения или востребования или пока работник не примет решение перейти на электронную версию трудовой книжки. Если сотрудник согласился на ЭТК, в книжку вносят специальную пометку с формулировкой:

«Выдана на основании заявления (инициалы заявителя) в соответствии с (указываем причину и статью ТК, подходящую к случаю)».

Если работник не получил трудовую книжку сразу после увольнения, он имеет право обратиться к работодателю в письменной форме. Работодатель обязан предоставить трудовую книжку не позднее трех рабочих дней с момента получения запроса (ст. 84.1 ТК РФ). 

Если сотрудник сам тянет с получением трудовой, работодатель, чтобы снять с себя ответственность за хранение, может прислать сотруднику официальное уведомление с просьбой забрать книжку в определенный срок. При этом при ее получении уволенный должен оставить подпись в личной карточке и книге учета трудовых. Это нужно для того, чтобы при случае доказать в суде, что книжку он все-таки получил. 

Как получить согласие на хранение трудовой удаленщика, если компания находится в другом городе, рассказываем в этой статье.

Как хранить невостребованные трудовые книжки

Иногда сотрудники по различным причинам не торопятся забирать свои трудовые книжки или вовсе забывают о них. В таких случаях работодатель обязан хранить трудовую книжку у себя в архиве. Согласно п. 449 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236, срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет:

• 50 лет для открытых после 1 января 2003 года, 
• 75 лет для созданных до этой даты. 

Помните, что невостребованные трудовые книжки хранятся в сейфе отдельно от действующих трудовых книжек сотрудников.

Читайте на сайте статьи по теме Как восстановить трудовую книжку, если ее потеряла компания или работник Трудовая книжка Заполнение трудовой книжки: новые правила и новые бланки Как оформить дубликат трудовой книжки Как выдать работнику трудовую книжку при увольнении Трудовая книжка в электронном виде Как исправить ошибки в трудовой книжке