Как заключить с сотрудниками соглашение о неразглашении конфиденциальной информации
Бизнес может пострадать, если важные сведения попадут в чужие руки. Поэтому компании стараются контролировать сотрудников, имеющих доступ к ценным сведениям. Устанавливают режим коммерческой тайны или подписывают с работниками специальный документ – соглашение о неразглашении конфиденциальной информации. В статье поговорим о том, что представляют собой оба способа защиты и как они оформляются документально.
|
Бланк соглашения о конфиденциальности |
Способы защиты важной информации
Обычно используют два способа защиты конфиденциальных сведений: коммерческую тайну и документ о неразглашении конфиденциальной информации, он же NDA-соглашение. По своей сути они одинаковые и выполняют одну и ту же функцию, но по другим параметрам несколько различаются.
В любой сфере бизнеса можно применять оба способа. Но чаще первый используют предприятия военно-промышленного комплекса, крупные производственные и торговые организации или банки.
Второй, как более простой метод, подходит для среднего и мелкого бизнеса, например, небольших IT-компаний, консалтинговых услуг или дизайна.
Режим коммерческой тайны
К коммерческой тайне можно отнести любые сведения, которые ценны для компании: данные о поставщиках и клиентах, планы производства, промышленные секреты, система мотивации персонала или стратегия развития организации. В целом та информация, которая помогает увеличивать продажи, обгонять конкурентов, повышать доход и приносить другую коммерческую пользу.
Но не всю подряд информацию можно засекретить. Согласно статье 5 Закона 98-ФЗ, есть сведения, которые должны быть доступны и их нельзя отнести к коммерческой тайне. Например, информация из устава, лицензии, бухгалтерская отчетность, сведения о соответствии пожарным и санитарным нормам и о безопасности пищевых продуктов.
В эти же исключения входят данные об условиях труда и системах заработной платы, хотя многим работодателям очень хочется их засекретить.
Подробнее о коммерческой тайне компании, читайте здесь
О введении режима коммерческой тайны следует задуматься, если:
-
возрастает объем секретных сведений и становится затратно заключать на каждый документ соглашение о неразглашении конфиденциальной информации;
-
попадание сведений к третьим лицам нанесет реальный финансовый ущерб фирме.
Чтобы установить в компании режим коммерческой тайны, нужно соблюсти всю процедуру согласно закону. Для начала следует проверить информацию, которую предстоит засекретить, можно ли ее посчитать коммерческой тайной или нет. Далее определить правила доступа к этим сведениям и назначить ответственных людей.
Все эти моменты нужно зафиксировать в положении о коммерческой тайне. В законодательстве не говорится, как его составлять и в каком виде, компания может использовать свободную форму.
В положении стоит четко прописать запрещенные действия с секретными сведениями, например, использовать личные e-mail-адреса или сохранять информацию на личные смартфоны или ноутбуки и др. Если этого не сделать, то потом будет проблематично наказать работника.
Стоит вести учет сотрудников, которые будут работать с секретами сведениями. Для этого в Положении отдельным списком отражают должности, имеющие доступ к сведениям, которые составляют коммерческую тайну, или фиксировать все в отдельном специальном журнале.
В трудовых договорах с сотрудниками нужно отразить тот факт, что людям предстоит работать с секретными сведениями.
Следующий шаг – ознакомление под подпись ответственных сотрудников с положением о коммерческой тайне. Если не учесть этот момент, то наказать нарушителей не получится.
Наконец, создать условия, при котором режим коммерческой тайны должны соблюдать: установить запирающиеся несгораемые шкафы или сейфы для хранения секретных документов, а на сами бумаги нанести гриф «Коммерческая тайна».
|
Обратите внимание! Если сотрудник взял справку о своем доходе и предоставил в банк для оформления кредита, это не будет считаться рассекречиванием конфиденциальной информации даже если в компании введен режим коммерческой тайны, потому что эта информация тайной не считается. |
NDA или соглашение о неразглашении конфиденциальной информации
NDA расшифровывается как non disclosure agreement – соглашение о неразглашении, часто его еще называют договор о неразглашении конфиденциальной информации.
Чтобы подписать такой договор, необязательно вводить режим коммерческой тайны, документ может существовать самостоятельно. Но если режим ввели, то он становится его частью.
NDA-соглашение заключают между организацией и контрагентами, или с исполнителями по договору ГПХ, например, с внештатными авторами или дизайнерами, юристами, бухгалтерами и аудиторами. Также с инвесторами, если речь идет о каком-то изобретении, которое еще не запатентовано, но уже привлекаются средства для будущего производства.
NDA подойдет, если нужно сохранить в секрете какую-либо информацию в разовом проекте до определенного дня: до выпуска нового продукта на рынок или до завершения сделки. При этом секретных сведений немного, но их разглашение может повлиять на деятельность компании.
С сотрудниками, связанными с компанией трудовыми отношениями, такой договор подписать тоже можно как дополнение к трудовому договору.
NDA-соглашение бывает двух видов: односторонний и двухсторонний или взаимный.
Первый – когда только одна сторона передает секретные сведения, например, компания раскрывает информацию, когда нанимает подрядчика.
Во втором случае обе стороны являются и раскрывающей информацию, и принимающей. Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации с сотрудниками компании можно отнести к первому варианту.
Разница между двумя способами защиты секретной информации для многих работодателей не так очевидна, но все же она есть:
Простота применения. Введение коммерческой тайны – более сложная процедура, требует наличия в компании всех необходимых ЛНА и создание условий ее соблюдения. NDA – простой документ, его можно заключить вообще без нормативных актов, хотя это несет определенные риски для компании;
Законодательное регулирование. Все связанное с коммерческой тайной прописано в законе от 29.07.2004 № 98-ФЗ. Там обозначается порядок ее установления и ответственность за нарушение. NDA законом не регулируется. Опираться приходится только на судебную практику, но пока не так много судебных решений для выявления какой-либо закономерности;
Универсальность. Режим коммерческой тайны одинаково эффективен и с собственными сотрудниками, и с контрагентами. NDA больше подходит для контрагентов, потому что отношения с людьми в компании регулируются Трудовым кодексом, а в нем нет обязательного условия заключать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации с работником.
Читайте подробнее о видах дисциплинарных взысканий, которые допускает ТК РФ.
|
Важно! Заключать NDA при введенном режиме коммерческой тайны необязательно, достаточно подписать с сотрудниками допсоглашение к трудовому договору. Без режима в нем есть смысл, но стоит учитывать один нюанс. Даже если в NDA прописать неустойки и штрафы за распространение конфиденциальной информации, то взыскать их с нарушителя, работающего по трудовому договору, не представляется возможным. Потому что Трудовой кодекс предусматривает только дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения (ст. 192 ТК РФ). Поэтому наказать сотрудника финансово не получится, суд встанет на его сторону. |
Что включить в соглашение о неразглашении конфиденциальной информации
Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации можно составлять в свободной форме, но есть обязательные пункты, которые оно должно содержать:
-
реквизиты сторон. Для сотрудников и других физлиц это Ф.И.О. и данные паспорта. Для компании – название, адрес, ИНН, ОГРН. Бизнес может представлять собой холдинг из нескольких организаций. Нужно подписать соглашение от имени той компании, которая владеет секретной информацией и дает к ней доступ. В противном случае договор не будет иметь юридической силы;
-
дату и место подписания соглашения;
-
цель и способ передачи секретной информации;
-
состав секретных сведений: документы управленческого учета, базы данных, информация о ценах, скидках, сумме контракта и другая важная информация;
-
условия и правила работы с конфиденциальными сведениями, меры по их защите;
-
срок действия документа, например, пять лет. В этом случае, даже если человек прекратит работать с организацией, то в течение указанного в NDA-соглашении временного промежутка он обязан хранить тайну;
-
ответственность за рассекречивание информации. Здесь прописывают суммы штрафов или вид дисциплинарного наказания;
-
подписи сторон.
Образец соглашения о неразглашении скачайте по ссылке
Как изменить соглашение о неразглашении конфиденциальной информации или прекратить его действие
Если изменился состав конфиденциальных материалов, нужно уточнить детали или поменять правила работы с секретными данными, то NDA можно изменить. Для этого подписывают допсоглашение к договору о неразглашении или расторгают старый договор и заключают другой.
Если NDA-соглашение нужно расторгнуть, то стороны подписывают соглашение о расторжении в том же виде, что и сам NDA.
Бывает так, что договор о неразглашении предусматривает пункт, по которому его может расторгнуть одна из сторон по желанию. Если такой пункт есть, то другой стороне нужно послать уведомление теми способами, которые прописаны в NDA. После этого нужно вернуть секретную информацию ее владельцу.
Что грозит за нарушение условий NDA-соглашения
За распространение секретных сведений контрагенту, подрядчику или сотруднику компании грозит ответственность, иногда даже уголовная. Но все зависит от нюансов.
Даже если в NDA прописаны размеры штрафов и неустоек, то с подрядчиками и контрагентами придется судиться, а в суде доказать, что именно они рассекретили важные данные. Сделать это непросто.
Что касается сотрудников, работающих по трудовому договору, без введения режима коммерческой тайны такого нарушителя можно наказать дисциплинарно и без суда.
А вот добиться возмещения ущерба – только в судебном порядке, но без 100% гарантии.
Если режим тайны действует в компании, то шансов больше. Но следует проверить, ознакомлен ли человек с перечнем конфиденциальных сведений, обеспечила ли организация их сохранность и утвердила ли порядок работы с такой информацией. Если всю процедуру соблюли, то работника можно привлечь к материальной ответственности, он должен возместить компании нанесенный ущерб.
Нарушителя можно привлечь к административной ответственности в виде штрафа от 5000 до 10 000 рублей. Но если компания понесла огромные убытки, то штраф может вырасти до 1 миллиона, а ответственность – смениться на уголовную в виде лишения свободы на 4 года.
В ситуации, когда человек уволился, а по условиям NDA-соглашения обязан хранить тайну еще некоторое количество лет, но при этом он нарушил условия соглашения, то организация может взыскать с него неустойку, но для этого придется идти в суд.
Если случилось так, что сведения раскрыл один из акционеров компании, то помимо вышеупомянутых видов ответственности другие участники могут требовать, чтобы его исключили из общества с выплатой стоимости его доли.
|
|
Важно! Если в качестве ущерба компания пытается выставить упущенную выгоду, то работник не обязан ее возмещать. Он может обратиться в суд. |
|
Читайте на сайте статьи по теме
Договор о материальной ответственности: что учесть при составлении
Коллективный договор организации: условия, срок и порядок заключения
|