Уведомление об изменении трудового договора: как составить и когда вручить

Менять условия трудового договора чаще приходится по инициативе работодателя. Будь то перемены в графике рабочего времени, места работы – во всех этих случаях сотрудника нужно не просто предупредить устно, а передать уведомление в письменной форме. Что включить в текст такого уведомления и в какой срок вручить работнику, узнаете из статьи.

Бланк уведомления об изменении условий трудового договора Образец уведомления работника при отказе от работы в измененных условиях

Когда потребуется уведомление работника об изменении условия трудового договора

Согласно ТК РФ, есть два типа причин, по которым можно изменять уже подписанный трудовой договор без предварительного согласования с сотрудниками:

1. Технологические;

2. Организационные.

Технологические причины – когда на производстве внедряется нечто новое и это влияет на работу коллектива или какого-то отдельного сотрудника (закупается новейшее оборудование, меняется специфика работы цеха или отдела и т. п.). 

К организационным причинам относят:

• изменения в режиме труда (например, графика);
• перемены в системе оплаты труда (например, из-за обновленного оборудования в цехе снизился уровень вредности, а значит, придется поменять и систему доплат);
• перемены в структуре управления (смена юрлица и прочие случаи, когда приходится рассылать уведомление об изменении места работы). 

В любых других обстоятельствах и, тем более без согласия работника, внесение изменений в текст трудового договора неправомерно. Чтобы избежать исков и доказать согласие сотрудника на будущие перемены, составляют особое уведомление.

Более подробно о внесении коррективов в трудовой договор читайте здесь. 

Когда оставлять уведомление и брать согласие сотрудника не нужно:

• при перемещении работника в другое подразделение у одного и того же работодателя, если и старое, и новое место работы расположены в одном городе, и этот факт не надо заносить в ТД  (ст. 72.1 ТК РФ);
• при распоряжении по работе за новым станком/оборудованием, если это так же не влияет на систему оплаты и иные условия труда;
• временный перевод на срок до 1 месяца у одного и того же работодателя в случае катастрофы или иного ЧС  ст. 72.2 ТК РФ).

Как правильно провести увольнение, если сотрудник не согласен с изменениями в договоре, читайте здесь.

Как составить уведомление об изменении существенных условий труда

Уведомления предназначены для разных целей и обстоятельств, поэтому стандартных шаблонов для них нет. Однако форму уведомления об изменении трудового договора можно оформить согласно общим правилам организационно-распорядительной документации. Кто-то использует для этой цели бланк письма, но так как уведомление действующему сотруднику считается внутренним документом, а не исходящим, это не вполне корректно.

Что должно быть в тексте уведомления (обязательные реквизиты):

• название организации (той, от которой приходит уведомление);
• шапка с наименованием самого документа;
• место и дата его составления;
• номер регистрации (зафиксированный в журнале для уведомлений);
• данные адресата (того, кого надо уведомить);
• заголовок к тексту;
• подпись работодателя;
• отметка о получении сотрудником своего экземпляра уведомления.

Отметка, как правило, выглядит так: «Уведомление получено (место для даты) 20__ года» и заверяется росчерком подписи. Подпись можно поставить после слов о получении. 

Как составить шаблон уведомления об изменении существенных условий трудового договора:

1. В левом верхнем углу оставляем наименование/реквизиты организации. Здесь же можно прописать почтовый адрес компании, если уведомление будет отправлено сотруднику по почте.

Обратите внимание! Такое оформление носит рекомендательный характер, поэтому если в компании уже есть другие шаблоны или верстка шапки документа отличается (например, и сведения, и адресат находятся в одном углу), это не будет считаться грубой ошибкой.

2. В правом верхнем углу указываем адресата уведомления.

3. Ниже, посередине указываем тип документа и дату его составления.

4. С нового абзаца, с левой стороны прописываем заголовок, начинаем его с предлога «об» (пишем с прописной, большой буквы), указываем причину обращения (изменение условий трудового договора).

5. Текст начинаем с обращения к сотруднику. Объясняем, о чем хотим его предупредить (какие именно условия будут изменены), даем ссылки на правовые основания.

Обратите внимание! Дату вступления изменений в силу указывают с учетом двух месяцев отсчета от даты получения самого уведомления.

6. Поясняем права работника, описываем, что он вправе согласиться или не согласиться на предложенное, и что будет во втором случае – при отказе (с указанием правовой нормы – статей ТК РФ).

Можно ли сразу запросить согласие сотрудника в тексте уведомления. Уведомление об изменении условий трудового договора чаще требуется в тех случаях, когда нужно получить согласие сотрудника или предоставить ему информацию о возможности отказаться от чего-либо. Обычно для таких целей используется заявление, но оно больше подходит для выражения инициативы со стороны работника.

Если же инициатива исходит от работодателя, оформление согласия в виде заявления может выглядеть нелогичным, хотя это не будет считаться нарушением, так как ТК РФ чаще всего не устанавливает однозначных требований к виду документа для оформления согласия. Главное, чтобы оно было. Поэтому такое согласие вполне можно вписать в виде отдельной строки в текст готового уведомления.

Обычно уведомление печатают в двух экземплярах, и сотрудник ставит подпись не только о получении (когда его просто информируют), но и сразу выражает согласие/ не согласие указанием даты. 

Обратите внимание! Как правило, печать на уведомлении не ставят – это документ для внутреннего, корпоративного пользования.

В какой срок вручить уведомление

О будущих изменениях в условиях труда и причинах, по которым они произойдут, руководство должно уведомлять своих сотрудников не позднее, чем за 2 месяца, и только в письменном виде.

Дату вступления изменений обязательно надо вписать в текст уведомления. Например, уведомление получено 22 августа 2024 года, значит, работнику дается срок согласиться с изменениями или найти новую должность в другом месте до 22 октября.

Читайте на сайте статьи по теме Как прописать место работы в трудовом договоре Как назначить работнику дополнительные обязанности Когда заключают дополнительное соглашение к трудовому договору Трудовая функция: как прописать в трудовом договоре