Как присвоить табельный номер сотруднику

Табельный номер – достаточно простая вещь, однако с его использованием нередко возникают вопросы: где можно его посмотреть, как скорректировать, если допущена ошибка, и нужно ли вообще его изменять в отдельных, спорных случаях. Рассмотрим эти вопросы в статье.

Бланк журнала учета табельных номеров

Табельный номер сотрудника: для чего нужен

На практике табельный номер служит как уникальный, индивидуальный цифровой код, чтобы идентифицировать каждого сотрудника. При этом в номер могут входить не только цифры. Иногда к табельному номеру приписывают буквенный индекс, который указывает на отделение компании, где трудится конкретный человек.

Чаще табельный номер используют по традиции и из-за удобства ведения документооборота в классическом, бумажном виде. Но после того как приняли Закон № 402-ФЗ от 06.12.2011, многие формы учетных документов стали неактуальными, в том числе и п. 18 приложения к письму Госкомтруда СССР, которым и предписывалось обязательное использование таких номеров. 

Давать или нет табельные номера своим сотрудникам и вести ли в этой связи отдельный журнал учета – решает начальник предприятия или кадровик. Однако если в компании есть сразу несколько тезок или просто людей с одинаковыми фамилиями, такой номерной учет помогает найти в документах каждого. 

Табельные номера до сих пор используют при составлении кадровых документов (традиционно ведутся по определенным формам): 

• ведомостях о зарплате;
• распоряжениях о материальном поощрении; 
• рабочих графиках;
• нормативных актах (приказах и пр.).

Обратите внимание! Табельный номер не считается персданными. Но в отдельных случаях может их замещать, если рядом нет инициалов его владельца. Рекомендуем в каком-либо акте дать определение и толкование этого термина в своей организации.

Всем ли сотрудникам надо давать табельные номера

Табельные номера дают всем, с кем оформляют трудовой договор вне зависимости от типа работ: сезонная или постоянная. Сотрудникам присваивается табельный номер, а затем указывается во всех формах учета времени или заработной платы.

Нужно ли присвоить табельный номер сотруднику заново, если он уволился, а теперь снова трудоустраивается в компанию? Встречается мнение, что когда уволенный человек возвращается на то же предприятие, в табеле его записывают под тем же номером, с каким он проходил по бумагам первоначально.

Однако это всего лишь следствие того, что уже установленные табельные коды в случае с увольняемыми придерживают как минимум год. Тогда если уволенного снова принимают, ему чаще всего дают тот табельный номер сотрудника, что числился за ним до увольнения. Но такая практика для каждого индивидуальна, главное – прописать такой метод в ЛНА.

Внутреннему совместителю достаточно единого табельного номера сотрудника или заводить отдельный? Здесь в спорах мнения кадровиков расходятся. Дополнительного табельного номера в таком случае не нужно, потому что в других документах по учету (например, рабочего времени) он уже есть. То же самое касается и тех сотрудниц, кто пошел декретный отпуск – им новый табельный номер тоже присваивать не нужно.

Табельный номер сотрудника: как присваивается

Трудовой кодекс не устанавливает порядок присвоения табельных номеров, поэтому работодатели самостоятельно решают этот вопрос. Если в компании табельные номера не устанавливаются с помощью программ типа 1С автоматически, придется установить и прописать соответствующий порядок нумерации в ЛНА, например, в Правилах трудового распорядка. 

Какие общие требования можно прописать в таком локальном акте:

• должность, фамилию того, кто будет нести ответственность за выдачу табельных номеров,
• необходимость ведения журнала учета номеров и то, что очередность каждого табельного номера сотрудника должны сверять в соответствии с этим журналом, 
• порядок, по которому происходит присвоение. 

После того, как стороны подпишут трудовой договор, ответственный за выдачу, сверившись со специальным журналом учета табельных номеров сотрудников, присваивает код новому работнику. Делают это в порядке возрастания и в хронологической последовательности. Затем табельный номер регистрируют в специальном журнале.

В журнале необходимо указать такие данные:

• инициалы принятого на работу;
• дата поступления на работу;
• должность, на которую устраивается человек;
• подразделение предприятия (если оно есть);
• реквизиты договора;
• сам номер.

Скачать шаблон такого журнала можно здесь

Обратите внимание! Первый табельный номер, как правило, закреплен за генеральным директором. Однако при смене руководителя новый глава компании получает номер, следующий за последним нанятым сотрудником.

Можно ли изменить табельный номер сотрудника в документах

Вносить изменения в нумерацию табельных номеров можно лишь в том случае, если при первичном оформлении документов допустили ошибку.

Например, если в электронном учете произошел сбой, изменяют номер таким образом:

1. Откройте карточку сотрудника в разделе «Зарплата и кадры» – «Сотрудники». По умолчанию в поле «Табельный номер сотрудника» не отображается.

2. Найдите слово «Еще» и отметьте галочкой «Изменить форму».

3. Проставьте галочку напротив одноименного пункта и поищите надпись «ОК». После этого система перезагрузится, и значение номера сотрудника появится в искомой карточке.

4. Чтобы исправить значение неверно присвоенного табельного номера сотрудника, кликните по нему и вбейте нужные вам числа. Появится сообщение с вопросом, действительно ли вы хотите внести исправления. Согласитесь, и тогда запись можно будет отредактировать. Если в программе такого табельного номера сотрудника еще нет – смело вбивайте, а если есть – система предупредит вас об этом.

Обратите внимание, табельный номер остается прежним:

• если сотрудница уходит в декрет,
• если работник сменил фамилию или инициалы (тогда, например, новую фамилию прописывают с даты внесения изменений в следующую строку),
• если человек уволился, а затем снова устроился в ту же компанию (этот случай вариативен, его надо смотреть или зафиксировать во внутренних локальных актах).

Читайте на сайте статьи по теме Как разработать и принять локальные нормативные акты в организации Правила внутреннего трудового распорядка: кто утверждает и вводит в действие Как не запутаться с кодами в табеле Как правильно заверить копию документа