Кадровые специалисты иногда ошибаются при заполнении трудовых книжек. Главное – не паниковать, все можно поправить, даже если неточность обнаружили спустя какое-то время. В статье объясним, что делать, если закралась ошибка в трудовой книжке, как ее исправить, если это дело рук предыдущего работодателя. Подскажем, какие ошибки можно не исправлять.
|
Алгоритм исправления ошибки в трудовой книжке при внесении записи о приеме на работу
Алгоритм исправления ошибки в трудовой книжке при несовпадении ФИО работника |
Почему может появиться ошибка в записи трудовой книжки
Как показывает практика, ошибки встречаются и в электронных, и в бумажных вариантах трудовых книжек. Однако на бумаге – чаще. Тут играет роль человеческий фактор.
Кадровик может правильно выгрузить все из программы и отправить в СФР, а когда будет заполнять бумажный документ, может отвлечься и внести неверную информацию.
Трудовые книжки ведут в соответствии с Порядком, утвержденным приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В нем же содержится информация о том, как исправить запись в трудовой книжке, если сведения внесли неверно.
Кто должен делать исправление в трудовой книжке
Всегда стоит сверяться с документами: паспорт, диплом, свидетельства или другие, которые предоставляет работник, когда заполняете трудовую книжку. Если в трудовой книжке допущена ошибка, то скорректировать ее должна та компания, которая ошиблась при заполнении.
Если это бумажный документ, то поправить запись в соответствии с Порядком ведения трудовых книжек. Если электронный – отправить в СФР корректировку, часть 1.1 формы ЕФС-1.
В случае, когда работник с электронной трудовой уволился, но компания продолжает функционировать, он может попросить бывшего работодателя исправить ошибку и пересдать отчет. Если ИП или компания ликвидировалась, то человеку придется действовать через СФР или даже пойти в суд. Потому что новая организация сделать исправление в трудовой книжке не сможет.
Немного иначе обстоит дело с бумажными трудовыми книжками. Если у принятого сотрудника обнаружилась ошибка, то изменить запись в трудовой книжке может и новый работодатель. Но для этого работнику придется получить справку от бывшего работодателя, где укажут, что внесли некорректную запись.
Также исправление ошибки в трудовой книжке на новом месте возможно, если предыдущая организация больше не существует.
|
Обратите внимание! Если компания прекратила свою деятельность после реорганизации, то исправление записи в трудовой книжке вносит компания-правопреемник (п.30 Порядка ведения трудовых книжек). |
Возникает сложная ситуация, когда у работника две трудовые: на бумаге и в цифровом виде, а организации, где он работал, больше нет. В этом случае внесение изменений в трудовую книжку может сделать СФР. Можно также обратиться к новому работодателю для исправления бумажного документа, а потом в СФР, но лучше сразу действовать через фонд.
Если человек работает совместителем, то неточности в трудовой ему должны исправить на основном месте работы. Но если он оттуда уже ушел, то может это сделать и вторая компания.
Когда сотрудник увольняется, кадровик должен отдать ему трудовую книжку в последний день работы, но перед этим проверить записи. Если вдруг специалист заметит ошибку, нужно ее обязательно исправить, не стоит отдавать книжку так.
В будущем неточность все равно вскроется и работник может даже подать иск против работодателя. Компания потратит время, а если суд встанет на сторону работника, то еще и деньги, компенсируя моральный ущерб.
Если у сотрудника дубликат трудовой книжки и в нем закралась ошибка, то можно исправить ее в самом дубликате точно так же, как и в оригинале трудовой.
|
Важно! Ошибки в кадровых документах обычно исправляет человек, ответственный за их ведение: специалист по кадрам или главбух. Но если такого нет, то это должен делать генеральный директор. У ИП – сам предприниматель. |
Какие ошибки – не совсем ошибки и что делать с орфографией
Иногда кадровые специалисты задаются вопросами: как исправить ошибку в трудовой книжке, если она формально не ошибка. Или что делать, если сама запись правильная, но какое-то из слов грамматически написано неверно.
Если ошибка никак не воздействует на подтверждение трудового стажа, то эту запись можно оставить без изменений. К примеру, указали название компании и сразу же на этой строке начали вносить сведения о трудоустройстве. По сути это ошибка, запись о заключении договора нужно начинать с новой строчки. Но внесенная информация верная и никак не затрагивает стаж, поэтому можно не исправлять такую неточность.
Или в дате месяц отразили не цифрами, а прописью. Это тоже не влияет на подтверждение стажа, сведения корректные, поэтому можно оставить и так. Если это единичный случай, то СФР к этому не будет придираться.
Что касается орфографических ошибок, тут все зависит от решения СФР. Если в записи о кадровом событии пропустили букву или перепутали их местами, то обычно фонд «закрывает глаза» на такие мелкие промахи.
Но если неверно написано название фирмы, должность работника, его Ф.И.О. или дата рождения, то это может стать препятствием для будущей пенсии, человеку могут не засчитать в стаж этот временной промежуток и придется идти в суд.
Как внести исправления в трудовую книжку
Чтобы исправить неправильные сведения, нужно придерживаться правил, изложенных в Порядке ведения трудовых книжек. Там говорится, что нельзя ничего перечеркивать, заклеивать или замазывать корректором.
На новой строчке после всех записей нужно проставить следующий номер по порядку, рядом дату, а в третьей графе, где указывают информацию о работе, написать следующую формулировку «Запись с номером (поставить номер строчки с ошибкой) недействительна». И добавить верные данные.
В четвертом столбце поставить дату и номер распоряжения или приказа для правильной отметки. Это единственный способ сделать корректное исправление в трудовой книжке.
Алгоритм исправления ошибки в записи о приеме на работу скачайте по ссылке
Таким способом поправляют неправильную информацию о приеме, переводах или расторжении рабочего контракта.
Если человека восстановили на работе по суду, то формулировка будет такая:
|
Пример
«Запись за № (__) недействительна, сотрудник восстановлен на прежней работе». |
Читайте подробнее о восстановлении человека на работе.
Если кадровое событие и связанное с ним аннулирование записи в трудовой книжке произошли во время трудовой деятельности работника, то заверять исправление не надо. Если человек уволился, то ставится подпись ответственного сотрудника и печать компании, если она ее использует.
Бывает так, что какую-то запись в трудовой книжке могут вообще пропустить. Такое тоже следует исправить. Например, пропустили название работодателя и сразу внесли информацию о трудоустройстве.
Чтобы поправить эту неточность, отмечают, что отметка о заключении договора недействительна. Ниже указывают наименование компании и на новой строчке повторяют запись о приеме.
Когда компания переименовалась и это не отразили в трудовой, то нужно тоже внести исправление. Иначе получится, что человека принимала одна организация, а уволила другая. Чтобы такого не случилось, нужно после последней отметки с новой строки в третьей графе отразить старое и новое наименование компании и дату его изменения. Строку не нумеруют и число при этом не ставят.
Бывает так, что в трудовой обнаруживают сразу несколько ошибок. Каждую их них придется исправлять отдельной записью. Но если они идут подряд, то допустимо отменить их одной общей формулировкой.
Некоторые кадровые работники вписывают информацию о труде в раздел о награждениях. Это тоже ошибка. Если такое случилось, то записи следует признать ошибочными и переписать сведения в раздел о рабочей деятельности.
Если закончились страницы, и нет места для исправления, нужно завести вкладыш и в нем отразить всю информацию. Нумерация в книжке и вкладыше сквозная. Если кадровик внесет запись №1 во вкладыш, то это будет ошибкой и ее придется исправить.
Если кадровый специалист заполняет дубликат трудовой и ошибается на первом листе, то такой бланк считается испорченным и подлежит списанию. Сотруднику нужно выдать новый, корректно заполненный документ.
Неверная запись в трудовой книжке: как исправить титульный лист
Титульный лист – единственное место в книжке, где неверные сведения можно зачеркнуть. Зачеркивать нужно одной чертой, чтобы текст под ней оставался читаемым. Обычно так поступают с фамилией или именем, а рядом ставят новое, если человек его сменил.
На обложке вписывают сведения из бумаги-основания, например, свидетельство о браке, если работница взяла фамилию мужа. Под отметкой ответственный сотрудник расписывается и ставит печать.
Если работник получил другую профессию, то информацию о старой зачеркивать уже нельзя. В строках об образовании и специальности нужно через запятую указать новую информацию. Если не хватило места, то можно дописать сверху в этой же строке. На обложке в таких случаях ничего не пишут.
Бывает так, что кадровый работник по незнанию может зачеркнуть информацию об образовании и профессии и написать сверху новую. Такое оформление неверное, но оно не влияет на стаж работника, поэтому можно оставить как есть.
Ошибки в Ф.И.О. и дате рождения следует исправить.
На практике встречались ситуации, когда люди начинали трудовую деятельность в лихие 90-е, когда бланков трудовых книжек на всех не хватало.
Запись о трудоустройстве фиксировали просто в тетрадках, а книжки заводили уже потом, позже.
И часто по невнимательности или по незнанию кадровые специалисты переносили в трудовую сведения с реальной датой трудоустройства человека из тех самых тетрадок, а вот дату заполнения книжки ставили текущую.
|
|
Важно! Отдельно стоит отметить строку «Дата заполнения». Указанная в ней дата и дата первой записи должны совпадать. |
Ошибки в наименовании компании и реквизитах
Как действовать в случае с неправильным названием организации, Порядок не уточняет. Строка с наименованием не нумеруется, и поэтому «запись считать недействительной» в трудовой книжке не сделаешь.
Если неточность заметили сразу, то ниже можно написать о том, что название неверное и после указать правильное. Если уже внесли отметку о трудоустройстве, то необязательно ее аннулировать, об ошибке можно написать после нее.
Иногда кадровые специалисты сокращают слова в трудовой, например «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «перевод». Смысл записи становится неясным. Это тоже считается ошибкой и ее нужно исправить. Способ такой же, как и для остальных неточностей – отмена записи в трудовой книжке.
Как исправлять ошибки в датах, в Порядке тоже не говорится. Если дата неверная, то ее можно исправить так же, как и другие реквизиты – отменить запись в трудовой книжке.
Если компания не желает поправлять ошибки в трудовой или делает это против правил, то ее могут привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП и оштрафовать:
- для ответственных и должностных лиц или ИП штраф от 1000 до 5000 рублей;
- для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей.
