Что такое штатная структура и как ее разработать
В процессе разработки кадровой политики специалисты по персоналу сталкиваются с таким понятием, как «организационно-штатная структура компании». Это важный элемент, который регулирует труд работников. В статье рассмотрим, что представляет собой такая структура и как ее разработать.
|
Бланк штатного расписания
Образец положения об организационной структуре организации |
Что представляет собой штатная структура
Организационно-штатная структура – это не штатное расписание, как полагают некоторые работники, хотя это тоже документ, который составляют письменно и его утверждает руководитель организации. По сути – это схема, в которой отражают все структурные единицы, входящие в состав компании, их иерархию и полномочия: какое подразделение кому подчиняется, какую функцию выполняет, за что отвечает и как они взаимодействуют между собой.
Штатную структуру формируют в зависимости от вида бизнеса и его целей. Как правило, делают это еще на этапе зарождения организации. Руководитель определяет, сколько будет структурных подразделений, какое количество сотрудников необходимо для каждого и как распределить обязанности между ними.
Главная цель такой структуры – построить схему взаимодействия всех участников компании, установить зоны ответственности и распределить должностные обязанности. Это поможет избежать создания дублирующих подразделений и определить равномерную нагрузку на каждую структурную единицу. Что в свою очередь позволить выявить потребность в сотрудниках для незакрытых задач и тем самым оптимизировать штат.
Выделяют такие модели организационных структур:
-
линейная;
-
функциональная;
-
матричная;
-
проектная;
-
дивизионная.
У каждой модели есть свои преимущества. Какая из них лучше подойдет для той или иной компании, зависит от вида деятельности и ее целей.
Рис. 1. Пример штатной структуры
|
Обратите внимание! Каждая коммерческая компания может разработать свою организационно-штатную структуру в зависимости от своих целей. А вот некоторым госпредприятиям и государственным органам, к примеру, прокуратуре, придется придерживаться той структуры, которая предлагается законодательством. |
Принципы разработки организационно-штатной структуры
Чтобы компания успешно развивалась и выдерживала рыночную конкуренцию, нужно, чтобы все ее участники трудились максимально эффективно. Для этого необходимо грамотно выстроить организационную структуру, опираясь на следующие принципы:
- Количество звеньев в цепочке подчиненности должно быть оптимальным, чтобы информация между ними доходила быстро, а цели ставились четко. Например, если у работника есть начальник, а над ним еще десять начальников, то такая цепочка избыточна, есть риск потери информации и неверного понимания рабочих задач;
- Количество сотрудников в каждом отделе должно соответствовать количеству заданий отдела. Мало людей – большая загрузка, следовательно, быстрое выгорание сотрудников и текучка кадров. Много людей – недостаточная загрузка одновременно с большими расходами на ФОТ;
- Работа должна рационально распределяться между отделами. К примеру, не стоит взваливать на менеджеров по продажам помимо их задач еще и продвижение продукции компании, в то время как отдел рекламы будет простаивать и заниматься нерабочими делами в рабочее время;
- Два и больше структурных подразделения не должны выполнять одну и ту же работу, дублирование функций – лишние расходы на ФОТ;
- Работа структурных единиц должна быть слаженной и бесперебойной и между подразделениями и руководством должна быть быстрая обратная связь;
- Штатная структура организации должна быть гибкой, то есть способной адаптироваться под условия рынка. К примеру, если из-за возросшего спроса на продукцию компания наращивает объемы производства, она должна быть способна быстро увеличить количество рабочих мест и закрыть потребность в персонале.В обратной ситуации – перераспределить нагрузку у имеющихся сотрудников и по возможности избежать расходов, связанных с сокращением людей;
- Работа каждой структурной единицы должна быть нацелена на получение прибыли, но одновременно должен присутствовать принцип партнерства. Работники – свободные люди, если им что-то не понравится, они могут покинуть компанию, поэтому интересы коллектива стоит учитывать.
Как формируется штатная структура компании
Способ и процедуру создания организационно-штатной структуры отражают в специальном документе – Положение об оргструктуре.
В положение об оргструктуре включают:
-
общий раздел;
-
описание штатной структуры;
-
методы изменения и улучшения;
-
порядок внесения правок в численность структурных единиц;
-
распределение полномочий;
-
другие разделы в зависимости от вида бизнеса.
Положение утверждают и вводят в действие приказом генерального директора. Сам документ штатной структуры обычно идет как приложение к Положению, но можно ввести его в действие отдельным приказом. Если нужно что-то изменить, то все нововведения тоже вносят на основе приказа.
Организационно-штатная структура должностей компании имеет три основные характеристики, которые стоит учитывать при ее составлении или оценке эффективности уже существующей структуры:
- норма или показатель управляемости – это количество сотрудников, работающих под управлением одного начальника;
- штатная численность – это количество людей, чьи должности и оклады значатся в штатном расписании;
- распределение работников – количество персонала в разных подразделениях.
Если организация только создается, то штатную структуру разрабатывают, базируясь на предварительных расчетах. Для этого выполняют следующие шаги:
- Выясняют основные цели и задачи компании, а также примерный объем и характер работы;
- Определяют, сколько и каких структурных подразделений потребуется, как они будут связаны между собой, и какое положение будут занимать на иерархической лестнице;
- Обозначают, какой будет структура и штатная численность каждого отдела;
- Распределяют задачи и зоны ответственности каждой структурной единицы;
- Формируют должностные инструкции, трудовые нормы и утверждают штатное расписание;
- Обеспечивают отделы ресурсами и информацией, нужной для работы.
Читайте подробнее о структурном подразделении организации, его видах и задачах.
Если организация действующая, то стоит провести анализ, чтобы понять, требуется ли какое-либо изменение штатной структуры или она соответствует потребностям компании.
|
Важно! Организационную структуру нельзя разработать и утвердить один раз на весь срок деятельности предприятия. Условия рынка меняются, поэтому следует постоянно следить за его динамикой и вовремя вносить коррективы. |
Организационно-штатная структура компании и штатное расписание: различия
Штатное расписание и организационно-штатная структура – это не одно и то же. Это два разных письменных документа, хотя и в чем-то схожих.
Штатное расписание содержит сведения о названиях должностей, количестве штатных единиц, приходящихся на одну должность, и ставку или оклад для каждой. В штатной структуре указывают помимо подразделений и должностей работников, порядок взаимодействия между структурными единицами, иерархия и зоны ответственности.
Структура штатного расписания обычно представлена в виде таблицы, где в иерархической последовательности перечисляются подразделения и занятые в них сотрудники. Компании используют либо унифицированный бланк Т-3, либо свой собственный, но также содержащий табличную часть. Это удобно и практично.
Организационно-штатная структура изображается в виде блок-схемы, напоминающей дерево. Таким способом на одной странице можно наглядно показать все взаимосвязи между участниками бизнеса, начиная от генерального директора, заканчивая простыми сотрудниками.
Штатную структуру составляют только для управленческого учета и оптимизации затрат на персонал. Законодательство не обязывает компании иметь этот документ, и никто при проверках его не запросит.
Что касается штатного расписания, в законе нет прямого указания на то, что оно должно быть в организации, но косвенные упоминания имеются в статьях 15 и 57 ТК РФ. Кроме того, этот документ могут запросить при проверке.
Читайте подробнее о том, можно ли отказаться от штатного расписания.
