Проверочные листы Роструда: как провести самопроверку и зачем это делать

Проверочные листы – списки контрольных вопросов можно уже сейчас использовать для самопроверки, не дожидаясь окончания моратория. В ходе самостоятельного аудита вы сможете проверить соблюдение ТК в вашей компании, а также выявить и устранить нарушения раньше проверяющих. Почему важно провести самопроверку по новым проверочным листам и как это сделать оперативно, обсудим в статье.

Памятка «Типовые нарушения трудового законодательства и категория риска»

Новые проверочные листы ГИТ

Проверочные листы (новые) для проверок компании по трудовому законодательству вступили в действие по приказу Роструда от 01.02.2022 № 20. Применять их начнут только когда закончится мораторий на плановые проверки (ПП РФ от 01.10.2022 № 1743). Таким образом, мораторий на проведение проверок дал возможность работодателям внимательно изучить новые проверочные листы и подготовиться к проверке по ним. Это особенно ценно для компаний, которым установлена высокая или значительная категория риска.

Приказ об утверждении проверочных листов ввел новый список листов Роструда. С одной стороны, уменьшилось их количество со 132 до 78. С другой – появились новые и увеличился перечень вопросов по некоторым темам. Таким образом, в списках стало больше конкретики.

Проверочные листы: зачем нужна самопроверка

Как говорили выше, проверочные листы 2023 повсеместно будут применяться только когда закончится мораторий на плановые проверки (ПП РФ от 01.10.2022 № 1743)

Возникает вопрос, зачем беспокоиться о том, что будет применяться только после окончания моратория? Поверьте, именно сейчас самое время этим заняться. Приведем три аргумента, зачем вам проводить аудит по проверочным листам – контрольным вопросам.

Важно! Действие ПП РФ от 01.10.2022 №1743 распространяется только на плановые проверки. Внеплановые ведомство может проводить по согласованию с Прокуратурой в случае, когда есть угроза жизни и здоровью работников на опасных объектах, безопасности страны или вероятность возникновения чрезвычайной ситуации. Мораторий также не действует, если ГИТ проводит рейд.

Аргумент 1. Компания избежит административной ответственности, если успеет исправить (прекратить) нарушение Трудового кодекса до их выявления контролирующими органами.

Аргумент 2. У работодателя будет в запасе необходимое времени, чтобы исправить отдельные нарушения.

Это позволит предусмотреть достаточный период для:

• проверки наличия нарушения;

• разработки алгоритма исправления;

• корректировки документов;

• фактического (управленческого) исправления ситуации.

Аргумент 3. Компания сформирует образ «добросовестного работодателя» и снизит риски высоких санкций или периодичность проверок.

Обратите внимание! Несмотря на мораторий на плановые проверки, контролирующие органы могут проводить профилактические мероприятия. Например, информировать о нарушениях, давать консультации, объявлять предостережения или приходить с профилактическим визитом.

Провести проверку всех возможных рисков для вашей компании по полному списку новых проверочных листов поможет аудит. На нашем курсе научитесь составлять план и алгоритм аудита, оформлять выявленные нарушения и корректировать ошибки.

Аудит трудового законодательства: как провести самостоятельно

Проверка кадровых документов по проверочным листам состоит из четко установленных шагов. Рассмотрим каждый шаг аудита подробно.

Шаг 1. Составляем индивидуальный перечень проверочных листов

Изучите все проверочные листы. Выберите из общего списка те, которые относятся к вашей компании. Обязательно включите в аудит проверочные листы по блоку № 1–15 (374 вопроса для проверки), а также проверочные листы из блока №2 по охране труда. Проанализируйте, какие категории сотрудников есть в организации из блока №3. Определите, относится ли ваша организация к одной из специальной сфер, отраженной в блоке №4.

Шаг 2. Формируем перечень кадровых документов, которые необходимо проверить исходя из списка проверочных листов

Классифицируйте документы компании на группы по темам проверочных листов. Включите такие документы в перечень актов компании для проверки:

• все локальные нормативные акты;

• трудовые договоры, в том числе льготных категорий, и дополнительные соглашения к ним;

• приказы по личному составу;

• личные дела (при наличии);

• трудовые книжки, отчеты по форме СЗВ-ТД, поданные в Пенсионный фонд;

• графики работы (сменности);

• табели учета рабочего времени;

• расчетные листы;

• заявления работников;

• уведомления работодателя и др.

Шаг 3. Определяем роли работников компании при проведении самопроверки

Это самый сложный этап. Так как речь идет о внутреннем аудите соблюдения ТК, то проводить его по общему правилу должно уполномоченное лицо, которое:

• имеет соответствующую квалификацию,

• максимально объективно в своих действиях: то есть, не зависит от мнения специалистов, которые непосредственно оформляют кадровые документы.

Идеально, если в компании создана отдельная служба внутреннего аудита. При ее отсутствии можно на основании распоряжения работодателя (приказа) наделить сотрудника (сотрудников) из штата организации полномочиями провести самопроверку. Также возможно воспользоваться услугами стороннего аудита, который проводят специализированные организации (ст. 779 ГК РФ).

Шаг 4. Выявляем все нарушения по проверочным листам

На этом этапе важно найти нарушения по предоставленным документам и перечень необходимых документов, которых в компании не оказалось.

Шаг 5. Распределяем нарушение ТК РФ работодателем по степени риска

Выявив нарушения, важно их сгруппировать по категориям риска (Роструд), которые возникают у компании в результате проверки контролирующими органами. Для этого можно использовать методологию, по которой определяют Роструд-риски, и его 10-бальную шкалу оценки категории риска для каждого нарушения.

Условно нарушения можно разделить по видам рисков и вопросам. А именно – установить, какие нарушения могут привести:

• к наступлению уголовной ответственности (например, по оплате труда, по охране труда);

• к рискам дисквалификации компании сроком до 90 суток (в частности, по охране труда);

• к отстранению работников от работы (к примеру, по охране труда);

• к рискам дисквалификации должностных лиц;

• к значительной материальной ответственности (по оплате труда);

• к высоким административным штрафам (и где есть риск, что штраф будет применен по отношению к каждому нарушению отдельно).

Кроме того, при каждой проверке выявляют нарушения, которые не несут существенных рисков.

Шаг 6. Разрабатываем план исправления нарушений

При формировании плана исправлений важно разделить нарушения по группам риска. Кроме того, обязательно распределите ответственность по их устранению между структурными подразделениями компании. Именно они изначально были обязаны соблюдать установленные требования законодательства. Таким образом, можно выделить нарушения:

• кадровой службы;

• бухгалтерии;

• службы охраны труда;

• нарушения юридического отдела и др.

План исправления нарушений, рекомендуется утвердить приказом. Укажите в нем ответственных лиц, сроки выполнения, результат, который должен быть получен по итогам исправления и порядок его оформления.

Совет. Обязательно фиксируйте все исправленные нарушения. Так вы подтвердите: даты их выявления и устранения (включая негативные последствия). Кроме того, вы продемонстрируете факт добровольности исправления этих нарушений работодателем.

Аудит трудового законодательства поможет снять риски административной ответственности. Вы исправите нарушения до прихода к вам инспектора ГИТ. Кроме этого, аудит снижает финансовые риски компании и экономит бюджет. Получить востребованный навык аудита можно на нашем авторском курсе.