Командировка сотрудника: как оформить

Командировка работника – это поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Направление работника в командировку возможно, если работодатель выполнил четыре основных условия:

• проверил, относится ли сотрудник к льготникам, которых отправлять в командировку нельзя;
• при необходимости получил на нее от работника согласие;
• издал приказ на командировку, отразив в нем распоряжение о выплате аванса и суточных (при необходимости);
• провел последующий учет фактически понесенных сотрудником расходов.

Оформлять командировочное удостоверение (направление работников в служебную командировку), служебное задание и отчет – необязательно (ПП РФ от 29.12.2014 №1595). Однако, признает ли документы, подтверждающие командировку, и расходы по ним налоговая инспекция, зависит от того, насколько правильно и обоснованно они оформлены. Поэтому закрепите все необходимые по вашему усмотрению процедуры и документы для командировки в локальном акте компании, колдоговоре (ст. 8, 22, 168 ТК РФ). Какие документы обязательно оформить, и какие действия для этого совершить, рассмотрим в статье.

Совет. Установите алгоритм оформления командировки в локальном акте. При этом можно использовать необязательные формы Госкомстата России №1 (Т-9, Т-9а (приказы), Т-10 (командировочное удостоверение – бланк), Т-10а (служебное задание и отчет о его выполнении), Т-12 и Т-13 (табель). Кроме того, вы вправе утвердить собственные формы с другими названиями, содержанием и обозначениями (Закон №402-ФЗ).

В чем отличия командировки от разъездной работы, а также – в каких случаях и как ее оформить, вы узнаете здесь.

	Пакет документов по служебным командировкам

Гарантии при направлении в командировку

Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, убедитесь, что на него не распространяются два основных запрета о командировке:

• для беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
• для несовершеннолетних (кроме спортсменов и творческих работников, ст. 268, 348.8 ТК РФ).

Обратите внимание! Сотрудников, которым командировка запрещена по закону, нельзя в нее направить даже при их согласии. В противном случае работодателю грозит ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Также убедитесь, что у работника нет ограничений для направления в служебные командировки:

• медицинского характера, в том числе по ИПРА (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);
• из-за наличия ученического договора (когда командировка не связана с ученичеством, ч. 3 ст. 203 ТК РФ);
• в связи с особым статусом: в частности, запрещена для зарегистрированного кандидата (ч. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2022 № 67-ФЗ).

Обратите внимание, что некоторых сотрудников можно отправлять в командировки только с их согласия и при уведомлении о праве на отказ. Их перечень к 2022 году был расширен. Теперь среди них (ст. 259 ТК РФ):

• сотрудницы с детьми до трех лет;
• одинокие родители (опекуны), воспитывающие ребенка младше 14 лет;
• работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения;
• сотрудник, имеющий ребенка в возрасте до 14 лет, если второй его родитель работает вахтовым методом;
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет;
• инвалиды, когда командировка не запрещена им по медицинскому заключению (ст. 167 ТК РФ).

Оперативно и подробно о всех изменения в трудовом законодательстве вы узнаете благодаря экосистеме «Кадровый обзор».

Скачать бланк командировочного удостоверения (заполненный), приказ на командировку (образец: жд-билет и служебный транспорт), служебное задание (направление в командировку – образец), служебную записку о командировке, а также – авансовый отчет (бланк) вы можете по ссылке.

Важно! Командировка в выходной день несет риски для работодателя. Особенно если в выходные дни сотрудник будет трудиться, таким образом вы лишаете работка права на отдых. Рекомендуем избегать таких ситуаций, так как по оценке Роструда такое нарушение относится к высокому риску – 8 баллов.

Как оформить командировку сотруднику

Организация командировки работника по общему правилу начинается с оформления письменного решения руководителя (приказа о направлении в командировку) (абз. 2 п. 3 Положения, утвержденного ПП РФ от 16.04.2025 № 501, далее – Положение).

Оформление командировки по минимальным требованиям закона происходит в следующем порядке:

• при необходимости получают запрос о согласии сотрудника на командировку;
• издают приказ на командировку;
• оформляют авансовый отчет.

Аванс и авансовый отчет по командировке

Работодатель обязан выдать командированному аванс на оплату жилья, расходов на проезд (и другие нужды с ведома или разрешения работодателя) и суточные (п. 8-11 Положения).

Важно! Оплата командировки: информацию, как оплатить дни отъезда, приезда и нахождения в пути во время командировки, смотрите в Письме Минтруда от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415.

Выдача средств в командировках производится в России по Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. При этом основание — расходный кассовый ордер 0310002 (форма № КО-2). Расходный ордер оформляется на основе сметы или заявления сотрудника, содержит указание о сумме наличных и сроке, на который они выданы.

В частности, согласно смете, подписанной главным бухгалтером и руководителем, работнику выдается аванс. Основанием для нее служат: стоимость проезда, примерные расходы на жилье, размер суточных и др. Суточные в командировке рассчитываются исходя из ее длительности.

За пределами России аванс выплачивают в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 №173-ФЗ (далее – Закон № 173-ФЗ, п. 16 Положения).

Это возможно, если работодатель – юрлицо разрешает проводить денежные операции в наличной форме (ст. 9, 15 Закона № 173-ФЗ с учетом ограничений по Указам Президента России от 18.03.2022 № 126, от 31.03.2022 № 172, от 04.05.2022 № 254).

По окончании командировки работник обязан в трехдневный срок отчитаться о средствах, выданных ему в качестве аванса (п. 23 Положения). Для отчета может быть использована унифицированная форма № АО-1 либо иная форма, разработанная и утвержденная работодателем самостоятельно (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ).

Документы, подтверждающие командировку, прикладывают к отчету. Их перечень можно закрепить в локальном акте компании, колдоговоре (ст. 168 ТК РФ). Среди них (п. 6 Положения):

• авиа-, железнодорожные и другие билеты;
• путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта;
• подтверждение найма жилья: гостиничные чеки, документы, оформленные на бланках строгой отчетности (абз. 3 п. 28 Правил, утвержденных ПП РФ 09.10.2015 № 1085);
• счета за иные расходы, произведенные с ведома или разрешения работодателя.

Неизрасходованные средства работник возвращает в кассу организации. В случае перерасхода работодатель возмещает дополнительные затраты сотрудника, которые подтверждены документально (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Работодатель вправе вычесть из зарплаты работника остаток неиспользованных средств, если тот не вернул их добровольно (ч. 2–3 ст. 137 ТК РФ).

Суточные в командировке

Суточные – это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (ст. 168 ТК РФ).

Следовательно, если сотрудник может ежедневно возвращаться домой – суточные не выплачивают. Например, под это правило подпадают все командировки на территории России (п. 9 Положения).

Следует учесть, что по последним разъяснениям, поездка сотрудника в пределах административно-территориальных границ его места работы командировкой не считается (п. 3 Положения, Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).

Если же речь идет об однодневной зарубежной поездке, работнику выдают 50 процентов нормы суточных, которая утверждена в компании (п. 20 Положения, ст. 168 ТК РФ).

Само же решение о целесообразности возвращения решается в каждом случае отдельно исходя из дальности, транспортных условий, возможностей отдыха (абз. 5 п. 11 Положения).

Подтверждать суточные документами не нужно. Конкретный размер суточных в командировке работодатель утверждает самостоятельно в локальном акте (ст. 8, 22 ТК РФ). При этом важно учесть, что по общему правилу максимальный размер суточных в командировке по России, не облагаемый НДФЛ, ОПС, ОМС, ОСС, – 700 рублей. Аналогичный предельный размер суточных в командировке в заграничных поездках – 2500 рублей. (ст. 217 НК РФ). Исключение составляют взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такими взносами не облагаются те суммы суточных, которые отражены в локальном акте компании (ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Командировка в табеле

Данные о рабочем времени сотрудника в командировке отражают в табеле согласно распоряжению о направлении в командировку. Вести этот документ можно по форме Т-12 (Т-13) Постановления Госкомстата № 1. В этом случае отработанные часы не указывают, командировочные дни отмечают буквенным (К) или цифровым (06) кодом. При работе в командировке в праздничный или выходной день в табеле дополнительно отражают как «РВ» либо «03». Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель дал указание о продолжительности этой работы (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291).

Также компания вправе разработать и применять собственную форму табеля и обозначения для него (ст. 9 Закона №402-ФЗ).

Если в организации ведут журнал командировок, в него вносят данные об убытии и прибытии сотрудника. Ведение такого журнала предусматривается локальным актом, но не является для работодателя обязательным (ст. 8, 22 ТК РФ).