При рассмотрении дел о сокращении суды все чаще склоняются в пользу работников. Типичные ошибки, которые чреваты штрафами и восстановлением сотрудника, — нарушение срока уведомления и несоблюдение процедуры ознакомления сотрудника. Как правильно оформить уведомление о сокращении, когда вручать и какие нюансы учесть — рассмотрим в этой статье.
Содержание
Как составить уведомление о сокращении работника |
Скачайте образцы документов для работы: |
|
Образец акта об отказе от подписания уведомления о сокращении |
|
Образец уведомления о сокращении |
Как составить уведомление о сокращении работника
Закон не диктует унифицированную форму для документа. Работодатель составляет уведомление в произвольной форме, но с соблюдением определенной структуры оформления и текста.
- Документ составляют на фирменном бланке компании с реквизитами. Нужно выпустить два экземпляра.
- Указать ФИО и должность сотрудника, попавшего под сокращение.
- В заголовке отразить суть документа «Об увольнении в связи с сокращением штата».
- В текст включить информацию об увольнении с точной датой, причиной (сокращение) и основанием (реквизиты приказа по основной деятельности).
- Дополнительно в уведомлении прописать положенные по закону гарантии и компенсации (ст. 178 ТК РФ).
- В уведомлении работодатель может предложить досрочно разорвать трудовые отношения с выплатой дополнительной компенсации (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).
- Если на момент вручения уведомления в компании нет свободных должностей, которые можно предложить работнику для перевода, об этом делается соответствующая запись. Также указывают, что сотрудник может самостоятельно искать работу или встать на учет в Центр занятости.
- Если вакантные места есть, предложение о переводе на эти должности можно вписать в само уведомление или сформировать отдельный документ. Но вручать его необходимо одновременно с предупреждением об увольнении. Вплоть до увольнения предложения о переводе дают работнику сразу, как только в компании появляется подходящая вакансия.
- Вручить документ может любое ответственное лицо (специалист по кадрам, юрист), но подписать уведомление должен руководитель.
- Сразу после подписи руководителя добавляют форму для работника («С уведомлением ознакомлен, экземпляр получил», дата ознакомления, подпись).
Об особенностях досрочного увольнения при сокращении — читайте в нашем материале.
Уведомление о сокращении — образец скачать здесь
Уведомление о сокращении штата: как ознакомить работника
Уведомление необходимо вручить лично каждому сотруднику в бумажном виде. Собственноручная подпись работника впоследствии докажет, что он прочитал и получил бумагу (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Без подписи предупреждение считается недействительным, поэтому отправлять его на электронную почту или через соцсети / мессенджеры нельзя.
Исключение — организации с кадровым электронным документооборотом и удаленные работники (письмо Минтруда от 18.02.2022 № 14-2/ООГ-1041). Компаниям, перешедшим на КЭДО, можно отправлять уведомление через собственную информационную систему или Единую цифровую платформу (ст. 22.1 ТК РФ). Чтобы ознакомление считалось действительным, руководителю и сотруднику нужно обоюдно подписать его электронной подписью (ст. 22.3 ТК РФ).
Обратите внимание! Дистанционным сотрудникам можно отправить предупреждение о сокращении по электронной почте. Но только, если работодатель подпишет его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Работник со своей стороны должен подписать уведомление усиленной квалифицированной или простой ЭП (ответ Роструда № 164413 от 11.05.2022). Если такой возможности у работодателя нет, документ отправляют по почте заказным письмом с описью и уведомлением. |
Если есть основания подозревать, что работник будет уклоняться от получения уведомления, лучше перестраховаться и отправить документ сразу несколькими способами: по почте, через информационную систему работодателя и лично. Срок при этом будет исчисляться от приоритетного способа — персонального вручения под роспись.
Если работник отказывается расписываться в уведомлении, нужно составить акт. Для этого при свидетелях документ зачитывают вслух работнику и фиксируют это мероприятие вместе с датой ознакомления и подписями свидетелей в акте.
Судебная практика показывает, что для составления акта подходит не только личное присутствие, но и формат видеоконференции, если другие способы сотрудник проигнорировал (определение Первого КСОЮ от 08.02.2021 по делу № 88-2031/2021). Но в этом случае обязательно нужно продублировать отправку предупреждения о сокращении максимальным количеством способов.
Акт об отказе подписать уведомление — скачать здесь
Обратите внимание! Кроме предупреждения сотрудника, организация обязана отправить уведомления о предстоящем сокращении в профсоюз (ст. 82 ТК РФ) и Центр Занятости населения (ЦЗН). Срок предупреждения составляет два месяца, а при массовом высвобождении работников увеличивается до трех месяцев. |
Срок уведомления о сокращении
Стандартные сроки для уведомления прописаны в ч. 2 статьи 180 Трудового кодекса. Законодательство требует предупредить сотрудников о предстоящем увольнении по причине сокращения не менее, чем за два месяца до расторжения договора.
Обратите внимание! Для срока уведомления о сокращении есть два исключения. Не менее, чем за три календарных дня (к.д.) уведомляют временных сотрудников, которых приняли на работу меньше, чем на два месяца (ч. 2 ст. 292 ТК РФ). Сезонных рабочих предупреждают в этом случае за семь к.д. (ч. 2 ст. 296 ТК РФ). Индивидуальные предприниматели могут сами определить минимальный срок для уведомления, при условии, что он был зафиксирован в трудовом договоре. |
Нюансы мероприятия для индивидуальных предпринимателей — в нашем материале.
Основная проблема расчета даты увольнения после уведомления в том, что работодатели стараются уложиться ровно в двухмесячный срок. В этом случае у специалистов появляются два вопроса:
- С какого числа начинается отсчет срока уведомления?
- Какой день по истечении двухмесячного срока станет датой увольнения?
Способы исчисления сроков прописаны в статье 14 ТК РФ. Но на практике судебных решений по этой статье зачастую бывают разночтения. Так, одни кассационные суды началом отсчета считают дату уведомления, другие — следующий день. При этом последним днем работы некоторые КСОЮ склонны считать дату истечения срока уведомления, а другие — следующий день после этой даты.
Самым безопасным вариантом с учетом этих прецедентов станет предупреждение о сокращении чуть раньше, чем за два месяца. На вариант проведения процедуры увольнения позднее срока истечения уведомления указывает Министерство труда (письмо от 10.04.2018 №14-2/В-255).
Но учтите, что надолго пропускать срок увольнения, указанный в уведомлении, не стоит. Если работодатель произвольно продлит зафиксированный документально срок уведомления и уволит сотрудника значительно позже указанной даты, такое увольнение могут счесть недействительным (Определение КС РФ от 27.01.2011 г. N 13-О-О, Определение Пятого КСОЮ от 07.07.2020 по делу № 8Г-2559/2020[88-3820/2020]).
Важно! Если уведомление о сокращении отправлено почтой или курьером, то отсчет срока предупреждения начинается с момента получения сотрудником оригинала письма на бумаге (ответ экспертов Роструда № 164413 от 11.05.2022). |
Чек-лист: что учесть при процедуре уведомления о сокращении
- Перед составлением уведомления убедитесь, что сотрудник не относится к защищенной категории работников.
- Обязательно пропишите в документе права и гарантии работника, а также информацию о наличии / отсутствии вакантных мест.
- При расчете срока уведомления добавьте небольшой запас времени (2-3 дня плюс к двум месяцам). Следите за датами, чтобы увольнение впоследствии не признали недействительным.
- Проследите, чтобы работник ознакомился с документом вовремя и расписался в нем. Запрещено отправлять уведомление сотруднику в мессенджерах.
- Дистанционным работникам разрешено отправить документ по электронной почте при условии, что он будет подписан ЭП с обеих сторон. Те же правила работают для компаний, перешедших на КЭДО.
- Если на момент создания уведомления сотрудник находится на больничном, вызывать его на работу, чтобы вручить документ, нельзя (ответ Роструда). Соответственно, двухмесячный срок предупреждения для этого работника начнется позже: с момента выхода его с больничного и получения уведомления.
- Из срока действия уже врученного предупреждения не исключают время нетрудоспособности. Но если дата увольнения попала на отпуск или больничный, дождитесь пока сотрудник выйдет на работу и увольняйте его в первый рабочий день.
Регистрировать уведомление о сокращении необязательно, но по номенклатуре дел оно должно храниться в структурном подразделении три года (ст. 436 Перечня Росархива).
Пройдите «Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0» и обновите свои знания по всем аспектам кадровых мероприятий — от приема до увольнения.
|