Уведомление о сокращении: как ознакомить работника и не нарушить сроки

При рассмотрении дел о сокращении суды все чаще склоняются в пользу работников. Типичные ошибки, которые чреваты штрафами и восстановлением сотрудника, — нарушение срока уведомления и несоблюдение процедуры ознакомления сотрудника. Как правильно оформить уведомление о сокращении, когда вручать и какие нюансы учесть — рассмотрим в этой статье.

Образец акта об отказе от подписания уведомления о сокращении Образец уведомления о сокращении

Как составить уведомление о сокращении работника

Закон не диктует унифицированную форму для документа. Работодатель составляет уведомление в произвольной форме, но с соблюдением определенной структуры оформления и текста.

1. Документ составляют на фирменном бланке компании с реквизитами. Нужно выпустить два экземпляра.
2. Указать ФИО и должность сотрудника, попавшего под сокращение.
3. В заголовке отразить суть документа «Об увольнении в связи с сокращением штата».
4. В текст включить информацию об увольнении с точной датой, причиной (сокращение) и основанием (реквизиты приказа по основной деятельности).
5. Дополнительно в уведомлении прописать положенные по закону гарантии и компенсации (ст. 178 ТК РФ).
6. В уведомлении работодатель может предложить досрочно разорвать трудовые отношения с выплатой дополнительной компенсации (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).
7. Если на момент вручения уведомления в компании нет свободных должностей, которые можно предложить работнику для перевода, об этом делается соответствующая запись. Также указывают, что сотрудник может самостоятельно искать работу или встать на учет в Центр занятости.
8. Если вакантные места есть, предложение о переводе на эти должности можно вписать в само уведомление или сформировать отдельный документ. Но вручать его необходимо одновременно с предупреждением об увольнении. Вплоть до увольнения предложения о переводе дают работнику сразу, как только в компании появляется подходящая вакансия.
9. Вручить документ может любое ответственное лицо (специалист по кадрам, юрист), но подписать уведомление должен руководитель.
10. Сразу после подписи руководителя добавляют форму для работника («С уведомлением ознакомлен, экземпляр получил», дата ознакомления, подпись).

Об особенностях досрочного увольнения при сокращении — читайте в нашем материале.

Уведомление о сокращении — образец скачать здесь

Уведомление о сокращении штата: как ознакомить работника

Уведомление необходимо вручить лично каждому сотруднику в бумажном виде. Собственноручная подпись работника впоследствии докажет, что он прочитал и получил бумагу (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Без подписи предупреждение считается недействительным, поэтому отправлять его на электронную почту или через соцсети / мессенджеры нельзя. 

Исключение — организации с кадровым электронным документооборотом и удаленные работники (письмо Минтруда от 18.02.2022 № 14-2/ООГ-1041). Компаниям, перешедшим на КЭДО, можно отправлять уведомление через собственную информационную систему или Единую цифровую платформу (ст. 22.1 ТК РФ). Чтобы ознакомление считалось действительным, руководителю и сотруднику нужно обоюдно подписать его электронной подписью (ст. 22.3 ТК РФ). 

Обратите внимание! Дистанционным сотрудникам можно отправить предупреждение о сокращении по электронной почте. Но только, если работодатель подпишет его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Работник со своей стороны должен подписать уведомление усиленной квалифицированной или простой ЭП (ответ Роструда № 164413 от 11.05.2022). Если такой возможности у работодателя нет, документ отправляют по почте заказным письмом с описью и уведомлением.

Если есть основания подозревать, что работник будет уклоняться от получения уведомления, лучше перестраховаться и отправить документ сразу несколькими способами: по почте, через информационную систему работодателя и лично. Срок при этом будет исчисляться от приоритетного способа — персонального вручения под роспись.

Если работник отказывается расписываться в уведомлении, нужно составить акт. Для этого при свидетелях документ зачитывают вслух работнику и фиксируют это мероприятие вместе с датой ознакомления и подписями свидетелей в акте. 

Судебная практика показывает, что для составления акта подходит не только личное присутствие, но и формат видеоконференции, если другие способы сотрудник проигнорировал (определение Первого КСОЮ от 08.02.2021 по делу № 88-2031/2021). Но в этом случае обязательно нужно продублировать отправку предупреждения о сокращении максимальным количеством способов.

Акт об отказе подписать уведомление — скачать здесь

Обратите внимание! Кроме предупреждения сотрудника, организация обязана отправить уведомления о предстоящем сокращении в профсоюз (ст. 82 ТК РФ) и Центр Занятости населения (ЦЗН). Срок предупреждения составляет два месяца, а при массовом высвобождении работников увеличивается до трех месяцев.

Срок уведомления о сокращении

Стандартные сроки для уведомления прописаны в ч. 2 статьи 180 Трудового кодекса. Законодательство требует предупредить сотрудников о предстоящем увольнении по причине сокращения не менее, чем за два месяца до расторжения договора.  

Обратите внимание! Для срока уведомления о сокращении есть два исключения. Не менее, чем за три календарных дня (к.д.) уведомляют временных сотрудников, которых приняли на работу меньше, чем на два месяца (ч. 2 ст. 292 ТК РФ). Сезонных рабочих предупреждают в этом случае за семь к.д. (ч. 2 ст. 296 ТК РФ). Индивидуальные предприниматели могут сами определить минимальный срок для уведомления, при условии, что он был зафиксирован в трудовом договоре.

Нюансы мероприятия для индивидуальных предпринимателей — в нашем материале.

Основная проблема расчета даты увольнения после уведомления в том, что работодатели стараются уложиться ровно в двухмесячный срок. В этом случае у специалистов появляются два вопроса:

• С какого числа начинается отсчет срока уведомления?
• Какой день по истечении двухмесячного срока станет датой увольнения?

Способы исчисления сроков прописаны в статье 14 ТК РФ. Но на практике судебных решений по этой статье зачастую бывают разночтения. Так, одни кассационные суды началом отсчета считают дату уведомления, другие — следующий день. При этом последним днем работы некоторые КСОЮ склонны считать дату истечения срока уведомления, а другие — следующий день после этой даты.

Самым безопасным вариантом с учетом этих прецедентов станет предупреждение о сокращении чуть раньше, чем за два месяца. На вариант проведения процедуры увольнения позднее срока истечения уведомления указывает Министерство труда (письмо от 10.04.2018 №14-2/В-255). 

Но учтите, что надолго пропускать срок увольнения, указанный в уведомлении, не стоит. Если работодатель произвольно продлит зафиксированный документально срок уведомления и уволит сотрудника значительно позже указанной даты, такое увольнение могут счесть недействительным (Определение КС РФ от 27.01.2011 г. N 13-О-О, Определение Пятого КСОЮ от 07.07.2020 по делу № 8Г-2559/2020[88-3820/2020]).

Важно! Если уведомление о сокращении отправлено почтой или курьером, то отсчет срока предупреждения начинается с момента получения сотрудником оригинала письма на бумаге (ответ экспертов Роструда № 164413 от 11.05.2022).

Чек-лист: что учесть при процедуре уведомления о сокращении

1. Перед составлением уведомления убедитесь, что сотрудник не относится к защищенной категории работников.
2. Обязательно пропишите в документе права и гарантии работника, а также информацию о наличии / отсутствии вакантных мест.
3. При расчете срока уведомления добавьте небольшой запас времени (2-3 дня плюс к двум месяцам). Следите за датами, чтобы увольнение впоследствии не признали недействительным.
4. Проследите, чтобы работник ознакомился с документом вовремя и расписался в нем. Запрещено отправлять уведомление сотруднику в мессенджерах. 
5. Дистанционным работникам разрешено отправить документ по электронной почте при условии, что он будет подписан ЭП с обеих сторон. Те же правила работают для компаний, перешедших на КЭДО.
6. Если на момент создания уведомления сотрудник находится на больничном, вызывать его на работу, чтобы вручить документ, нельзя (ответ Роструда). Соответственно, двухмесячный срок предупреждения для этого работника начнется позже: с момента выхода его с больничного и получения уведомления. 
7. Из срока действия уже врученного предупреждения не исключают время нетрудоспособности. Но если дата увольнения попала на отпуск или больничный, дождитесь пока сотрудник выйдет на работу и увольняйте его в первый рабочий день.

Регистрировать уведомление о сокращении необязательно, но по номенклатуре дел оно должно храниться в структурном подразделении три года (ст. 436 Перечня Росархива).