Может ли документ быть подписан разными видами подписи: электронной и собственноручной

Вопрос. Сотрудник отказался присоединиться к ЭДО. Можно ли в этом случае подписывать документы с ним разными видами подписи: работодатель электронной, а работник – собственноручной?

Рекомендация эксперта ИПК. Ответ на этот вопрос зависит от того, документ сотрудник подписывает или ознакомляется с ним.

Если документ должен быть подписан обеими сторонами, то ни законодательно, ни фактически нельзя подписать документ разными по своему свойству видами подписи. Если документ должен быть подписан только одной стороной, а другая сторона только ознакомляется с документом, то возможно использование собственноручной подписи работника и УКЭП – со стороны работодателя. Однако таких случаев немного, подробнее – ниже.

Чтобы определиться с видом подписи, нужно для начала определиться с видом документа. Если документ создали в электронном виде, то он подпадает под понятие электронный документ. Это документ, связанный с работой, оформленный в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ). Подписывают такой документ электронной подписью (ст. 22.3 ТК РФ). Если же документ создали на бумажном носителе, то документ подписывается собственноручной подписью.

Возможность подписания разными по свойству видами подписи есть, например, в таком случае. В локальном нормативном акте, закрепляют порядок предоставления отпуска, что работник пишет заявление на отпуск в бумажной форме, подписывает собственноручной подписью, передает его в отдел кадров. Там заявление сканируют и направляют для согласования в информационной системе.

Непосредственный руководитель или генеральный директор согласовывают заявление с использованием УКЭП. То есть работнику неважно, что сделают с бумажным экземпляром его заявления об отпуске, у него есть право на отпуск, и он его использует. А если работодатель использует УКЭП для согласования документов в управленческих целях (исчисления отпуска, учет дней, расчет отпускных – взаимодействия между отделом кадров, бухгалтерией, непосредственным начальником, генеральным директором), то работника этот процесс не касается. Его согласия в порядке ст. 22.1 ТК РФ на такие действия не нужно.

Если же работодатель будет сам создавать какой-то документ в электронном виде, подписывать его УКЭП, а работнику предоставлять только для ознакомления распечатанную копию для проставления собственноручной подписи (если ознакомление требуется по закону), то это уже подпадает под понятие электронного документооборота и требует согласия от работника (ст. 22.1 ТК РФ).

Обратите внимание! Закон не предусматривает такую возможность, когда документ подписан УКЭП со стороны работодателя, а далее его распечатывают, и работник ставит на нем собственноручную подпись. Сотрудник в этом случае ставит подпись не на оригинале документа, а на распечатанном экземпляре, который представляет собой копию оригинала документа в электронной форме. Таким образом, у работодателя отсутствует документ, подписанный обеими сторонами трудового правоотношения.

Скачайте образцы документов по теме
	Образец приказа о переходе на ЭДО
	Памятка «Как смягчить сложности при переходе на ЭДО»
	Сравнительная таблица операторов ЭДО

Читайте на сайте статьи по теме ЭДО: как выбрать систему, что делать с бумажными документами, как исправить ошибки и другие вопросы Как выбрать оператора ЭДО Электронная цифровая подпись: какие есть виды и где использовать С какими сложностями можно столкнуться при переходе на ЭДО

Топ-5 вопросов ваших коллег С чего начать аудит кадровых документов Что проверить при аудите ЛНА компании Как продлить срочный трудовой договор с генеральным директором Можно ли отказаться от штатного расписания Можно ли заключить соглашение о расторжении трудового договора заранее или день в день