Как утвердить формы кадровых документов
Вопрос. Организация использует нетиповые формы документов (приказ на премию, согласие на обработку персональных данных и т. п.). Нужно ли их утверждать? Как это лучше сделать: приказом руководителя или в ПВТР? Отражать ли переименование компании в «шапке» документов?
Рекомендации эксперта ИПК. Формы первичных учетных документов должны быть утверждены в организации. В частности, приказ на премию (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом, например, форму согласия на обработку персональных данных по закону утверждать не надо. Однако это необходимо, чтобы не разрабатывать форму каждый раз.
Контролирующий орган не попросит определенный ЛНА, чтобы оценить, как утверждена форма. Он будет смотреть само согласие, которое уже используется в работе.
Каким именно документом утвердить учетные формы, работодатель решает на свое усмотрение. Можно утвердить приказом, можно – в ПВТР, иным ЛНА или создать альбом унифицированных форм.
При этом, по требованию ГОСТ Р 7.0.97-2016, в грифе необходимо указать, каким распорядительным документом утвержден документ.
|
ВЫПИСКА
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст):
«… 5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения…». |
При переименовании в «шапке» нужно указывать уже новое название организации. К примеру, некорректно заполнять приказ ООО «Василек», который утвержден ООО «Ромашка». Также возможно переутвердить формы текущим числом и с текущим названием организации.
|
Перечень обязательных и дополнительных документов в компании
Таблица обязательных и необязательных приказов |
|
Читайте на сайте статьи по теме
Обновляем обязательные приказы и документы в компании
|
