Штатное расписание

Чтобы иметь представление, сколько работников трудится в компании  и на каких должностях, составляют штатное расписание. В статье расскажем, что это за документ, как его правильно заполнить и можно ли вообще обойтись без него.

	Бланк приказа об изменении штатного расписания Бланк приказа об утверждении штатного расписания Бланк штатного расписания Образец приказа об утверждении штатного расписания Образец штатного расписания

Что представляет собой штатное расписание работников

Штатное расписание 2025 — это документ, в котором отражают структура компании, численность сотрудников и должности, которые они занимают. Госкомстат России утвердил специальную форму этого документа №Т-3, но с января 2013 года организации вправе отказаться от типовых форм и разработать свои собственные.

На практике даже если компании используют свою форму, то делают ее очень похожую на унифицированную. Большинство же не усложняют рабочий процесс и выбирают форму от Госкомстата, она удобная и в ней есть все нужные сведения.

Обратите внимание! Штатное расписание сотрудников не содержит персональных данных. В нем только информация о численности людей, их должностях, фонде оплаты труда с разбивкой по каждой специальности и другие сведения, которые не относятся к личным.

Узнайте подробнее о требованиях закона 152-ФЗ и Кодекса к персональным данным.

Составить штатное расписание может бухгалтерия, кадровая служба и даже заместитель директора, но обычно эта обязанность ложится на специалистов отдела персонала. После документ нужно принять. Утверждение штатного расписания происходит посредством приказа руководителя или другого уполномоченного лица. Весь процесс по внедрению и изменению документа нужно отразить в ЛНА компании. 

Когда составляют новое штатное расписание в первый раз, на нем ставят №1, дальше используют сквозную нумерацию. На документе указывают две даты: дата формирования самого документа и дата, с которой он вступает в силу, они могут отличаться. Также указывают период действия и реквизиты приказа.

Скачайте приказ об утверждении штатного расписания (образец) и приказ об утверждении штатного расписания (чистый бланк). 

Штатное расписание составляют одно на всю организацию, независимо от того, есть ли у компании филиалы и представительства. 

Обратите внимание! В штатное расписание нужно включать должности только тех специалистов, которые работают по трудовому договору. Исполнители по ГПХ туда не входят.

Вести «штатку» и хранить можно электронно, но также будет не лишним иметь бумажный вариант. Ознакамливать работников со штатным расписанием не нужно, за исключением случая, когда это прописали в коллективном договоре или другом ЛНА. 

Штатное расписание образец можно посмотреть по ссылке.

Для чего нужно штатное расписание

Трудовой кодекс прямо не указывает, что нужно составлять штатное расписание, но ссылается на этот документ в ст. 15 и 57. Из чего сотрудники ГИТ сделали вывод, что составлять «штатку» нужно. И если при проверке его не предоставят, то компанию могут оштрафовать.   

Штатным расписанием пользуются кадровые специалисты, когда оформляют трудовой договор, личное дело и трудовую книжку работника, приказы, отчет СЗВ-ТД. По этому документу удобно отслеживать и закрывать вакансии

Читайте о том, как заполнить отчет СЗВ-ТД и какие ошибки в нем бывают.

Бухгалтерии документ удобен тем, что в нем указываются должностные оклады, сразу можно определить размер фонда оплаты труда. Когда в компании ввиду сложной ситуации предстоит сокращение штата, то законно сделать это можно, если есть документ, содержащий информацию о структуре компании. Бывает, что работнику нужно предоставить сведения в ПФР или ФСС, тогда он может попросить выписку из штатного расписания.

Заполняем правильно штатное расписание, форма Т-3

Типовая форма Т-3 — это таблица с несколькими графами (по ссылке штатное расписание бланк).

В шапке пишут название компании, код ОКПО, номер и дата, период действия и реквизиты приказа. В правом нижнем углу указывают количество штатных единиц. В табличной части прописывают названия подразделений и их коды, по ним можно определить, какое подразделение какую позицию занимает в структуре компании. 

Затем в графе 3 указывают должности в каждой группе в строгом иерархическом порядке. Название нужно указывать в именительном падеже полностью. Если должность не связана с тяжелыми и вредными условиями труда и не предполагает получение льгот, то поименовать ее можно на свое усмотрение. В противном случае в штатное расписание должности нужно вносить, ориентируясь на:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) или Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014
• профстандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).  

Когда компания нанимает работников не на должность, а для выполнения определенного вида работы, это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее указывают количество штатных единиц, например, бухгалтеров или менеджеров может быть несколько. После следует оклад сотрудников и надбавки. Последние обязательно нужно обосновать и сослаться на нормативный акт.

В конце подсчитывают общее количество штатных единиц и фонд оплаты труда. В документе ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера, а вот места для печати в нем нет. Но если компания разрабатывает собственную форму, она может ее поставить.   

Нюансы заполнения «штатки», о которых не все знают

На практике часто специалисты задают вопросы: как оформить документ в нестандартных ситуациях. Например:

1. Как оформить в штатном расписании должность сотрудника при сдельной оплате, ведь у него нет фиксированного оклада?
   В этом случае в графе 4 ставят прочерк, а в графе 10 указывают, что оплата труда сдельная и ссылаются на Положение об оплате труда.
2. Какой оклад указать, если сотрудник трудится в режиме неполного рабочего времени, то есть в документе указана неполная штатная единица?
   В графе «Тарифная ставка» нужно указать полный оклад для этой должности.
3. Можно ли указать дополнительные надбавки: за стаж, знание языков, сверхответственность вместе с теми, что положены по закону?
   Да, можно, они также указываются в графах 6,7,8 «Надбавки в рублях». Если недостаточно граф, или если надбавки идут в процентах, то издают приказ о дополнении штатного расписания.

Когда все надбавки в рублях, то нужно заполнить графу 9, где отразить общую сумму.  При смешанных показателях в 9 графе ставят прочерк, а в 10 указывают ссылку на ЛНА, в которых говорится про надбавки и способы их начисления.

Обратите внимание! В штатном расписании для одинаковых должностей нельзя указывать «вилку» окладов, это нарушает ст. 22 ТК РФ — равная оплата за равный труд. Роструд рекомендует регулировать этот вопрос с помощью доплат и надбавок (письмо от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Изменение штатного расписания 2025

Если в штатном расписании в 2025 году ничего не меняется, то утверждать его каждый год не нужно.

Изменить документ можно двумя способами: внести изменение в действующее расписание или утвердить новое. В обоих случаях нужен приказ.

Приказ на изменение штатного расписания скачайте по ссылке.

Внесение изменений в штатное расписание происходит при следующих событиях:

• добавление новых позиций или сокращение штата
• изменение структуры организации, переименование подразделений;
• индексация зарплаты или ее уменьшение;
• изменение количества штатных единиц;
• изменение надбавок и доплат.

При этом согласие работников не требуется, кроме случая, когда меняются условия трудового договора по зарплате. Если ее уменьшают, то нужно предупредить работников за два месяца, только потом менять «штатку». 

Важно! Если работник ознакомился с приказом об изменении штатного расписания, это вовсе не означает, что он согласен с изменениями в трудовом договоре.