Штатное расписание в 2020 году

Что такое штатное расписание, как его правильно составить и нужна ли вообще организациям форма Т-3 в 2020 году? Подробнее — в нашем материале.

Что такое штатное расписание

Это документ, в котором подробно описана вся структура организации: подразделения, отделы и прикрепленные к ним должности.

Чаще всего расписание составляют еще до создания компании — это наглядный проект того, как будет организована работа, какие специалисты будут к ней привлечены и каковы будут их должностные обязанности.

В Трудовом кодексе нигде напрямую не сказано, что штатное расписание законодательно необходимо, однако в статье 15 оно упоминается как один из элементов понятия трудовых отношений: если работник трудоустроен на какую-либо должность, то должен существовать структурированный перечень всех должностей.

А в статье 57 ТК РФ говорится, что при заключении трудового договора обязательно нужно указывать функцию, которую будет исполнять специалист, «в соответствии со штатным расписанием».

Таким образом, штатное расписание обязательно.

В каких случаях может пригодиться штатное расписание

• Плановые и внеплановые проверки. Во время визита в компанию инспекторы ГИТ обязательно потребуют все важнейшие нормативные акты. Могут проверить соответствие должностей в трудовых договорах сотрудников и в штатном расписании. Несовпадения будут квалифицированы как нарушения статьи 5.27 КоАП РФ и могут грозить юридическому лицу штрафом до 50 тысяч рублей. Штатку также обязательно запросят сотрудники ПФР, ФСС и налоговой инспекции.
• Сокращение численности или штата. Если работодателю однажды понадобится оптимизировать штат в связи со сложной ситуацией, он сможет сделать это законно только тогда, когда есть локальный акт, полностью описывающий структуру компании.
• Работа кадровой службы. Кадровые и HR-службы могут пользоваться документом, набирая новых сотрудников. Если в расписании есть какая-либо запланированная, но незанятая вакансия, то ее необходимо закрыть.
• Работа бухгалтерии. Так как в штатном расписании указаны должностные оклады, можно сразу увидеть, каков размер месячного фонда оплаты труда. Бухгалтер может также проконтролировать размеры окладов — не ниже ли они, чем МРОТ, и не различаются ли оклады на одинаковые должности.
• Стратегия и развитие. Руководитель может пользоваться штатным расписанием как стратегическим планом по расширению поля деятельности и масштабированию проектов.

Как создать штатное расписание в организации

Составить штатное расписание можно в любой момент работы компании. Для этого есть специально разработанная Росстатом форма № Т-3, однако с 2013 года она перестала быть строго обязательной — организации получили право разрабатывать бланки самостоятельно.

Однако рекомендуется скачать бланк штатного расписания и использовать его по крайней мере как основу, так как образец Росстата содержит все необходимые реквизиты.

Заполнить форму Т-3 может либо руководитель компании, либо сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Хранить и вести документ можно в электронном виде, однако рекомендуется иметь и бумажный вариант.

Когда штатное расписание спроектировано, нужно подсчитать количество штатных единиц (должностей) и суммарные оклады всех сотрудников — месячный зарплатный фонд.

Далее следует издать приказ об утверждении штатного расписания за подписью руководителя предприятия.

Форма Т-3: инструкция по заполнению

Т-3 — наиболее распространенная унифицированная форма штатки. Она рекомендованная, но не обязательная. Это значит, вы можете внести изменения и адаптировать ее под нужды своей компании. Далее рассмотрим заполнение на примере шаблона.

Шапка документа

• Вписываем название организации, ее код по ОКПО (Общественный классификатор предприятий и организаций), номер документа и дату его составления.
• Указываем период действия штатного расписания (обычно 1 год), номер и реквизиты приказа.
• Правый нижний угол — количество должностей в документе («штатных единиц»).

Основная часть

Сюда записываются все должности в организации, начиная с руководителя, в строгом иерархическом порядке. Должности, относящиеся к одному структурному подразделению, должны быть указаны друг за другом.

• Наименование структурного подразделения — например, «администрация», «бухгалтерия», «отдел разработки», «отдел продаж», «технический отдел».
• Код подразделения: 01, 02, 03 и так далее. Все должности, находящиеся в ведении одного подразделения, должны быть пронумерованы одним кодом.
• Должность сотрудника. Здесь принципиально важна формулировка должности — она должна строго соответствовать Общероссийскому классификатору профессий и должностей. Если проигнорировать это требование, у сотрудника в дальнейшем возникнут проблемы с оформлением пенсии — «сгорит» стаж по профессии, оформленной безграмотно.
• Количество штатных единиц. Например, директор может быть один, а заместителей двое.
• Оклад сотрудника.
• Надбавка за ученую степень.
• Надбавка за усиленный режим работы.
• Надбавка за повышенную ответственность.
• Суммарный доход.
• Примечание — если есть надбавки, обязательно нужно их обосновать и сослаться на нормативный акт, их предусматривающий.

Итог

Здесь укажите, сколько всего штатных единиц и каков месячный зарплатный фонд на предприятии.

Подписи руководителя и главного бухгалтера (с расшифровкой).

Как изменить штатное расписание

Как правило, штатное расписание выпускается на год и ежегодно продлевается. Однако внести в таблицу изменения можно в любой момент и по любой необходимости:

• сокращение численности работников или сокращение штата;
• набор новых сотрудников, создание новых вакансий;
• увеличение окладов, ввод надбавок;
• реорганизация предприятия, переименование, объединение или разъединение отделов и подразделений.

В этом случае необходимо издать приказ о происходящих изменениях и приказ об изменении штатного расписания.

Штатное расписание: скачать образец заполнения и бланк 2020

• Штатное расписание — образец.
• Приказ об утверждении штатного расписания — бланк.
• Приказ об изменении штатного расписания — бланк.
• Приказ об изменении штатного расписания — образец заполнения.

Как оптимизировать штат и работать в сложных ситуациях

Случается, что компания испытывает проблемы в экономике или человеческих ресурсах. Меры первой необходимости в таких случаях — пересмотреть процессы, откорректировать штат, оптимизировать фонд оплаты труда.

Построение эффективной кадровой службы 2.0

12159

Новейший курс по кадровому делопроизводству 2.0

12411

Пошаговый алгоритм подготовки к ГИТ в 2020 году

3866