Как оформить сотруднику компенсацию расходов на ГСМ

Вопрос. Сотруднику не установлен разъездной характер работы, и личный автомобиль он не используется в служебных целях. Как оформить работнику компенсацию расходов на ГСМ (приезд / отъезд на работу). Есть ли основание выдать работнику топливную карту или лучше оформить как доплату за транспортные расходы? Какие дополнительные расходы при этом несет работодатель?

Рекомендация эксперта ИПК. Фактически оформить компенсацию ГСМ можно любому сотруднику независимо от условий работы и использования личного автомобиля в служебных целях. Однако, если у сотрудника нет оснований получать такую компенсацию (получения топливной карты), то работодатель не сможет учесть сумму компенсации в расходах по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ). Эта выплата не обоснована экономически. Таким образом, компенсация будет выплачиваться за счет чистой прибыли компании.

Если компании не важен этот момент, то достаточно включить условие о компенсации в трудовой договор с сотрудником. При этом необходимо предусмотреть порядок расчета компенсации и порядок выплаты или, например, вместо компенсации выдать топливную карту. Если же требуется включить сумму компенсации в расходы по налогу на прибыль, рекомендуем воспользоваться одним из двух вариантов.

Вариант 1. Заключить договор аренды автомобиля с сотрудником. Это вариант позволит включить в расходы всю сумму, которую будет получать работник (письмо Минфина от 21.09.2012 N 03-03-06/1/495). Удерживайте НДФЛ с каждого платежа (ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы в зависимости от договора аренды:

• С экипажем - начисляйте страховые взносы только со стоимости услуг по управлению автомобилем, оплату за аренду взносами не облагайте. НДФЛ удерживайте со всей суммы платежа по договору (ст. ст. 226, 420 Налогового Кодекса РФ);

• Без экипажа - страховые взносы начислять не надо.

Вариант 2. Заключить соглашение об использовании личного автомобиля в служебных целях. В расходы можно включить только в установленных пределах:

• 1 200 руб. в месяц за автомобиль с двигателем 2 000 куб. см и меньше;

• 1 500 руб. за автомобиль с двигателем больше 2 000 куб. см (ПП РФ от 08.02.2002 N 92 ).

НДФЛ и взносами не облагайте всю сумму компенсации и расходов на ГСМ (письмо Минфина от 06.12.2019 N 03-04-06/94977).

Учитывая, что трудовая функция сотрудника не имеет отношения к управлению автомобиля, рекомендуем воспользоваться вариантом договора аренды без экипажа по следующим причинам:

• в этом случае не уплачиваются страховые взносы;

• вся сумма арендной платы включается в расходы по налогу на прибыль.

Читайте на сайте статьи по теме Компенсация дистанционному работнику: как рассчитать и оформить Чем обернется для компании невыплата заработной платы Удержания из заработной платы: когда и сколько Зарплата третьему лицу: когда такое возможно Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам Дополнительный отпуск: понятие, особенности и виды

Топ-5 вопросов ваших коллег Как перевести сотрудников с неполного рабочего времени на пятидневку Как установить разъездной характер работы Когда нужно выплачивать работнику суточные в командировке и может ли сотрудник от них отказаться Как учитывать районный коэффициент при разъездном характере труда Что делать, если с сотрудником произошел несчастный случай в командировке