Аудит приказов: что проверить

Вопрос. Планируем провести аудит кадровых документов. Что проверить в первую очередь в приказах работодателя?

Рекомендация эксперта ИПК. При аудите приказов необходимо проверить:

• требуется ли приказ (распоряжение) по закону или его требует ваша бухгалтерия;

• нужно ли подписывать приказ у работника по законодательству или это происходит «потому что привыкли»;

• соблюдаете ли форму приказа;

• кто подписал приказ со стороны работодателя.

Подробнее каждый пункт разберем ниже.

Проверяем обязательность издания приказа по закону и обязательность ознакомления работников с ним под подпись. Если проанализировать трудовое законодательство на предмет наличия обязательных требований по изданию приказов, то обнаружим не такое большое количество необходимых приказов. Еще меньше приказов, на которых требуется подпись работника об ознакомлении с ними.

На практике большинство приказов работодатели все равно издают, несмотря на то, что закон этого не требует. То же самое происходит и с подписью работников об ознакомлении. Бывают ситуации, когда приказ по закону не требуется, но волеизъявление руководителя как решение оформляется в компании именно приказом (решением). Например, часто встречается издание приказа о переводе (ст. 72.1.ТК РФ), о ежегодном или ином отпуске (ст. 123, 125 ТК РФ).

Ниже скачайте таблицу с информацией, какие приказы обязательные, а какие нет, и когда требуется ознакомить сотрудника с приказом под роспись.

Оцениваем соблюдение формы приказа. Независимо от того, какую форму используют в компании собственную или унифицированную, ее необходимо соблюдать. Например, если в собственной форме предусмотрели место для подписи работника, то необходимо организовать весь процесс таким образом, чтобы обязательно работника ознакомить под подпись с приказом.

Проверяем, кто подписал приказ со стороны работодателя. Приказы (распоряжения) работодателя – первичные документы для выплат работникам, предоставления льгот и гарантий. Поэтому важно соблюдать правила придания этим документам юридической силы – наличия подписи работодателя или уполномоченного должностного лица.

Рекомендуем проверить:

• наличие / отсутствие подписи на приказе со стороны работодателя (бывает, что подпись отсутствует);

• полномочия лица, которое подписало приказ (наделено ли правом подписания именно этих приказов, а также срок полномочий).

Обратите внимание, если приказ ведется в электронном виде, то приказы, обязательные по закону, должностное лицо со стороны работодателя подписывает усиленной квалифицированной подписью.

Скачайте образцы документов для работы:
	Таблица обязательных и необязательных приказов

Читайте на сайте статьи по теме С чего начать аудит кадровых документов Что проверить при аудите ЛНА компании Обновляем обязательные приказы и документы в компании

Топ-5 вопросов ваших коллег Как прописать в договоре обязательность отработки после обучения Может ли документ быть подписан разными видами подписи: электронной и собственноручной Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией Как изменить гарантии работнику, если после СОУТ установили допустимый класс труда Можно ли отказаться от штатного расписания