Отслеживание местоположения работников: как оформить и не нарушить закон о персданных

Работодатель по закону обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. И если с теми, кто трудится в офисе или на производстве, таких проблем нет, то определить местонахождение работника с разъездным характером работы не всегда возможно. В таких случаях вести контроль за рабочим временем помогает отслеживание геолокации. Рассказываем в статье, что это такое, и как это правильно оформить.

Зачем нужно отслеживание работников

Мобильные сотрудники с разъездным характером работы – это реальность XXI века с интернет-доставками и дистанционными заказами. Курьеры, промоутеры, менеджеры по работе с клиентами, агенты не находятся на стационарном рабочем месте, а большую часть времени проводят в пути. Есть и другие группы сотрудников с разъездным характером работы:

• выездные бригады и мастера по техобслуживанию, ремонту;
• водители;
• патрульно-постовые службы;
• бригады Скорой помощи;
• строители;
• геодезисты и кадастровые инженеры;
• расклейщики объявлений;
• монтажники и т. д.

Руководителю из офиса трудно контролировать, как используют рабочее время мобильные сотрудники: выполняют ли они работу на выезде или вместо этого решают свои личные вопросы. 

Проблема отслеживания работников особенно актуальна в сферах работы с клиентами по времени: службах доставки или оказания услуг на дому. Если сотрудник не прибудет к заказчику вовремя, то это чревато жалобами на компанию и, как следствие, репутационными и финансовыми потерями.

Поэтому работодатели активно используют различные способы контроля за тем, где находится работник в свое рабочее время.

Какие есть способы отследить местонахождение сотрудников

Технически есть разные варианты отслеживания местоположения работников:

• периодический прозвон;
• мобильные трекеры и «умные» часы;
• мобильные приложения с GPS;
• услуга «Единый мониторинг» от оператора сотовой связи.

Мы в статье рассмотрим с отслеживанием через GPS-датчики на мобильных телефонах и взаимодействие с сотовыми операторами. Эти способы доступны, когда сотруднику выдается оборудование для работы: смартфон, планшет или служебный автомобиль. 

Обратите внимание! Используйте контроль местонахождения сотрудников только в рабочее время. Слежка за работником в его личное время незаконна.

Как пошагово внедрить отслеживание сотрудников по GPS

Приведем примерный алгоритм, что нужно сделать работодателю, чтобы внедрить отслеживание местоположения сотрудников.

Внести изменения в ЛНА

Чтобы узаконить контроль местонахождения сотрудников, надо прописать его правила в локальных нормативных актах. В Трудовом кодексе отслеживание по GPS не урегулировано.

Во-первых, внесите изменения в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или разработайте отдельное положение о контроле с помощью установки GPS-датчиков на корпоративные мобильные устройства или служебные автомобили. Рассматривайте это как вопрос контроля за соблюдением трудовой дисциплины и учет рабочего времени.

Во-вторых, назначьте приказом отдельного работника, который будет собирать данные по местонахождению работника и проверять их достоверность. Это может быть кадровик, технический специалист или работник службы транспорта (если речь об автомобилях). Также контролировать своих сотрудников могут их непосредственные руководители.

В-третьих, местоположение конкретного работника – это его персональные данные. Внесите правила их сбора в Положение о защите ПД в компании. Укажите:

• перечень данных, которые вы будете собирать;
• способ сбора (например, установка GPS-датчиков на корпоративные устройства);
• цели сбора персональных данных – например, контроль за рабочим временем;
• действия с ПД – сбор, обработка, хранение;
• сроки хранения ПД;
• информацию о передаче таких данных третьим лицам или обработке с помощью третьих лиц – например, сотовых операторов;
• меры по защите персональных данных;
• работника, ответственного за сбор ПД.

Если вы подробно задокументируете все правила, вам будет проще разбираться с недовольными работниками, которым может не понравиться введение контроля геолокации в рабочее время.

Внести изменения в трудовой договор

Вам следует закрепить обязанность работника держать GPS-трекер включенным в рабочее время, чтобы вы могли отслеживать использование рабочего времени. Кроме того, контроль местоположения с помощью технических устройств относится к условиям труда и поэтому должен быть указан в трудовом договоре.

Если работник добровольно согласен на отслеживание местоположения, то подпишите допсоглашение к трудовому договору по ст. 72 ТК РФ. Но это индивидуальные случаи. 

Если работников много, или они добровольно не согласны на введение контроля за геолокацией, используйте ст. 74 ТК РФ. Тем более, что внедрение GPS-трекеров хорошо подходит под организационные и технологические изменения. Алгоритм будет следующий:

1. Издайте приказ о введении отслеживания сотрудников по GPS.
2. Ознакомьте работников с приказом и письменно уведомьте их об изменении условий трудового договора. Срок – не позднее, чем за два месяца до внедрения контроля за геолокацией.
3. Если работник не согласен, предложите ему вакансии без разъездного характера работы и GPS-контроля.
4. При отсутствии таких вакансий или отказе сотрудника от них увольте сотрудника по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
5. С согласившимися подпишите допсоглашения к трудовому договору.

Обратите внимание! Вновь принимаемым работникам включайте условие об отслеживании местоположения сразу в трудовой договор.

Получить согласие на обработку персональных данных

GPS-контроль в большинстве случаев – не законодательное требование, а инициатива работодателя. Поэтому потребуется получить от сотрудника согласие на обработку его персональных данных, а именно геолокации.

Что указать в этом документе:

• Ф.И.О., паспортные данные работника;
• наименование работодателя как оператора ПД;
• цель обработки персональных данных – выполнение требований законодательства об учете отработанного времени;
• перечень ПД – данные о геолокации (прописать подробно, что именно и в каком виде вы будете собирать);
• наименование оператора связи, если вы отслеживаете местоположение через услугу «Единый мониторинг»;
• перечень действий с ПД;
• срок действия согласия и способ его отзыва.

Основание: ст. Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Согласие на обработку ПД нужно в том случае, если вы будете контролировать работника через соглашение с оператором связи как с третьим лицом. Если вы обходитесь отраслевыми решениями, без привлечения сторонних организаций, то его получать не нужно

Роскомнадзор разъяснил, что работодатель вправе без соответствующего согласия осуществлять обработку ПД работника в случаях, предусмотренных коллективным договором, в том числе ПВТР, соглашением, а также локальными актами работодателя.

Ознакомить работников

Не забывайте получать подпись сотрудника на всех документах, касающихся изменений его условий труда, связанных с отслеживанием местоположения:

• на локальных актах и приказе о внедрении контроля за геолокацией;
• на уведомлении об изменении условий трудового договора.

И, повторим, что обязательно подпишите допсоглашение к трудовому договору. Так вы всегда сможете доказать, что не вели незаконную слежку за работником, а контролировали использование рабочего времени. 

Читайте на сайте статьи по теме Персональные данные работника: что важно знать об этом Как обрабатывать персональные данные родственников работников Система учета рабочего времени: как контролировать рабочее время сотрудников Зачем работодателю просить от работников хронометраж рабочего времени Норма рабочего времени: как рассчитать и что делать, если она превышена