Как обрабатывать и хранить специальные персональные данные

Все, кто работает с персданными, должны знать, что отдельную сложность представляют специальные персданные. Какие специальные категории персональных данных существуют в российском законодательстве и как грамотно с ними работать — разбираем на примерах в этой статье.

Бланк приказа о назначении ответственного за обработку персданных Образец должностной инструкции по работе с персональными данными Образец приказа о назначении ответственного по работе с персданными Образец регламента о допуске к работе с персональными данными Памятка «Какие персданные имеет право запрашивать работодатель» Чек-лист для аудита документов по персданным

Специальные персональные данные — это та же группа персональных данных, но с высокой степенью чувствительности; их часто называют «чувствительными персональными данными». Их выделяют в отдельную категорию, поскольку неправомерное раскрытие таких сведений может серьезно затронуть права и частную жизнь человека и повлечь повышенные риски для кадровика или работодателя как оператора обработки таких данных. Сюда относятся сведения о состоянии здоровья, судимости, религиозных и политических убеждениях, интимной жизни.

В обращении с этим видом персданных есть свои нюансы:

• всегда необходимо запрашивать письменное согласие того, чьи данные будут использоваться;

• перед сбором спецданных всегда нужно проверять правовую базу для конкретной ситуации;

• нужно запрашивать только те специальные данные, которые объективно необходимы;

• при хранении их нужно изолировать от остальных ПДн: бумажные версии держать в запираемых шкафах/сейфах, электронные — с шифрованием и разграничением доступа по принципу «минимум прав»; 

• обязательно нужно завести журнал учета лиц, допущенных к этой информации. 

Чтобы снизить риски штрафов по ст. 13.11 КоАП РФ и претензий Роскомнадзора, закрепите порядок работы со спецданными в ЛНА, назначьте ответственного за их хранение и регулярно проводите внутренний аудит.  

Что относится к специальным персональным данным по закону

Чтобы на практике отличать специальные персданные от других и понимать, допустимо их запрашивать или нет, важно соотнести конкретную ситуацию с требованиями закона. Разобраться, относится ли та или иная информация к спецданным, поможет следующая таблица:

Основания для обращения к специальным персональным данным

Обратите внимание! Чувствительные персональные данные могут появиться и в нестандартных ситуациях, например при работе с религиозными организациями или в узких профессиональных сферах — например, в частных школах для детей-мусульман. В таких случаях нужно отдельно оценить законность запроса и документально подтвердить цель. Чем точнее сформулирована задача, тем безопаснее процесс обработки.

Как организовать хранение и обработку специальных персданных

Условия обработки и хранения специальных персональных данных в некоторых нюансах отличается от работы с другими персональными данными работников.

Как их хранить:

1. Физические носители (бумага): медсправки, заключения о профпригодности должны храниться в сейфах или запираемых шкафах в помещениях с ограниченным доступом. Для них придется завести отдельный журнал учета.

2. Электронные базы: если в вашей кадровой базе более 100 000 сотрудников и клиентов со спецданными, вам необходим 1-й уровень защищенности (УЗ, уровень защищенности данных). Для первого уровня УЗ понадобится полный пакет мер (15 групп) с использованием сертифицированных средств защиты информации (СЗИ) (см. Приказ ФСТЭК №21 и 152-ФЗ).

Для малого и среднего бизнеса обычно требуется 2-й или 3-й уровень. Как правило, это база из набора мер: контроль и управление доступом к таким данным, антивирус, регистрация событий.

Правильно организовать работу с персональными данными вам поможет спецвыпуск журнала «Важное кадровику» «Персональные данные: новое в законодательстве». Подробно рассказываем, что изменилось в законодательстве по теме, приводим ответы экспертов на типовые вопросы, знакомим с судебной практикой, приводим полезные памятки для работы. Спецвыпуск доступен бесплатно подписчикам экосистемы «Кадровый обзор». Если вы еще не подписчик, оформите тестовый доступ и оцените все преимущества для вашей работы.

Оформить пробный месяц

Для малого и среднего бизнеса обычно требуется 2-й или 3-й уровень. Как правило, это база из набора мер: контроль и управление доступом к таким данным, антивирус, регистрация событий.

Важно! Проверьте, чтобы сервера для хранения обязательно были российскими.

Смотрите полезные материалы по персональным данным в экосистеме «Кадровый обзор»:

• вебинар Специальные и биометрические персональные данные (спикер – Евгения КОНЮХОВА)

• вебинар Аудит по персданным работников в 2026 году (спикер – Ольга ЧУМАКИНА)

• вебинар Согласия на обработку персональных даных при приеме на работу (спикер – Ольга ЧУМАКИНА)

• вебинар Персональные данные работников в архиве (спикер – Ольга ЧУМАКИНА)

• памятка Что относится к биометрическим персональным данным

• памятка Минимальный набор документов по обработке персональных данных

• памятка работодателю по обезличиванию персональных данных

Эти и другие материалы доступны бесплатно подписчикам экосистемы «Кадровый обзор». Если вы еще не подписчик, оформите тестовый доступ к экосистеме и оцените ее преимущества для вашей работы.

Оформить пробный месяц

Как обрабатывать:

1. Получите письменное согласие от сотрудника, у которого вы будете брать персональные данные. Это ключевое требование для специальных категорий (ст. 10 ФЗ-152). Нельзя «вшивать» его в договор, оферту или пользовательское соглашение. В согласии пропишите:

• ФИО и адрес сотрудника;
• ваши данные;
• конкретные цели, с которыми нужна работа с этими данными;
• список специальных данных и действий с ними;
• срок действия и способ отзыва.

2. Собирайте и обрабатывайте только те сведения, которые действительно необходимы для заявленной цели. Если на основе этих данных придется делать аналитику, всю информацию придется обезличить.

Важно! Отдельное уведомление о такой работе в РКН можно не подавать.

Как и в любой другой кадровой практике, если соблюдать порядок в документах, обработка специальных категорий персональных данных и их хранение перестанет быть головной болью. Начните с приказа о назначении ответственного и внутреннего аудита специальных ЛНА — и работа со спецданными станет управляемой. 

Если вам нужна консультация по работе по обработке специальных персональных данных, оформлении кадровых процедур, или по другим вопросам трудового права, позвоните нам по телефону 8 (800) 775 29 55 или напишите на почту: support@profkadrovik.ru.

Читайте на сайте статьи по теме Как обрабатывать персональные данные родственников работников Что делать, если вы получили отзыв согласия на обработку персональных данных Как составить положение о персональных данных