Персональные данные работника

Персональные данные – ключевые понятия

Работодатель сталкивается с вопросом о персональных данных постоянно.

Даже когда потенциальный сотрудник еще не работает в организации, а только направляет резюме — он уже предоставляет в распоряжение работодателя свои персональные данные. Постоянная работа с личными данными происходит при кадровом делопроизводстве — организация ежедневно коммуницирует с внешним миром, служба кадров обрабатывает огромный массив документов и во всех содержатся чьи-либо личные сведения.

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к конкретному лицу непосредственно. Это информация, при помощи которой можно идентифицировать человека.

Получение, хранение, уточнение, корректировка и иные действия с данными — это их обработка. Обработкой персональных данных занимаются чаще всего кадровые службы.

Оператором обработки является любая организация, которая собирает и хранит данные. То есть абсолютно любая организация.

Правовая база

О персональных данных в российском правовом поле информируют:

• Конституция России.
• Трудовой кодекс.
• Федеральный закон «О персональных данных» №152-ФЗ.
• Кодекс об административных правонарушениях.
• Уголовный кодекс.

Конституция гарантирует, что каждый гражданин имеет право на личную, семейную или профессиональную тайну, имеет право контролировать распространение информации об этом, пресекать это распространение. Если же данные распространяются недобросовестно, то гражданин вправе рассчитывать на защиту чести и достоинства.

Трудовой кодекс говорит о том, что собирать персональные данные работника кадровик или руководитель может исключительно с ясными и адекватными целями. ТК РФ однозначно запрещает хранение избыточного количества данных «на всякий случай».

В федеральном законе №153-ФЗ отмечена необходимость соблюдения полной безопасности данных, обозначены права, обязанности и ответственность граждан и операторов обработки.

КоАП РФ и УК устанавливают ответственность за нарушение указанных норм.

Какие данные относятся к персональным

Нормативные акты устанавливают два важных понятия, которые необходимо иметь в виду руководителю и ответственному сотруднику кадровой службы, чтобы не навлечь на себя и на организацию огромные штрафы и судебные иски.

1. Избыточность.
2. Целеполагание.

То есть работодатель имеет право собирать исключительно те данные, которые необходимы для осуществления трудового процесса, и только с целью поддержания этого процесса.

Какие данные являются персональными:

• фамилия, имя, отчество;
• дата, место рождения;
• биометрия – отпечатки пальцев, ДНК, радужная оболочка глаз, рост, вес, фотографии и видео с изображением человека, если его можно там идентифицировать;
• адрес прописки или фактического жительства;
• семейное положение, состав семьи; 
• биографические данные;
• профессиональная информация – образование, квалификация, должность, трудовой стаж, предыдущие места работы;
• сведения о доходах и имуществе;
• номера ИНН и СНИЛС; контакты – телефон, электронная почта;
• информация о воинской обязанности;
• медицинская информация и диагнозы.

Категории персональных данных

Обычно выделяют четыре категории персональных данных, хотя в законах такой классификации нет:

1. Общедоступные. ФИО, дата и место рождения, профессия, контакты могут использоваться в открытых источниках. Например, в справочниках и телефонных книгах, если субъект данных дал на это свое согласие.
2. Биометрические. Позволяют идентифицировать человека по физиологическим параметрам. Данные собираются исключительно с согласия гражданина и в обоснованных законом целях.
3. Специальные. Раса, национальность, политические и религиозные взгляды, философские воззрения и подробности интимной жизни. Обработка таких данных запрещена, кроме случаев, когда субъект согласился на это письменно или когда он сам открыто опубликовал их, сделав общедоступными.
4. Иные. Не вошедшие в эти категории.

Как собирать, систематизировать и хранить персональные данные

Шаг 1. Выпустить положение о персональных данных. Этого требуют и федеральный закон, и здравый смысл. В локальном акте нужно прописать все правила хранения и обработки данных.

Шаг 2. Утвердить положение. Для этого нужно выпустить соответствующий приказ с подписью руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников. Сотрудники должны расписаться в специальном журнале или ведомости.

Шаг 3. Назначить специалиста, ответственного за персональные данные. Вероятнее всего, это будет сотрудник кадровой службы. Желательно, чтобы работа с персональными данными была указана в его трудовом договоре. Если же договор уже составлен, можно выпустить дополнительное соглашение к нему. В том же приказе нужно установить сотрудников, которые будут иметь доступ к персональным данным. Все упомянутые лица должны подписать обязательство о неразглашении данных.

Шаг 4. Собрать со всех сотрудников письменные согласия на обработку персональных данных. В письменном согласии должны быть перечислены конкретные данные и цели их использования. Цели должны сводиться исключительно к поддержанию трудового процесса.

Шаг 5. Хранить данные в строгом порядке. Данные могут храниться и в электронном виде, и в бумажном. Они должны быть абсолютно недоступными для третьих лиц, своевременно пополняться и при необходимости корректироваться.

Шаг 6. Обратиться в Роскомнадзор. Этот пункт не обязателен, если вы:

• обрабатываете информацию без использования специализированного ПО и баз данных (то есть если массив данных оператор обрабатывает вручную на ПК или на бумаге);
• обрабатываете данные только своих сотрудников и только в целях составления и ведения трудовых договоров (не более);
• оформили договор с физическим лицом как подрядчиком, поставщиком или нештатным специалистом;
• однократно пропустили постороннего человека, не являющегося вашим сотрудником, на территорию предприятия (например, для собеседования).

Ответственность за разглашение персональных данных

Велики риски, связанные с неправильным или небезопасным хранением данных. Если организация что-то сделает не так, она навлечет на себя ревизии, проверки, административное производство или уголовный процесс.

Административная ответственность

До 75 тысяч рублей штрафа работодатель может заплатить за:

• сбор и обработка избыточной информации;
• отсутствие согласия работника на обработку данных;
• доступ третьих лиц к персональным данным сотрудников;
• игнорирование просьб работника об удалении его персональных данных (например, после его увольнения).

Уголовная ответственность

По статье 137 УК РФ:

• Разглашение данных работника в публичном пространстве, публикация в СМИ сведений, составляющих его личную или семейную тайну. Штраф до 200 тысяч рублей, лишение свободы до 2 лет и запрет занимать определенные должности — до 3 лет.
• То же самое, с использованием служебного положения — штраф до 300 тысяч рублей, лишение свободы до 5 лет и запрет занимать соответствующую должность — до 6 лет.

Совет

Очень важно правильно построить процесс обработки персональных данных, потому что они ценны и составляют основу частной жизни граждан, их репутацию и во многих случаях личную безопасность.

Когда данные попадают в распоряжение работодателя, он должен действовать таким образом, чтобы способствовать трудовому процессу, поддерживать его и при этом не навредить сотрудникам.

Малейшая ошибка – и можно навлечь на себя ответственность вплоть до уголовной. Чтобы помочь руководителям и кадровикам повысить свой профессиональный уровень, мы разработали специальный курс по защите персональных данных. Программа рассчитана на 36 часов и дает исчерпывающую информацию, актуальную сейчас и в перспективе. О том, как хранить данные, как их обезопасить и как с легкостью пройти все проверки Роскомнадзора. Почитать программу и записаться на курс можно по ссылке.