Каков срок хранения документов по СОУТ и актов о расследовании несчастных случаев

Вопрос. Сколько хранить документы по СОУТ и акты о расследовании несчастных случаев? Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения?

Рекомендации эксперта ИПК. Акты о расследовании несчастных случаев хранит работодатель – юридическое или физическое лицо – в течение 45 лет (п. 32 приказа Минтруда от 20.04.2022 № 223н).

Срок хранения документов по СОУТ составляет 45 лет по месту проведения со дня окончания делопроизводства. При вредных и опасных условиях труда – 50 / 75 лет. Срок начинает течь с 1 января следующего календарного года после окончания их делопроизводства.

Речь идет об отчетах по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документах к ним (протоколах, решениях, заключениях, перечнях рабочих мест, сведениях, данных, сводных ведомостях, декларациях соответствия, картах специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечнях мероприятий по улучшению условий и охраны труда).

Если на момент ликвидации срок хранения не истек, эти документы также передаются в архив (ч. 8 ст. 23 Закона № 125-ФЗ).

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения:

1. Создать комиссию для проведения экспертизы ценности документов. Сделать это нужно на основании приказа руководителя.

2. Составить предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение №3 к приказу Росархива от 31.07.2023 № 77).

Сделайте это в структурных подразделениях организации для дел с истекшими сроками хранения. Дела включают в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

3. Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передать на уничтожение (утилизацию):

• по акту о выделении к уничтожению документов (приложение № 3);

• на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях. После этого проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.

4. Составить акт об уничтожении.

Образец графика СОУТ Перечень документов по охране труда на 2023 год

Получите больше информации о требованиях законодательства, изменениях в законодательство, судебной и инспекционной практике, рекомендаций по применению законодательства на наших еженедельных вебинарах в экосистеме «Кадровый обзор».

Читайте на сайте статьи по теме Обучение и проверка знаний по охране труда: как провести по новым правилам Как провести внеплановое обучение по охране труда Виды инструктажей по охране труда Как организовать выдачу работникам СИЗ по новым правилам Микротравмы работников, как учитывать Как провести СОУТ Инструкции по охране труда по новым правилам Стажировка по охране труда: как провести и оформить результаты

Топ-5 вопросов ваших коллег Можно ли выдать зарплату и трудовую книжку бывшей жене умершего работника Как быть, если сотрудник работает по основному месту у двух работодателей Положен ли допотпуск за ненормированный день сотруднику на неполной ставке Можно ли изменить основание срочного трудового договора Как перевести на легкий труд, если в справке неверно указали работодателя