Можно ли от работника получить согласие на хранение трудовой в другом городе

Вопрос. В компании оригиналы трудовых книжек хранят в другом городе. Там находится «головной» офис. В нем расположен отдел кадров. Работодатель хочет получить от работников заявление о хранении трудовой книжки в другом городе. Что работнику указать в заявлении о согласии на такое хранение? Как учесть риски по своевременной выдаче трудовой книжки при увольнении?

Рекомендации эксперта ИПК. Принять от работника заявление о хранении трудовой книжки в другом городе можно. Однако при этом нужно учесть риски и помнить, что наличие такого заявления не освобождает работодателя от ответственности.

Общие правила хранения. Хранение трудовых книжек должно осуществлять уполномоченное лицо работодателя (п. 42 приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н). При этом хранить трудовую книжку до момента ее востребования работником в ином городе (например, в филиале работодателя) – нарушение трудового законодательства. За это предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Исключить риск привлечения к ответственности можно, передав полномочия по ведению и хранению трудовой книжки в обособленное подразделение, где работает сотрудник. В этом случае вы будете хранить трудовые книжки по фактическому месту нахождения работников.

Как минимизировать риски при хранении трудовой книжки в другом городе. Наделите подразделение, где работает сотрудник, полномочиями по ведению и хранению трудовых книжек. Попросите работника предоставить вместе с заявлением об увольнении заявление с просьбой направить ему трудовую книжку почтой.

Выдача трудовой при увольнении. При увольнении вы не сможете выдать трудовую в установленный срок. Однако если будет заявление о направлении трудовой книжки почтой, именно контролирующим органам придется доказывать факт неправомерности ее направления.

Риск привлечения к ответственности возникнет, если работник обратится с жалобой в контролирующие органы. При отсутствии жалобы нет и риска, поскольку отправить трудовую книжку почтой можно не только в случае неявки сотрудника, но и при отказе ее получить (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Сохранность персданных. Трудовая книжка содержит персональные данные работника. В связи с этим нужно соблюдать условия, которые обеспечивают сохранность ПД и исключают несанкционированный доступ к ним.

Перечень мер для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также список лиц, ответственных за реализацию этих мер, устанавливает оператор (работодатель) (п. 15 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утв. ПП РФ от 15.09.2008 № 687). Несоблюдение этих требований влечет административную ответственность (по ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ).

Бланки документов к архивным личным делам Таблица сроков и норм хранения кадровых документов

Читайте на сайте статьи по теме Электронная трудовая книжка или бумажная: что делать, если работник до сих пор не определился Как восстановить трудовую книжку, если ее потеряла компания или работник Обновляем обязательные приказы и документы в компании Как внести изменения в приказ

Топ-5 вопросов ваших коллег Как провести инструктаж по охране труда при переводе в отпуске Как исправить техническую ошибку в тексте допсоглашения Что делать, если работник пропустил плановый медосмотр из-за больничного Вправе ли жена участника СВО отказаться от сменной работы Можно ли удержать из зарплаты работника материальный ущерб